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El Ejercito Nacional, en cumplimiento de su obligación de registrar en el SICE los contratos que celebre, desea registrar dos contratos firmados con el proveedor IMDICOL Ltda., en las siguientes condiciones:

• Contrato 1:
• Contrato principal No. 215
• Objeto: compra de 1000 blocks papel bond 60 gr, tamaño carta de 50 hojas y de 1000 bolígrafos desechables plásticos con tapa y tinta de varios colores.
• Valor del contrato: $3’800.000
• Moneda de pago: peso colombiano
• Contratista IMDICOL Ltda.
• NIT contratista: 8604033804
• Tipo de contrato: compra venta
• Modalidad: licitación nacional
• Lugar de firma del contrato: Bogotá D.C.
• Ordenador del gasto: Oscar Palacio
• Identificación del ordenador: cc 79’865.773
• Fecha de firma del contrato: Agosto 2 de 2004
• Contrato 2:
• Contrato principal No. 352
• Objeto: compra de 350 cajas de diskettes de 3.5 HD, capacidad de 1.4 Mb (por caja de 10 unidades)
• Valor del contrato: $2’800.000
• Moneda de pago: peso colombiano
• Contratista IMDICOL Ltda.
• NIT contratista: 8604033804
• Tipo de contrato: compra venta
• Modalidad: licitación internacional
• Lugar de firma del contrato: Medellín
• Ordenador del gasto: Oscar Palacio
• Identificación del ordenador: cc 79’865.773
• Fecha de firma del contrato: Agosto 25 de 2004

La entidad, a fin de agilizar el proceso, desea enviar al SICE los dos contratos en un solo registro. Para hacerlo lleve a cabo las siguientes instrucciones:

Ingrese con su usuario y clave de acceso, a través de la página de ingreso:

Si su usuario y clave son válidos, el sistema lo lleva al menú principal.
En el menú principal seleccione la opción Contratos.
Al desplegarse el menú contratos seleccione la opción Registro de contratos.
Al desplegarse el menú registro contratos seleccione la opción Registro de contratos principales en lote.

El sistema despliega una ventana con instrucciones para el diligenciamiento y envío de los contratos principales en lote:

Primero descargue el formato seleccionando el vínculo correspondiente:

En una nueva ventana el sistema muestra el formato para registro de contratos principales en lote:

Este formato cuenta inicialmente con una sección donde podrá registrar un contrato completo.

Guarde el archivo con extensión .xls en su computador haciendo clic en archivo; al desplegar esta ventana seleccione la opción guardar como y de un nombre, por ejemplo ejernacional.xls

Proceda a diligenciar el formato; encontrará información adicional y ayudas al ubicar el puntero del ratón sobre las celdas o en la hoja ayudas y códigos necesarios del archivo:

! IMPORTANTE ¡

Si comete errores en el diligenciamiento de la información, por ejemplo, registrando caracteres especiales (puntos, guiones, $, etc.), dejando espacios en blanco ó ingresando un NIT de la entidad erróneo, el sistema no carga los contratos a la base de datos y envía un correo electrónico a la entidad notificándole que el registro de los contratos no fue exitoso y solicitando repetir el procedimiento.

En segundo lugar, diligencie el formato. En la casilla contrato principal ingrese un número de no más de 20 caracteres.

Digite el nombre y el NIT del contratante (entidad del Estado) tal como aparece registrada en el sistema:

Digite el nombre del contratista (máximo 100 caracteres), el tipo de identificación del contratista (CC = cédula de ciudadanía, PAS = pasaporte, CE = cédula de extranjería, NIT = número de identificación tributario) y el número de identificación del contratista (máximo 13 números):

Digite las fechas de firma, cierre de oferta y adjudicación del contrato, siguiendo el formato año-mes-día (aaaa-mm-dd):

Ingrese el número del compromiso y el número del CDP en un máximo de 20 caracteres. Digite las fechas del compromiso y del CDP, siguiendo el formato año-mes-día (aaaa-mm-dd):

Recuerde que las fecha del CDP debe ser anterior a las demás fechas solicitadas.

Ingrese el código del departamento y del municipio donde se firma el contrato:

Estos códigos pueden obtenerse al seleccionar el enlace ubicado bajo las instrucciones de envío:

El sistema despliega un formulario donde podrá elegir la región, departamento y municipio que desee, con la ayuda de los menús desplegables:

El código se muestra de acuerdo a la ubicación geográfica seleccionada.

Para el diligenciamiento debe tener en cuenta lo siguiente:

Los tipos de monedas más comunes son:

Tipo de moneda	Mnemónico
Peso Colombiano	COP
Euro Europeo	EUR
Yen Japonés	JPY
Dólar Estadounidense	USD

En esta hoja de cálculo también se muestra el listado de todas las monedas establecida por la norma internacional (ISO 4217)

La forma de nombrar los tipos de documentos en la hoja de Excel es la siguiente:

Tipo de documento	Forma de nombrarlo en la hoja Excel
Cédula	CC
Cédula de Extranjería	CE
Pasaporte	PAS
NIT	NIT

La forma de nombrar las modalidades del contrato en la hoja de Excel es la siguiente:

Modalidades del Contrato	Forma de nombrarlo en la hoja Excel
Licitación Nacional	1
Licitación Internacional	2
Contratación Directa	3
Contratación Directa Con Formalidades Plenas	4
Contratación Directa Sin Formalidades Plenas	5

La forma de nombrar los tipos de contrato en la hoja de Excel es la siguiente:

Tipos de Contrato	Forma de nombrarlo en la hoja Excel
Agencia Comercial	1
Arrendamiento	2
Atípicos o innominados	3
Comodato	4
Compra venta	5
Concesión	6
Consultoría	7
Convenios interadministrativos	8
Corretaje	9
Intermediación de seguros	10
Deposito	11
Edición	12
Fiducio y/o encargo fiduciario	13
Hospedaje	14
Leasing	15
Mandato	16
Operaciones de crédito público (interno y externo)	17
Obra publica	18
Permuta	19
Prestación de servicios	20
Seguro	21
Suministro	22
Transacción	23
Transporte	24
Valores estimados	26
Contratos especial (dinero no proveniente del presupuesto de la entidad)	27
Otros	100

Ingrese el nombre, tipo y número de identificación del ordenador del gasto responsable del contrato:

Digite el código de la modalidad y el tipo del contrato (recuerde que este código podrá encontrarlo en la hoja de ayudas):

Ingrese el valor del contrato y el tipo de moneda teniendo en cuenta lo siguiente:

Si el valor a ingresar es en pesos colombianos solo debe diligenciar los campos Moneda de pago y Valor del contrato en pesos colombianos.

Si el valor a ingresar es una moneda diferente a pesos colombianos debe diligenciar los campos Moneda de pago, Valor del contrato en moneda extranjera y tasa de cambio. El campo Valor del Contrato en Pesos es calculado por el sistema.

El sistema internamente hace la conversión, multiplicando la tasa de cambio por el valor del contrato en moneda extranjera y este dato lo guarda en el campo Valor del Contrato en Pesos.

En la hoja de cálculo también se muestra el listado de todas las monedas establecida por la norma internacional (ISO 4217)

Ahora proceda a ingresar los elementos (bienes y servicios) objeto del contrato.

Digite la cantidad, código CUBS, descripción, valor unitario y el número de certificado de registro de precios (generado cuando el proveedor realizó el registro de precios en el sistema):

Registre todos los elementos de su contrato; recuerde no dejar filas en blanco entre elementos.

Para ingresar un segundo contrato, seleccione toda la sección inicial del formato y péguela una fila después:

Repita este procedimiento tantas veces como contratos desee registrar. No olvide siempre dejar una fila en blanco entre contrato y contrato.

Como tercer paso, una vez termine el diligenciamiento del formato, guarde el archivo en su computador con extensión .Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt) haciendo clic en archivo y luego seleccionando la opción guardar como; por ejemplo ejenacional.txt

En cuarto lugar, para enviar los contratos, retorne a la aplicación e ingrese en el campo ruta y nombre del archivo, la ubicación que este debe llevar en el computador (archivo); para el caso D:\ Contratos \ Contrato_entiestado.txt

Si no conoce la ruta exacta, utilice el botón examinar para ubicar el archivo

Se desplegará una ventana donde podrá buscarlo y seleccionarlo:

Como quinto y último paso, pulse el botón enviar.

El sistema le informará el éxito de la operación:

Pulse volver para retornar a la página de instrucciones.

Una vez recibido el archivo, el sistema verifica que no contenga errores, si se presentan se envía una notificación a la entidad; de lo contrario se le informa que los datos se han recibido correctamente (también a través de una notificación)

Nota: El nombre del rol (en este ejemplo Entidad del Estado) varia dependiendo del usuario.

Recuerde que si el registro del contrato lleva errores debe corregirlos y enviarlo nuevamente ya que si no lo hace sería como si no se hubiera enviado.