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PLAN DE CAPACITACIóN E INSTRUCTIVO PARA ENTIDADES

a) Antecedentes

El Acuerdo 0002 de 2004, del Comité para la Operación del SICE (COS), determinó el ingreso de 3 grupos de entidades u organismos al sistema, así:

1. Las Alcaldías de las ciudades capitales de Departamento, la Alcaldía Mayor del Distrito Capital, y las Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos de éstas (sin incluir los organismos adscritos o vinculados).
2. Las Gobernaciones, con sus respectivas Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos (sin incluir los organismos adscritos o vinculados).
3. Las Contralorías Departamentales, Municipales y Distrital como entidades que manejan recursos públicos (como sujetos de control).

Por su parte, el Decreto 3512 de 2003 (Parágrafo 1 del Artículo 19), había exceptuado de cumplir con las obligaciones SICE a los procesos contractuales realizados por las seccionales, dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos distribuidos a través de asignaciones internas, de las entidades ya ingresadas al SICE, por un año contado a partir de la entrada en vigencia del Decreto.

En consecuencia, el Comité para la Operación del SICE (COS), atendiendo el parágrafo 1° del artículo 19, del Decreto 03512 de 2003, ordenó el cumplimiento de las obligaciones SICE por parte de:

4. Las seccionales, dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos distribuidos a través de asignaciones internas de las entidades ya ingresadas al SICE (listadas en el Anexo del Acuerdo 0001 de 2004).

Para ese efecto, a partir del 31 de enero de 2005, con el fin de establecer una fecha única y un solo procedimiento para todas las entidades ingresadas, las seccionales, dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos distribuidos a través de asignaciones internas de las entidades ya ingresadas al SICE, deberán:

Entidades que se rigen por Ley 80:

• Registrar de Plan de Compras
• Consultar precios indicativos
• Verificar en las ofertas el número de certificado de registro de precios de proveedores
• Registrar Contratos

Entidades con régimen especial de contratación:

• Registrar Contratos

Para cumplir con las obligaciones en mención, los órganos listados deberán crear los usuarios necesarios según su estructura administrativa y operativa (no deben registrarse como nuevas entidades).

b) Plan de Capacitación

El ingreso de las entidades señaladas se encuentra acompañado por un plan de capacitación, conforme lo establece el parágrafo 2, del artículo 19, del Decreto 03512 de 2003, tal como lo estipula el Acuerdo 0002 de 2004. El plan de capacitación y el instructivo sobre obligaciones de las entidades, será publicado en el Portal del SICE.

Las entidades ya ingresadas, listadas en el Acuerdo 0001 de 2004, no recibirán instrucción nueva y sus regionales, seccionales u órganos que reciben recursos por asignaciones internas, deberán recibir instrucción del Administrador-SICE Entidad existente y de los funcionarios de la entidad que hayan recibido instrucción sobre las funcionalidades del aplicativo, para el cumplimiento de las obligaciones que se encontraban exentas.

Estrategias:
Capacitación por medio del Portal

• En la página de inicio http://www.sice-cgr.gov.co, ingresando por la opción Entidad en el Menú Ayudas, encontrará las opciones Manuales, Instructivos y Preguntas frecuentes, allí verá los procedimientos para el cumplimiento de las obligaciones SICE.

Capacitación vía telefónica

• El Sice tiene dispuesto un Centro de Llamadas (Call Center), en el 6500875 en Bogotá 01 9001117423 fuera de Bogotá.

Nota: las herramientas de capacitación colgadas en el portal SICE están disponibles permanentemente, y las provistas por vía telefónica, en horarios de oficina en días hábiles. Además, para inquietudes o sugerencias, se ha dispuesto el siguiente correo electrónico: sice@contraloriagen.gov.co . Todas las demás herramientas del plan de capacitación dependen de las convocatorias, participación, asistencia y habilidades de los asistentes.

Estrategia según obligaciones

Se llevarán a cabo una serie de actividades antes del 5 de diciembre de 2004 y otras a partir del 5 de diciembre y en el mes de enero de 2005, para efectos de acompañar a los usuarios en el proceso de inscripción, creación de usuarios, registro de Plan de Compras, registro de Contratos, consulta de precio indicativo y de número de certificado de registro de precio.

Capacitación por Videoconferencias

* Se llevarán a cabo 2 videoconferencias. La primera, el lunes 8 de noviembre de 2004, y la segunda el lunes 17 de enero de 2005, las cuales serán emitidas desde el nivel central de la CGR en Bogotá, hacia las sedes de las Gerencias Departamentales en donde se convocarán las entidades de cada territorio. Copia de dichas videoconferencias se enviarán a las Gerencias Departamentales para su socialización con los sujetos y puntos de control.

Talleres prácticos

• Se realizarán cuatro talleres prácticos presenciales en la ciudad de Bogotá, sobre el ambiente de capacitación montado en la Intranet de la CGR, los días viernes 19 y lunes 26 de noviembre de 2004, y 21 y 28 de enero de 2005, de 9 a.m. a 5 p.m., a los cuales se convoca la participación de funcionarios de las entidades obligadas, las cuales deberán reservar cupo en la dirección sice@contraloriagen.gov.co . Los contenidos de los talleres son muy similares y no es necesario asistir a mas de uno.
• Los usuarios de las entidades ya ingresadas deberán instruir, a manera de multiplicadores, a los usuarios creados en cada regional, seccional u organismo, o en cada Secretaría de Despacho y Departamentos Administrativos.
• Cada entidad, según su estructura, definirá cuantos usuarios debe crear para cumplir con las obligaciones que le atañen.

Visitas por invitación de las entidades

• Se presentarán ofertas de visitas (según disponibilidad) a las entidades que manifiesten su intención de llevar una comisión de un capacitador de la CGR a su entidad.

Stands

• Se dispondrá de un stand con al menos un Computador (idealmente 2), para realizar demos y ejercicios prácticos con los asistentes a los Foros de la Programación SINACOF. La programación de dichos foros se anexará al presente Plan.

c) Instructivo

Inscripción de Entidades

El representante legal es responsable del funcionamiento y utilización del Sistema en su Entidad y como usuario del perfil Representante Legal, tiene acceso a todos los servicios otorgados en la aplicación y deberán diligenciar, entre otros, los siguientes campos:

• Nombre de la entidad.
• NIT de la entidad.
• Nombre del representante legal de la entidad.
• Identificación del representante legal.
• Correo electrónico, URL de la página WEB, dirección domiciliaria y teléfono.
• Forma de entrega de clave.

Las entidades obligadas deberán diligenciar éstos campos sobre el aplicativo. A partir del diligenciamiento de éstos campos, la entidad habrá cumplido con la obligación de registro.

Obtención de la clave de acceso (Password)

El Representante Legal de la entidad determinará, al diligenciar los campos de registro de entidad, la forma en la que solicita se le haga entrega de la clave de acceso. El Operador del Sistema, Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP. Telecom, validará la información registrada por las entidades y entregará la clave de acceso (password), mediante alguno de los siguientes procedimientos:

• Entrega personal al representante legal, o a la persona autorizada para tales efectos, mediante poder conferido en forma legal, en los sitios indicados por Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP (información en el Call Center).
• Por correo certificado.

Activación de la clave por parte del Representante Legal

Una vez recibida la clave de acceso por parte del Representante Legal o persona autorizada, dispondrá de 3 días hábiles para activarla.

Creación del Administrador del SICE de la entidad por parte del representante legal

Una vez inscrita la Entidad y habiendo recibido la clave de acceso, el Representante Legal debe designar y crear el Administrador SICE de la entidad (un Administrador SICE por Entidad).

Será el funcionario de la entidad que se convertirá en soporte para la aplicación del SICE y para todos los responsables en el proceso. Se recomienda que sea un funcionario directivo, preferiblemente competente para brindar soporte informático. Con el perfil que se le otorga, tendrá la facultad de habilitar o deshabilitar usuarios de su entidad y de las seccionales, dependencias, regionales, o de las Secretarías y Departamentos Administrativos que le correspondan, así:

Entidades que se rigen por Ley 80:

• Ordenador de Gasto
• Funcionarios de Control Interno

Entidades con régimen especial de contratación:

• Ordenador de Gasto
• Funcionarios de Control Interno (si aplica)

Creación de los demás usuarios

Una vez creado y activo el Administrador SICE, ingresará al sistema y bajo la opción usuarios, deberá seleccionar la opción “Crear usuarios” y diligenciar los campos para la creación del usuario pertinente. A continuación deberá entregar o enviar el Login y la clave a cada usuario creado, solicitar que la active e ingrese de nuevo al SICE con su clave activa.

Fechas límites para la inscripción y la creación de los usuarios correspondientes por parte de las nuevas entidades

Las Alcaldías de las ciudades capitales de Departamento, la Alcaldía Mayor, las Gobernaciones y las Contralorías Departamentales, Municipales y Distrital deberán registrarse en el SICE a mas tardar el 5 de diciembre de 2004.

Las Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos de éstas entidades, harán parte del ingreso al SICE mediante la creación y activación de clave de los usuarios que se describen adelante.

Para las entidades del Acuerdo 0002 de 2004, el Administrador-SICE Entidad deberá crear el usuario con perfil de “Administrador de Plan de Compras,” (uno por entidad, cuya responsabilidad es la de registrar el Plan de Compras de la Entidad.

Plazos y forma de ingreso de las seccionales, dependencias, regionales, y demás organismos de entidades ya ingresadas

El ingreso de las seccionales, dependencias, regionales, y demás organismos de entidades ya ingresadas, se hará mediante la creación y activación de la clave de los usuarios que se describen adelante.

Éstos órganos no deben registrarse en el SICE o ingresar al mismo de manera independiente, por cuanto la entidad a la que pertenecen ya ingresó al sistema.

Las entidades listadas en el Acuerdo 0001 que se rigen por Ley 80, ya deben tener creado y activo su Administrador de Plan de Compras. Solo el Administrador del Plan de Compras podrá registrar el Plan de Compras consolidado construido con la información de nivel central de la entidad y la información de las regionales, seccionales o dependencias obligadas de la entidad.

Creación de los usuarios con perfil de “Usuario de Consulta” para apoyar la gestión del registro del Plan de Compras de la entidad

Para efectos de consolidar los Planes de Compra de la Entidad, que incluya la información de las regionales, seccionales y dependencias (obligadas) que reciben recursos por asignaciones internas, el Administrador-SICE deberá crear en cada regional, seccional u organismo, o en cada Secretaría de Despacho y Departamentos Administrativos un usuario con perfil de “Usuario de Consulta” (seleccionándolo del listado de roles asignables a los usuarios creados por el Administrador-SICE).

La entidad obligada podrá designar al funcionario de cada regional, seccional u organismo, o en cada Secretaría de Despacho y Departamentos Administrativos que apoyará la gestión del registro del Plan de Compras, al cual se le creará el perfil de “Usuario e Consulta”.

El Administrador de Plan de Compras de la Entidad podrá descargar una copia del formato de registro de Plan de Compras y enviarlo al funcionario de apoyo designado en cada regional, seccional u organismo, o en cada Secretaría de Despacho y Departamentos Administrativos (idealmente el mismo usuario con perfil de “Usuario de Consulta” creado).

Gestión de apoyo para el registro del Plan de Compras de la Entidad obligada

Los funcionarios designados para apoyar la gestión de registro del Plan de Compras, podrán diligenciar el formato de Plan de Compras recibido, diligenciando el campo de Nombre de la entidad, con el nombre de la misma junto con la definición de la Seccional, Regional, o Dependencia. De igual manera, deberá consultar los códigos CUBS para los bienes, servicios u obras públicas que dicho órgano planee adquirir.

Los usuarios de consulta podrán también consultar el Plan de compras de su entidad (cuando esté disponible), para consultar los códigos de bienes, servicios u obras que se planean adquirir en el nivel central de la misma.

Los funcionarios designados para apoyar la gestión de registro de Plan de Compras guardarán una copia de seguridad de los formatos diligenciados y los enviarán al Administrador del Plan de Compras de la entidad para que éste los consolide junto con el Plan de Compras del nivel central y los recibidos de las demás regionales, seccionales u organismos, o Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos.

El Administrador de Plan de Compras deberá definir el plazo para el envió del formato, de manera que sea con la antelación suficiente para consolidar y enviar a tiempo el Plan de Compras consolidado de la entidad, según la estructura y tamaño de la entidad y consultando la complejidad, monto y número de ítems de cada órgano obligado.

El SICE desarrollará la funcionalidad para que las regionales, seccionales u organismos, o Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos puedan registrar su Plan de Compras en línea y el sistema los consolide de manera automática. Se informará a los usuarios sobre la disponibilidad de ésta funcionalidad de manera oportuna.

Creación del usuario “Ordenador del Gasto”

El Administrador-SICE de las entidades que ingresan el 5 de diciembre de 2004 (Alcaldías de las ciudades capitales de Departamento, Alcaldía Mayor, Gobernaciones, Contralorías - Acuerdo 0002 de 2004) deberá crear tantos usuarios con perfil de “Ordenador de Gasto SICE” como Ordenadores de Gasto existan en las Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos, para efectos de cumplir las obligaciones relacionadas con los procesos contractuales de éstas. Estos usuarios serán los responsables en su dependencia del cumplimiento de las obligaciones que inician a partir del 31 de enero de 2005.

Observaciones sobre el Registro de Planes de Compra

El Plan de Compras de las entidades estatales, deberá construirse, consultando el Catálogo Único de Bienes y Servicios, -CUBS- y los Precios Indicativos generados en el Sice mediante el Registro Único de Precios de Referencia, -RUPR-. Los códigos registrados para los bienes, servicios u obras que la entidad planea adquirir, serán base de consulta de los proveedores para los procesos a los que pretendan presentar ofertas.

Las Entidades deben cargar sus Planes de Compras, registrando la totalidad de los bienes, servicios y obras públicas, que se ejecutan contra partidas presupuestales correspondientes a los gastos de funcionamiento y/o operación, según el caso y segundo, el de la adquisición de bienes o servicios que se financien contra las partidas incluidas en la Ley anual del presupuesto, en el capítulo de gastos de inversión, que debe reflejar el Plan Operativo Anual de Inversiones, de que trata el artículo 8° del Decreto 111 de 1996, en concordancia con las Leyes Orgánicas del Presupuesto y de conformidad con el artículo 5° de la Ley 598 de 2000.

Las Alcaldías de las ciudades capitales de Departamento, la Alcaldía Mayor, las Gobernaciones y las Contralorías Departamentales, Municipales y Distrital, conforme lo establecido en el artículo 13 del Decreto 03512 de Diciembre 5 de 2003 (obligaciones de entidades que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993), tendrán como fecha límite para el registro de sus Planes de Compra el 31 de enero de 2005.

Cada entidad tendrá un Administrador del Plan de Compras que consolidará los Planes de las dependencias. El usuario creado y con clave activa, con perfil de Administrador Plan de Compras SICE, de éstas entidades, enviarán copia del formato de Plan de Compras descargado del aplicativo SICE a los funcionarios que cada Secretaría de Despacho y Departamento Administrativo designe. Los funcionarios designados deberán diligenciar el Plan de Compras de cada Secretaría de Despacho y Departamento Administrativo en el formato SICE, conservar una copia de seguridad, y enviarlo con suficiente antelación, en medio magnético, al Administrador del Plan de Compras 2005 de la entidad, para que éste lo consolide y lo registre en el SICE a mas tardar el 31 de enero de 2005.

De manera semejante, los usuarios creados y con clave activa, con perfil de Administrador Plan de Compras SICE, de las entidades ya ingresadas al SICE (las que se rigen por Ley 80 de las listadas en el Anexo del Acuerdo 0001 de 2004), enviarán copia del formato de Plan de Compras descargado del aplicativo SICE a los funcionarios que se designen para ese efecto en cada seccional, dependencia, regional u órgano destinatario de asignaciones internas.

Los funcionarios designados deberán diligenciar el Plan de Compras 2005 de cada seccional, dependencia, regional u órgano destinatario de asignaciones, conservar una copia de seguridad, y enviarlo con suficiente antelación, en medio magnético, al Administrador del Plan de Compras de la entidad, para que éste lo consolide y lo registre en el SICE a mas tardar el 31 de enero de 2005.

Requisitos mínimos del Plan de Compras

Todo Plan de compras deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Nombre de la Entidad.

b) Nit de la Entidad.

c) Identificación de funcionarios responsables de la elaboración del Plan de Compras.

d) Código del bien, servicio u obra pública, hasta el máximo nivel de especificidad y desagregación disponible en el Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS), según el tipo, la clase, subclase y el grupo al que pertenece.

e) Cantidades a adquirir.

f) Precio presupuestado de los bienes y servicios que se pretenden contratar.

g) Modalidad de contratación.

h) Mes proyectado de adquisición o compra.

i) Presupuesto del la cantidad total de cada bien, servicio u obra pública (cantidad multiplicada por precio unitario).

j) Valor total del plan de compras.

Observaciones sobre el Registro de contratos

Los Ordenadores de Gasto SICE de las Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos de las Alcaldías de las ciudades capitales de Departamento, de la Alcaldía Mayor y de las Gobernaciones y las Contralorías Departamentales, Municipales y Distrital tendrán que registrar a partir del 31 de enero de 2005, y dentro de los primeros cinco días hábiles del cada mes, los contratos legalizados en el mes inmediatamente anterior, incluyendo los legalizados en el mes de enero.

El usuario con el perfil de Administrador SICE – Entidad, de cada Alcaldía de ciudad capital de Departamento, de la Alcaldía Mayor del Distrito Capital, creará los usuarios con perfil de Ordenador de Gasto SICE correspondientes a las Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos de éstas (sin incluir los organismos adscritos o vinculados).

El usuario con el perfil de Administrador SICE – Entidad, de cada Gobernación, creará los usuarios con perfil de Ordenador de Gasto SICE correspondientes a las Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos de éstas (sin incluir los organismos adscritos o vinculados).

El usuario con el perfil de Administrador SICE – Entidad, de las entidades ya ingresadas al SICE (listadas en el Anexo del Acuerdo 0001 de 2004), creará en las correspondientes seccionales, dependencias, regionales u órganos destinatarios de asignaciones, los usuarios con perfil de Ordenador de Gasto SICE.

Los usuarios con perfil de Ordenador de Gasto creados por el Administrador SICE Entidad de las entidades ingresadas, deberán registrar a partir del 31 de enero de 2005, y dentro de los primeros cinco días hábiles del cada mes, los contratos legalizados en el mes inmediatamente anterior, incluyendo los legalizados en el mes de enero (sin incluir los contratos legalizados en diciembre de 2004).

Los usuarios con perfil de Ordenador de Gasto SICE creados deberán verificar la entrega en las ofertas de los números de certificado de registro de precio de referencia aportados por los proveedores y consultar el precio indicativo al menos una vez después del cierre de ofertas.

Los campos para el registro de contrato se deben diligenciar con la siguiente información:

a) Tipo de contrato.

b) Nombre del contratista.

c) Identificación del contratista.

d) Nombre de la entidad contratante.

e) Identificación de la entidad contratante.

f) Objeto del contrato.

g) Identificación con códigos CUBS de los bienes y servicios.

h) Cantidad de bienes y servicios contratados.

i) Valor unitario del contrato y de los bienes y servicios.

j) Valor total del contrato.

k) Modalidad de pago.

Las seccionales, dependencias, regionales, y demás organismos de entidades ya ingresadas no tendrán como obligación el registro de los contratos legalizados en los meses de noviembre y diciembre de 2004.

Obligaciones de los proveedores

Los proveedores cumplirán las obligaciones a que se refiere el Decreto 3512 de 2003, sólo cuando participen en procesos contractuales realizados por aquellas entidades que hayan ingresado al SICE.

Los proveedores que pretendan suministrar bienes, servicios y obras públicas, a los organismos ya obligados y listados en los Acuerdos 0001 o 0002 de 2004, deberán registrar sus precios de referencia, e informar el Número del Certificado de Registro de Precios de los bienes, servicios u obras en las ofertas y abstenerse de introducir información falsa o registrar precios artificiales.

Los proveedores de servicios u obras públicas no codificadas hasta el nivel 5 de desagregación (ítem) en el CUBS, están exentos de las obligaciones SICE hasta que el Comité para la Operación del SICE defina lo contrario y se establezca un procedimiento preciso para el registro de información y el cumplimiento de las obligaciones pertinentes.

Lineamiento para consultas sobre el Articulo 18, Literal a) del Decreto 3512 de 2004

Dado el alto nivel de consultas y solicitudes de clarificación sobre la excepción del Articulo 18, Literal a), se ha determinado que los contratos que incluyan servicios y obras públicas no codificadas en su totalidad hasta el nivel de ítem, están exentos del cumplimiento de las obligaciones definidas mediante el Decreto 3512 de 2004. El Comité para la Operación del SICE informará oportunamente sobre las adecuaciones que se le realicen al aplicativo y sobre los poblamientos al CUBS, para que la temporalidad a la que se refiere el mencionado Artículo culmine.

Dado que los contratos se consideran de manera integral, cuando para un contrato se demanden servicios u obras no codificadas, y servicios u obras que si están codificadas, de manera simultánea, se considerarán como contratos cuyos servicios u obras No están codificados (en su totalidad). En otros términos, solo están obligados los contratos, cuando todos los servicios u obras de los que estén compuestos, están codificados.

Para el caso de contratos de bienes, no aplica la excepción del Artículo 18 del Decreto 3512. En el caso en que un contrato esté compuesto por bienes, y por servicios u obra pública, estarán obligados cuando todos los servicios u obras están codificados.

Exigencia del Número de Certificado de Registro

Este proceso es de obligatorio cumplimiento para las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993.

El número de certificado de registro le será generado al proveedor por el mismo aplicativo Sice y tendrá validez máximo por 15 días, con el fin de garantizar que el registro de precios se encuentre vigente, mediante la actualización por parte del proveedor.

Certificado de Registro

El SICE genera electrónicamente un certificado con un número de identificación único, en el cual se hace constar que el proveedor inscribió los preciios de sus bienes y servicios y se indicará el precio registrado. Los usuarios lo podrán imprimir en medio físico, con el fin de aportarlo al proceso o procesos contractuales en los que desee participar.

Las ofertas presentadas por los consorcios y uniones temporales, deberán adjuntar, los certificados de registro de los consorciados o integrantes de la unión temporal que hayan realizado el registro de precios.

Vigencia del Registro de precios

El último precio de referencia (o actualización) registrado en el RUPR por un proveedor tendrá un (1) año de vigencia, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 3 de la Ley 598 de 2000.

Consulta del CUBS y del precio indicativo

Este proceso es de obligatorio cumplimiento para las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993.

Las Entidades deberán consultar el CUBS y los precios indicativos, al menos una vez después del cierre de ofertas, como requisito previo a la adjudicación.

Cualquier información adicional será atendida en el Call Center del Operador, Teléfonos 6500875 en Bogotá o 01 900 1117423 fuera de Bogotá, o en el correo sice@contraloriagen.gov.co