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CIRCULAR 001 DE 2005
DE:
GERENCIA DEL SICE
MARCELIANO JOSÉ ACOSTA PÉREZ
Director de la Oficina de Sistemas e Informática
WILSON HERRERA MORENO
Contralor Delegado para el Sector Defensa,
Justicia y Seguridad
PARA: CONTRALORÍAS
DEPARTAMENTALES, DISTRITALES Y MUNICIPALES
ASUNTO: CUMPLIMIENTO DE LAS
OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y
PARTICULARES QUE INGRESARON AL
SICE MEDIANTE EL ACUERDO 0003 DE ABRIL 21 DE
2005 DEL COMITÉ PARA LA OPERACIóN DEL SICE.
FECHA: 29 de Julio 2005
1. PLAZO PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES ESTABLECIDAS EN EL ARTÍCULO 7° DEL ACUERDO 0003 DE 2005 DEL COMITÉ PARA LA OPERACIóN DEL SICE .
De conformidad con el Articulo 6° del Acuerdo 0003 de abril 21 de 2005, expedido por el Comité para la Operación del SICE en desarrollo de las facultades otorgadas mediante el Decreto 3512 de 2003, las entidades señaladas en los artículos 1º y 2º del mismo Acuerdo, tendrán como fecha máxima para registrarse en el SICE el 1 de junio de 2005.
De otra parte el Artículo 7° del mencionado Acuerdo definió que las entidades señaladas en los artículos 1º y 2º, tendrán como fecha máxima para el registro de los Planes de Compra el 31 de julio de 2005, fecha a partir de la cual se harán exigibles las demás obligaciones establecidas en el Decreto 3512 de 2003.
El plazo de dos (2) meses establecido entre la fecha límite para el registro de las entidades y la del registro de sus planes de compra, se definió considerando el número de entidades a ingresar y los tiempos requeridos para la creación de usuarios y búsqueda de los códigos necesarios en el Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, gestiones susceptibles de adelantarse únicamente a partir del momento de la recepción de las claves de acceso de los representantes legales correspondientes, suministradas por el Operador TELECOM S.A. y la posterior activación de las mismas.
Para efectos de la generación de claves, la Contraloría General de la República ha establecido con el Operador unos parámetros de seguridad que involucran la validación de la información suministrada por las entidades obligadas y registradas y en razón de ello, algunas de dichas entidades obligadas mediante el Acuerdo No. 0003 no han recibido aún su clave.
Debido a que la recepción de claves es un prerrequisito indispensable para cumplir con las obligaciones enunciadas en los Artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003, resulta pertinente establecer los siguientes lineamientos para efectos de la vigilancia que corresponde a las Contralorías Territoriales.
2. LINEAMIENTOS PARA LA VIGILANCIA Y VERIFICACIóN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES DEFINIDAS EN LOS ARTÍCULOS 13 Y 14 DEL DECRETO 3512 DE 2003.
a. Verificar con el NIT del sujeto de control, el registro en el Sistema dentro del plazo señalado en el Artículo 6° del Acuerdo No. 0003.
b.Verificar la creación de los usuarios en la entidad, según los procedimientos descritos en los manuales publicados en el Portal del SICE.
c. Verificar el registro del plan de compras por el Administrador del Plan de Compras o el usuario correspondiente, dentro del plazo señalado en el Artículo 7° en el Acuerdo No. 0003
Nota: En el caso de las Entidades que recibieron su clave antes del 1 de julio de 2005, la verificación sobre dicho cumplimiento deberá considerar los términos y tiempos que requiere la entidad para la creación de los distintos roles de usuarios y las consultas de códigos CUBS. En los anteriores eventos, compete a la Contraloría Te rritorial evaluar en cada caso, las circunstancias de cumplimiento teniendo en cuenta el criterio de los plazos y tiempos establecidos para diligenciar el plan de compras con los respectivos códigos CUBS, a partir de la fecha de recepción de las claves o passwords.
Para el cumplimiento de las demás obligaciones establecidas en los Artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003, las Contralorías Territoriales deberán tener en cuenta los criterios aplicados con respecto al registro del plan de compras. A partir de dicho registro deberán cumplirse las demás obligaciones.
MARCELIANO JOSÉ ACOSTA PÉREZ
Gerente SICE
Director de la Oficina de Sistemas e Informática
WILSON HERRERA MORENO
Gerente SICE
Contralor Delegado para el Sector Defensa,
Justicia y Seguridad
Proyectó: JAAG/GLT