1

Recolección de Información de Entidades para creación de bases de datos.

La CGR, envía a las 110 Entidades y coloca en el Portal del SICE, formulario e instructivo para su diligenciamiento, que contiene la descripción de la información que requiere conocer de las Entidades, con el fin de ajustar la programación operativa de los Planes de Capacitación y de Poblamiento del CUBS.

Las Entidades deben diligenciar y devolver a la CGR el formulario que se les envía y que se encuentra publicado en el Portal SICE.

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Acuerdos CGR - Entidades para ejecución de capacitación.

Con base en la información registrada en el formulario, por parte de las Entidades que manifiesten su decisión de asumir su propia capacitación o de un sector, región o grupo de Entidades, se realizarán los acuerdos con la CGR, para proceder a efectuar la transferencia requerida para que la desarrollen.

Esta actividad se desarrollará durante el mes de mayo.

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Ejecución de Capacitación

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Poblamiento del CUBS

1 Etapa: De marzo a agosto se realizaran las actividades de recolección de información, análisis, clasificación, codificación y cargue de códigos prioritarios CUBS para las siguientes clases:

• Clase 1.59 Telas, Cuero, Pieles, Vestido y Calzado
• Clase 1.60 Dotación, Ropa, Equipo Individual e Insignias
• Clase 1.64 Alimentos
• Clase 1.50 Equipo para preparación y servicio de alimentos
• Clase 1.48 Muebles
• Clase 1.42 Equipo y materiales Médicos (medicinas e insumos)
• Clase 1.45 Químicos y Productos Químicos
• Clase 1.34 Maderos, Carpintería y chapeados
• Clase 1.32 Ferretería y Abrasivos
• Clase 1.61 Artículos de Aseo Personal
• Clase 1.52 Suministros y Aparatos de Oficina
• Clase 1.51 Maquinas de Oficina, equipos de impresión
• Clase 1.08 Llantas
• Clase 1.36 Equipos de Comunicación
• Clase 1.56 Equipos y suministros de aseo
• Clase 1.65 Combustibles, lubricantes, aceites y ceras
• Clase 1.49 Mobiliario Domestico
• Clase 1.05 Vehículos
• Clase 1.47 Hardware, software redes y comunicaciones

2 Etapa: A partir de Agosto de 2003 se realizaran las actividades de recolección de información, análisis, clasificación, codificación y cargue de códigos prioritarios CUBS para las siguientes clases:

• Clase 1. 57 Brochas, pinturas, selladores y adhesivos
• Clase 1.37 Componentes Eléctricos y Electrónicos
• Clase 1.38 Materiales componentes, ensamblajes y accesorios de fibra óptica
• Clase 1.16 Maquinaria para industrias especiales
• Clase 1.40 Dispositivos de Iluminación y Lámparas
• Clase 1.7 Componentes de Equipo para Vehículos
• Clase 1.55 Equipo deportivo y de recreación
• Clase 1.54 Instrumentos musicales, radios tipo domestico y fonógrafos
• Clase 1.53 Libros, mapas y otras publicaciones
• Clase 1.44 Equipo Fotográfico
• Clase 1.31 Herramientas de Medición
• Clase 1.30 Herramientas Manuales
• Clase 1.15 Equipo de Servicio y comercio
• Clase 1.18 Equipo para la construcción, minería y excavación
• Clase 1.17 Equipo y maquinaria para la agricultura
• Clase 1.67 Materiales Crudos no metálicos
• Clase 1.62 Suministros de Agricultura
• Clase 1.28 válvulas
• Clase 1.26 Purificadores y equipo para tratamiento de aguas
• Clase 1.24 Hornos, plantas de vapor y equipo de secado y reactores
• Clase 1.23 Bombas y compresores
• Clase 1.06 Tractores
• Clase 1.04 Equipo Ferroviario
• Clase 1.69 Vetas, minerales y sus productos primarios

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Atención de consultas

Las Entidades contarán con un servicio directo y exclusivo para atención de consultas, como soporte adicional al prestado al público en general por el Call Center de TELECOM.

El grupo de atención de consultas del Proyecto SICE en la CGR, exclusivo para las Entidades, atiende en: Carrera 10 No. 17-18 piso 19 Tel.: 286 45 68

E-mail: vicecontralorsice@contraloriagen.gov.co

O dirigiendo su comunicación a la Dra. . Elvia Mejia Fernández. Vicecontralora General de la Republica, Carrera 10° No. 17-18 piso 27

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Evento de Información con Representantes Legales

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Inscripción de Entidades.

La inscripción de Entidades indicadas en el artículo Primero, literal b) de la Resolución 5447 de diciembre 26 de 2002, se realizara desde el 1 de Agosto, El Procedimiento para la inscripción de Entidades contratantes no vinculadas al SIIF, que es el caso de este grupo de Entidades, se establece en el artículo 18 de la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002.

“Artículo 18. PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN DE LAS ENTIDADES CONTRATANTES NO VINCULADAS AL SIIF. Las entidades estatales no vinculadas al SIIF, y las entidades privadas que manejen bienes y recursos públicos, estarán obligadas a inscribirse en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal -SICE-, diligenciando el formato denominado "Inscripción de las entidades estatales o entidades que administran bienes y recursos públicos", el cual estará disponible en la Web del sistema.

Parágrafo: El formulario de que trata el presente artículo deberá contener los siguientes datos:

• Nombre de la entidad.
• NIT de la entidad.
• Nombre del representante legal de la entidad.
• Identificación del representante legal.
• Correo electrónico, URL de la página WEB, dirección domiciliaria y teléfono”.

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Obtención de la clave de acceso (Password)

La obtención de la clave de acceso (password), por parte de la Entidad, se realizará desde el 11 de Agosto. TELECOM –Operador del Sistema, indicando previamente los sitios para la entrega personal, procederá, según lo establecido en el artículo 20 de la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002.

“Artículo 20. ENTREGA DE LA CLAVE DE ACCESO. Una vez que las entidades contratantes se encuentren inscritas o registradas de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 18 y 19 de la presente resolución, el representante legal de la entidad solicitará la entrega de la clave de acceso (password), mediante alguno de los siguientes procedimientos:

• Entrega personal al representante legal de la persona jurídica, o a la persona autorizada para tales efectos, mediante poder conferido en legal forma.
• Por correo certificado.

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Activación de la clave por parte del Representante Legal

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Creación de el Administrador SICE de la Entidad, por parte del Representante Legal.

El Representante Legal crea en el Sistema el perfil, para el funcionario que recibió capacitación en los meses de junio –julio.

Es el funcionario de la entidad que brindará soporte para la aplicación del SICE y para todos los responsables en el proceso.

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El Administrador SICE de la Entidad crea los perfiles de usuarios que requiere la Entidad

Creado en el Sistema este perfil para la Entidad, el admin-sice-entidad debe crear los usuarios requeridos, que recibieron capacitación en los meses de junio –julio.

El admin-sice-entidad deberá crear los perfiles requeridos en la Entidad, hasta el 30 de agosto.

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Codificación y cargue del Plan de Compras

Las Entidades indicadas en el artículo Primero, literal b) de la Resolución 5447 de diciembre 26 de 2002, deben cargar sus Planes de Compras, debidamente codificados de acuerdo al Catalogo Único de Bienes y Servicios CUBS, entre el 1 y el 12 de septiembre.

Para la elaboración y envío de los Planes de Compras, se debe proceder según lo establecido en el artículo 17 literal c) de la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002.

“b). Elaborar y enviar los planes de compra. A partir de la vigencia de la presente resolución, las entidades públicas deben elaborar y enviar los planes de compras de acuerdo con el procedimiento establecido en los artículos 22 a 28 y 34 de la presente Resolución”.

El registro de los Planes de Compras debe efectuarse utilizando las opciones del Sistema.

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Obligación de publicar en su página WEB los pliegos de condiciones y los términos de referencia, de las compras que pretende realizar.

La obligación de publicar en su página WEB los pliegos de condiciones y los términos de referencia, de las compras que pretende realizar, por parte de las Entidades contratantes, tiene vigencia para las Entidades indicadas en artículo Primero, literal b) de la Resolución 5447 de diciembre 26 de 2002, a partir del 1 de septiembre de 2003. Según lo establecido en el artículo 31 de la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002.

“Artículo 31. DIVULGACION DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES Y TERMINOS DE REFERENCIA. A partir de 1 de abril de 2002, y en cumplimiento a la Directiva Presidencial No. 2 de 28 de agosto de 2000, las entidades públicas y los particulares o entidades privadas que administren bienes y recursos públicos, estarán obligadas a publicar en su página Web los pliegos de condiciones y términos de referencia, de las compras que pretenda realizar, e informar inmediatamente a la Web del SICE la inclusión de esta información, con el propósito que los usuarios del sistema puedan encontrar en la dirección Web los vínculos de las páginas web de dichas entidades, en los cuales se publican los mencionados pliegos de condiciones y términos de referencia”.

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Obligación de exigir el certificado de registro en el SICE, a los proveedores.

La obligación de exigir el certificado de registro al SICE, por parte de las Entidades contratantes, tiene vigencia para las Entidades indicadas en artículo Primero, literal b) el de la Resolución 5447 de diciembre 26 de 2002, a partir del 1 de septiembre de 2003. Según lo establecido en el literal e) del artículo 17 de la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002.

“e) Exigir el Certificado de Registro. Exigir en los procesos contractuales, que el proveedor adjunte a las ofertas de adquisición de bienes y servicios, el Certificado de Registro señalado en el artículo 47 y 48 de la presente resolución”.

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Obligación de consultar los precios indicativos de los bienes, antes de contratar.

La obligación de consultar los precios indicativos de los bienes, antes de contratar, por parte de las Entidades contratantes, tiene vigencia para las Entidades indicadas en artículo Primero, literal b) de la Resolución 5447 de diciembre 26 de 2002, a partir del 1 de septiembre de 2003. Según lo establecido en el artículo 32 de la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002.

“Artículo 32. OBLIGACIÓN DEL ESTADO DE CONSULTAR ANTES DE ADJUDICAR. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5° de la Ley 598 de Julio 18 de 2000, las entidades públicas y aquellas que manejen bienes y recursos públicos, con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios catalogados en el CUBS, y evitar los sobrecostos en la contratación estatal, deberán consultar el Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS, el Registro Único de Precios de Referencia RUPR, como requisito previo a la adjudicación. El SICE registrará las consultas que realicen estas entidades con el fin de permitir el control posterior a la contratación realizada.

Las consultas se realizarán en las siguientes etapas contractuales
a. En los procesos contractuales que requieran licitación o concurso, en la fecha del cierre de la licitación o concurso b. En los procesos contractuales que no requieren licitación o concurso:

• Si se necesita invitación previa, en la fecha limite señalada para la entrega de las ofertas.
• Si no se requiere invitación en la fecha de la presentación de la oferta.

Parágrafo 1. En el evento en que la entidad consultante no encontrare precios indicativos en relación con el lugar específico donde se pretenda adquirir el bien o servicio (municipio, distrito o departamento), consultará los precios indicativos de los diferentes municipios de la Región Natural,

en la que se encuentre ubicada la entidad contratante. Si tampoco encontrare precios sobre los bienes o servicios que pretenda adquirir en los diferentes municipios o distritos que hacen parte de la Región Natural, consultará los precios indicativos a nivel nacional con el fin de compararlos y buscar las mejores condiciones para la adquisición.

Parágrafo 2. Para efectos de la presente resolución se tienen como regiones naturales de la República de Colombia las siguientes:

CENTRO ORIENTE: Conformada por los departamentos de Boyacá, Cundinamarca, Huila, Norte de Santander, Santander y Tolima.
COSTA: Conformada por los departamentos de Atlántico, Bolívar, Córdova, Magdalena, Sucre, Guajira, Cesar y San Andrés.
AMAZONIA: Conformada por los departamentos de Caquetá, Putumayo y Amazonas.
ORINOQUIA: Conformada por los departamentos de Meta, Arauca, Casanare, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada
OCCIDENTE: Conformada por los departamentos de Antioquia, Caldas, Cauca, Choco, Nariño, Quindío, Risaralda y Valle del Cauca.
Parágrafo 3. Las entidades estatales accederán a la consulta obligada por conducto de la clave de acceso (password), de que trata la presente resolución.

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Obligación de registrar en el SICE, los contratos celebrados.

La obligación de registrar en el SICE, los contratos, por parte de las Entidades contratantes, tiene vigencia para las Entidades indicadas en artículo Primero, literal b) de la Resolución 5447 de diciembre 26 de 2002, a partir del 1 de septiembre de 2003. Según lo establecido en el artículo 33 de la Resolución 5313 de febrero 28 de 2002.

“Artículo 33. REGISTRO DE LOS CONTRATOS EN EL SICE. Las entidades públicas y los particulares que obtengan o administren bienes o recursos públicos deben registrar en el SICE los contratos celebrados en cuantía superior a cincuenta salarios mínimos mensuales legales vigentes (50 SMMLV) diligenciando en la WEB del sistema el formato denominado "Registro de contrato".

Parágrafo 1. El formato de registro de contrato contendrá, al menos la siguiente información:

1. Tipo de contrato.
2. Nombre del contratista.
3. Identificación del contratista.
4. Nombre de la entidad contratante.
5. Identificación de la entidad contratante.
6. Objeto del contrato.
7. Identificación con códigos CUBS de los bienes y servicios.
8. Cantidad de bienes y servicios contratados.
9. Valor unitario del contrato y de los bienes y servicios.
10. Valor total del contrato.
11. Modalidad de pago.

Parágrafo 2. No obstante lo anterior, tal actuación se tendrá por cumplida con la publicación que de los mismos se haga en el Diario Único de Contratación Pública, en las Gacetas Departamentales y demás dependencias o entidades que publiquen contratos en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, y su decreto reglamentario 1477 de 1995, siempre y cuando se envíe a las entidades que realicen las publicaciones, como mínimo la información indicada en el Parágrafo anterior”.