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Si la entidad quiere registrar a un nivel más especifico (grupo e ítem) lo podrá hacer con plena libertad en el sistema.

El Ministerio de Medio Ambiente desea registrar en el sistema su plan de compras, mediante el cual pretende adquirir los siguientes elementos:

• 500 lápices para dibujo, fabricado en madera, de forma hexagonal con borrador, mina negra de 2 mm y dureza 6H:
• Código CUBS: 1.52.1.38.3
• Mes proyectado de compra: septiembre
• Modalidad de contratación: licitación nacional
• Valor presupuestado: $125.000
• 120 block de papel bond, análisis, 25 hojas, 4 columnas:
• Código CUBS: 1.52.1.8.12
• Mes proyectado de compra: octubre
• Modalidad de contratación: licitación nacional
• Valor presupuestado: $ 330.000

Esta información debe ser diligenciada en un formato y registrada en el SICE. Para hacerlo lleve a cabo las siguientes instrucciones:

Ingrese con su usuario y clave, a través de la página de ingreso:

Si su clave y usuario son correctos el sistema lo llevará al menú principal.

En el menú principal seleccione la opción Demanda.

Al desplegarse el menú demanda seleccione la opción Registro del plan de compras.

El sistema despliega una ventana con instrucciones para el envío del plan de compras inicial de la entidad:

Primero descargue el formato seleccionando el vínculo correspondiente:

En una nueva ventana el sistema muestra el formato para registro del plan de compras:

En segundo lugar, guarde el archivo con extensión .xls en su computador haciendo clic en archivo, al desplegar esta ventana seleccione la opción guardar como; y de un nombre, por ejemplo minambiente.xls

Proceda a diligenciar el formato (no es necesario estar en la página web); encontrará información adicional al ubicar el puntero del ratón sobre las celdas o en la hoja ayudas y códigos necesarios :

En la casilla nombre y NIT de la entidad digite la información tal como aparece registrada en el sistema:

Ingrese el tipo de identificación (CC = cédula de ciudadanía, PAS = pasaporte, CE = cédula de extranjería) e Identificación del funcionario responsable de la elaboración del plan de compras (representante legal u administrador del plan de compras):

Digite el año de ejecución del plan de compras y el valor total de su ejecución; este valor debe ser igual a la suma del valor presupuestado de todos los productos incluidos en el plan de compras y debe enmarcarse en el presupuesto asignado a la entidad:

Ingrese el código CUBS (tipo, clase, subclase, grupo e ítem) correspondiente al lápiz mina negra (1.52.1.38.3), recuerde que el código debe ir separado por puntos:

Si no conoce este código, podrá obtenerlo en la opción CUBS del menú principal

o en cualquier página que cuente con el símbolo del motor de búsqueda del CUBS:

Para mayor información consulte búsqueda de bienes y servicios a través del motor de búsqueda del CUBS.

Cuando el bien o servicio que se desea ingresar no cuente con código CUBS hasta el nivel de ítem, es posible incluirlo en forma genérica (tipo, clase y subclase). Por ejemplo, los servicios y la obra pública que aún no han sido codificados en su totalidad requieren de este tratamiento, al igual que los bienes y servicios excluidos mediante el artículo 13 de la resolución 5314 de febrero 28 de 2002.

En la casilla modalidad de contratación, escriba un número de acuerdo a la modalidad:

• 1 para licitación nacional
• 2 para licitación internacional
• 3 para contratación directa
• 4 para contratación directa con formalidades plenas
• 5 para contratación directa sin formalidades plenas

Digite el mes proyectado de compra (1 para enero, 2 para febrero, 3 para marzo, etc.) y la cantidad de unidades a adquirir del producto:

Ingrese el valor presupuestado, incluido IVA, teniendo en cuenta los precios del mercado. Si lo desea, escriba una descripción del elemento:

A continuación, registre los datos correspondientes al papel bond; el procedimiento a seguir es similar. Su plan de compras estará completo:

En tercer lugar, una vez termine el diligenciamiento del formato, guarde el archivo en su computador como archivo Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt) haciendo clic en archivo y luego seleccionando la opción guardar como ; por ejemplo minambiente.txt

Como cuarto paso, seleccione el año fiscal correspondiente al plan de compras que desea enviar:

Ingrese en el campo ruta y nombre del archivo , la ubicación que este debe llevar en el computador:

Si no conoce la ruta exacta, utilice el botón examinar para buscar el archivo; se desplegará esta ventana donde podrá ubicarlo:

Como quinto y último paso, pulse el botón enviar.

Durante el proceso de envío se genera la siguiente ventana, que informa que el archivo esta siendo enviado al sistema:

Luego de enviado, el sistema despliega un mensaje informando que el archivo fue enviado y que espere una notificación con el resultado del registro:

! IMPORTANTE ¡

Una vez recibido el archivo, el sistema verifica que no contenga errores, si se presentan se envía una notificación a la entidad.

De lo contrario (si no presentan errores) se le informa que los datos se han recibido correctamente.

Recuerde que si el registro del plan de compras contiene errores debe corregirlos y enviarlo nuevamente ya que si no lo hace sería como si no se hubiera enviado.

Recuerde también que los errores se deben corregir sobre la hoja de cálculo (Excel), almacenar los cambios, luego guardarla como Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt) y por último enviar el archivo.

Hasta que el sistema no confirme el éxito del envío (A través de una notificación mostrada en el aplicativo SICE) no ha sido aceptado el plan de compras.