Descargar Documento(.Doc)

Un plan de compras puede ser modificado acorde a los requerimientos de las entidades del Estado, por ejemplo para adicionar o eliminar un producto, por cambio en las cantidades a comprar, por variación del valor presupuestado, por cambio de ordenador del gasto, etc.

El Ministerio de Medio Ambiente ajustó su presupuesto anual y ahora está en capacidad de adquirir las 36 llantas agrícolas referencia 11.00-R 16 que no incluyó en su plan de compras inicial. Este debe ser modificado para que el requerimiento sea registrado en el SICE.

Para hacerlo lleva a cabo las siguientes instrucciones:

Ingrese con su usuario y clave, a través de la página de ingreso:

Si su clave y usuario son correctos el sistema lo llevará al menú principal.

En el menú principal seleccione la opción Demanda.

Al desplegarse el menú demanda seleccione la opción Registro del plan de compras.

El sistema despliega una ventana informando que la entidad ya cuenta con un plan de compras inicial.

Adicionalmente, la ventana contiene las instrucciones necesarias para modificar el plan de compras actual:

Primero descargue el último plan de compras para el año 2006 seleccionando el vínculo correspondiente:

Si ya tiene registrado el plan de compras para el año fiscal, podrá modificarlo haciendo clic sobre el botón Descargar:

El sistema despliega en una nueva ventana el archivo con la información del plan de compras:

Guarde el archivo en su computador, haciendo clic en archivo y luego en guardar como... Utilice la extensión (*.xls), por ejemplo: formato_Plan_Compras_v2.xls.

Utilice las ayudas disponibles en la hoja de cálculo al ubicar el puntero del ratón sobre las celdas o en la hoja Ayudas y códigos necesarios:

Importante: En la hoja de ayudas encontrará información acerca de los códigos necesarios para diligenciar el formato (tipos de identificación y modalidades de contratación) e indicaciones generales sobre el formato y sus restricciones (tamaño de los campos, tipos de datos que acepta, formato de los datos, entre otros).

Localice el archivo en su computador y proceda a diligenciarlo (no es necesario estar en la página web).

Nota: Debe registrar los códigos CUBS mínimo a nivel de subclase, en el caso de los bienes y servicios y mínimo a nivel de clase en el caso de los elementos de obra pública.

Tenga en cuenta que la sumatoria de la columna Valores Presupuestados incluido el IVA debe ser igual al Valor total como se muestra en la siguiente imagen:

Una vez diligenciado, guárdelo como archivo Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt), haciendo clic en Archivo y luego en Guardar como.. Por ejemplo formato_Plan_Compras_v2.txt

Retorne a la aplicación y seleccione el botón Examinar para localizar el archivo en su computador:

Ahora seleccione del menú desplegable el año fiscal correspondiente al plan de compras:

Finalmente pulse el botón Enviar para iniciar la transferencia del archivo:

Si al momento de enviar el archivo este no tiene formato .txt se genera el siguiente mensaje de error:

Debe corregir el error (guardar el archivo con formato .txt) y enviarlo nuevamente.

Si reemplaza el plan de compras, se genera la siguiente ventana, que informa que el archivo esta siendo enviado al sistema:

Luego de enviado, el sistema despliega un mensaje informando que el archivo fue enviado y que espere una notificación con el resultado del registro:

Una vez recibido el archivo, el sistema verifica que no contenga errores, si se presentan se envía una notificación a la entidad:

De lo contrario se le informa que los datos se han recibido correctamente:

! IMPORTANTE ¡

La entidad del Estado puede modificar planes de compra (en el caso que haya realizado anteriormente un registro) del año en curso y el siguiente. Por ejemplo en el año 2006, puede modificar los planes de compra de los años 2006 y 2007.

Si la entidad del Estado desea modificar un plan de compras debe descargar el formato y realizar el cambio sobre la hoja de excel; después de modificada y guardada la información (con formato .xls), se debe guardar el archivo con extensión .txt y proceder a enviarlo.