Proveedor
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Abril de 2006
Este instructivo tiene como objetivo precisar
las obligaciones de los proveedores
vinculados o por vincularse al SICE y
excepciones al cumplimiento de las normas
del SICE.
El Sistema de Información para la Vigilancia
de la Contratación Estatal –SICE– se aplica
a los organismos que conforman la
administración pública, a los particulares o
entidades que manejan recursos públicos, y a
sus proveedores de bienes y servicios de uso
común o de uso en contratos de obra, de
conformidad con la Ley 598 de 2000.
El Sistema de Operación del SICE corresponde
a una serie de elementos relacionados en un
conjunto estructurado que hacen posible el
funcionamiento del SICE. Este Sistema está
compuesto por: Software, Hardware, Internet,
Redes de Comunicaciones, Operador del SICE y
Portal SICE. Este sistema fue creado a
partir de la vigencia de la Ley 598 de 2000
por la Contraloría General de la República
en asocio con TELECOM, hoy Colombia
Telecomunicaciones S.A. E.S.P, en calidad de
Operador del SICE. En el sistema de
Operación se garantizará el principio de
publicidad, así mismo se dará a todos los
usuarios del SICE un tratamiento
igualitario.
1. DEFINICIONES ESPECIALES.
Registro Único de Precios de Referencia
–RUPR–: Es la base de datos que
contiene los precios de referencia de los
diferentes bienes y servicios de uso común o de
uso en contratos de obra que los proveedores
están en capacidad de ofrecer a la
administración pública y a los particulares o
entidades que manejan recursos públicos.
Catálogo Único de Bienes y Servicios
–CUBS–: Es el conjunto de códigos,
identificaciones y estandarizaciones de los
bienes y servicios de uso común o de uso en
contratos de obra que la administración pública
y los particulares o entidades que manejan
recursos públicos pueden adquirir,
estandarizados en función de sus propiedades
físicas, químicas y de uso, clasificados en
códigos que permiten una identificación para
cada uno de ellos.
Registro de un Proveedor: Es la
actividad que realiza un proveedor que
suministra bienes y servicios de uso común o de
uso en contratos de obra a los organismos que
conforman la administración pública, a los
particulares o entidades que manejan recursos
públicos, para ingresar al SICE.
Precio de Referencia: Es el
valor monetario de referencia y de intención de
venta que los proveedores interesados en vender
bienes y servicios de uso común o de uso en
contratos de obra a la administración pública y
a particulares o entidades que manejan recursos
públicos, deben registrar en el RUPR, con las
siguientes condiciones: en pesos colombianos; en
precios unitarios; con pago de contado; el IVA
incluido y excluidos otros gravámenes; asimismo,
con entrega en la ciudad de registro.
Precio Indicativo: Es el
promedio recortado de los precios de referencia
de un bien o servicio de uso común o de uso en
contratos de obra registrados por los
proveedores en el SICE.
Umbral de Precios: Es el
intervalo de variación razonable del precio de
contratación de un bien o servicio de uso común
o de uso en contratos de obra. La contratación
de bienes y servicios de uso común o de uso en
contratos de obra, ajustada al umbral de
precios, será obligatoria cuando así lo
determine el Comité para la Administración del
SICE.
Precio de Oferta: Es el valor,
incluido IVA y excluidos otros gravámenes, que
los proveedores de bienes y servicios de uso
común o de uso en contratos de obra señalan al
momento de presentar en firme a una entidad su
correspondiente propuesta.
Precio de Compra: Es el precio
de un bien o servicio de uso común o de uso en
contratos de obra pactado en el contrato,
incluido el IVA y excluidos otros gravámenes.
Sistema: Conjunto de elementos
relacionados de modo que constituyen un todo
estructurado y persiguen objetivos comunes, no
habiendo ningún elemento aislado.
Software: Conjunto de
programas, instrucciones y reglas informáticas
para ejecutar ciertas tareas en un computador.
Hardware: Conjunto de los
componentes que integran la parte material de un
computador.
Internet: Hace referencia a un
sistema global de información con las siguientes
propiedades: Está relacionado lógicamente por un
único espacio de direcciones global basado en el
protocolo de Internet (IP) o en sus extensiones.
Con la capacidad de soportar comunicaciones
usando el conjunto de protocolos TCP/IP o sus
extensiones u otros productos compatibles con
IP. Por último, emplea, provee, o hace accesible
privada o públicamente, servicios de alto nivel
en capas de comunicaciones y otras
infraestructuras relacionadas.
Operador del SICE: Persona
natural o jurídica contratada en calidad de
operador para la administración del SICE, de
conformidad con los lineamientos que determine
el Comité para la Administración del SICE, y
según los lineamientos establecidos por la
Contraloría General en el ámbito de sus
competencias.
Informática: Conjunto de
conocimientos científicos y técnicos que hacen
posible el tratamiento automático de la
información por medio de computadores.
Web: Red informática.
Página Web: Documento situado
en una red informática (Web), al que se accede
mediante enlaces de hipertexto.
Password: Contraseña o clave
que contiene un conjunto de caracteres
alfanuméricos que permite a un usuario el acceso
a un determinado recurso o la utilización de un
servicio dado en el Portal del SICE.
Portal del SICE: Está
constituido por una serie de recursos
informáticos que le permiten a los usuarios
disponer, a través de páginas Web en Internet,
de toda la información y servicios en tiempo
real y en línea, para el cumplimiento de las
funciones del SICE. Se accede vía Internet
mediante la dirección: www.sice-cgr.gov.co
Sistema Integrado de Información
Financiera -SIIF NACIÓN-. Es una
herramienta modular automatizada que integra y
estandariza el registro de la gestión financiera
pública, propicia una mayor eficiencia en el uso
de los recursos de la Nación y brinda
información oportuna y confiable. La
administración funcional y técnica está a cargo
del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
Actualmente agrupa las entidades del Sector
Central Nacional conectadas en línea, para la
expedición y control de los Certificados de
Disponibilidad Presupuestal, Registro
Presupuestal y del Flujo de Caja -Programa Anual
Mensualizado de Caja- PAC-.
Control Fiscal a través del SICE:
Es la vigilancia fiscal que se ejerce a través
del SICE, en forma posterior, mediante un
sistema constituido por subsistemas, métodos y
principios, de conformidad con los actos
administrativos que expida el Contralor General
de República, quien indicará los criterios de
evaluación financiera, operativa y de resultados
que deberán seguirse.
2. OBLIGACIONES DE LOS PROVEEDORES
Los proveedores que pretendan suministrar bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deberán cumplir el siguiente procedimiento y condiciones:
| OBLIGACIONES DE LOS PROVEEDORES | |
|---|---|
| 1 | Inscribirse en el Sistema a través de la web, utilizando el formulario que el Sistema proporciona con este fin. (ver procedimiento adelante) |
| 2 | Bajar de la web, (imprimir en hoja blanca tamaño carta) y firmar el Contrato de Telecomunicaciones que brinda las facilidades para acceder al SICE, las cuales son proporcionadas por Colombia Telecomunicaciones S.A. TELECOM, en su calidad de operador técnico del Sistema. |
| 3 | Realizar la autoliquidación del Contrato de Telecomunicaciones, con base en la tabla descrita en una cláusula del mismo y pagar el valor correspondiente en la cuenta corriente nacional No. 013107777-7 del Banco Colpatria (Recaudo Empresarial), a nombre de FIDUPREVISORA FIDEICOMISO ACCE 01. El valor pagado por el Proveedor le permitirá, acceder a todas las funcionalidades como proveedor, en el sistema, hasta la fecha que indique el Operador. |
| 4 | El valor a cancelar está indicado en el
Contrato de Telecomunicaciones, que está
disponible en las siguientes páginas web:
|
| 5 | Una vez cumplidos estos requisitos los
Proveedores deben acercarse al CENTRO DE
ATENCION AL PUBLICO DE TELECOM - CAP, Calle
90 No. 14-26 Interior 101, donde estarán
dispuestas unas ventanillas del Operador del
SICE, en la que presentará los siguientes
documentos:
|
| 6 | El funcionario del Operador, encargado de la Ventanilla revisará los documentos, y aprobará o rechazará la inscripción. En el caso de ser rechazado se le informaran las razones, por ejemplo: datos de inscripción errados, documentos incompletos, valor de la autoliquidación errado. |
| 7 | Aprobada la inscripción se autoriza la emisión e impresión de la Clave de Acceso (Password) al SICE |
| 8 | La clave y la factura correspondiente al pago efectuado, será enviada directamente al Representante Legal del proveedor por correo certificado o entregada personalmente, con la cual podrá iniciar el Registro de precios de sus Productos de acuerdo con el CUBS, vía web. |
| 9 | Los proveedores de fuera de la capital del País, deberán enviar por correo, los documentos señalados en el punto 3 a la siguiente dirección: CENTRO DE ATENCION AL PUBLICO - CAP, Calle 90 No. 14-26 Interior 101, Bogota D.C. El Operador, revisará y aprobará o rechazará la inscripción; a vuelta de correo electrónico indicará la razón de no aprobación o enviará (correo certificado) la clave y factura, como se describe en el punto 6. |
1. Inscripción en el sistema a través de la web: Los proveedores se deben inscribir en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal –SICE-, siguiendo los siguientes pasos:
- Ingrese a la web del SICE : www.sice-cgr.gov.co
2. El portal le presenta varias opciones de ingreso al sistema:
- Logo del SICE, entre al sistema; a la derecha de la pantalla.
- Logo del SICE, en la parte superior izquierda de la ventana, al pararse sobre el logo aparece la frase Ingrese al sistema.
- En todos los logos o frases que digan Ingrese al sistema.
Cualquiera de las rutas lo dirigen a la “Pagina de Ingreso”.
- En el menú que ofrece la página, haga clic sobre el enlace “Cree nuevo usuario”.
4. En el menú que ofrece la página, seleccione la opción “Proveedores Naturales o Jurídicos ” y pulse el botón enviar.
5. Se despliega la página “Proveedores Naturales o Proveedores Jurídicos ”. Debe diligenciar el formulario que contiene la siguiente información:
- Login
- NIT Nombre del establecimiento de comercio
- Nombre de la persona natural o jurídica
- Identificación
- Número de la matrícula mercantil
- Cámara de comercio
- Correo electrónico, URL de la página WEB, dirección, teléfono, departamento y ciudad.
- K de contratación proveedor, consultor y constructor
- Pregunta
- Respuesta
Es necesario que indique una pregunta y una respuesta que facilite el proceso de solicitud de una nueva clave en caso de olvido. En ese caso se le preguntará la respuesta a la pregunta que se ingresó. Utilice una pregunta de la que solo usted conozca la respuesta correcta.
Recomendaciones en el diligenciamiento de este formulario:
- Formato del campo del login: Longitud de 6 a 20 caracteres sin espacios.
- El NIT debe incluir el número de validación.
- El campo capacidad de contratación viene acompañado de la sigla SMMLV que se refiere al valor del salario mínimo mensual legal vigente, es decir, el monto de la capacidad de contratación se debe diligenciar en unidades de SMMLV.
- Para las entidades sin ánimo de lucro, en el campo del número de matrícula mercantil debe registrarse el número de inscripción.
- No incluir ceros iniciales al diligenciar el formulario de registro.
Recuerde que los campos que aparecen acompañados
del triángulo son de diligenciamiento
obligatorio. Ubique el puntero del ratón sobre
el ícono si desea obtener más información.
Utilice el botón limpiar si desea borrar la
totalidad de la información digitada. Cuando
esté seguro que la información registrada es
correcta, pulse el botón enviar.
El sistema valida todos los campos del
formulario; si existe algún tipo de
inconsistencia al momento de enviar la
información, uno de los mensajes de error que se
genera es el siguiente:
Solucione la inconsistencia y envíe nuevamente
los datos.
El sistema genera el siguiente mensaje
instantáneo:
Si la información enviada es correcta, el sistema genera el siguiente mensaje instantáneo:
Si sus datos son aceptados, se le enviará una
notificación de bienvenida al correo electrónico
registrado.
Efectuada la inscripción en el sistema con el
envío correcto del formulario, el proveedor
podrá acceder al registro de los precios de
referencia.
2. Registro de precios de referencia.Los proveedores deberán registrar en el RUPR, los precios de referencia de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, que estén en capacidad de ofrecer a la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
El precio a registrar por parte de los
proveedores como requisito previo a la
contratación, será el que el proveedor esté
en condiciones de ofrecer al Estado,
teniendo en cuenta el valor al detal (precio
unitario), pago de contado y la entrega en
el lugar en el cual manifestó que ofrece el
bien y servicio, incluido el IVA.
El registro del precio de referencia por
parte de los proveedores, se realizará en
pesos colombianos, con el fin de permitir su
comparación con los demás precios
registrados y el procesamiento de la
información, con miras a obtener el precio
indicativo del respectivo bien y servicio u
obra pública.
El proveedor podrá registrar los precios de
referencia de acuerdo a las siguientes
categorías:
| PRECIO NACIONAL | : |
Comprende el ofrecimiento de los bienes y servicios a un precio único nacional que comprende todo el país, todas las regiones, los departamentos y municipios del país. |
|---|---|---|
| PRECIO REGIONAL | : |
Comprende el ofrecimiento de los bienes y servicios con precios diferenciales en las regiones, los departamentos que indique el proveedor |
| PRECIO DEPARTAMENTAL | : |
Comprende el ofrecimiento de los bienes y servicios con precios diferenciales en los departamentos que indique el proveedor. |
| PRECIO MUNICIPAL | : |
Comprende el ofrecimiento de los bienes y servicios con precios diferenciales en los municipios o distritos que indique el proveedor. |
Registrar el precio de referencia de los bienes
y servicios que pretendan ofrecer al Estado, por
lo menos una vez al año, contado a partir de la
fecha de registro o de su última actualización,
conforme con lo dispuesto en el parágrafo del
artículo 3º de la Ley 598 de 2000. El último
precio registrado en el RUPR tendrá un (1) año
de vigencia, de conformidad con lo dispuesto en
el parágrafo del artículo 3 de la Ley 598 de
2000.
El SICE generará automáticamente un registro con
un número de identificación único, en el cual se
hace constar que el proveedor registró los
precios de sus bienes y servicios y se indicará
el precio registrado. Las ofertas presentadas
por los consorcios y uniones temporales, deberán
certificar el registro de los consorciados o
integrantes de la unión temporal que hayan
realizado el registro de precios.
Informar el Número del Certificado de Registro.
Los proveedores deberán referenciar en sus
ofertas, en los procesos contractuales de
cuantía superior a 50 SMMLV, el número del
Certificado de Registro en el RUPR de cada bien
o servicio, el cual es generado por el SICE.
Abstenerse de introducir información falsa o
registrar precios artificiales: con el fin de
distorsionar los precios de los bienes y
servicios de uso común o de uso en contratos de
obra y, en general, evitar cualquier conducta
que tienda a alterar el Sistema, so pena de
hacerse acreedor a las sanciones legales
pertinentes.
| ENVIO DE INFORMACIÓN PARA INSCRIPCIÓN, ACTUALIZACION O MODIFICACIONES DE INFORMACION |
|---|
Carta, Fax o correo electrónico, especificando los datos que quiere adicionar a la inscripción o los que deben ser eliminados, actualizados o modificados, anexando los soportes.
Mail: siceayuda@yahoo.com El Operador, Colombia Telecomunicaciones S.A. E.S.P (TELECOM), responderá la solicitud enviando un correo electrónico indicando los cambios realizados. |
3. EXCEPCIONES AL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DEL SICE.
Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE:
- La adquisición de servicios y obra pública.
- Los bienes y servicios que se requieren para la Defensa y Seguridad Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 literal i) del Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
- La compra venta y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles.
- Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos.
- Todos los procesos contractuales en cuantía inferior a 50 SMMLV.
- Las compras y adquisiciones realizadas a través de Internet.
- Los productos con precios regulados por el Gobierno.
- Aquellos procesos contractuales que realizan las seccionales, dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos distribuidos a través de asignaciones internas