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El literal k) del numeral 1 del Artículo 24 de
la Ley 80 de 1993, se refiere a una causal de
contratación directa para la adquisición de
productos de origen o destinación agropecuaria
por cuenta de entidades a través de bolsas de
productos agropecuarios y agroindustriales
legalmente constituidos.
A pesar de la comprensión que dicho dictamen
demostró sobre los potenciales beneficios de la
opción, las entidades del Estado que se rigen
por la Ley 80 de 1993 no hicieron un uso masivo
del mecanismo dispuesto. Se puede argumentar que
la opción no fue adoptada por falta de
conocimiento sobre el procedimiento a adelantar
o del impacto que el mismo podría tener sobre el
uso de los recursos financieros destinados a la
compra de bienes o servicios de origen o
destinación agropecuaria.
Por su parte, el Estado Colombiano ha venido
adquiriendo experiencia de tipo técnico, con la
creación e implementación del Sistema de
Información para la Vigilancia de la
Contratación Estatal, SICE (Ley 598 de 2000 y
Decreto 3512 de 2003). El SICE ha iniciado un
cambio de cultura en torno al reporte de
información relacionada con la contratación para
efectos del control fiscal posterior y
selectivo, y ha involucrado determinaciones del
gobierno respecto a la reglamentación de las
acciones de demandantes y oferentes en las
etapas precontractual y contractual, integrando
las cifras relevantes de la contratación y
proporcionado herramientas de consulta sobre la
demanda de Estado y el comportamiento de los
precios de mercado.
Dicho sistema, que depende y reposa sobre el
Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, que
contiene a manera de diccionario, el listado
desagregado de manera jerárquica y a partir de
agrupaciones conceptuales, los bienes, servicios
y obras públicas que compra el Estado Colombiano
o que está en capacidad de comprar, se convirtió
en la plataforma para que el escenario dispuesto
para el Mercado de Compras Públicas se pudiera
potencializar.
Con base en el conocimiento que diferentes
actores en el país han adquirido sobre esa
herramienta, y por analogía, del uso de
herramientas semejantes como las desarrolladas
para realizar compras por Internet en el entorno
global, se desarrollaron algunos estudios, se
contemplaron una serie de estrategias y entre
ellas se determinó integrar los procedimientos
adoptados para la operación del SICE con los de
la Bolsa Nacional Agropecuaria, para promover el
uso masivo de la causal de contratación
mencionada, todo lo cual quedó plasmado en el
Decreto 2503 del 19 de julio de 2005.
El Decreto 2503 determinó que sería la
Contraloría General de la República la que, en
virtud de su propiedad sobre el SICE determinara
la fecha a partir de la cual podría iniciar la
implementación de los procedimientos adoptados
por el Decreto 2503. En consecuencia, el pasado
mes de agosto, la Contraloría General de la
República de Colombia (CGR), desde la instancia
del Comité para la Operación del SICE creado
mediante el Decreto 3512 de 2003, adoptó el
Acuerdo 0010 publicado el 17 de septiembre
pasado, en el que se plasmó la determinación
sobre que el procedimiento en mención iniciara
el 31 de octubre de 2006.
Con las bases expuestas, las firmas
Comisionistas con su Número de Identificación
Tributaria, NIT, en su rol de comisionistas
compradores en Bolsas de Productos
Agropecuarios, podrán registrarse en el SICE y
conocer la información disponible en Internet (www.sice-cgr,gov.co),
de los Planes de Compra Anuales de las Entidades
del Estado, manifestar y hacer gestión sobre su
intención de venta, respecto a los procesos para
los cuales los ordenadores opten por el uso del
procedimiento dispuesto, al tiempo que las
Entidades del Estado tendrán la opción de
adoptar este mecanismo.
Instructivo sobre los Procedimientos
del Mercado de Compras Públicas (MCP)
El Decreto 2503 de 2005 reglamenta la
adquisición de productos de origen o
destinación agropecuaria por cuenta de
entidades estatales a través de bolsas de
productos agropecuarios y agroindustriales
legalmente constituidas, de conformidad con
la causal de contratación directa
establecida por el literal k) del artículo
24 de la Ley 80 de 1993.
Por designación derivada del Decreto en
mención, la Contraloría General de la
República, se pronunció en el espacio del
Comité para la Operación del SICE,
determinando el inicio de la aplicación de
los procedimientos establecidos y dio
alcance a los mismos mediante el Acuerdo
0010 de septiembre 18 de 2006.
En ese sentido, tanto el Decreto 2503 de
2005 como el Acuerdo 0010 de 2006 del Comité
para la Operación del SICE, definieron las
obligaciones y procedimientos a cumplir por
los Comisionistas compradores, las entidades
que opten por el procedimiento en cuestión,
y por la Bolsa Nacional Agropecuaria, lo
cual se detalla a continuación:
a) Comisionistas de Bolsas de Productos Agropecuarios
De conformidad con el Artículo 6 del Decreto
2503 de julio de 2005, el artículo 3 de la
ley 598 de 2000 y el artículo 15 del Decreto
3512 de 2003 los comisionistas compradores
que deseen actuar como tales por cuenta de
entidades estatales, deberán registrarse en
el SICE, a partir del 31 de octubre de 2006,
de acuerdo con el instructivo dispuesto en
el Portal del SICE, asequible en la ruta (http://www.sice-cgr.gov.co/instructivos_PRO/PROVEEDOR.htm),
y adelantar las siguientes acciones en
virtud de la normatividad:
1. Inscripción en el Portal del SICE: debe
ingresar al Portal
www.sice-cgr.gov.co y seleccionar la
opción Proveedores. En el menú
"Presentación", debe seleccionar el
"Contrato de Telecomunicaciones" y proceder
a descargarlo. Una vez descargado, se debe
diligenciar, imprimir y firmar. En el, se
establece el monto que le corresponde pagar
a los Comisionistas según el rango de sus
ventas brutas del año anterior.
2. De las opciones dispuestas en el margen
izquierdo de la pantalla, debe seleccionar
la opción Proveedor Jurídico. El sistema le
desplegará una nueva pantalla en la que debe
dar clic sobre la opción "Cree nuevo
Usuario", que está bajo el recuadro de
"Acceso Rápido al Sistema", (bajo los campos
de login y clave de usuario que no se deben
diligenciar aun en esta etapa del registro).
3. Esta misma ruta de acceso deberá ser
utilizada cuando ya se tenga el usuario
activo, haciendo uso de los campos de Login
y clave que no se utilizaron en el registro.
4. Debe seleccionar la opción "Proveedor
Jurídico" en las opciones de roles de
usuario de la siguiente pantalla y a
continuación debe diligenciar los campos que
el Portal dispone y hacer caso omiso de los
campos opcionales de registro del K de
contratación.
La información de registro podrá ser
modificada una vez se hayan adelantado los
pasos siguientes y se haya activado la clave
de usuario.
Se recomienda que el Login y la clave sean
de fácil recordación. El usuario debe
asegurarse que la dirección de correo
electrónico diligenciada sea la correcta, ya
que de lo contrario, el enlace de activación
no podrá llegar a su buzón, y tendrá que
realizar nuevamente el procedimiento. El
sistema genera el siguiente mensaje
instantáneo:
5. De acuerdo a lo establecido en el contrato mencionado, la firma Comisionista deberá realizar la autoliquidación del Contrato de Telecomunicaciones, con base en la tabla descrita en el mismo. La consignación la podrá realizar en uno de los siguientes Bancos:
- Banco COLPATRIA (Recaudo Empresarial), cuenta corriente nacional Número 013107777-7, a nombre de FIDUPREVISORA FIDEICOMISO ACCE 01
- Banco BANCAFE, cuenta corriente nacional Número 021-99599-8, a nombre de FIDUPREVISORA FIDEICOMISO ACCE 01.
6. Una vez realizado el pago, la firma Comisionista debe enviar al CENTRO DE ATENCION AL PUBLICO (CAP) de Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP, situado en la Calle 109 # 15-63 (nueva nomenclatura que corresponde a la Diagonal 109 No. 17 - 15 Bogotá D.C. de la antigua nomenclatura), los siguientes documentos:
- Original del certificado de Cámara de Comercio, con fecha de expedición no superior a 3 meses.
- Original del contrato de comunicaciones debidamente firmado.
- Copia del balance general y estado de pérdidas y ganancias del último año en donde se muestre las ventas o ingresos brutos por concepto de comisiones por compras realizadas a través de Bolsas de Productos Agropecuarios (por favor resaltar o indicar el monto).
- Copia del recibo de consignación bancaria de la autoliquidación.
- En caso de no asistir personalmente el Representante Legal, se requiere autorización firmada del mismo, autorizando a la persona delegada a tramitar la radicación de la documentación descrita en los anteriores puntos.
7. La clave será enviada directamente al Representante Legal de la firma Comisionista, al correo electrónico registrado, con la cual podrá iniciar el registro de sus servicios y sus valores de acuerdo con el CUBS, en el Portal del SICE. El mensaje de correo electrónico que se le enviará contendrá un enlace de activación, así:
8. Los Representantes Legales de las firmas Comisionistas registradas, podrán crear los usuarios que requieran. Para la creación de un usuario, el Representante Legal activo debe acceder a su menú principal y seleccionar la opción "Usuarios", y en la nueva pantalla seleccionar "Crear nuevo usuario". El portal le desplegará los campos de creación, así:
El Representante Legal definirá el Login y la
clave de ingreso de cada usuario creado, lo cual
asociará con la información del usuario que
tendrá acceso al sistema. Se reitera la
importancia de diligenciar el campo de "Correo
Electrónico" sin errores, ya que a dicho correo
le llegará el mensaje con el enlace de
activación al nuevo usuario.
Al verificar que la información diligenciada es
correcta, el Representante Legal deberá pulsar
el botón "Crear usuario", con lo cual el nuevo
usuario recibirá el correo de notificación con
el enlace de activación.
Antes de culminar la creación, el Representante Legal de la firma Comisionista deberá seleccionar el rol del usuario creado en la pantalla que el sistema desplegará.
Deberá activar la casilla de verificación 
de los roles que desea asignar al nuevo usuario,
y que para los corredores miembros de su firma,
deberá ser la opción "Registrador de Precios":
Cada nuevo usuario recibirá de manera verbal o
escrita la clave de parte de Representante
Legal. El nuevo usuario al activar su cuenta
tiene la opción de cambiar la clave recibida por
parte del representante legal.
Los Representantes Legales de las firmas
comisionistas o quienes ellos deleguen y
habiliten como usuarios dentro del sistema,
podrán registrar valores para su intención de
contratar con entidades del Estado o
particulares que manejen recursos públicos, así:
En el menú principal deberá seleccionar la
opción oferta y a continuación la opción
registrar precios:
El SICE le desplegará una pantalla para diligenciar al código CUBS que corresponde al servicio a ofertar y el valor estimado de la comisión que espera pactar. Las opciones de servicios de comisión con sus respectivos códigos CUBS, son las que se listan:
En el campo CUBS, cada firma comisionista
diligenciará el código (EJ: 2.31.17.1.4) y a
continuación el valor en puntos porcentuales
(Ej: 1.34).
El sistema calculará el valor estimado de la
comisión con base en el mandato, lo cual
podrá observar el ente de control una vez la
Bolsa registre la información del contrato y
las operaciones.
De surgir alguna duda sobre como diligenciar el campo "VALOR", pueden localizar el cursor sobre el icono de Ayudas con el símbolo de pregunta (?) que aparece al lado del rotulo del campo en mención, el cual le desplegará la siguiente ayuda:
- Si es proveedor natural o jurídico de un Bien o Servicio, debe registrar en el campo "VALOR", el precio incluido IVA.
- Si es un servicio de Comisión por Bolsa de Productos Agropecuarios, debe ingresar en el campo "VALOR" los puntos porcentuales que espera pactar (máximo 2 decimales).
- Si es un contratista de Obra Pública y el concepto de obra tiene AIU (Administración, Imprevistos, Utilidad), debe registrar en el campo "VALOR", el precio sin IVA ni AIU.
Los comisionistas compradores no requieren
pulsar la opción "Adicionar" debido a que
normalmente diligenciarán una sola línea y a que
no necesitarán diligenciar mas de 4 líneas, ya
que solo hay dispuestas 4 opciones de servicios
de Comisión por Bolsa. De cometer algún error
podrán pulsar "Limpiar", antes de terminar el
registro.
Al cerciorarse que la información de los campos
es correcta, deberá pulsar el botón "Terminar
registro", con lo cual le aparecerá en pantalla
la información registrada y a la derecha el
número de certificado de registro. Puede dar
clic sobre el número de certificado de registro
para que el SICE lo despliegue, con lo cual
puede informarlo mediante comunicación a la
Bolsa de Productos y/o puede imprimirlo.
La firma comisionista deberá Informar a la Bolsa
de Productos el Número de Certificado de
Registro del Valor Porcentual de Referencia
aportado por los Comisionistas compradores,
previa rueda de selección de comisionista
comprador, y hasta 1 hora antes de la misma.
De conformidad con lo dispuesto en los artículos
6 y 7 del Decreto 2503 de 2005, los miembros
comisionistas de bolsa serán listados en la
correspondiente Bolsa de Productos Agropecuarios
como miembros activos y dicha lista informará
sobre la vigencia de su inscripción.
Las Bolsas de Productos Agropecuarios
verificarán los números en mención en el Portal
del SICE y aprobarán o desaprobarán la
participación del Comisionista en la Rueda. Los
números de certificado de registro consultados
contendrán la siguiente información:
- Número del certificado de registro de precio
- Comisionista
- NIT del Comisionista
- Representante legal
- Identificación
- Dirección
- Teléfono
- Correo electrónico
- Nombre de establecimiento
- Código CUBS
- Descripción del producto
- Localización geográfica
- Fecha de registro
Los Comisionistas vendedores no tienen obligación frente al SICE.
b) Entidades del Estado que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993.
Las entidades del Estado que se rigen por la Ley
80 de 1993 deberán cumplir las siguientes
obligaciones:
1. Inclusión en el Plan de Compras: Para los
procesos contractuales que se adelanten, regidos
por la Ley 80 de 1993, corresponde al
Representante Legal o al Ordenador del Gasto de
la entidad responsable informar al Administrador
del Plan de Compras SICE, durante la etapa de
formulación del Plan de Compras de la Entidad,
antes del 31 de enero de cada vigencia, o al
momento de tomar la determinación a fin de que
se proceda a actualizar dicho Plan, sobre que
bienes o servicios de origen o destinación
agropecuaria ha optado adquirir por la causal de
contratación del literal k) del numeral 1 del
Artículo 25 de dicha Ley y que tipo de Comisión,
con su respectivo código y valor presupuestado
en pesos va a gestionar.
En dicho Plan de Compras, el Administrador del
Plan de Compras deberá diligenciar los códigos
identificados en el Catálogo Único de Bienes y
Servicios, CUBS, la cantidad y valor total de
cada bien o servicio. De no encontrar un código
a nivel de especificaciones y propiedades,
deberá determinar dichas especificaciones y
propiedades de manera precisa y de conformidad
al Artículo 2 del Acuerdo 0009 de 2006 del
Comité para la Operación del SICE. De igual
manera, en la columna de modalidad de contrato,
frente a cada elemento a adquirir por Bolsa de
Productos Agropecuarios, y al código del
servicio de Comisión a contratar, deberá
diligenciar el código que corresponde a
Contratación Directa (código 1). El Plan deberá
incluir el código del servicio de comisión por
intermediación a contratar (ver cuadro
siguiente), diligenciando en la columna
"Cantidad" el valor 1 (que corresponde a 1
servicio).
2. Acto Administrativo: La entidad estatal
deberá justificar mediante Acto Administrativo,
las razones que fundamentan su decisión de optar
por el uso de la causal de contratación directa
en cuestión (literal k), artículo 24, Ley 80 de
1993.
Dicho Acto administrativo motivado deberá
basarse en el resultado de los estudios técnicos
previamente realizados por la entidad, los
cuales deberán cumplir con los requisitos
establecidos en el artículo 8 del Decreto 2170
de 2002.
3. Estudios Técnicos: Los Estudios técnicos
deberán analizar y determinar claramente las
ventajas para la entidad de compra por bolsa
comparado con los demás mecanismos de
contratación aplicables. Los mismos deben
definir el precio máximo de la comisión y el
precio máximo de compra de los productos a
adquirir (son factores para determinar
conveniencia o no de optar por el uso de la
causal).
La Entidad debe consultar el catálogo único de
bienes y servicios CUBS y el registro único de
precios de referencia RUPR, de conformidad con
lo previsto en el artículo 5 de la Ley 598 de
2000, (y consultar Bolsa de Productos
Agropecuarios) para definir precios máximos
comisión y productos.
4. Carta de Intención: Las entidades estatales
deberán diligenciar una carta de intención a la
Bolsa de Productos Agropecuarios, indicando el
número del Acto Administrativo por el cual
deciden comprar sus bienes o servicios de origen
o destinación agropecuaria a través de bolsa.
Esta carta debe indicar el presupuesto total
para las compras, el máximo de comisión a pagar,
el número del certificado de disponibilidad
presupuestal y la fecha de expedición del mismo,
de conformidad con los Artículos 3, 4 y 5 del
Decreto 2503 de 2005.
Además se deberá establecer el bien o servicio a
comprar, indicando el código CUBS, la cantidad,
calidad, forma de presentación y las
correspondientes especificaciones y propiedades.
c) Particulares que manejan recursos públicos, con régimen especial de contratación o que se rigen por el Derecho Privado
Los Particulares que manejan recursos, que se
rigen por el Derecho Privado o tienen un régimen
especial de contratación, deberán cumplir las
siguientes obligaciones relacionadas en el
Decreto 2503 de 2005:
1. Informar a la Bolsa de Productos
Agropecuarios la cuantía del certificado de
disponibilidad presupuestal con el que se
cubrirá el valor del contrato de comisión y de
las compras que realizará el comisionista a
través de la bolsa.
2. Para ejecutar el contrato de comisión, es un
requisito que el particular que maneja recursos
públicos comitente acredite la existencia del
respectivo certificado de disponibilidad
presupuestal.
d) Bolsa de Productos Agropecuarios
1. Fichas Técnicas. La Bolsa de Productos
Agropecuarios revisarán las fichas técnicas, las
cuales deben incluir, las características,
especificaciones y propiedades del bien o
servicio y los cronogramas con fechas y lugares
de entrega. Una vez aprobadas las fichas
técnicas, éstas son publicadas en la página web
de la Bolsa y permanecerán allí a disposición de
los miembros comisionistas, de las entidades
estatales y de cualquier interesado. La
publicación en la web de las fichas técnicas
debe estar previamente al Boletín de anuncio
público de selección de comisionistas.
2. Anuncio público previo de selección de
comisionistas. El Departamento de Comunicaciones
o el que haga sus veces en las Bolsa de
Productos Agropecuarios, deberá publicar con la
antelación y contenido previstos en la
reglamentación de la Bolsa expedida para el
efecto, un Boletín Informativo mencionando la
fecha y hora en la que se llevará a cabo el
procedimiento de selección de comisionistas de
entidades estatales. Al identificar los
productos a adquirir, se deberán indicar los
respectivos códigos CUBS.
3. Procedimiento de selección en rueda. En el
día y la hora anunciados para la selección del
Comisionista comprador, se abrirá la rueda en la
cual mediante puja sobre el valor de la
comisión, el cual corresponde a un porcentaje
sobre el valor de la negociación, se realizará
la selección del comisionista que actuará por
cuenta de la entidad estatal de que se trate, de
conformidad con la reglamentación expedida por
la Bolsa para el efecto. La selección del
comisionista deberá ser por lo menos 5 días
hábiles anterior a la realización de la rueda de
compras.
4. De conformidad con lo establecido en el
parágrafo 2 del artículo 7 del Decreto 2503 de
2005, el comisionista escogido en el proceso de
selección deberá cumplir estrictamente con el
ofrecimiento aceptado de conformidad con el
presente artículo, so pena de la imposición de
sanción disciplinaria, sin perjuicio de las
demás sanciones a que haya lugar de conformidad
con lo previsto en la normatividad vigente y el
reglamento de la Bolsa.
e) Suscripción del contrato de mandato
El comisionista comprador deberá suscribir el contrato de mandato, el cual estará publicado en la página Web de la Bolsa de Productos Agropecuarios y registrado por dicha Bolsa en el SICE. Una vez suscrito este contrato, el comisionista seleccionado deberá mandarlo al Departamento de operaciones.
f) Suscripción de garantías de la Entidad Estatal y el comisionista comprador
El Comisionista comprador seleccionado deberá constituir la garantía única de cumplimiento del contrato a favor de la Entidad Estatal. La aprobación de dicha garantía por parte de la Entidad Estatal deberá ser acreditada ante la Secretaría General de la Bolsa de Productos Agropecuarios, o quien haga sus veces. Así mismo, la Entidad Estatal deberá suscribir a favor de la Cámara de Compensación, una garantía idónea para asegurar el pago de las obligaciones derivadas de la operación que por su cuenta celebre el comisionista.
g) Rueda de negociaciones
Una vez seleccionado el comisionista que actuará
por cuenta de la entidad estatal y con una
antelación no menor a dos (2) días hábiles, la
Bolsa anunciará de manera presencial o
electrónica, la fecha y hora en la cual se
realizará la rueda correspondiente, informando
sobre la identidad de la entidad estatal y los
productos que ésta desea adquirir. El aviso
deberá contener el día y hora de la Rueda, la
identidad de la Entidad Estatal y el listado de
productos que se van a adquirir, indicando el
link de la página Web donde se encuentra las
condiciones de negociación y las fichas técnicas
relativas al producto.
Adjudicación. El negocio se adjudicará al
comisionista vendedor que haya ofrecido el menor
precio en igualdad de circunstancias comerciales
y de servicio. El comisionista deberá hacer
llegar una copia del mandato de venta al
departamento de operaciones.
Suscripción de garantías del comisionista
vendedor. El Comisionista vendedor una vez
cerrada la rueda negocios deberá constituir
garantías ante la Cámara de Compensación, y debe
remitir a la Cámara de Compensación copia de la
consignación, donde se informe el nombre del
comisionista, el mandante y el número de
operación. Los Comisionistas vendedores no
tienen obligación frente al SICE.
Registro de precios y contratos en el SICE. De
conformidad con lo establecido en el artículo 15
del Decreto 2503 de 2005, a más tardar el quinto
día hábil de cada mes, la Bolsa registrará en el
SICE los contratos de comisión celebrados el mes
anterior entre sus miembros comisionistas y
alguna entidad estatal o particular que maneje
recursos públicos en desarrollo del decreto 2503
de 2005, así como todas las negociaciones de
productos o servicios celebradas por cuenta de
entidades estatales en virtud de dichos
contratos, con sus respectivos códigos CUBS,
cantidades y valores.
(Ver Decreto 3512 de 2003, Decreto 2503 de 2005
y Acuerdo 0010 de 2006 del Comité para la
Operación del SICE, en
http://www.sice-cgr.gov.co/marco_legal.html)