Abril de 2006

Este instructivo tiene como objetivo precisar las obligaciones de los proveedores vinculados o por vincularse al SICE y excepciones al cumplimiento de las normas del SICE.

El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal –SICE– se aplica a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000.  

El Sistema de Operación del SICE corresponde a una serie de elementos relacionados en un conjunto estructurado que hacen posible el funcionamiento del SICE. Este Sistema está compuesto por: Software, Hardware, Internet, Redes de Comunicaciones, Operador del SICE y Portal SICE. Este sistema fue  creado a partir de la vigencia de la Ley 598 de 2000 por la Contraloría General de la República en asocio con TELECOM, hoy Colombia Telecomunicaciones S.A. E.S.P, en calidad de Operador del SICE. En el sistema de Operación se garantizará el principio de publicidad, así mismo se dará a todos los usuarios del SICE un tratamiento igualitario. 

1. DEFINICIONES ESPECIALES.

Registro Único de Precios de Referencia –RUPR–:  Es la base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que los proveedores están en capacidad de ofrecer a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos. 

Catálogo Único de Bienes y Servicios –CUBS–: Es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos pueden adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que permiten una identificación para cada uno de ellos. 

Registro de un Proveedor: Es la actividad que realiza un proveedor que suministra bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, para ingresar al SICE. 

Precio de Referencia: Es el valor monetario de referencia y de intención de venta que los proveedores interesados en vender bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra a la administración pública y a particulares o entidades que manejan recursos públicos, deben registrar en el RUPR, con las siguientes condiciones: en pesos colombianos; en precios unitarios; con pago de contado; el IVA incluido y excluidos otros gravámenes; asimismo, con entrega en la ciudad de registro.  

Precio Indicativo: Es el promedio recortado de los precios de referencia de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra registrados por los proveedores en el SICE.  

Umbral de Precios:  Es el intervalo de variación razonable del precio de contratación de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra. La contratación de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, ajustada al umbral de precios, será obligatoria cuando así lo determine el Comité para la Administración del SICE.  

Precio de Oferta:  Es el valor, incluido IVA y excluidos otros gravámenes, que los proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra señalan al momento de presentar en firme a una entidad su correspondiente propuesta. 

Precio de Compra: Es el precio de un bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra pactado en el contrato, incluido el IVA y excluidos otros gravámenes. 

Sistema: Conjunto de elementos relacionados de modo que constituyen un todo estructurado y persiguen objetivos comunes, no habiendo ningún elemento aislado.  

Software: Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar ciertas tareas en un computador. 

Hardware: Conjunto de los componentes que integran la parte material de un computador.  

Internet: Hace referencia a un sistema global de información  con las siguientes propiedades: Está relacionado lógicamente por un único espacio de direcciones global basado en el protocolo de Internet (IP) o en sus extensiones. Con la capacidad de soportar comunicaciones usando el conjunto de protocolos TCP/IP o sus extensiones u otros productos compatibles con IP.  Por último, emplea, provee, o hace accesible privada o públicamente, servicios de alto nivel en capas de comunicaciones y otras infraestructuras relacionadas. 

Operador del SICE: Persona natural o jurídica contratada en calidad de operador para la administración del SICE, de conformidad con los lineamientos que determine el Comité para la Administración del SICE, y según los lineamientos establecidos por la Contraloría General en el ámbito de sus competencias.  

Informática: Conjunto de conocimientos científicos y técnicos que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de computadores. 

Web: Red informática. 

Página Web: Documento situado en una red informática (Web), al que se accede mediante enlaces de hipertexto. 

Password: Contraseña o clave que contiene un conjunto de caracteres alfanuméricos que permite a un usuario el acceso a un determinado recurso o la utilización de un servicio dado en el Portal del SICE. 

Portal del SICE: Está constituido por una serie de recursos informáticos que le permiten a los usuarios disponer, a través de páginas Web en Internet, de toda la información y servicios en tiempo real y en línea, para el cumplimiento de las funciones del SICE. Se accede vía Internet mediante la dirección: www.sice-cgr.gov.co 

Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF NACIÓN-. Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. La administración funcional y técnica está a cargo del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Actualmente agrupa las entidades del Sector Central Nacional conectadas en línea, para la expedición y control de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal y del Flujo de Caja -Programa Anual Mensualizado de Caja- PAC-.   

Control Fiscal a través del SICE: Es la vigilancia fiscal que se ejerce a través del SICE, en forma posterior, mediante un sistema constituido por subsistemas, métodos y principios, de conformidad con los actos administrativos que expida el Contralor General de República, quien indicará los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse. 

2.  OBLIGACIONES DE LOS PROVEEDORES

Los proveedores que pretendan suministrar bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, a los organismos que conforman la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, deberán cumplir el siguiente procedimiento y condiciones:   

1. Inscripción en el sistema a través de la web: Los proveedores se deben inscribir en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal –SICE-, siguiendo los siguientes pasos: 

• Ingrese a la web del SICE : : www.sice-cgr.gov.co 

2.   El portal le presenta varias opciones de ingreso al sistema: 

• Logo del SICE, entre al sistema;  a la derecha de la pantalla.

• Logo del SICE, en la parte superior izquierda de la ventana, al pararse sobre el logo aparece la frase Ingrese al sistema.

• En todos los logos o frases que digan Ingrese al sistema. 

Cualquiera de las rutas lo dirigen a la  “Pagina de Ingreso”. 

• En el menú que ofrece la página, haga clic sobre el enlace “Cree nuevo usuario”.  

4.  En el menú que ofrece la página, seleccione la opción “Proveedores Naturales o Jurídicos ” y pulse el botón enviar. 

5.  Se despliega la página “Proveedores Naturales o Proveedores Jurídicos ”. Debe diligenciar el formulario que contiene la siguiente información:

• Login
• NIT
• Nombre del establecimiento de comercio
• Nombre de la persona natural o jurídica
• Identificación
• Número de la matrícula mercantil
• Cámara de comercio
• Correo electrónico, URL de la página WEB, dirección, teléfono, departamento y ciudad.
• K de contratación proveedor, consultor y constructor
• Pregunta
• Respuesta 

Es necesario que indique una pregunta y una respuesta que facilite el proceso de solicitud de una nueva clave en caso de olvido. En ese caso se le preguntará la respuesta a la pregunta que se ingresó. Utilice una pregunta de la que solo usted conozca la respuesta correcta. 

 Recomendaciones en el diligenciamiento de este formulario:

• Formato del campo del login: Longitud de 6 a 20 caracteres sin espacios.

• El NIT debe incluir el número de validación.

• El campo capacidad de contratación viene acompañado de la sigla SMMLV  que se refiere al valor del salario mínimo mensual legal vigente, es decir, el monto de la capacidad de contratación se debe diligenciar en unidades de SMMLV.

• Para las entidades sin ánimo de lucro, en el campo del número de matrícula mercantil debe registrarse el número de inscripción.

• No incluir ceros iniciales al diligenciar el formulario de registro. 

Recuerde que los campos que aparecen acompañados del triángulo  son de diligenciamiento obligatorio. Ubique el puntero del ratón sobre el ícono  si desea obtener más información. 

Utilice el botón limpiar si desea borrar la totalidad de la información digitada. Cuando esté seguro que la información registrada es correcta, pulse el botón enviar. 

El sistema valida todos los campos del formulario; si existe algún tipo de inconsistencia al momento de enviar la información, uno de los mensajes de error que se genera es el siguiente:

Solucione la inconsistencia y envíe nuevamente los datos. 

El sistema genera el siguiente mensaje instantáneo:

Si la información enviada es correcta, el sistema genera el siguiente mensaje instantáneo:

Si sus datos son aceptados, se le enviará una notificación de bienvenida al correo electrónico registrado. 

Efectuada la inscripción en el sistema con el envío correcto del formulario, el proveedor podrá acceder al registro de los precios de referencia.

2.   Registro de precios de referencia. Los proveedores deberán registrar en el   RUPR, los precios de referencia de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, que estén en capacidad de ofrecer a la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos.

El precio a registrar por parte de los proveedores como requisito previo a la contratación, será el que el proveedor esté en condiciones de ofrecer al Estado, teniendo en cuenta el valor al detal (precio unitario), pago  de contado  y la entrega en el lugar en el cual manifestó que ofrece el bien  y servicio, incluido el IVA.  

El registro del precio de referencia  por parte de los proveedores, se realizará en pesos colombianos, con el fin de permitir su comparación con los demás precios registrados y el procesamiento de la información, con miras a obtener el precio indicativo del respectivo bien y servicio u obra pública. 

El proveedor podrá registrar los precios de referencia de acuerdo a las siguientes categorías:  

Registrar el precio de referencia de los bienes y servicios que pretendan ofrecer al Estado, por lo menos una vez al año, contado a partir de la fecha de registro o de su última actualización, conforme con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 3º de la Ley 598 de 2000. El último precio registrado en el RUPR tendrá un (1) año de vigencia, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 3 de la Ley 598 de 2000. 

El SICE generará automáticamente un registro con un número de identificación único, en el cual se hace constar que el proveedor registró los precios de sus bienes y servicios y se indicará el precio registrado. Las ofertas presentadas por los consorcios y uniones temporales, deberán certificar el registro de los consorciados o integrantes de la unión temporal que hayan realizado el registro de precios. 

Informar el Número del Certificado de Registro. Los proveedores deberán referenciar en sus ofertas, en los procesos contractuales de cuantía superior a 50 SMMLV, el número del Certificado de Registro en el RUPR de cada bien o servicio, el cual es generado por el SICE.  

Abstenerse de introducir información falsa o registrar precios artificiales: con el fin de distorsionar los precios de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra y, en general, evitar cualquier conducta que tienda a alterar el Sistema, so pena de hacerse acreedor a las sanciones legales pertinentes. 

3.  EXCEPCIONES AL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DEL SICE. 

Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas del SICE:  

• La adquisición de servicios y obra pública.

• Los bienes y servicios que se requieren para la Defensa y Seguridad Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1 literal i) del Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.

• La compra venta y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles.

• Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos.

• Todos los procesos contractuales en cuantía inferior a 50 SMMLV.

• Las compras y adquisiciones realizadas a través de Internet.

• Los productos con precios regulados por el Gobierno.

• Aquellos procesos contractuales que realizan las seccionales, dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos distribuidos a través de asignaciones internas

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