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CIRCULAR 001 DE 2008
DE:
CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
PARA: Presidentes H. Senado y
Cámara de Representantes, Departamento
Administrativo de la Presidencia de la
República. Ministerios, Procuraduría General y
Fiscalía General de la Nación, Consejo Superior
de la Judicatura,
Defensoría del Pueblo, Departamentos
Administrativos, Unidades Administrativas
Especiales, Corporaciones
Autónomas Regionales, Empresas Industriales y
Comerciales del Estado, Institutos
Descentralizados,
Superintendencias, Registraduría Nacional del
Estado Civil, Fondos Rotatorios, Sociedades de
Economía Mixta,
Contaduría General de la Nación y demás
entidades y particulares que manejen fondos o
bienes de la Nación.
ASUNTO: VIGENCIA DEL
SICE Y SU ARTICULACIóN CON EL SECOP. LEY 1150 DE
16 DE JULIO DE 2007,
DIRECTRICES
FECHA: Bogotá D.C., 17 de Enero de 2008
El Congreso de la República expidió el 16 de julio de 2007, la Ley 1150, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”
La mencionada disposición legal implementa en el artículo 3°, el Sistema Electrónico para la Contratación Pública “SECOP”,el cual dispondrá de las funcionalidades tecnológicas para realizar procesos de contratación electrónicos, y por tanto contará con la información oficial de la contratación realizada con dineros públicos.
De conformidad con la ley el “SECOP” integra entre otros, el Registro Único Empresarial, el Diario Único de Contratación Estatal. Así también, el SECOP se articulará con el SICE sin que éste pierda su autonomía, pues no puede perderse de vista que el SICE fue creado por la Ley 598 de 2000 y reglamentado por el Gobierno Nacional a través del Decreto 3512 de 2003, normas que gozan de plena vigencia; significa lo anterior, que el SICE, como Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, se mantiene vigente y como tal los organismos de control fiscal continúan ejerciendo su actividad fiscalizadora a la contratación pública a través del mismo.
En consecuencia, y sin perjuicio de las obligaciones de publicidad de los procesos contractuales en el “SECOP” que serán establecidos en el Reglamento respectivo, las entidades estatales deberán continuar registrando la información contractual de conformidad con lo establecido en la Ley 598 de 2000 y los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003, hasta tanto el Gobierno Nacional disponga las funcionalidades tecnológicas para establecer los patrones a que haya lugar y se encargue de su difusión a través de canales electrónicos, en particular los procedimientos de transferencia de información del SECOP al SICE, en virtud de la articulación a que se refiere el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007, por su parte, los proveedores deberán inscribirse en el Sistema tal como lo establece el artículo 15 del Decreto 3512 de 2003.
Por lo tanto, el Decreto 3512 de 2003 se mantiene vigente y las entidades y particulares que manejan recursos públicos y los proveedores que contraten con las mismas deben cumplirlo y tomar en consideración las siguientes directrices:
1. Las entidades registradas en el SICE continúan inscritas en el Sistema, el cual permanece vigente, y cuando el proceso de articulación entre el SICE y el SECOP se adelante, ingresarán al SICE por medio del portal SECOP, según las instrucciones que se acordarán entre el SICE y el SECOP.
Las entidades que no se hayan registrado en el SICE y deban hacerlo a futuro por orden del Comité para la Operación del SICE o en virtud del mandato legal que se deriva de la Ley 598 de 2000, continuarán adelantando su procedimiento de registro en el SICE de conformidad con las instrucciones publicadas en el Portal del mismo, que continúa vigente.
2. Las entidades que se rigen por el Estatuto de Contratación Administrativa o adelantan procesos con sujeción al mismo, deberán registrar los Planes de Compra en el SICE a más tardar el 31 de enero de cada vigencia.Para los Planes de Compra de la actual vigencia, dado que la Ley 1150 de 2007 establece nuevas modalidades de selección, las entidades tendrán plazo hasta el 30 de marzo de 2008 para ajustar su plan de compras registrado o registrar el que hayan elaborado utilizando el nuevo formato de Plan de Compras dispuesto en el Portal del SICE, el cual contendrá las nuevas modalidades de selección, de conformidad con el Decreto que para tal efecto expidió el Gobierno Nacional. Una vez registrados los planes de compras las entidades pueden actualizarlos en cualquier momento.
3. De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 3512 de 2003, las entidades que se rigen por el Estatuto de Contratación Administrativa, continuarán consultando el precio indicativo en el portal del SICE, para todos los procesos contractuales sin importar su cuantía. La consulta del precio indicativo en los procesos de selección abreviada se hará antes de la subasta inversa o de la rueda de adquisición en Bolsa de Productos
4. Todas las entidades que se rigen por el Estatuto de Contratación Administrativa tienen la obligación de exigir que los proveedores aporten en sus ofertas,los números de certificado de registro de precio de referencia definitivos para bienes, servicios y obra pública codificados a nivel de especificaciones y propiedades, es decir a nivel de ítem (quinto nivel de desagregación) o números de certificado de registro de precio temporal para bienes codificados a nivel de subclase o grupo.
5. Todas las entidades del Estado y particulares que manejen recursos públicos continuarán cumpliendo con la obligación de registro de contratos de conformidad con lo establecido en la Ley 598 de 2000 y en los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003.
6. Los proveedores que contraten con las entidades en mención tienen la obligación de cumplir con lo establecido en el artículo 15 del Decreto 3512 de 2003, que establece:
“ARTÍCULO. 15.—Obligaciones de los proveedores. Los proveedores que pretendan suministrar bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, a los organismos que conforman la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deberán cumplir las siguientes obligaciones:
a) Inscripción. Los proveedores se vincularán al SICE de acuerdo con las instrucciones publicadas en el portal. Surtido este trámite, el operador entregará al representante legal del proveedor, el password;
b) Registro de precios de referencia. Los proveedores deberán registrar en el RUPR, los precios de referencia de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, que estén en capacidad de ofrecer a la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, en los términos y condiciones establecidos en el portal del SICE;”
c) Informar el número del certificado de registro. Los proveedores deberán referenciar en sus ofertas, en los procesos contractuales de cuantía superior a 50 smmlv, el número del certificado de registro en el RUPR de cada bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra, el cual es generado por el SICE.*
d) Abstenerse de introducir información falsa o registrar precios artificiales, con el fin de distorsionar los precios de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra y, en general, evitar cualquier conducta que tienda a alterar el sistema.
PAR.—Los proveedores cumplirán las obligaciones a que se refiere este artículo, solo cuando participen en procesos contractuales realizados por aquellas entidades que hayan ingresado al SICE.”
*NOTA. De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 05 de 2005 expedido por el Comité para la Operación del SICE, las entidades que aplican el Estatuto de Contratación Administrativa deberán exigir a los proveedores el número de certificado de registro de precios en todos los procesos contractuales cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía.
7. El Comité Directivo del SECOP creado por el Decreto 2178 de 2006, integrado por el Contralor General de la República o su delegado. el Ministro de Comunicaciones o su delegado y un miembro de la Comisión Intersectorial de Contratación “CINCO”, acordará la fecha a partir de la cual se iniciarán los procedimientos de articulación entre el SECOP y el SICE
8. Del CUBS
A la Contraloría General de la República le corresponde de manera exclusiva la administración y manejo del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS.En la actualidad, la Contraloría General de la República y el Gobierno Nacional están estudiando la posibilidad y pertinencia de reclasificar los contenidos así como modificar la estructura del CUBS para hacerla útil tanto para las compras por medios electrónicos, como para el ejercicio del control fiscal.
9. Las entidades y particulares que manejan o administran fondos o bienes públicos y cuyo régimen contractual se modificó con ocasión de la expedición de la nueva disposición legal deberán consultar y registrar en el SICE la información de acuerdo con las normas aplicables en cada caso.
De conformidad con lo establecido en el artículo 5° de la Ley 598 de 2000, para determinar los precios máximos en los procesos de adquisición en bolsa de productos, la entidad respectiva deberá consultar el Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS y el Precio Único de Referencia RUPR (precio indicativo).
Finalmente, es oportuno indicar a las entidades públicas y particulares que manejan o administran fondos o bienes públicos que el SICE, como Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, conserva su autonomía, y que su desarrollo, aplicación y administración corresponde a la Contraloría General de la República.
Cordialmente,