Entidad
Versión DOC
Versión PDF
Baje e instale el
Acrobat Reader para ver los archivos en PDF
Desea
guardar este archivo?
Plan de Capacitación e Instructivo para entidades
a) Antecedentes
El Acuerdo 0003 de 2005, del Comité para la Operación del SICE (COS), determinó el ingreso al SICE de las entidades que no se habían vinculado del nivel central y descentralizado de los Distritos, de los Municipios Especiales y de los Municipios de categoría 1, 2, 3 y 4; y del nivel central y descentralizado de los Departamentos, incluido las Personerías y Concejos de los Distritos, Municipios Especiales y Municipios de categoría 1, 2, 3 y 4, y de las Personerías y Asambleas de los Departamentos. De igual manera obligó a ingresar el Sistema las áreas Metropolitanas y Asociaciones de Municipios.
Se exceptúo del ingreso en mención a todas las Instituciones Educativas diferentes a las Instituciones de Educación Superior (IES).
El mismo Acuerdo definió como fecha máxima para registrarse en el SICE el 1 de junio de 2005 y como fecha máxima para el registro de los Planes de Compra el 31 de julio de 2005. A partir de 31 de julio inician todas las demás obligaciones establecidas en el Decreto 3512 de 2003 para las Entidades listadas en el Anexo del Acuerdo 0003 de 2005.
b) Plan de Capacitación
Las entidades ya ingresadas, listadas en los Anexos de los Acuerdos 0001 y 002 de 2004, no recibirán instrucción nueva en actividades del presente Plan y tanto sus niveles centrales como sus regionales, seccionales u órganos que reciben recursos por asignaciones internas, deberán recibir instrucción del Administrador-SICE-Entidad existente y de los funcionarios de la entidad que hayan recibido instrucción sobre las funcionalidades del aplicativo. También podrán recurrir a los procedimientos regulares establecidos.
Las actividades del presente Plan están enfocadas específicamente a las entidades listadas en el Acuerdo 003 de 2005 colgado en el Portal.
c) Estrategias 2005
Capacitación por medio del Portal
-
El Portal del SICE contiene toda la información de capacitación que por defecto será útil para instruir sobre el uso del aplicativo. En la página de inicio http://www.sice-cgr.gov.coal ingresar por el perfil Entidad se muestra el menú Ayudas donde encontrará las opciones Manuales, Instructivos y Preguntas Frecuentes en los que se presentan los procedimientos para el cumplimiento de las diferentes obligaciones SICE. De igual manera, en la opción Manuales del menú Ayudas se encuentran los manuales de Entidad del Estado con la descripción de los procedimientos a seguir para dar cumplimiento a las diferentes obligaciones
Capacitación vía telefónica
-
El Sice tiene dispuesto un Centro de Llamadas (Call Center), en el 6500875 en Bogotá 01 9001117423 fuera de Bogotá.
Nota: las herramientas de capacitación publicadas en el portal SICE están disponibles permanentemente, y las provistas por vía telefónica, en horarios de oficina en días hábiles (8:00 a.m. a 5:30 p.m.). Además, para inquietudes o sugerencias, se ha dispuesto el siguiente correo electrónico: sice@contraloriagen.gov.co. Todas las demás herramientas del Plan de Capacitación dependen de las convocatorias, participación, asistencia y habilidades de los asistentes.
Estrategia según obligaciones y fechas
Debido a que se han definido dos fechas para el cumplimiento de obligaciones, se ha determinado realizar una serie de actividades para instruir a las Entidades.
Capacitación por Videoconferencias
Para efectos de impartir instrucciones sobre el proceso de inscripción de la Entidad a realizar antes de junio 1 de 2005, y sobre el procedimiento para creación de usuarios, se realizarán una serie de Videoconferencias los días 10, 17, 24 y 31 de mayo de 2005. En esta parte del Plan no se darán instrucciones sobre las obligaciones de registro de Plan de Compras Contratos, ni sobre las consultas de precio indicativo y de certificado de registro de precio.
-
La Videoconferencia de Iniciación del Plan de Capacitación 2005 SICE, a realizarse el 10 de mayo se emitirá de 2:00 a 5:00 p.m. Las Gerencias Departamentales convocarán a las Contralorías Territoriales para reiterar la solicitud de notificación e instrucción a sus sujetos de control.
-
Las Gerencias Departamentales convocarán, con el concurso de los funcionarios de enlace (entre otros) y las Contralorías Territoriales, a los Representantes Legales de las entidades obligadas o sus delegados, para las Videoconferencias del 17, 24 y 31, de 9:00 a.m. a 12:00 m.
-
En todas las Videoconferencias se informará sobre los espacios de emisión del Video SICE por el Canal Institucional de televisión, que contendrá las mismas instrucciones sobre registro de Entidad y creación de usuarios.
Talleres presenciales
En cada ciudad capital de Departamento, durante el mes de Junio y las dos primeras semanas de Julio de 2005, se realizarán sesiones presenciales en las que podrán participar hasta 4 funcionarios por cada Entidad que ingresa, uno para cada perfil de: Administrador SICE-Entidad, Administrador Plan de Compras y Ordenador de Gasto. Los 4 funcionarios deberán ser multiplicadores en sus Entidades para lo cual recibirán copia de la Presentación y otras herramientas de capacitación SICE.
Para efectos de impartir la capacitación correspondiente
al registro de Plan de Compras, registro de Contratos,
consulta de precio indicativo y de número de certificado
de registro de precio, se realizarán dichas Actividades
presenciales en los horarios de
8:30 a.m. a 5:00 p.m. en las siguientes fechas:
En las ciudades de Medellín, Cali, Bucaramanga, Barranquilla, Cúcuta, Tunja, se realizarán talleres los días 31 de Mayo,1 y 2 de Junio en cada ciudad.
En las ciudades de Pereira, Santa Marta, Cartagena, Pasto, Ibagué, Riohacha, se realizarán talleres los días 7, 8 y 9 de Junio en cada ciudad.
En las ciudades de Villavicencio, Manizales, Popayán, Valledupar, Armenia, Neiva, se realizarán talleres los días 14 y 15 de Junio en cada ciudad.
En las ciudades de Florencia, Yopal, Montería, Arauca, Mocoa, Sincelejo, se realizarán talleres los días 21 y 22 de Junio en cada ciudad.
En las ciudades de Quibdo, San José del Guaviare, Mitú, Puerto Carreño, Leticia, San Andrés, se realizarán talleres los días 28 y 29 de Junio en cada ciudad
En la ciudad de Bogotá se realizarán talleres los días en Julio 11,12, 13, 14 y 15
Los lugares de las actividades presenciales (direcciones exactas) se reconfirmarán en la última semana de mayo y se publicarán en el Portal. Con ésta información las Entidades estarán en capacidad de programar su desplazamientos con antelación.
Curso Virtual
La CGR en convenio con el SENA ha elaborado un curso que se imparte por modalidad virtual, aquellos funcionarios interesados en esta opción deben realizar una inscripción previa en la Oficina de Capacitación de la CGR, la cual será atendida de acuerdo a la capacidad disponible. La duración del curso dependerá del tiempo de dedicación y nivel de participación individual, aquellos participantes que culminen satisfactoriamente el curso recibirán una certificación expedida conjuntamente por las dos entidades oferentes.
Programa Institucional por Señal Colombia
Se emitirá un programa de televisión dirigido a las nuevas entidades que ingresan al sistema en virtud del Acuerdo 003 del de 2005 y principalmente a los Representantes Legales y Directivos de las mismas, que incluye la capacitación en los diferentes pasos del proceso de registro de Entidades. En la misma se reiterará las fechas de las actividades presenciales y del Plan de Capacitación.
Puntos de Atención
-
En las Gerencias Departamentales de la CGR y en las distintas Contralorías Territoriales, los funcionarios de enlace y aquellos que el Gerente designe, tendrán la información sobre las diferentes estrategias y actividades en las cuales se puede obtener capacitación necesaria para cumplir las obligaciones.
Compact Disc - CD
-
Los Videos con los talleres en los que se presentan los pasos que deben seguir para cumplir todas las obligaciones, y que aparecen en la página del SICE, en el link SICE Capacita, se han grabado en un CD, la CGR entregará a cada entidad una copia del medio físico para su reproducción fuera de línea.