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DECRETO NÚMERO 3512 DE 2003
5 DE DICIEMBRE DE 2003
Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,
En ejercicio de sus facultades legales y constitucionales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política,
DECRETA:
CAPÍTULO I
AMBITO DE APLICACIÓN
Artículo 1. AMBITO DE APLICACIÓN. El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000 en los términos que reglamenta el presente Decreto.
CAPÍTULO II
ORGANIZACIóN Y ADMINISTRACIÓN
Artículo 2. ORGANIZACIóN DEL SISTEMA DE INFORMACIóN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIóN ESTATAL, SICE. El presente Decreto establece la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, y reglamenta los procedimientos contractuales relacionados con el mismo, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 1°,3°,5° Y 6° de la ley 598 de 2000.
Artículo 3. DEFINICIóN DEL SISTEMA. El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de codificación del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, garantizando una contratación sin detrimento de los recursos públicos.
El sistema permitirá la interacción de los contratantes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, suministrando instrumentos para facilitar la contratación en línea, garantizar la selección objetiva, divulgar los procesos contractuales y facilitar un control posterior y selectivo, todo lo anterior con tecnología, eficiencia y seguridad.
Artículo 4. FINES DEL SICE. El SICE permitirá cumplir los siguientes objetivos:
a. Reducir real y significativamente los costos actuales de la contratación de la administración pública y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
b. Diseñar, implementar y consolidar un sistema de información que le facilite al país mejorar las condiciones actuales de contratación, aportando un nuevo marco de referencia que contribuya a la legalidad del proceso de contratación de la administración pública y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
c. Garantizar los principios constitucionales y legales de Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad, Eficiencia, Equidad, Transparencia, Responsabilidad y Control Social.
d. Mejorar sustancialmente los procesos relacionados con la planeación, elaboración de planes de compras y presupuesto de las entidades públicas.
e. Optimizar los estudios de mercado en los procesos de contratación, mediante la utilización de tecnología informática.
f. Garantizar el acceso a la consulta libre por Internet de la información de los procesos de selección de los proveedores.
g. Impulsar y promover un cambio institucional, social y cultural frente a la corrupción en Colombia, generando una cultura del control socia! sobre el proceso de contratación pública, mediante la adopción de nuevos instrumentos de participación y la promoción de una pedagogía del control de lo público en el país.
Artículo 5. SISTEMA DE OPERACIóN DEL SICE. El Sistema de Operación corresponde a una serie de elementos relacionados en un conjunto estructurado que hacen posible el funcionamiento del SICE. Este Sistema está compuesto por: Software, Hardware, Internet, Redes de Comunicaciones, Operador del SICE y Portal SICE. En el sistema de Operación se garantizará el principio de publicidad, así mismo se dará a todos los usuarios del SICE un tratamiento igualitario.
Artículo 6. OPERACIóN DEL SICE. Créase el Comité para la operación del SICE que el Contralor General de la República integrará con funcionarios de la Contraloría General de la República. El Comité podrá invitar a participar en sus sesiones a funcionarios representantes de la Vicepresidencia de la República, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, del Ministerio de Comunicaciones, de! Departamento Nacional de Planeación, del Departamento Administrativo Nacional de Estadística, de la Imprenta Nacional, de la Contaduría General de la Nación y funcionarios de otras entidades o personas que considere necesarias.
Artículo 7. FUNCIONES DEL COMITÉ PARA LA OPERACIóN DEL SICE. El Comité para la Operación del SICE, tendrá como funciones:
a. Fijar lineamientos para el funcionamiento del SICE.
b. Emitir conceptos en relación con la operación del SICE.
c. Determinar el Plan de Ingreso Progresivo del SICE, de las entidades que conforman la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
d. Determinar los procesos contractuales especiales que se exceptúan del cumplimiento de las obligaciones del SICE, para efectos de la eficiencia en la vigilancia fiscal.
e. Fijar los parámetros o condiciones de los precios de referencia para efectos del ejercicio del control fiscal.
f. Definir los lineamientos para el poblamiento y la actualización del CUBS.
CAPÍTULO III
DEFINICIONES
Artículo 8. DEFINICIONES ESPECIALES. Bienes y Servicios de Uso Común: Son aquéllos que usualmente adquirieren las entidades y particulares que manejan recursos públicos, para el normal ejercicio de sus funciones.
Registro Único de Precios de Referencia -RUPR-: Es la base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
Catálogo Único de Bienes y Servicios -CUBS-: Es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos pueden adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que permiten una identificación para cada uno de ellos.
Registro de un Proveedor: Es la actividad realizada por un proveedor para ingresar al SICE, como condición para suministrar bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, a los organismos que conforman la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
Precio de Referencia: Es el valor monetario que, los proveedores interesados en vender bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deben registrar en el RUPR, bajo las condiciones que se establecen en el Sistema. El precio de referencia incluirá IVA y excluirá otros gravámenes.
Precio Indicativo: Es el promedio de los precios de referencia de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra registrados por los proveedores en el SICE.
Umbral de Precios: Es el intervalo de variación razonable del precio de contratación de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra.
Precio de Oferta: Es el valor monetario que los proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, señalan al momento de presentar en firme a una entidad su correspondiente propuesta. El precio de oferta incluirá IVA y excluirá otros gravámenes.
Precio de Compra: Es el precio de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra pactado en el contrato, incluido el IVA y excluidos otros gravámenes.
Sistema: Conjunto de elementos relacionados de modo que constituyen un todo estructurado y persiguen objetivos comunes, no existiendo elementos aislados.
Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar ciertas tareas en un equipo de cómputo.
Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de un equipo de cómputo.
Internet: Es un sistema global de información que emplea, provee, o hace accesible privada o públicamente, servicios de alto nivel en capas de comunicaciones y otras infraestructuras relacionadas.
Operador: Persona natural o jurídica contratada en calidad de operador para la administración y operación del SICE.
Informática: Conjunto de conocimientos científicos y técnicos que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de equipo de cómputo.
Web: Red informática.
Página Web: Documento situado en una red informática (Web), al que se accede mediante enlaces de hipertexto.
Password: Contraseña o clave que contiene un conjunto de caracteres alfanuméricos que permite a un usuario el acceso a un determinado recurso o la utilización de un servicio suministrado en el Portal del SICE.
Portal del SICE: Está constituido por una serie de recursos informáticos que le permiten a los usuarios disponer, a través de páginas Web en Internet, de toda la información y servicios en tiempo real y en línea, para el cumplimiento de las funciones del SICE. Se accede vía Internet mediante la dirección: www.sice-car.gov.co El Portal tiene dos componentes: uno público para el acceso de la ciudadanía en general y otro que corresponde al software aplicativo SICE de uso de los usuarios con password de ingreso.
Control Fiscal a través del SICE: Es la vigilancia fiscal que se ejerce mediante el SICE, en forma posterior, mediante un sistema constituido por subsistemas, métodos y principios, de conformidad con las funciones constitucionales y legales de la Contraloría General de la República, de acuerdo a los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse.
CAPITULO IV
SUBSISTEMAS DEL SICE
Artículo 9. SUBSISTEMAS. El SICE está compuesto por cuatro Subsistemas, articulados por el CUBS, así:
- Subsistema de la Demanda: Está compuesto por los organismos que conforman la
administración pública, los particulares o entidades que manejan recursos
públicos; y por el conjunto de bienes y servicios de uso común o de uso en
contratos de obra que estos requieren, debidamente clasificados según la
codificación del CUBS. Este Subsistema suministra la información de los
organismos, entidades y particulares contratantes, los elementos requeridos por
éstos, las fechas programadas de las contrataciones y los procesos de selección
a través de los cuales se compran los bienes y servicios de uso común o de uso
en contratos de obra.
- Subsistema de la Oferta: Está compuesto por los proveedores de la administración pública y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y por los precios de referencia incorporados en el RUPR. A través de este Subsistema se suministra la información relacionada con las personas naturales o jurídicas que estén en disposición de venderle, a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, los bienes y servicios de uso común o de uso en contrato de obra ofrecidos.
- Subsistema de Control Básico: Es un mecanismo de control que permite la verificación, el cumplimiento de los planes de compra en relación con las adquisiciones previstas y sus fechas, frente a las contrataciones realizadas, el presupuesto estimado y el presupuesto ejecutado, de las entidades obligadas a llevar plan de compras. Para las demás entidades o particulares con regímenes especiales, el sistema suministra la información básica de las contrataciones realizadas.
- Subsistema de Control Inteligente. Es un medio de control para comparar e interpretar los diferentes registros de los subsistemas anteriores, en especial los relacionados con los precios de referencia, con el fin de evaluar el nivel de distorsión entre el precio indicativo y el precio final de contratación.
CAPÍTULO V
FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA
Artículo 10. FUNCIONES DEL CATáLOGO ÚNICO DE BIENES Y SERVICIOS -CUBS-. El CUBS cumplirá las siguientes funciones:
a. Clasificar los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, que adquieren usualmente las entidades de la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos, en tipos, clases, subclases, grupos e ítems.
b. Identificar los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, y una vez clasificados, asignarles un código único, que mantenga la estructura de tipo, clase, subclase, grupo e ítem.
c. Facilitar a los proveedores el registro de sus precios y a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, el registro de los contratos desagregados por bien o servicio adquirido.
d. Articular la información de los diferentes subsistemas que integran el SICE, a través de los códigos de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra de cada uno de los productos que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos, tengan necesidad de adquirir y los que los proveedores estén interesados en venderles.
e. Facilitar la consulta de información de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a los proveedores, a los funcionarios públicos y a la ciudadanía en general.
Artículo 11. ESTRUCTURA DE LOS CóDIGOS DEL CUBS. Los bienes y servicios de uso común o de uso en contrato de obra del Catálogo Único de Bienes y Servicios están descritos a partir de un sistema de codificación que parte de una estructura dividida en dos componentes:
a. Elementos Genéricos: Es la descripción general de un bien o servicio en cuanto a su destinación. El código de un elemento genérico está de acuerdo al nivel de desagregación desde el punto de vista de su uso, servicio o utilidad, así:
- El tipo es la identificación de los productos que compran las Entidades del Estado, ya sea como un bien, un servicio o una obra pública.
- La clase es un conjunto de bienes o servicios que están caracterizados por su utilización dentro de un mismo tipo.
- La subclase es un conjunto de bienes o servicios dentro de una clase caracterizados por su e utilización en un ámbito más específico.
- El grupo es un conjunto de bienes o servicios dentro de una subclase, y está caracterizado porque su utilización se demanda en un sector específico de la economía.
b. Propiedades y Especificaciones: Cada bien o servicio está caracterizado de manera única por valores o rangos de una serie de calificadores que dependerán del grupo.
El calificador se define como el conjunto de propiedades que expresan las características físicas, químicas y utilitarias del producto y las especificaciones que identifican la presentación y forma de los elementos. Estos calificadores permiten distinguirlo como único frente a los demás.
Artículo 12. ADOPCIóN DEL CUBS. El Catálogo Único de Bienes y Servicios será adoptado y actualizado por el Operador del SICE y la Contraloría General de la República, de acuerdo con los lineamientos que establezca el Comité para la Operación del SICE. El poblamiento o cargue inicial del CUBS se realizará en forma progresiva, según el cronograma que defina el mencionado Comité.
Artículo 13. OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES ESTATALES QUE CONTRATAN CON SUJECIóN A LA LEY 80 DE 1993. Las entidades estatales que contratan con sujeción a la ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, deberán cumplir las siguientes obligaciones:
a. Inscripción. Las entidades se vincularán al SICE, de acuerdo al plan de ingreso progresivo establecido por el Comité para la Administración del SICE y a las instrucciones publicadas en el Portal del SICE. Surtido este trámite, el Operador entregará al representante legal el password, según los procedimientos determinados en el Portal.
b. Elaboración de planes de compras. A partir de la fecha de ingreso de las entidades al SICE, éstas deberán elaborar, registrar y actualizar sus respectivos planes de compras en el Portal del SICE, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas.
c. Exigencia del Certificado de Registro. Las entidades deberán exigir en los procesos contractuales de cuantía superior a 50 SMMLV, que el proveedor referencie en su oferta el número de certificado de registro del bien o servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE. Adicionalmente, las entidades deberán verificar dicho registro mediante la respectiva consulta en el Portal.
d. Consulta del CUBS y del Precio Indiciativo. Los representantes legales de las entidades con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el CUBS, y evitar los sobrecostos en la contratación, deberán consultar el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación. Esta obligación se aplica para los procesos contractuales cuya cuantía sea superior a 50 SMML V.
e. Registro de contratos. Las entidades deben registrar en el portal del SICE, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía sea superior a 50 SMML V. Esta obligación deberá cumplirse por parte de las entidades a partir del mes siguiente a su inscripción. La entidad deberá registrar, en el Portal del SICE, la información básica de las compras efectuadas, diligenciando el formato que se encuentra disponible para tal efecto.
f. Publicación de Contratos. La publicación de los contratos, realizada por las entidades de -acuerdo a las disposiciones legales que rigen la materia, deberá contener los precios unitarios y los códigos de acuerdo al CUBS. La obligación de registro de contratos se entenderá cumplida cuando se publiquen en la Imprenta Nacional y otros medios de publicación estatales, En caso de que los mecanismos para la publicación de los contratos estatales ordenada por la ley, no permitan publicar los precios unitarios y los códigos de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra adquiridos de conformidad con el CUBS, esta información se registrará directamente en el Portal del SICE.
Parágrafo. Cuando el estudio de precios del mercado basado en información del SICE no incluya las características especiales de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a adquirir, la entidad, además de la consulta en el SICE, podrá efectuar los estudios de mercado adicionales que considere necesarios.
Artículo 14. OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES y PARTICULARES QUE MANEJAN RECURSOS PÚBLICOS CON RÉGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACIóN. Las entidades y particulares con régimen especial de contratación deberán cumplir las siguientes obligaciones:
a. Inscripción. Las entidades y particulares se vincularán al SICE, de acuerdo al plan de ingreso progresivo establecido por el Comité para la Administración de SICE y a las instrucciones publicadas en el Portal del SICE. Surtido este trámite, el Operador entregará al representante legal el password, según los procedimientos determinados en el Portal.
b. Registro de contratos. Las entidades y particulares deberán registrar en el Portal del SICE, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía sea superior a 50 SMML V. Esta obligación, deberá cumplirse por parte de las entidades y particulares, a partir del mes siguiente a su inscripción.
Artículo 15. OBLIGACIONES DE LOS PROVEEDORES. Los proveedores que pretendan suministrar bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, a los organismos que conforman la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deberán cumplir las siguientes obligaciones:
a. Inscripción. Los proveedores se vincularán al SICE de acuerdo con las instrucciones publicadas en el Portal. Surtido este trámite, el operador entregará al representante legal del proveedor, el password.
b. Registro de precios de referencia. Los proveedores deberán registrar en el RUPR, los precios de referencia de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, que estén en capacidad de ofrecer a la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, en los términos y condiciones establecidos en el Portal del SICE.
c. Informar el Número del Certificado de Registro. Los proveedores deberán referenciar en sus ofertas, en los procesos contractuales de cuantía superior a 50 SMML V, el número del Certificado de Registro en el RUPR de cada bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra, el cual es generado por el SICE.
d. Abstenerse de introducir información falsa o registrar precios artificiales, con el fin de distorsionar los precios de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra y, en general, evitar cualquier conducta que tienda a alterar el Sistema.
Parágrafo. Los proveedores cumplirán las obligaciones a que se refiere este artículo, sólo cuando participen en procesos contractuales realizados por aquellas entidades que hayan ingresado al SICE.
CAPITULO VI
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 16. CONTROL SOCIAL. La información publicada en el Portal del SICE, podrá ser utilizada por todas las personas en ejercicio del control ciudadano, con sujeción a la Constitución Política y la ley, con excepción de aquellos asuntos reservados de conformidad con las disposiciones vigentes.
Artículo 17. OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS DEL SICE. Abstenerse de introducir información falsa y evitar cualquier conducta que tienda a alterar el Sistema, so pena de hacerse acreedor a las sanciones a que haya lugar. Las personas que observen irregularidades en la información o manejo del SICE, están en la obligación de presentar la respectiva denuncia ante las autoridades competentes.
Parágrafo. Los usuarios del SICE, incluidos los servidores públicos, los proveedores y los particulares, que utilicen información falsa o artificial para registrar en el Sistema o que alteren el funcionamiento del mismo, responderán fiscal, penal, civil y disciplinariamente, de conformidad con las normas que regulan estas materias.
Artículo 18. EXCEPCIONES APLICABLES AL SICE: Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE:
a. La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS.
b. Los bienes y servicios que se requieren para la Defensa y Seguridad Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 literal i) del Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
c. La compra venta y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles.
d. Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos.
e. Todos los procesos contractuales en cuantía inferior a 50 SMMLV.
f. Los productos con precios regulados por el Gobierno.
g. Los procesos contractuales para la adquisición de repuestos.
Artículo 19. PLAN DE INGRESO PROGRESIVO DE ENTIDADES AL SICE. Las entidades que a la fecha de la expedición de este Decreto ya ingresaron al SICE, continuarán en el mismo y deberán cumplir las disposiciones establecidas en la presente reglamentación. Las demás entidades que conforman la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos, se incorporarán al SICE de conformidad con el Plan de Ingreso Progresivo que se determine por el Comité para la Operación del SICE.
Parágrafo 1. Los procesos contractuales realizados por las seccionales, dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos distribuidos a través de asignaciones internas, se exceptúan por un año contado a partir de la entrada en vigencia del presente Decreto, de cumplir con los procedimientos previstos en esta reglamentación.
Parágrafo 2. El Comité para la Administración y Operación del SICE fijará los planes de capacitación necesarios para las entidades a que se refiere este Decreto.
Artículo 20. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.