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COMITÉ PARA LA OPERACIÓN DEL SICE- DECRETO 3512 DE 2003
ACUERDO NÚMERO 0009 DE 2006
publicado en el Diario Oficial 46395 del 18 de septiembre de 2006)
“Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE”
EL COMITÉ PARA LA OPERACIÓN DEL SICE
CONSIDERANDO
Que la Ley 598 de Julio 18 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
Que el artículo 6º del Decreto 3512 de Diciembre 5 de 2003, creó el Comité para la Operación del SICE y autorizó al Contralor General de la República para integrarlo con funcionarios de la Contraloría General de la República.
Que el mencionado artículo faculta al Comité para invitar a participar en sus sesiones a funcionarios representantes de la Vicepresidencia de la República, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, del Ministerio de Comunicaciones, del Departamento Nacional de Planeación, del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, de la Imprenta Nacional, de la Contaduría General de la Nación y funcionarios de otras entidades o personas que considere necesarias.
Que con base en los preceptos establecidos por el citado artículo, el Contralor General de la República expidió la Resolución Orgánica 5546 de Febrero 4 de 2004, mediante la cual integró el Comité para la Operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE.
Que el Decreto 3512 de Diciembre 5 de 2003 en su artículo 7º literal a), dispuso como una de las funciones del Comité para la Operación del SICE “Fijar lineamientos para el funcionamiento del SICE”.
Que para efectos de un adecuado ejercicio de la vigilancia fiscal y con el fin de brindar mayores herramientas a los sujetos de control y demás usuarios del SICE que permitan una mejor comprensión del sistema, se hace necesario fijar lineamientos y precisar el alcance de algunos temas relacionados con el SICE.
Por lo anteriormente expuesto,
ACUERDA
ARTICULO 1. Las entidades del Estado y particulares que manejan recursos públicos que tienen una doble connotación dentro del Sistema, como entidades públicas y proveedores, deberán hacer doble inscripción en el SICE para efectos de cumplir las obligaciones que les corresponda según la normatividad aplicable a cada caso.
ARTICULO 2. Se establece el 31 de enero de cada vigencia fiscal como fecha límite para que las entidades obligadas a registrar el Plan de Compras en el SICE, cumplan con esta obligación.
PARáGRAFO. Para dar alcance al artículo 2º del Acuerdo 004 de abril 21 de 2005, se debe entender que la codificación de los bienes, servicios y obra pública a incluir en el Plan de Compras, se debe hacer hasta el máximo nivel de desagregación que se encuentre en el CUBS.
El término Plan de Compras comprende todos los conceptos establecidos por el artículo 1º del Acuerdo 004 de 2005 del Comité para la Operación del SICE, a excepción de los siguientes aspectos a los que no aplica la normatividad del SICE:
- Pagos de nómina
- Pagos por concepto de servicios públicos.
ARTICULO 3. En aquellos contratos que incluyan servicios u obra pública, en donde alguno de los servicios, o uno(s) de los ítems de la obra pública se encuentre exceptuado, todo el contrato queda igualmente exento del cumplimiento de las obligaciones del SICE.
ARTICULO 4. La obligación de registrar los contratos en el SICE, se puede cumplir una vez perfeccionado y legalizado cada contrato. La expresión “dentro de los cinco primeros días de cada mes” establecida en los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003, se refiere al plazo máximo para el registro de los contratos celebrados por la entidad en el mes anterior.
ARTICULO 5. Los contratos celebrados con fundamento en la Urgencia Manifiesta no requieren cumplir con la obligación de exigir al proveedor el numero de certificado de registro de precios, cuando las circunstancias así lo ameriten. En todo caso el contrato se deberá registrar.
ARTICULO 6. Los contratos excepcionados por el literal c) del artículo 4º del Acuerdo 004 de 2005, que se refiere a “procesos contractuales cuyas condiciones de precio o cantidad son variables y el proceso de la negociación se fundamenta en valores estimados, previa aprobación de la Gerencia del SICE” tendrán como única obligación registrar el respectivo contrato, una vez se liquide.
ARTICULO 7.Cuando se celebren contratos con cargo al presupuesto de dos o más entidades, la entidad que adelanta el proceso de selección deberá cumplir con las obligaciones del SICE correspondientes a dicha etapa, de conformidad con el régimen de contratación aplicable. Las demás obligaciones del SICE deberán cumplirse por parte de cada entidad ejecutora, aclarando que en lo referente al registro de contratos, lo hará cada entidad en la afectación presupuestal correspondiente.
ARTICULO 8. Los procesos contractuales celebrados con recursos de Caja Menor, quedarán exceptuados temporalmente del cumplimiento de las obligaciones del SICE. Cada Ordenador de Caja Menor es responsable de contratar en condiciones de economía, para lo cual consultará los precios indicativos del SICE.
ARTICULO 9. Los convenios interadministrativos que no impliquen disposición de recursos por parte de las entidades firmantes, estarán exentos de cumplir con la normatividad del SICE. Cuando la entidad deba realizar apropiaciones presupuestales para la ejecución de un convenio, dicha operación deberá incluirse dentro de su Plan de Compras y cumplir con las demás obligaciones establecidas en el Decreto 3512 de 2003.
Para los convenios interadministrativos que impliquen disposición de recursos, el registro del contrato en el SICE estará a cargo de la entidad que ejecuta el presupuesto. Cuando dos o más entidades aporten recursos de su presupuesto para la ejecución de un determinado contrato, su registro en el SICE deberá hacerse por cada entidad en forma proporcional a la parte ejecutada.
ARTICULO 10. A los usuarios del SICE les corresponde cumplir las siguientes obligaciones:
Representante Legal de la Entidad: Inscripción en el sistema y creación del Administrador SICE. El Representante Legal podrá crear los usuarios del sistema que requiera de acuerdo con las necesidades de la entidad y disponibilidad de talento humano, sin perjuicio de las obligaciones que le son inherentes.
- Administrador del SICE: crear a los ordenadores de gasto, tantos como haya en la entidad, al administrador del Plan de Compras (cuando aplique) y a los funcionarios de Control Interno. Es opcional la creación de usuarios consulta de CUBS.
- Ordenadores del Gasto: Exigir el número de certificado de registro de precio al proveedor y verificarlo en el sistema. Ésta obligación no aplica a las entidades que tienen régimen especial de contratación.
Consultar el precio indicativo. Ésta obligación no aplica a las entidades que tienen régimen especial de contratación. Lo anterior no los exime de contratar bajo parámetros precios de mercado.
Registrar los contratos.
- Administrador del Plan de Compras: Elaborar y enviar el Plan de Compras. Ésta obligación no aplica para entidades que tienen régimen especial de contratación.
- Funcionarios de Control Interno: Revisar las alarmas generadas por el sistema y transmitir las observaciones al usuario respectivo.
ARTICULO 11. Las Empresas Sociales del Estado (ESE) deberán cumplir en cada caso, las obligaciones derivadas del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003 cuando celebren contratos con sujeción a la Ley 80 de 1.993, y las del artículo 14 ibidem, cuando celebren contratos que se rigen por el Derecho Privado.
Las Universidades Públicas deberán cumplir las obligaciones de que trata el artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, excepto cuando apliquen si fuere el caso, la Ley 80 de 1993, caso en el cual les asisten las obligaciones derivadas del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003.
ARTICULO 12. Para efectos de la aplicación del artículo 4º, literales c) y d), del Acuerdo 004 de 2005, deberá dirigirse una solicitud de aprobación a la Gerencia del SICE, mediante oficio o correo electrónico y deberá contener como mínimo información sobre el objeto contractual, la excepción a la cual se hace referencia, el nombre, firma y cargo de quien solicita la aprobación.
La Gerencia del SICE contará con un plazo de quince (15) días hábiles para dar respuesta a la solicitud. En caso que la Gerencia del SICE no se pronuncie, se entenderá aceptada la petición.
ARTICULO 13. El municipio que celebre contratos con recursos del Sistema General de Participaciones (Ley 715 de 2001) asignados a los Resguardos Indígenas de su jurisdicción, le corresponde el cumplimiento de las obligaciones del SICE contenidas en el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003.
ARTICULO 14. Las Personerías o Concejos Municipales que actúan con el mismo NIT de la Alcaldía respectiva, se pueden registrar ante el SICE con dicho número y cumplir las obligaciones aplicables.
ARTICULO 15. El certificado de registro de precios de referencia, tendrá vigencia conforme a los términos que indique el sistema. Si éste reporta el certificado como “NO VALIDO”, corresponde al proveedor realizar la actualización de sus precios.
ARTICULO 16. Con fundamento en el artículo 7º de la Ley 80 de 1993, los Consorcios y Uniones Temporales deben aportar los números de certificado de registro de precios de los bienes, servicios y obra pública que pretendan suministrar al Estado, según el vínculo que tenga cada uno de sus miembros.
ARTÍCULO 17: Las entidades y particulares que manejan recursos públicos, sin defecto del régimen contractual que apliquen, ya sea la Ley 80 de 1993 o el derecho privado, deben reportar en el Portal del SICE el presupuesto total de la entidad, desagregado en los valores totales de inversión y funcionamiento.
Se establece el 31 de enero de cada vigencia fiscal como fecha máxima para reportar dichos valores, o cuando surjan cambios en los valores totales de dichos presupuestos, o de sus correspondientes valores desagregados de inversión y funcionamiento.
Las entidades y particulares que manejan recursos públicos mencionadas, deben reportar de igual manera, el valor total de su ejecución presupuestal, con una periodicidad trimestral durante cada vigencia fiscal. Se establece el último día hábil del mes siguiente al trimestre como la fecha máxima para registrar dicha información.
ARTÍCULO 18: Derogase el literal a) del artículo 4º del Acuerdo No. 0004 de 2005 del Comité para la Operación del SICE.
ARTICULO 19: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, D.C.,
(Original Firmado)
LUIS BERNARDO FLóREZ ENCISO
Presidente del Comité para la Operación del SICE
MARCELIANO JOSÉ ACOSTA PEREZ
Secretario del Comité para la Operación del SICE
Proyectaron: F.Bolaños / I. Mojica
Revisó: Secretaría Técnica Comité para la Operación del SICE / Gerencia del SICE
Vo.Bo. Oficina Jurídica.