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Este instructivo tiene como objetivo precisar las obligaciones de las entidades vinculadas o por vincularse al SICE, respecto de la normatividad vigente, dependiendo del régimen de contratación al cual están sujetas, las obligaciones de los proveedores y las excepciones al cumplimiento de las normas del SICE.
El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal –SICE– se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000.
El Sistema de Operación del SICE corresponde a una serie de elementos relacionados en un conjunto estructurado que hacen posible el funcionamiento del SICE. Este Sistema está compuesto por: Software, Hardware, Internet, Redes de Comunicaciones, Operador del SICE y Portal SICE. Este sistema fue creado a partir de la vigencia de la Ley 598 de 2000 por la Contraloría General de la República en asocio con TELECOM, hoy Colombia Telecomunicaciones S.A. E.S.P, en calidad de Operador del SICE. En el sistema de Operación se garantizará el principio de publicidad, así mismo se dará a todos los usuarios del SICE un tratamiento igualitario.
1. DEFINICIONES ESPECIALES.
Registro Único de Precios de Referencia
–RUPR–: Es la base de datos que
contiene los precios de referencia de los
diferentes bienes y servicios de uso común o
de uso en contratos de obra que los
proveedores están en capacidad de ofrecer a
la administración pública y a los
particulares o entidades que manejan
recursos públicos.
Catálogo Único de Bienes y Servicios
–CUBS–: Es el conjunto de códigos,
identificaciones y estandarizaciones de los
bienes y servicios de uso común o de uso en
contratos de obra que la administración
pública y los particulares o entidades que
manejan recursos públicos pueden adquirir,
estandarizados en función de sus propiedades
físicas, químicas y de uso, clasificados en
códigos que permiten una identificación para
cada uno de ellos.
Registro de un Proveedor: Es
la actividad que realiza un proveedor que
desea suministrar bienes y servicios de uso
común o de uso en contratos de obra a los
organismos que conforman la administración
pública, a los particulares o entidades que
manejan recursos públicos, para ingresar al
SICE.
Precio de Referencia: Es el
valor monetario de referencia y de intención
de venta que los proveedores interesados en
vender bienes y servicios de uso común o de
uso en contratos de obra a la administración
pública y a particulares o entidades que
manejan recursos públicos, deben registrar
en el RUPR, con las siguientes condiciones:
en pesos colombianos; en precios unitarios;
con pago de contado; el IVA incluido y
excluidos otros gravámenes; asimismo, con
entrega en la ciudad de registro.
Precio Indicativo: Es el
promedio recortado de los precios de
referencia de un bien o servicio de uso
común o de uso en contratos de obra
registrados por los proveedores en el SICE.
Umbral de Precios: Es el
intervalo de variación razonable del precio
de contratación de un bien o servicio de uso
común o de uso en contratos de obra. La
contratación de bienes y servicios de uso
común o de uso en contratos de obra,
ajustada al umbral de precios, será
obligatoria cuando así lo determine el
Comité para la Administración del SICE.
Precio de Oferta: Es el
valor, incluido IVA y excluidos otros
gravámenes, que los proveedores de bienes y
servicios de uso común o de uso en contratos
de obra señalan al momento de presentar en
firme a una entidad su correspondiente
propuesta.
Precio de Compra: Es el precio
de un bien o servicio de uso común o de uso
en contratos de obra pactado en el contrato,
incluido el IVA y excluidos otros
gravámenes.
Sistema: Conjunto de elementos
relacionados de modo que constituyen un todo
estructurado y persiguen objetivos comunes,
no habiendo ningún elemento aislado.
Software: Conjunto de
programas, instrucciones y reglas
informáticas para ejecutar ciertas tareas en
un computador.
Hardware: Conjunto de los
componentes que integran la parte material
de un computador.
Internet: Hace referencia a un
sistema global de información con las
siguientes propiedades: Está relacionado
lógicamente por un único espacio de
direcciones global basado en el protocolo de
Internet (IP) o en sus extensiones. Con la
capacidad de soportar comunicaciones usando
el conjunto de protocolos TCP/IP o sus
extensiones u otros productos compatibles
con IP. Por último, emplea, provee, o hace
accesible privada o públicamente, servicios
de alto nivel en capas de comunicaciones y
otras infraestructuras relacionadas.
Operador del SICE: Persona
natural o jurídica contratada en calidad de
operador para la administración del SICE, de
conformidad con los lineamientos que
determine el Comité para la Administración
del SICE, y según los lineamientos
establecidos por la Contraloría General en
el ámbito de sus competencias.
Informática: Conjunto de
conocimientos científicos y técnicos que
hacen posible el tratamiento automático de
la información por medio de computadores.
Web: Red informática.
Página Web: Documento situado
en una red informática (Web), al que se
accede mediante enlaces de hipertexto.
Password: Contraseña o clave
que contiene un conjunto de caracteres
alfanuméricos que permite a un usuario el
acceso a un determinado recurso o la
utilización de un servicio dado en el Portal
del SICE.
Portal del SICE: Está
constituido por una serie de recursos
informáticos que le permiten a los usuarios
disponer, a través de páginas Web en
Internet, de toda la información y servicios
en tiempo real y en línea, para el
cumplimiento de las funciones del SICE. Se
accede vía Internet mediante la dirección:
www.sice-cgr.gov.co
Sistema Integrado de Información
Financiera -SIIF NACIÓN-. Es una
herramienta modular automatizada que integra
y estandariza el registro de la gestión
financiera pública, propicia una mayor
eficiencia en el uso de los recursos de la
Nación y brinda información oportuna y
confiable. La administración funcional y
técnica está a cargo del Ministerio de
Hacienda y Crédito Público. Actualmente
agrupa las entidades del Sector Central
Nacional conectadas en línea, para la
expedición y control de los Certificados de
Disponibilidad Presupuestal, Registro
Presupuestal y del Flujo de Caja -Programa
Anual Mensualizado de Caja- PAC-.
Control Fiscal a través del SICE:
Es la vigilancia fiscal que se ejerce a
través del SICE, en forma posterior,
mediante un sistema constituido por
subsistemas, métodos y principios, de
conformidad con los actos administrativos
que expida el Contralor General de
República, quien indicará los criterios de
evaluación financiera, operativa y de
resultados que deberán seguirse.
2. OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES
| OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES ESTATALES | |
|---|---|
| QUE CONTRATAN CON SUJECIÓN A LA LEY 80 DE 1993 | CON REGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACION |
| INSCRIPCION | INSCRIPCION |
| ELABORACIÓN Y REGISTRO DEL PLAN DE COMPRAS | |
| CONSULTA CUBS PRECIO INDICATIVO | |
| REGISTRO DE CONTRATOS | REGISTRO DE CONTRATOS |
| PUBLICACIÓN DE CONTRATOS | |
2.1. OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES QUE CONTRATAN CON SUJECIÓN A LA LEY 80 DE 1993.
- Inscripción. Las entidades se deben inscribir en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal –SICE–, siguiendo los siguientes pasos:
- Ingrese a la web del SICE : : www.sice-cgr.gov.co
- El portal le presenta varias opciones de ingreso al sistema:
- Logo del SICE, entre al sistema; a la derecha de la pantalla.
- Logo del SICE, en la parte superior izquierda de la ventana, al pararse sobre el logo aparece la frase Ingrese al sistema.
- En todos los logos o frases que digan Ingrese al sistema.
Cualquiera de las rutas lo dirigen a la “Pagina
de Ingreso”:
https://sice.sice-cgr.gov.co/
En el menú que ofrece la página, haga clic sobre
el enlace “Cree nuevo usuario”.
En el menú que ofrece la página, seleccione la opción “Entidades del Estado” y envíe.
Se despliega la página “Entidades del Estado”. Debe diligenciar el formulario que contiene la siguiente información:
- Login
- Clave
- Confirmación
- NIT de la entidad.
- Nombre de la entidad.
- Nombre del representante legal de la entidad.
- Identificación del representante legal.
- Correo electrónico, URL de la página WEB, dirección, teléfono, departamento y ciudad.
- Pregunta
- Respuesta
Recomendaciones en el diligenciamiento de este
formulario:
Formato del campo del login: Longitud de 6 a 20
caracteres sin espacios.
El NIT debe incluir el número de validación.
En la primera casilla ingrese el NIT en la
segunda ingrese el digito de chequeo del NIT.
Si la entidad no tiene pagina web, registrar la
del Ministerio o Entidad a la cual se encuentra
adscrito.
La clave diligenciada en el formulario se
utilizará luego en la activación de la cuenta
por lo cual se hace necesario, registrar una
clave segura y de fácil recordación.
Es necesario que indique una pregunta y una
respuesta que facilite el proceso de solicitud
de una nueva clave en caso de olvido. En ese
caso se le preguntará la respuesta a la pregunta
que usted mismo indique aquí. Utilice una
pregunta de la que solo usted conozca la
respuesta correcta.
Utilice el botón limpiar si desea borrar la
totalidad de la información digitada.
Cuando esté seguro que la información registrada
es correcta, pulse el botón enviar.
Solucione la inconsistencia y envíe nuevamente
los datos.
Cuando esté seguro que la información
registrada es correcta, pulse el botón
Enviar. El sistema genera el siguiente
mensaje instantáneo:
En este mensaje se confirma la dirección de
correo electrónico ingresada, es importante
verificar que este correcta para completar el
proceso de activación de la clave.
Si el correo electrónico es exactamente el
ingresado por usted en el formulario de registro
debe pulsar Aceptar, de lo contrario debe
seleccionar Cancelar y modificarlo.
Si continuó con el proceso de registro, se
genera el siguiente mensaje por parte del
sistema, informando que el registro ha sido
exitoso, adicionalmente debe esperar un mensaje
de bienvenida en el buzón de correo electrónico
:
La notificación de bienvenida que recibirá en el correo es similar a la siguiente:
Finalizado este trámite, el Operador del
sistema, validará la información registrada en
el sistema y podrá aceptarla o rechazarla
dependiendo de los datos ingresados.
Si acepta el registro se envía una notificación
al correo electrónico, esta contiene un enlace
que al ser pulsado lo llevará al servicio
“activación de cuenta”
| OBTENCIÓN Y ENTREGA DEL PASSWORD | ACTUALIZACION O MODIFICACIONES DE INFORMACION | |
|---|---|---|
| INFORMACIÓN QUE LAS ENTIDADES NO PUEDEN ACTUALIZAR O MODIFICAR AUTÓNOMAMENTE EN EL SISTEMA | SOPORTES PARA APROBAR EL CAMBIO DE INFORMACION | |
|
El password se ingresa al momento de registrar la cuenta. Después de que se valide y se acepte la información el representante legal de la entidad recibe en el correo electrónico una notificación por parte del SICE para que realice el procedimiento de activación de la cuenta. Esta notificación contiene un enlace que al ser pulsado lo lleva a este servicio (Activación de cuenta). |
|
Solo se requiere soporte, cuando se va a cambiar el Representante Legal en el Sistema. Los documentos requeridos para este cambio son:
Nota: La creación, supresión, modificación, adición de otros usuarios de Entidad en el Sistema, corresponde al representante Legal, ingresando con su clave. |
| ENVIO DE INFORMACIÓN PARA INSCRIPCIÓN, ACTUALIZACION O MODIFICACIONES DE INFORMACION | ||
|
Carta, Fax o correo electrónico, especificando los datos que quiere adicionar a la inscripción o los que deben ser eliminados, actualizados o modificados, anexando los soportes. Mail:sice@contraloriagen.gov.co
Número de FAX : (091) 3537636 |
||
b. Planes de compras. Las
entidades que ingresen al SICE deben elaborar,
registrar y actualizar los planes de compras en
el Portal del SICE, siguiendo las siguientes
instrucciones:
El Código específico de los Bienes y Servicios
se debe incorporar en el plan de compras en
aquellos eventos en los cuales éste exista en el
CUBS y haya certeza del bien o servicio que se
va a adquirir, en los demás casos se utilizará
el código genérico hasta nivel de subclase.
Los Planes de Compras de las entidades estatales
tendrán dos componentes: la adquisición de
bienes y servicios que se ejecutan contra
partidas presupuestales correspondientes a los
gastos de funcionamiento y/o operación y contra
las partidas incluidas en la Ley anual del
presupuesto, en el capítulo de gastos de
inversión.
A más tardar el 31 de enero de cada año fiscal,
los representantes legales de las entidades
deben registrar el plan de compras ajustado de
la vigencia.
c. Exigencia del Certificado de
Registro. Las entidades deben exigir en
los procesos contractuales de cuantía superior a
50 SMMLV, que el proveedor referencie en su
oferta el número de certificado de registro de
cada bien o servicio ofrecido, generado por el
Portal del SICE. Adicionalmente, las entidades
deberán verificar dicho registro mediante la
respectiva consulta en el Portal. A través de la
Ruta: SICE/ Oferta / Certificados de registro de
precios / Certificado de registro de precios de
referencia o Certificados de registro de precios
temporales
Las ofertas presentadas por los consorcios y
uniones temporales, deberán adjuntar, los
certificados de registro de los consorciados o
integrantes de la unión temporal que hayan
realizado el registro de precios.
d. Consulta del Precio Indicativo. Los representantes legales de las entidades con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta nivel de ítem en el CUBS, y evitar los sobrecostos en la contratación, deberán consultar los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación. Esta obligación se aplica para los procesos contractuales cuya cuantía sea superior a 50 SMMLV.
IMPORTANTE!!
Las consultas se realizarán en los siguientes
casos:
a. En los procesos contractuales que requieran
licitación o concurso, en la fecha del
cierre de la licitación o concurso.
b. En los procesos contractuales que no
requieren licitación o concurso: Si se
necesita invitación previa, en la fecha
limite señalada para la entrega de las
ofertas. Si no se requiere invitación en la
fecha de la presentación de la oferta.
En el evento en que la entidad consultante no
encontrare precios indicativos en relación
con el lugar específico donde se pretenda
adquirir el bien o servicio (municipio,
distrito o departamento), consultará los
precios indicativos de los diferentes
municipios de la Región Natural, en la que
se encuentre ubicada la entidad contratante.
Si tampoco encontrare precios sobre los
bienes o servicios que pretenda adquirir en
los diferentes municipios o distritos que
hacen parte de la Región Natural, consultará
los precios indicativos a nivel nacional con
el fin de compararlos y buscar las mejores
condiciones para la adquisición.
Para efectos de la aplicación de esta
consulta, se tienen como Regiones Naturales
de la República de Colombia las siguientes:
| CENTRO ORIENTE | : | Conformada por los departamentos de Boyacá, Cundinamarca, Huila, Norte de Santander, Santander y Tolima. |
|---|---|---|
| COSTA | : | Conformada por los departamentos de Atlántico, Bolívar, Córdova, Magdalena, Sucre, Guajira, Cesar y San Andrés. |
| AMAZONIA | : | Conformada por los departamentos de Caquetá, Putumayo y Amazonas. |
| ORINOQUIA | : | Conformada por los departamentos de Meta, Arauca, Casanare, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada. |
| OCCIDENTE | : | Conformada por los departamentos de Antioquia, Caldas, Cauca, Choco, Nariño, Quindío, Risaralda y Valle del Cauca. |
Sí la entidad consultante no encuentra ningún
precio indicativo, en relación con el bien o
servicio que pretende adquirir, con la sola
consulta al sistema se tendrá por cumplida
la obligación.
Para este efecto, el sistema conservará un
histórico de las consultas realizadas por
las entidades, lo cual servirá de soporte
para los procesos contractuales que se
adelanten, la cual se podrá consultar en la
ruta: Oferta / Certificados de consultas de
precio indicativo.
Las entidades tendrán en cuenta que el precio
indicativo que suministra el SICE no incluye
los valores de fletes, seguros y demás
gastos en que deba incurrir el proveedor
para la entrega de sus bienes y servicios de
uso común o de uso en contratos de obra, ni
las condiciones de pago, descuentos por
volúmenes y en general todos aquellos
factores que afecten el precio del bien o
servicio. Si de este análisis comparativo se
desprende que no existen razones que
justifiquen la diferencia entre el precio
indicativo y el precio de oferta para cada
bien o servicio, la entidad podrá
descalificar a los oferentes o declarar
desierto el proceso, evento en el cual
deberá darse inicio a uno nuevo.
Cuando el estudio de precios del mercado
suministrado por el SICE no incluya las
características especiales de los bienes y
servicios de uso común o de uso en contratos
de obra a adquirir, la entidad, además de la
consulta en el SICE, podrá efectuar los
estudios de mercado adicionales que
considere necesarios.
e. Registro de contratos. Las
entidades deben registrar en el portal del
SICE dentro de los primeros cinco días
hábiles del mes, los contratos
perfeccionados y legalizados en el mes
inmediatamente anterior, cuya cuantía sea
superior a 50 SMLMV.
Esta obligación deberá cumplirse por parte de
las entidades a partir del mes siguiente a
su inscripción.
f. Publicación de Contratos. La publicación de los contratos, realizada por las entidades de acuerdo a las disposiciones legales que rigen la materia, deberá contener los precios unitarios y los códigos de acuerdo al CUBS. En caso de que los mecanismos para la publicación de los contratos estatales ordenada por la ley, no permitan publicar los precios unitarios y los códigos de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra adquiridos de conformidad con el CUBS, esta información se registrará directamente en el Portal del SICE, dándole así cumplimiento al artículo 6º de la Ley 598 de 2000.
2.2. OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES Y PARTICULARES CON RÉGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACIÓN.
a. Inscripción. Las entidades y particulares con régimen especial de contratación se deben inscribir en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE, siguiendo el mismo procedimiento establecido para las entidades que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993.
b. Registro de contratos. Las entidades deben registrar en el portal del SICE dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía sea superior a 50 SMLMV. Esta obligación deberá cumplirse por parte de las entidades a partir del mes siguiente a su inscripción.
3. EXCEPCIONES AL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DEL SICE.
Los procesos contractuales para la adquisición
de los siguientes bienes y servicios se
encuentran temporalmente excentos del
cumplimiento de las normas del SICE:
La adquisición de servicios y obra pública.
- Los bienes y servicios que se requieren para la Defensa y Seguridad Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 literal i) del Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
- La compra venta y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles.
- Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos.
- Todos los procesos contractuales en cuantía inferior a 50 SMMLV.
- Las compras y adquisiciones realizadas a través de Internet.
- Los productos con precios regulados por el Gobierno.
- Aquellos procesos contractuales que realizan las seccionales, dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos distribuidos a través de asignaciones internas