Proveedor
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Para facilitar a los proveedores el registro de precios de un bien y/o servicio dentro del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, se presenta el siguiente instructivo, donde se proporciona los pasos necesarios para que el usuario pueda registrar su producto según se ubique en cada uno de los casos relacionados a continuación:
- Existe iCUBS del producto a nivel de ítem
- Existe iCUBS del producto a nivel de grupo
- Existe iCUBS del producto a nivel de subclase
- No existe iCUBS del producto a nivel de subclase
- Ver Certificados temporales de precios
- Ver Certificados de precios.
Para efectos prácticos se desarrollará el
ejemplo con el proveedor “EXXONMOBIL” quien
necesita registrar el precio de un producto con
las siguientes especificaciones:
Block de papel periódico, tamaño medio oficio,
gramaje 48 gr, sin rayas de 50 hojas.
1. EXISTE ICUBS DEL PRODUCTO A NIVEL DE ITEM
EXXONMOBIL no sabe el código iCUBS de su producto a registrar, en este caso puede indagarlo a través de dos rutas: Motor de búsqueda y CUBS.
1.1. BÚSQUEDA POR MOTOR
El proveedor debe ingresar al sistema con su usuario y clave actual a través de la página de ingreso del SICE, y hacer clic sobre el botón Ingresar.
En el menú principal debe seleccionar el enlace
oferta
En el menú oferta debe seleccionar el enlace
registrar precios en línea
Seleccione cualquiera de los enlaces CUBS
que se encuentran dentro del formulario de
registro de precios, este lo desplaza al
Motor de Búsqueda del CUBS
En el motor de búsqueda del CUBS, digite en el campo objeto una característica del producto en este caso block papel y pulse el botón buscar
El sistema despliega un listado con los productos que contienen las características buscadas.
El proveedor tiene dos opciones:
1. Ver los detalles
2. Asignar el código al formulario de registro,
1. Si desea ver los detalles del bien
haga clic en el enlace detalles.
Se despliega la siguiente ventana:
2. Para ingresar el código al formulario: Seleccione haciendo clic sobre el ítem 1.52.1.8.2 que corresponde a las características del producto que desea registrar el proveedor
El sistema automáticamente asigna el código del ítem a uno de los campos código CUBS del formulario registro de precio individual.
Termine de diligenciar el formulario correctamente y luego haga clic sobre el botón adicionar, de lo contrario pulse el botón limpiar si desea borrar los datos del formulario.
En una tabla se mostraran los registros de los precios que ha realizado. Usted podrá registrar 100 ítems cada vez.
Cuando esté seguro de haber registrado los
precios correctamente haga clic sobre el botón
terminar registro.
El sistema presenta el reporte de registro de
precios
Para ver el certificado de registro de precio haga clic sobre el número del certificado. También podrá ver este certificado en otro momento seleccionando el enlace certificado de registro de precio del menú oferta.
1.2. BÚSQUEDA POR CODIGO CUBS
Seleccione del menú principal el enlace CUBS.
Seleccione Consultar CUBS
Seleccione el ícono 
(flecha negra a la derecha)
Podrá desplegar jerárquicamente las listas hasta encontrar el ítem buscado.
Después de estar seguro del código iCUBS para
el producto a registrar, tome nota del
código y regrese al menú principal.
En el menú principal debe seleccionar el
enlace oferta
En el menú oferta debe seleccionar el enlace
registrar precios en línea
Diligencie el formulario correctamente y luego haga clic sobre el botón adicionar, de lo contrario seleccione el botón limpiar si desea borrar los datos del formulario
En una tabla se mostraran los registros de los precios que ha realizado. Usted podrá registrar 100 ítems cada vez.
Cuando esté seguro de haber registrado los
precios correctamente haga clic sobre el botón
terminar registro.
El sistema presenta el reporte de registro de
precios
Para ver el certificado de registro de precio haga clic sobre el número del certificado. También podrá ver este cerificado en otro momento seleccionando el enlace certificado de registro de precio del menú oferta.
2. EXISTE CÓDIGO CUBS DEL PRODUCTO A NIVEL DE GRUPO
El proveedor EXXONMOBIL al realizar la búsqueda
tanto por motor como por despliegue jerárquico
confirma que el producto a registrar tiene un
código de grupo asignado pero no existe el ítem
específico para su producto por lo tanto debe
realizar la solicitud de nuevo producto en el
grupo.
En el menú principal debe seleccionar el enlace
oferta
En el menú oferta debe seleccionar el enlace
registrar precios en línea
Haga clic en la opción solicitar nuevo producto ubicado en el formulario de registro de precio individual
Digite el código CUBS hasta el grupo en cual usted cree que debería estar su producto (1.52.1.38 en el ejemplo) y pulse enviar.
El sistema lo llevará al formulario de solicitud de un nuevo producto
En este formulario el proveedor deberá realizar
tanto la solicitud del nuevo ítem como el
registro temporal de precio del producto.
Este formulario contiene los siguientes
campos:
> Nombre descriptivo del
producto: debe digitar un nombre que
contenga una descripción general y a la vez
específica del producto.
Calificadores: Contiene el nombre, rango y
unidad de los calificadores asignados por el
sistema al código de grupo seleccionado.
Seleccione la característica sugerida con la
que pueda describir mejor su producto. En el
caso en que no identifique ninguna,
seleccione otro y digite los datos en el
campo característica específica.
Esto se debe hacer con cada uno de los calificadores.
Si los calificadores que muestra el sistema dentro del formulario solicitar nuevo producto no tienen todas las características del producto, puede adicionar calificadores seleccionando el enlace “aquí” que se encuentra en la nota del encabezado de la tabla de calificadores.
Al seleccionar el vínculo “aquí” el sistema permite realizar modificaciones sobre los calificadores como:
- Modificar el nombre
- Modificar la descripción
- Modificar los rangos o valores.
- Modificar las unidades
- Modificar característica específica
- Borrar calificadores
- Crear nuevos calificadores
En registro temporal de precio, debe seleccionar la Región, Departamento y Municipio y registrar el precio con IVA que deba tener el producto a ingresar.
En observaciones puede agregar cualquier información extra que considere necesaria para la clasificación de su producto.
Haga clic sobre el botón cancelar si desea
borrar los datos del formulario.
Cuando esté seguro de haber diligenciado el
formulario correctamente haga clic sobre el
botón enviar
El sistema despliega un mensaje indicándole
que su solicitud ha sido aceptada y
proporciona un número de registro temporal
de precios.
Si desea ver el certificado temporal de precio seleccione el enlace ver certificado. Este le muestra toda la información ingresada en el sistema.
3. EXISTE CÓDIGO CUBS DEL PRODUCTO A NIVEL DE SUBCLASE
El proveedor EXXONMOBIL al realizar la búsqueda
tanto por motor como por despliegue jerárquico
confirma que el producto a registrar tiene un
código de subclase asignado pero no existen
grupos específicos para su producto por lo tanto
debe realizar la solicitud de nuevo producto en
la subclase.
En el menú principal debe seleccionar el enlace
oferta
En el menú oferta debe seleccionar el enlace
registrar precios en línea
Haga clic en la opción solicitar nuevo producto ubicado en el formulario de registro de precio individual
Digite el código CUBS hasta la subclase en la cual usted cree que debería estar su producto (1.52.1 en el ejemplo) y pulse enviar.
El sistema despliega el formulario solicitud
nuevo producto el cual contiene los
siguientes campos:
Nombre descriptivo del producto: debe
digitar un nombre que contenga una
descripción general y a la vez específica
del producto.
Calificadores: Contiene los campos
- Adicionar: Debe seleccionarlo para activar los otros campos.
- Definición del calificador: Debe digitar el nombre, descripción, rango y/o valor y la unidad de cada uno de los calificadores.
- Característica específica: Debe escoger de los rangos relacionados; el rango específico para el producto a registrar.
En registro temporal de precio, debe seleccionar la región, departamento y municipio y registrar el precio con IVA que deba tener el producto a ingresar.
En observaciones puede agregar cualquier información extra que considere necesaria para la clasificación de su producto.
Haga clic sobre el botón cancelar si desea
borrar los datos del formulario.
Cuando esté seguro de haber diligenciado el
formulario correctamente haga clic sobre el
botón enviar.
El sistema despliega un mensaje indicándole
que su solicitud ha sido aceptada y
proporcionándole un número de registro
temporal de precios.
Si desea ver el certificado temporal de precio seleccione el enlace ver certificado. Este le muestra toda la información ingresada en el sistema.
4. NO EXISTE CÓDIGO CUBS DEL PRODUCTO A NIVEL DE SUBCLASE
El proveedor EXXONMOBIL al realizar la búsqueda
tanto por motor como por despliegue jerárquico
confirma que el producto a registrar no tiene un
código de subclase asignado, por lo tanto debe
solicitar un nuevo código CUBS.
En el menú principal debe seleccionar el enlace
oferta
En el menú oferta debe seleccionar el enlace
registrar precios en línea
Haga clic en la opción solicitar nuevo producto ubicado en el formulario de registro de precio individual
En la página solicitar nuevo producto seleccione el enlace solicitud de código CUBS que se encuentra en el subtítulo “Importante”.
El sistema despliega el formulario solicitud de nuevo código CUBS el cual contiene los siguientes campos:
- Código CUBS: Ingrese el código a nivel de subclase propuesto.
- Descripción: Campo en el que puede ampliar la información del bien que está solicitando, debe digitar las características que definen el producto.
Diligencie el formulario como se muestra a continuación:
Seleccione el botón enviar solicitud para que
sea enviada al Gerente CUBS del proyecto y
se codifique el bien o servicio de su
interés, de lo contrario pulse el botón
limpiar que deja los campos del formulario
en blanco para que pueda volver a
diligenciarlos.
Al enviar la información el sistema muestra
un mensaje en el que le notifica el envío de
la solicitud
5. VER CERTIFICADO TEMPORAL DE PRECIO
El sistema le proporciona al proveedor la
funcionalidad de poder ver sus certificados
temporales de precios en cualquier momento.
La consulta se puede realizar de dos formas:
- Con el número del registro temporal de precios
- Por fechas, código CUBS o por estado de la solicitud.
5.1. CONSULTA DEL CERTIFICADO TEMPORAL DE PRECIOS POR NÚMERO
En el menú principal debe seleccionar el enlace
oferta
En el menú oferta debe seleccionar el enlace
certificados de registro de precio.
En el menú certificados de registro de precio
debe seleccionar el enlace certificados de
registro de precio temporal
Digite el número del registro temporal de precios asignado por el sistema para su producto y seleccione el botón consultar.
El sistema despliega el certificado.
5.2. CONSULTA POR FECHA, CUBS, ESTADO O LOCALIZACIÓN DE LA SOLICITUD
En el menú principal debe seleccionar el enlace
oferta
En el menú oferta debe seleccionar el enlace
certificados de registro de precio.
En el menú certificados de registro de precio
debe seleccionar el enlace certificados de
registro de precio temporal
El proveedor tendrá las siguientes opciones para realizar su búsqueda del número del certificado:
- Fechas: Puede seleccionar un rango de fechas (Desde - Hasta) o todas con relación al período en el que realizó el registro del precio de su producto. En este campo se muestra la imagen haciendo referencia a un calendario para que el usuario seleccione el año, mes y día directamente de ahí, o simplemente realice el cambio manualmente
- CUBS: Puede seleccionar todos los códigos CUBS o uno específico de su producto.
- Estado: Puede seleccionar los estados; procesado, rechazado, aceptado o vencido.
- Localización: Puede escoger la opción Todas o seleccionar la Región, Departamento o Municipio (se deja la opción “seleccione” en la barra desplegable correspondiente a la Región si el valor es nacional, se deja la opción “seleccione” en la barra desplegable correspondiente al Departamento si el valor es regional, se deja la opción “seleccione” en la barra desplegable correspondiente al Municipio si el valor es departamental ) donde se registró el precio.
Digite las opciones con las cuales desea
realizar la búsqueda y seleccione el botón
buscar.
El sistema muestra el resultado de la búsqueda.
Seleccione el enlace que hace referencia al certificado que desea consultar, éste se encuentra dentro de la columna certificado temporal
El sistema despliega el certificado.
6. VER CERTIFICADO DE REGISTRO DE PRECIO DE REFERENCIA
El sistema le proporciona al proveedor la
funcionalidad de poder ver sus certificados de
precios en cualquier momento.
La consulta se puede realizar de dos formas:
- Con el número del registro de precio de referencia
- Por fechas, código CUBS, estado o localización.
6.1. CONSULTA DEL CERTIFICADO DE REGISTRO DE PRECIO POR NÚMERO
En el menú principal debe seleccionar el enlace
oferta
En el menú oferta debe seleccionar el enlace
certificados de registro de precio.
En el menú certificados de registro de
precio debe seleccionar el enlace
certificados de registro de precio de
referencia
Digite el número del registro definitivo de precios asignado por el sistema para su producto y seleccione el botón consultar.
El sistema muestra el certificado.
6.2. CONSULTA POR FECHA, CUBS, ESTADO O LOCALIZACIÓN
En el menú principal debe seleccionar el enlace
oferta
En el menú oferta debe seleccionar el enlace
certificados de registro de precio.
En el menú certificados de registro de precio
debe seleccionar el enlace certificados de
registro de precio de referencia
El proveedor tendrá las siguientes opciones para realizar su búsqueda del número del certificado:
- Fechas: Puede seleccionar un rango de fechas o todas con relación al periodo en el que realizó el registro del precio de su producto.
- CUBS: Puede seleccionar todos los códigos CUBS o uno específico de su producto.
- Estado: Puede seleccionar los estados; todos, activo, inactivo
- Localización: Puede escoger la opción Todas o seleccionar la Región, Departamento o Municipio (se deja la opción “seleccione” en la barra desplegable correspondiente a la Región si el valor es nacional, se deja la opción “seleccione” en la barra desplegable correspondiente al Departamento si el valor es regional, se deja la opción “seleccione” en la barra desplegable correspondiente al Municipio si el valor es departamental ) donde se registró el precio
Digite las opciones con las cuales desea
realizar la búsqueda y seleccione el botón
buscar.
El sistema muestra el resultado de la
búsqueda.
Seleccione el enlace que hace referencia al certificado que desea consultar, éste se encuentra dentro de la columna CERT
El sistema despliega el certificado.
