Proveedor
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Para facilitar a los proveedores el registro de precios de un bien y/o servicio dentro del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, se presenta el siguiente instructivo, donde se proporcionan los pasos necesarios para que el usuario pueda registrar su producto según se ubique en cada uno de los casos relacionados a continuación:
- Existe iCUBS del producto a nivel de ítem
- Existe iCUBS del producto a nivel de grupo
- Existe iCUBS del producto a nivel de subclase
- No existe iCUBS del producto a nivel de subclase
- Ver Certificados temporales de precios
- Ver Certificados de precios.
Para efectos prácticos se desarrollará el
ejemplo con el proveedor “Papelería Unisys”
quien necesita registrar el precio de un
producto con las siguientes especificaciones:
Block de papel periódico, tamaño medio oficio,
gramaje 48 gr, sin rayas de 50 hoja
1. EXISTE ICUBS DEL PRODUCTO A NIVEL DE ITEM
La Papelería Unisys no sabe el código iCUBS de su producto a registrar, en este caso puede indagarlo a través de dos rutas:
- Motor de búsqueda
- CUBS.
1.1. BÚSQUEDA POR MOTOR
El proveedor debe ingresar al sistema con su
usuario y clave actual a través de la página de
ingreso del SICE, y activar el botón Ingresar.
En el Menú Principal debe seleccionar el enlace
Oferta
En el Menú Oferta debe seleccionar el enlace
Registrar Precios.
Seleccione uno de los enlaces CUBS que se
encuentran dentro del formulario de registro de
precios, este lo desplaza al Motor de Búsqueda
del CUBS.
En el Motor de Búsqueda del CUBS, digite en el
campo objeto una característica del producto en
este caso block papel y pulse el botón BUSCAR
El sistema despliega un listado con los
productos que contienen las características
buscadas. El proveedor tiene dos opciones:
- Ver los detalles del bien; para tal caso seleccione el enlace Detalles. El sistema despliega con las características del código: código, nombre, descripción y calificadores
- Asignar el código al formulario del registro; Seleccione haciendo clic sobre el ítem 1.52.1.8.1 que corresponde a las características del producto que desea registrar el proveedor Don Papel. El sistema automáticamente asigna el código del ítem a uno de los campos CODIGO CUBS del formulario Registro de Precio Individual.
Termine de diligenciar el formulario
correctamente y luego haga clic sobre el botón
Adicionar.
En una tabla se mostraran los registros de los
precios que ha realizado. Usted podrá registrar
100 ítems cada vez.
Haga clic sobre el botón Limpiar si desea borrar
los datos del formulario.
Cuando esté seguro de haber registrado los
precios correctamente haga clic sobre el botón
Terminar registro.
El sistema presenta el Reporte de Registro de
precio individual
Para ver el certificado de registro de precio
haga clic sobre el número del certificado.
También podrá ver este certificado en otro
momento seleccionando el enlace Certificado de
registro de precio del menú Oferta.
1.2. BÚSQUEDA POR CODIGO CUBS
En el Menú Principal seleccione el enlace CUBS.
Seleccione el ícono con la flecha negra a la
derecha, podrá desplegar jerárquicamente las
listas hasta encontrar el ítem buscado.
Después de estar seguro del código iCUBS para el
producto a registrar, tome nota del código y
regrese al Menú Principal donde debe seleccionar
el enlace Menú Oferta.
En el Menú Oferta debe seleccionar el enlace
Registrar Precios
Diligencie el formulario Registro Precio
incluyendo el código iCUBS que seleccionó
anteriormente y luego haga clic sobre el botón
Adicionar.
En una tabla se mostraran los registros de los
precios que ha realizado. Usted podrá registrar
100 ítems cada vez.
Haga clic sobre el botón Limpiar si desea borrar
los datos del formulario.
Cuando esté seguro de haber registrado los
precios correctamente haga clic sobre el botón
Terminar registro.
El sistema presenta el Reporte de Registro de
precio individual.
Para ver el certificado de registro de precio
haga clic sobre el número del certificado.
También podrá ver este cerficado en otro momento
seleccionando el enlace Certificado de registro
de precio del menú Oferta.
2. EXISTE CÓDIGO CUBS DEL PRODUCTO A NIVEL DE GRUPO
El proveedor Unisys al realizar la búsqueda
tanto por Motor como por despliegue jerárquico
confirma que el producto a registrar tiene un
código de grupo asignado pero no existe el ítem
específico para su producto por lo tanto debe
realizar la Solicitud de Nuevo Producto.
En el Menú Principal seleccione el enlace Oferta
En el Menú Oferta debe seleccionar el enlace
Registrar Precios
Haga clic en la opción Solicitar Nuevo Producto
ubicado en el formulario de Registro de precio
individual.
Digite el código CUBS hasta el grupo en el cual
usted cree que debería estar su producto
(1.52.1.8 en el ejemplo) y pulse Enviar.
En este formulario el proveedor deberá realizar
tanto la solicitud del nuevo ítem como el
registro temporal de precio del producto. Este
formulario contiene los siguientes campos:
Nombre descriptivo del producto: debe digitar un
nombre que contenga una descripción general y a
la vez específica del producto.
Calificadores: Contiene el nombre, rango y
unidad de los calificadores asignados por el
sistema al código de grupo seleccionado.
Seleccione la característica sugerida con la que
pueda describir mejor su producto. En el caso en
que no identifique ninguna, seleccione Otro y
digite los datos en el campo Característica
Específica. Esto se debe hacer con cada uno de
los calificadores.
Si los calificadores que muestra el sistema
dentro del formulario Solicitar Nuevo Producto
no tienen todas las características del
producto, puede adicionar calificadores
seleccionando el enlace “aquí” que se encuentra
en la nota del encabezado de la tabla de
calificadores.
El sistema permite que se puedan realizar
modificaciones sobre los calificadores como:
- Modificar el nombre
- Modificar la descripción
- Modificar los rangos o valores.
- Modificar las unidades
- Modificar característica específica
- Borrar calificadores
- Crear nuevos calificadores
En Registro Temporal de Precios, debe
seleccionar la Región, Departamento y Municipio
y registrar el precio con IVA que deba tener el
producto a ingresar.
En observaciones puede agregar cualquier
información extra que considere necesaria para
la clasificación de su producto.
Haga clic sobre el botón Cancelar si desea
borrar los datos del formulario.
Cuando esté seguro de haber diligenciado el
formulario correctamente haga clic sobre el
botón Enviar
El sistema despliega un mensaje indicándole que
su solicitud ha sido aceptada y proporcionándole
un número de Registro Temporal de Precios.
Si desea ver el Certificado Temporal de Precio
seleccione el enlace Ver Certificado. Este le
muestra toda la información ingresada en el
sistema.
3. EXISTE CÓDIGO CUBS DEL PRODUCTO A NIVEL DE SUBCLASE
El proveedor Unisys al realizar la búsqueda
tanto por Motor como por despliegue jerárquico
confirma que el producto a registrar tiene un
código de subclase asignado pero no existen
grupos donde lo pueda ubicar, por lo tanto debe
solicitar un nuevo producto.
En el Menú Principal seleccione el enlace Oferta
En el Menú Oferta debe seleccionar el enlace
Registrar Precios
Seleccione el enlace Solicitar Nuevo Producto.
Digite el código CUBS hasta la subclase en la
cual usted cree que debería estar su producto
(1.52.1 en el ejemplo) y pulse Enviar.
El sistema despliega el formulario Solicitud
Nuevo Producto el cual contiene los siguientes
campos:
Nombre descriptivo del producto: debe digitar un
nombre que contenga una descripción general y a
la vez específica del producto.
Calificadores: Contiene los campos
- Adicionar: Debe seleccionarlo para activar los otros campos.
- Definición del calificador: Debe digitar descripción, rango y/o valor y la unidad de cada uno de los calificadores. El campo Nombre se diligencia automáticamente al seleccionar un Nombre sugerido de la barra desplegable.
- Característica específica: Debe escoger de los rangos relacionados; el rango específico para el producto a registrar.
En Registro Temporal de Precios, debe
seleccionar la Región, Departamento y Municipio
y registrar el precio con IVA que deba tener el
producto a ingresar.
En observaciones puede agregar cualquier
información extra que considere necesaria para
la clasificación de su producto.
Haga clic sobre el botón Cancelar si desea
borrar los datos del formulario.
Cuando esté seguro de haber diligenciado el
formulario correctamente haga clic sobre el
botón Enviar
El sistema despliega un mensaje indicándole que
su solicitud ha sido aceptada y proporcionándole
un número de Registro Temporal de Precios.
Si desea ver el certificado temporal de precio
seleccione el enlace Ver Certificado. Este le
muestra toda la información ingresada en el
sistema.
4. NO EXISTE CÓDIGO CUBS DEL PRODUCTO A NIVEL DE SUBCLASE
El proveedor Unisys al realizar la búsqueda
tanto por motor como por despliegue jerárquico
confirma que el producto a registrar no tiene un
código de subclase asignado, por lo tanto debe
solicitar un nuevo código CUBS.
En el Menú Principal seleccione el enlace Oferta
En el Menú Oferta debe seleccionar el enlace
Registrar Precios
Seleccione el enlace Solicitar Nuevo Producto.
En la página Solicitar nuevo Producto seleccione
el enlace solicitud de código CUBS que se
encuentra en el Subtítulo “Importante”.
El sistema despliega el formulario Solicitud de
nuevo código CUBS el cual contiene los
siguientes campos:
- Código CUBS: Ingrese el código a nivel de subclase propuesto.
- Descripción: Diferentes características que definen el producto. Campo en el que puede ampliar la información del bien que está solicitando
Seleccione el botón Enviar solicitud para que
sea enviada al Gerente CUBS del proyecto y
se codifique el bien o servicio de su
interés, de lo contrario pulse el botón
Limpiar que deja los campos del formulario
en blanco para que pueda volver a
diligenciarlos.
Al enviar la información el sistema muestra
un mensaje en el que le notifica el envío de
la solicitud.
5. VER CERTIFICADO TEMPORAL DE PRECIO
El sistema le proporciona al proveedor la
funcionalidad de poder ver sus certificados
temporales de precios en cualquier momento.
La consulta se puede realizar de dos formas:
- Con el número del registro temporal de precios
- Por fechas, código CUBS o por estado de la solicitud.
5.1. CONSULTA DEL CERTIFICADO TEMPORAL DE PRECIOS POR NÚMERO
En el Menú principal seleccione el enlace Oferta
En el Menú Oferta debe seleccionar el enlace
Certificados de registro de precio.
En el Menú Certificados de registro de precio
debe seleccionar el enlace Certificado de
registro de precio temporal
Digite el número del registro temporal de
precios asignado por el sistema para su producto
y seleccione el botón Consultar.
El sistema muestra el certificado.
5.2. CONSULTA POR FECHA, CUBS O ESTADO DE LA SOLICITUD
En el Menú Principal seleccione el enlace
Oferta
En el Menú Oferta debe seleccionar el enlace
Certificados de registro de precio.
En el Menú Certificados de registro de
precio debe seleccionar el enlace
Certificado de registro de precio temporal
El proveedor tendrá las siguientes opciones
para realizar su búsqueda del número del
certificado:
- Fechas: Puede seleccionar un rango de fechas o todas con relación al período en el que realizó el registro del precio de su producto.
- CUBS: Puede seleccionar todos los códigos CUBS o uno específico de su producto.
- Estado: Puede seleccionar los estados; procesado, rechazado, aceptado o vencido.
Digite las opciones con las cuales desea
realizar la búsqueda y pulse el botón Buscar.
El sistema muestra el resultado de la búsqueda.
Seleccione el enlace que hace referencia al
certificado que desea consultar, éste se
encuentra dentro de la columna Certificado
Temporal
El sistema muestra el certificado.
6. VER CERTIFICADO DE REGISTRO DE PRECIO DE REFERENCIA
El sistema le proporciona al proveedor la
funcionalidad de poder ver sus certificados
de precios en cualquier momento.
La consulta se puede realizar de dos formas:
- Con el número del registro de precio de referencia
- Por fechas, código CUBS, estado, o localización.
6.1. CONSULTA DEL CERTIFICADO DE REGISTRO DE PRECIO POR NÚMERO
En el Menú principal seleccione el enlace Oferta
En el Menú Oferta debe seleccionar el enlace
Certificados de registro de precio.
En el Menú Certificados de registro de precio
debe seleccionar el enlace Certificado de
registro de precio de referencia
Digite el número del registro definitivo de
precios asignado por el sistema para su producto
y seleccione el botón Consultar.
El sistema muestra el certificado.
6.2. CONSULTA POR FECHA, CUBS, ESTADO O LOCALIZACIÓN
En el Menú principal seleccione el enlace
Oferta
En el Menú Oferta debe seleccionar el enlace
Certificados de registro de precio.
En el Menú Certificados de registro de
precio debe seleccionar el enlace
Certificado de registro de precio de
referencia
El proveedor tendrá las siguientes opciones
para realizar su búsqueda del número del
certificado:
- Fechas: Puede seleccionar un rango de fechas o todas con relación al periodo en el que realizó el registro del precio de su producto.
- CUBS: Puede seleccionar todos los códigos CUBS o uno específico de su producto.
- Estado: Puede seleccionar los estados; Todos, Activo, Inactivo
- Localización: Puede escoger la opción Todas o seleccionar la Región, Departamento o Municipio (se deja la opción “seleccione” en la barra desplegable correspondiente a la Región si el valor es nacional, se deja la opción “seleccione” en la barra desplegable correspondiente al Departamento si el valor es regional, se deja la opción “seleccione” en la barra desplegable correspondiente al Municipio si el valor es departamental) donde se registró el precio
Digite las opciones con las cuales desea
realizar la búsqueda y seleccione el botón
Buscar.
El sistema muestra el resultado de la búsqueda.
Seleccione el enlace que hace referencia al
certificado que desea consultar, éste se
encuentra dentro de la columna CERT.
El sistema muestra el certificado.