Son advertencias generadas cuando el sistema detecta que alguna información registrada no cumple con los parámetros con que se ha configurado el sistema o cuando verifica y encuentra que alguna información no se ha registrado o consultado. Las alarmas se presentan a manera de notificación dirigida a los entes de control, a los usuarios de Control Interno de las entidades, a los Representantes Legales o a los Administradores SICE.

No. Las alarmas son pistas de auditoría que deben ser evaluadas dentro del proceso auditor y que pueden dar lugar a un hallazgo administrativo con incidencia fiscal, disciplinaria o penal.

"Respecto a la normatividad que sirve de sustento legal para dar inicio a un Proceso Administrativo Sancionatorio por incumplimiento de las obligaciones derivadas del SICE, se informa lo siguiente:

La Ley 42 de 1993 y el Decreto Ley 267 de 2000 desarrollan y complementan el mandato constitucional, en el sentido de facultar a la Contraloría General de la República para imponer sanciones pecuniarias y de amonestación escrita o llamado de atención, suspensión, remoción del cargo o terminación del contrato; determinando a la vez que la multa, la amonestación o llamado de atención pertenecen a la competencia de los contralores, en tanto que la suspensión, remoción del cargo y la terminación del contrato sólo operan a través de solicitudes elevadas a la autoridad nominadora o entidad contratante.

El Artículo 101 de la Ley 42 de 1993, señala que los contralores podrán imponer sanciones "(...) hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado (...)", lo cual permite que se impongan sanciones en cuantía de días de salario devengado por el funcionario, teniendo en consideración la gravedad de los hechos y las circunstancias atenuantes en cada caso concreto, sin superar los ciento cincuenta días (150) equivalentes a la prescripción legal.

La Resolución 5554 del 16 de marzo de 2004 en su artículo 4 establece: "SANCIONES. De conformidad con los Artículos 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993, los funcionarios competentes de acuerdo con lo dispuesto en la presente resolución, impondrán las siguientes sanciones:

1). (.......)
2). MULTA
Los funcionarios competentes podrán imponer multas a los servidores del Estado y a los particulares que manejen fondos o bienes públicos, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado (ciento cincuenta 150 días) para la época de los hechos, cuando incurran en una de las siguientes conductas:

a) ......(......)
i) No cumplan con las obligaciones fiscales diferentes a las señaladas en este artículo.
"Para efectos de la aplicación del literal i) del presente Artículo, se entiende por obligaciones fiscales únicamente las señaladas en las leyes que regulan aspectos relacionados con el control fiscal, tales como las establecidas en la Ley 42 de 1993, el Artículo 43 de la Ley 80 de 1993, Artículo 4° de la Ley 106 de 1993, Artículos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994 modificados por la Ley 756 de 2002, Artículo 44 del Decreto 111 de 1996, Artículo 2° de la Ley 598 de 2000 (subrayo), Artículo 81 de la Ley 617 de 2000, Artículo 89 de la Ley 715 de 2001 y las demás que determine la Ley."

Claramente puede observarse que el literal i) del numeral 4 de la precitada Resolución establece como causal para iniciar un proceso sancionatorio que puede acarrear sanción de multa, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la Ley 598 de 2000, que crea el Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal SICE.

De igual manera la misma Resolución, en su artículo 5º establece: "TASACIÓN DE LA MULTA.- De conformidad con el Artículo 36 del Código Contencioso Administrativo, los funcionarios competentes al tasar las multas tendrán como criterios de valoración los fines de la Ley 42 de 1993 y la proporcionalidad con los hechos que le sirven de causa.

PARÁGRAFO. Para efectos de la tasación de la multa, se tendrá en cuenta la previa certificación que expida la dependencia competente de la entidad, a la cual pertenece o perteneció el funcionario, en la cual se deberá cuantificar el salario mensual devengado, de acuerdo a los factores que constituyen el mismo."

De lo anterior se puede concluir que si existe norma expresa para abrir un proceso administrativo sancionatorio contra una entidad, por incumplimiento de las obligaciones del SICE e imponer sanción de multa por la misma causa. En cuanto a la tasación de la multa, se hace teniendo en consideración la gravedad de los hechos y las circunstancias atenuantes en cada caso concreto, a criterio del Gerente Departamental o Contralor Delegado Sectorial, según sea el caso, de acuerdo con las competencias de que trata la Resolución 05712 del 26 de enero de 2006. CJ: fbolanos 2006ER15414 9/06/06".

En el caso de los sujetos de control de la Contraloría General de la República las alarmas son desactivadas por los Contralores Delegados de cada Sector, de conformidad con lo establecido en el literal a, del artículo 1 de la Resolución 5772 de 2006, como resultado de la verificación en el proceso auditor o en una visita a la entidad. En el caso de los sujetos de control de las Contralorías territoriales, le corresponde a estos la desactivación de las alarmas, una vez se suscriban los convenios mediante los cuales la CGR hace entrega la herramienta SICE.

No. Esta se da mediante los resultados de un proceso auditor o visita especial.

Los funcionarios que tengan el rol de Control Interno.

La entidad no registró el presupuesto en la vigencia: informa cuando la entidad no reporta el presupuesto total asignado en la vigencia fiscal, (desagregado en funcionamiento, inversión, servicio a la deuda y operación comercial, de conformidad con lo dispuesto en el párrafo primero del artículo 17 del acuerdo 009 de 2006, expedido por el Comité para la Operación del SICE), en los términos y condiciones establecidos en el portal del SICE.

La entidad registró el presupuesto extemporáneamente: muestra cuando una entidad no reporta la ejecución presupuestal durante la periocidad trimestral establecida en el segundo párrafo del artículo 17 del acuerdo 009 de 2006 expedido por el Comité para la Operación del SICE.
" La Entidad no Registró el Plan de Compras en la Vigencia: Indica que la entidad no elaboró ni registró el Plan de Compras, tal y conforme lo dispone el literal b) del artículo13 del Decreto 3512 de 2003.

La entidad registró el plan de compras extemporáneamente: advierte cuando la entidad registra el Plan de Compras de una vigencia fiscal, después de la fecha establecida en el artículo 02 del acuerdo 009 de 2006, expedido por el Comité para la Operación del SICE.

Verificación del número de registro de precio no realizada: informa cuando la entidad no cumple con la obligación de consultar el número de certificado de registro de precios, de conformidad con la obligación contemplada en el párrafo uno, acápite Ordenador del Gasto, artículo 10 del acuerdo 09 de 2006, expedido por el Comité para la Operación del SICE.

Consulta de precio indicativo no realizada: muestra cuando la entidad no consulta el precio indicativo tal y como lo dispone el párrafo dos, del acápite ordenador del gasto del artículo 10 del acuerdo 009 de 2006, expedido por el Comité para la Operación del SICE.
Por qué se genera este tipo de alarma?
Aunque la entidad efectivamente pudo haber consultado el precio indicativo, es posible que no haya tenido en cuenta los siguientes aspectos:

La consulta debe ser realizada por el usuario Ordenador del Gasto, que esté activo y que sea el responsable de la ordenación, la suscripción y perfeccionamiento del contrato.
La consulta de precio indicativo debe hacerse después de la fecha de cierre de oferta o antes de la fecha de adjudicación del contrato.
Es recomendable generar un certificado de consulta a través de la opción "Si desea generar un certificado de consulta haga clic aquí", la cual se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Es importante resaltar que una vez generada esta alarma, no se puede eliminar pues hace parte del historial de sucesos del sistema. Podrá pasar a estado "Inactiva" cuando se encuentre que no aporta información de importancia para el proceso auditor.

Contratos registrados extemporáneamente: señala cuando una entidad incumple con la obligación establecida en el literal e) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, en concordancia con el artículo 86 del Decreto 2474 de 2008.
Número de certificado de registro de precio de referencia no existe o vencido: muestra que el número de Registro de Precio de Referencia registrado en el contrato no existe en el sistema, o se encuentra vencido según lo dispuesto en el parágrafo del artículo 3 de la Ley 598 de 2000.
Por qué se genera este tipo de alarma?
Es una advertencia que informa a las entidades de control que una entidad del Estado ha contratado bienes y/o servicios con un proveedor cuyo número de Registro de Precio de Referencia registrado en el contrato no existe en el sistema, o se encuentra vencido Lo anterior manifiesta el incumplimiento del Proveedor según lo establecido en el parágrafo del artículo 3 de la Ley 598 de 2000.
"El precio está vencido" es la advertencia que informa a las entidades de control que la entidad ha contratado bienes y/o servicios con un proveedor que registró dichos precios al menos un año antes, sin haberlos modificado o actualizado.

No existe código en el CUBS: informa que el código del bien. Servicio u obra pública registrado en el contrato no existe en el Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS, de conformidad con el artículo 17 del Decreto 3512 de 2003
Proveedor no está registrado en el SICE: muestra que la entidad contrató con un proveedor que no está inscrito en el SICE, es decir, incumplió lo dispuesto en el literal a) del artículo 15 del Decreto 3512 de 2003.
El valor de la adición es superior al 50% del valor inicial del contrato: informa a los Entes de Control que la entidad vulneró lo dispuesto en el párrafo 2 del parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Compras fuera del umbral: informa que los precios de los bienes, servicios y obra pública:contratados por la entidad se encuentran fuera del rango calculado por el sistema, de conformidad con lo establecido en el párrafo 7 del Artículo 8 del Decreto 3512 de 2003.
Por qué se genera este tipo de alarma?
Se genera cuando las entidades del Estado adquieren bienes, obra pública y/o servicios por fuera de los límites calculados por el sistema, de acuerdo con el número de precios de referencia registrados por los Proveedores y la dispersión entre los mismos, lo cual se ha denominado en el SICE "Umbral de Precios".

Es importante resaltar que una vez generada esta alarma, ésta no se puede eliminar pues hace parte del historial de sucesos del sistema. Podrá pasar a estado "Inactiva" cuando se encuentre que no aporta información de importancia para el proceso auditor.

La Entidad registró el presupuesto extemporáneamente: muestra cuando una entidad no reporta la ejecución presupuestal durante la periodicidad trimestral establecida en el segundo párrafo del artículo 17 del acuerdo 009 de 2006 expedido por el Comité para la Operación del SICE.

Contratos registrados extemporáneamente: señala cuando una entidad incumple con la obligación establecida en el literal b) del artículo 14 del Decreto 3512 de 2003.

No existe código en el CUBS: informa que el código del bien, servicio u obra pública registrado en el contrato no existe en el Catálogo Único de Bienes y Servicios CUBS, de conformidad con el Artículo 17 del Decreto 3512 de 2003.

Compras fuera del umbral: informa que los precios de los bienes, sevicios y obra pública contratados por la entidad se encuentran fuera del rango calculado por el sistema, de conformidad con lo establecido en el párrafo 7 del Artículo 8 del Decreto 3512 de 2003.

Conforme al Acuerdo No. 0004 expedido por el comité de operación para el SICE, se establece: “Artículo 5°. Se exceptúa temporalmente el registro de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y de Compromisos (Registro Presupuestal). En el registro de contratos, se exceptúa el diligenciamiento del campo denominado CDP, cuando el contrato esté soportado en más de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal. En su Parágrafo: La demás información relacionada con el contrato debe registrarse normalmente en el Sistema”, de acuerdo a lo anterior, dichas alarmas han sido deshabilitadas del sistema, y actualmente no se generan.

Ingrese a la página del SICE y en la barra de menú por Ayuda elegir la opción Preguntas Frecuentes/Alarmas donde se le da aclaración sobre las alarmas generadas. Es importante considerar que las alarmas se disparan en algunas oportunidades cuando no se ha seguido el orden cronológico en el proceso. Estas son utilizadas en los procesos auditores, de tal manera que no hay posibilidad de ser modificadas. De darse uno de estos procesos se recomienda sustentar el origen de las mismas.

Se debe tener en cuenta la Ley 598 de 2000, Decreto 3512 de 2003, Resoluciones 5772 de 2006, Resolución 5554 de 2004, Resolución 5712 de 2006, Acuerdos del Comité para la Operación del SICE, Sentencias de la Corte Constitucional y Circulares reglamentarias. Teniendo en cuenta el régimen de contratación aplicable para cada entidad. Para ingresar a la normatividad en mención puede acceder a la página www.sice-cgr.gov.co, ingresando por el ícono > Entidad > Presentación > Marco Legal.

Se recuerda a todos los usuarios del SICE, que para efectos de llevar a cabo un normal proceso en el aplicativo, el sistema cuenta con manuales e instructivos que pueden consultar en la página del SICE www.sice-cgr.gov.co, ingresando por los íconos de ciudadano, entidad o proveedor según el caso y en el ícono ayudas, digitando la ayuda que se requiera.