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DECRETO 4881 DE 2008
(diciembre 31)

por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007 en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política y en desarrollo de la Ley 1150 de 2007,

DECRETA:

Artículo 1°. ámbito de aplicación y alcance. El presente decreto reglamenta el Registro Único de Proponentes y la verificación documental de los requisitos habilitantes de los mismos y su clasificación y calificación.
Las entidades públicas podrán exigir y los proponentes aportar la información y documentación que no sea objeto de verificación documental por parte de la Cámara de Comercio, de acuerdo con lo señalado en el presente decreto, o la que se requiera para constatar requisitos adicionales de los proponentes cuando las características del objeto a contratar lo exija.

T I T U L O I
DISPOSICIONES GENERALES
CAPITULO I
Definiciones

Artículo 2°. Definiciones. Para los efectos del presente decreto se atenderán las siguientes definiciones:

1. Calificación
   Es la cantidad de puntos que le corresponde a cada inscrito en el registro y la fijación consecuente del monto máximo de contratación o capacidad de contratación (K), que es establecida por cada uno de los registrados al momento de realizar, actualizar o renovar su inscripción, de acuerdo con las reglas previstas en el presente decreto y que será respetada por las entidades contratantes en todo el proceso de adjudicación de los contratos.
2. Capacidad residual
   Es la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación, la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el contratista. El cálculo de la capacidad residual se exigirá por las entidades estatales para el momento en que se presente la propuesta, cualquiera que sea la modalidad del contrato.
   Para establecer la capacidad residual del proponente o K de contratación, la entidad contratante deberá considerar los contratos relevantes que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar la oferta, de acuerdo con lo señalado en el respectivo pliego de condiciones, incluyendo los que tenga por su participación en sociedades, consorcios o uniones temporales, según se haya dispuesto en el pliego de condiciones del proceso.
3. Certificado
   Es el documento expedido por las Cámaras de Comercio que da cuenta de la inscripción del proponente en el Registro Único de Proponentes, en el que debe constar lo señalado en el artículo 11 del presente decreto.
4. Clasificación
   Es la ubicación del proponente que este mismo hace, dentro de la actividad, especialidad y grupo que le corresponde, de acuerdo con la información que acredita con la solicitud de inscripción, su actualización o renovación, según sea el caso, la cual habrá de ser verificada documentalmente por la Cámara de Comercio correspondiente.
   El interesado podrá clasificarse en una o varias actividades, especialidades y grupos.
5. Constructores
   Es la actividad en la que se clasifican los proponentes en los contratos de obra, de conformidad con lo señalado en el numeral 1 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
6. Consultores
   Es la actividad en la que se clasifican los proponentes en los contratos de consultoría, de conformidad con lo señalado en el numeral 2 del artículo 32 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 54 del Decreto 2474 de 2008.
7. Entidad estatal
   Las contempladas en el artículo 2° de la Ley 80 de 1993. 
8. Experiencia acreditada
   Es la experiencia del proponente que se relaciona directamente con el objeto contractual en un proceso de selección determinado, y la cual es verificada por la entidad contratante con base en la información adicional a aquella que consta en el RUP y que le solicite al proponente en el respetivo pliego de condiciones.
9. Experiencia para la clasificación
   Es la experiencia del proponente, que se toma en cuenta exclusivamente para efectos de su clasificación en el Registro Único de Proponentes de conformidad con el presente decreto.
10. Experiencia Probable
    Es la experiencia del proponente derivada del tiempo en que ha podido ejercer la actividad, la cual se certifica de conformidad con el presente decreto, para efectos de la calificación.
11. Proponente
    Es toda persona natural o jurídica que aspire a celebrar contratos con las entidades estatales de conformidad con lo señalado en el artículo 6° de la Ley 1150 de 2007.
12. Proveedor
    Es la actividad en la que se clasifican los proponentes cuando la misma no corresponde a la de constructor o consultor.
13. Registro
    Es la anotación o asiento que realiza la Cámara de Comercio en el Registro Único de Proponentes, una vez se ha surtido la verificación documental conforme lo señalado en este decreto, y previa solicitud para la inscripción, actualización o renovación.
14. Requisitos habilitantes
    Son la capacidad jurídica y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organización de los proponentes que son exigidos a los proponentes para la participación en el proceso de selección, de manera adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.
    Para la verificación de los requisitos habilitantes las entidades los exigirán en los pliegos de condiciones, bajo los mismos parámetros con que se incluyen en el certificado expedido por la Cámara de Comercio, siempre que se trate de información que de conformidad con el presente decreto deba constar en el RUP, sin perjuicio de la solicitud de información adicional de los proponentes cuando la misma no conste en el certificado.
15. Salario mínimo mensual legal vigente
    Es el determinado anualmente por el Gobierno Nacional que en adelante se expresará así: S.M.M.L.V.

CAPITULO II
Registro Único de Proponentes

Artículo 3°. Objeto del Registro. El Registro Único de Proponentes contiene la información de quienes aspiran a celebrar contratos con las entidades estatales, de conformidad con el artículo 6° de la Ley 1150 de 2007, mediante la calificación y clasificación que cada interesado realiza al momento de su inscripción, renovación o actualización, aportando la documentación que se exige, y que es objeto de verificación documental por parte de la Cámara de Comercio respectiva, de conformidad con lo dispuesto en el presente decreto.
Las Cámaras de Comercio llevarán el Registro Único de Proponentes. En él asentarán la solicitud de inscripción, renovación, actualización, cancelación y revocación del registro según corresponda, con base en los documentos e informaciones que presenten los interesados y las entidades estatales, en orden cronológico, previa la verificación documental que corresponda, y certificarán las condiciones de experiencia, capacidad jurídica, financiera y de organización del proponente que fueron verificadas, así como su calificación y clasificación.
Modificado por el art. 1, Decreto Nacional 836 de 2009. La certificación expedida por la Cámara de Comercio es plena prueba de la calificación y clasificación del proponente y de los requisitos habilitantes que en ella constan según el presente decreto. En consecuencia, las entidades estatales no podrán solicitar información que se encuentre certificada en el Registro Único de Proponentes, y verificarán directamente la que no conste en el mismo. 
El Registro Único de Proponentes es público. Cualquier persona tiene derecho a consultar de manera gratuita los documentos que reposen en este; y a obtener copia de la información contenida en el registro y a solicitar que se expidan las certificaciones sobre la información que en él reposa, previo el pago de los derechos establecidos a favor de las Cámaras de Comercio para estos efectos.

Artículo 4°. Inscripción. Todas las personas naturales o jurídicas nacionales, o las extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes.
Para tal efecto, los interesados podrán solicitar su inscripción ante cualquier Cámara de Comercio, pero aquella se realizará por la que tenga jurisdicción en su domicilio principal. Las sociedades extranjeras con sucursal en Colombia se inscribirán ante la Cámara de Comercio donde se encuentre inscrita la sucursal. Cuando una persona natural tenga más de un domicilio, deberá inscribirse ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el municipio en el cual tenga el asiento principal de sus negocios.
La publicación de la inscripción en el registro de proponentes, así como la actualización y renovación, la realizarán las Cámaras de Comercio, a través del portal del Registro Único Empresarial "RUE".
Parágrafo. Modificado por el art. 2, Decreto Nacional 836 de 2009. No se requerirá de este registro, ni de calificación ni de clasificación, en los casos de contratación directa; contratos para la prestación de servicios de salud; contratos cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la respectiva entidad; enajenación de bienes del Estado; contratos que tengan por objeto la adquisición de productos de origen o destinación agropecuaria que se ofrezcan en bolsas de productos legalmente constituidas; los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y las sociedades de economía mixta y los contratos de concesión de cualquier índole. En los casos anteriormente señalados, corresponderá a las entidades contratantes cumplir con la labor de verificación de las condiciones de los proponentes.

Artículo 5°. Solicitud de inscripción. La solicitud de la inscripción se hará mediante la presentación del formulario único adoptado por la Superintendencia de Industria y Comercio para tal fin, debidamente diligenciado, al cual se anexará la documentación exigida en el presente decreto para el efecto. No será necesario que se anexe la documentación del interesado que por razón del cumplimiento de los deberes de comerciante ya se encuentre en poder de la Cámara de Comercio.
A cada proponente se le asignará un número único a nivel nacional, el cual contendrá como parte principal el número de la cédula de ciudadanía si se trata de persona natural o el número de identificación tributaria, NIT, o cualquier otro número de identificación nacional adoptado de manera general si es persona jurídica, y se le abrirá un expediente en el cual se archivarán los documentos relacionados con su inscripción como proponente. Por lo tanto, ningún proponente podrá identificarse con un número diferente.
Parágrafo. Las Cámaras de Comercio podrán crear o generar los mecanismos necesarios para implementar, previa autorización de la Superintendencia de Industria y Comercio, procedimientos que permitan la inscripción, renovación y actualización de manera virtual a través de medios electrónicos.

Artículo 6°. Actualización de la información y renovación del registro. Cuando se presente una modificación en los datos que obren en el Registro Único de Proponentes, respecto de aspectos diferentes de aquellos que por ley deban haberse informado al Registro Público Mercantil o al registro de entidades sin ánimo de lucro, el interesado deberá comunicarla a la Cámara de Comercio respectiva mediante el diligenciamiento de los campos a modificar del formulario correspondiente, acompañado de los documentos pertinentes que acrediten las modificaciones. Las Cámaras de Comercio deberán verificar documentalmente tal información con el fin de que conste en los certificados que expidan.
La inscripción en el registro estará vigente por el término de un año, contado a partir de la fecha del acto de su inscripción como proponente, y se renovará anualmente dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de vigencia de la misma. Para el efecto se utilizará el formulario correspondiente, al cual deberán anexarse los mismos documentos exigidos para la inscripción, salvo aquellos que se hubiesen aportado anteriormente y que no pierdan su vigencia.
Si el interesado no solicita la renovación del Registro Único de Proponentes dentro del término establecido, cesarán sus efectos hasta tanto vuelva a inscribirse. La cesación de efectos no tiene carácter sancionatorio y en consecuencia la existencia de periodos continuos de permanencia en el registro no podrá ser exigida como requisito para celebrar contratos. La cesación implica la no expedición de certificados, sin perjuicio de que la Cámara de Comercio mantenga la información histórica del proponente.
Parágrafo 1°. Cuando las entidades del Estado reporten la información de contratos, multas o sanciones impuestas a los proponentes, las Cámaras de Comercio actualizarán la información correspondiente, sin necesidad de actuación alguna por parte del proponente.
Parágrafo 2°. Cuando el proponente actualice la información del registro mercantil o del registro de entidades sin ánimo de lucro, las Cámaras de Comercio actualizarán la información correspondiente, sin necesidad de actuación alguna por parte del proponente. En todo caso para la actualización de la información financiera sólo se tendrá en cuenta la aportada por el proponente como soporte de la inscripción, renovación o actualización del Registro Único de Proponentes. La información financiera reportada por el proponente deberá ser coherente con la información que reposa en el registro mercantil.

Artículo 7°. Rechazo de la inscripción, actualización o renovación. Las Cámaras de Comercio no realizarán la inscripción, actualización o renovación en el Registro Único de Proponentes, en los siguientes eventos:

1. Cuando se diligencie el formulario de inscripción con tachones y/o enmendaduras.
2. Cuando existan diferencias entre la información consignada en el formulario y la documentación de soporte establecida en este decreto.
3. Cuando no se adjunten los documentos exigidos en el presente decreto, o se presenten sin las formalidades requeridas, o cuando los datos contenidos en el formulario presentado por el proponente no coincidan con los contenidos en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro, cuando sea el caso, o cuando los documentos no contengan los datos e información que se exige para cada uno de ellos.
4. Cuando se presenten errores en el cálculo de las fórmulas previstas en el formulario por su incorrecta aplicación o por inconsistencia entre el resultado y los datos que se utilizaron en ella.
5. Cuando el puntaje consignado en el formulario no coincida con el puntaje que le correspondería según las tablas consagradas en el presente decreto.
6. Cuando no se solicite el trámite que proceda.
7. Cuando no se diligencien todos los campos exigidos del formulario en los que deba existir información, salvo cuando se trate de renovación o actualización, caso en el cual se rechazará por no diligenciar los espacios que se renuevan o actualizan.
8. Cuando no coincida el número de folios adjuntados con los anexos y/o documentos relacionados en el formulario.
9. Cuando el formulario y sus anexos no se encuentren firmados por el proponente y demás responsables, según corresponda, o no coincidan los nombres y documentos de identidad con los documentos de soporte.
10. Cuando el formulario incluya información numérica en la cual los puntos no indiquen miles y/o las comas no indiquen decimales.
11. Cuando la persona jurídica extranjera no tenga sucursal en Colombia.
12. Cuando la persona natural extranjera no presente una declaración juramentada de que se encuentra domiciliada en Colombia.
13. Cuando la persona no tenga número de Identificación Tributaria. Modificado por el art. 1, Decreto Nacional 2247 de 2009. 
    En estos casos se devolverán al interesado el formulario y los documentos aportados con señalamiento claro de la razón de devolución. Una vez el interesado realice las correcciones del caso, podrá presentar nuevamente los documentos para proseguir con el trámite correspondiente.

Artículo 8°. Certificado. Modificado por el art. 3, Decreto Nacional 836 de 2009. Con base en la verificación documental efectuada por la Cámara de Comercio competente, de conformidad con el presente decreto, las cámaras expedirán el certificado respectivo, firmado por el secretario o quien haga sus veces, en el formato adoptado para ello.
El certificado constituye plena prueba respecto de la información verificada documentalmente y cuyo registro se encuentra en firme.
Las Cámaras de Comercio no serán responsables frente al contenido y oportunidad de la información que deba ser remitida por las entidades estatales.

Artículo 9°. Libros y archivo de Registro Único de Proponentes. La Superintendencia de Industria y Comercio determinará los libros necesarios para cumplir con la finalidad del Registro Único de Proponentes y dará las instrucciones que tiendan a que se lleve de acuerdo con la ley y los reglamentos que lo regulen.

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