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Preguntas Frecuentes |
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CASOS ESPECIALES
¿Cómo
deben registrar los contratos las uniones temporales y los consorcios?
¿Las
ONG que prestan servicios a entidades del estado están obligadas a
registrarse?
¿A
las sociedades de Economía Mixta con capital superior el 50% de propiedad
del Estado, les aplica SICE?
¿Es necesario el certificado del Registro de Precio para Outsourcing?
¿Cómo incide la Ley de Garantías en el cumplimiento de la normatividad del SICE?
¿Si una entidad se encuentra en el proceso de adquisición de equipos para cumplir con la Resolución 3500 emitida por Mintransporte y decide tomarlos mediante Leasing Financiero, debido a que la Ley de Garantías no permite la contratación directa y el Leasing es un contrato de arrendamiento, ¿se puede hacer esta operación? ¿Se puede hacer licitación para el leasing o se puede tomar como crédito público?
¿Las
empresas de servicios públicos privadas sin participación del Estado,
están obligadas a cumplir con la normatividad del SICE?
¿El certificado del SICE requerido a los oferentes es o no subsanable?
¿Los fondos rotatorios deben registrarse en el SICE?
¿Están
obligados a registrarse en el SICE los Convenios Interadministrativos?
Teniendo
en cuenta que somos una empresa de servicios públicos conformada como
Empresa Industrial y Comercial del Estado, y que por disposición de
la Ley 142 de 1994 nuestro régimen de contratación es especial, el
correspondiente al derecho común o privado y no nos aplica la Ley 80 de
1993 ¿cuáles son las obligaciones especificas que nos corresponden
frente al SICE?
¿Qué
obligaciones SICE tienen los Fondos Parafiscales?
¿A
los resguardos indígenas les aplica el SICE?
¿A los contratos de empréstito les aplica el SICE?
¿Qué diferencias existen entre un Consorcio y la Unión Temporal?
¿Cuál es el procedimiento de registro para las Unidades Ejecutivas Locales (UEL) del DAMA?
¿Cómo se registran en el SICE las Uniones Temporales, cómo deben registrar precios y cuál certificado de registro de precios se presenta?
En cuanto a las ofertas presentadas por los Consorcios y Uniones
Temporales, deberán adjuntar los certificados de registro de precios de
los Consorciados o Integrantes de la Unión Temporal que hayan realizado
dicho registro, para los productos o ítems que cada integrante ofrezca y que hagan parte del objeto contractual, no
incluidos servicios conexos (servicios entregados junto con los bienes
adquiridos, pero no incluidos como servicios en el objeto contractual, ni
pactado para estos precio de oferta alguno).
En consecuencia, cada una de
las personas integrantes de la Unión Temporal, debe registrarse como
Proveedor, de acuerdo con el procedimiento establecido en el Portal del
SICE y las consideraciones allí expuestas.
¿Cómo deben registrar los contratos las uniones temporales y los consorcios?
Para
las Entidades del Estado o particulares que administran recursos públicos,
en aplicación del artículo 13 o 14 del Decreto 3512 de 2003, la entidad
debe tener en cuenta lo siguiente para el registro contratos:
1)Ingresar
los números de registro de precios de referencia ya sea los suministrados
por el Consorcio o por las personas jurídicas o naturales que forman la
Unión Temporal.
2)
En el encabezado del contrato, para el caso del consorcio se incluye el
Nombre y NIT del mismo, para el caso de las Uniones Temporales, se incluye
el nombre y el NIT de la persona natural o jurídica que tenga un
mayor porcentaje de representatividad y si la participación es idéntica,
puede diligenciar el campo con el NIT de cualquiera de los consorciados.
¿Las ONG que prestan servicios a entidades del estado están obligadas a registrarse?
Toda
persona natural o jurídica que actúe como contratista para proveer un
bien, servicio u obra pública a un ente vigilado, tiene obligación según
el Decreto 3512 de diciembre 3 de 2005, siempre y cuando el proceso
contractual en el que participe no se encuentre dentro de las excepciones
establecidas en el Artículo 18 del decreto mencionado, si la ONG en mención
tiene la intención de contratar con un ente vigilado que ya ingresó al
SICE (ver en www.sice-cgr.gov.co
en Noticias de Interés, el Acuerdo 001, 002 de 2003 y 003 de 2004), si
tiene un NIT y si el proceso contractual está obligado, dicha ONG tendría
el deber de cumplir con las obligaciones establecidas en el SICE.
Si ninguno de los servicios que la ONG puede
ofertar está codificado hasta el nivel de ítem, la entidad contratante
debe tener conocimiento de ese hecho y no exigir el cumplimiento de
obligaciones SICE. Para contratos de servicios o de obra pública no
codificados en su totalidad hasta el nivel de ítem, aplica la excepción
a la que se refiere el artículo 18, literal a, del decreto en mención.
¿A las sociedades de Economía Mixta con capital superior el 50% de propiedad del Estado, les aplica SICE?
Sí.
A las sociedades de economía mixta les aplica el SICE según lo establece
el Decreto 3512. Las obligaciones de las mismas dependen del régimen
de contratación que aplican, si es Ley 80 o Régimen especial de
contratación.
¿Es necesario el certificado del Registro de Precio para Outsourcing?
Sí
es necesario el certificado del SICE para Outsourcing siempre y cuando el
proceso contractual relacionado con el bien o servicio a adquirir no
se encuentre exento, según el artículo 18 del Decreto 3512 de 2003.
Cuando al
suscribir un contrato no se definen en este las cantidades, al efectuar la
orden de compra o de suministro con base en las cantidades definidas en
ellos, se puede modificar el contrato ajustando las cantidades
parciales. Esto con base en la excepción temporal establecida en el
Acuerdo 004 de 2005, Artículo 4, Literal c que establece: “Procesos contractuales cuyas condiciones de
precio o cantidad son variables y el proceso de la negociación se
fundamente en valores estimados, previa aprobación de la Gerencia del
SICE”, sin embargo, una vez ejecutados estos contratos la entidad debe
proceder a registrarlos en el SICE.
¿Cómo
incide la Ley de Garantías en el cumplimiento de la normatividad del
SICE?
“La
Ley 996 de 2005 de garantías electorales, reglamentarias de la reelección
presidencial inmediata, en su artículo 33 prohibió expresamente la
contratación directa por parte de todos los entes del Estado, durante los
cuatro meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización
de la segunda vuelta, aunque estableció algunas excepciones sobre el
tema. Dicho artículo señala que: “Durante los cuatro meses
anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la
elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la
contratación directa por parte de todos los entes del Estado. Queda
exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos
de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias
educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para
la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética
y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados,
acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los
que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias”.
Frente
a lo planteado por la Gobernación de Sucre y a pesar de ser un compromiso
avalado mediante carta de intención, previo a la entrada en vigencia de
la Ley de Garantías, se observa que el ente territorial no ha firmado el
convenio como tampoco ha expedido la disponibilidad presupuestal y en
consecuencia, no es posible la celebración del convenio
interadministrativo, ya que este se enmarca dentro de la prohibición del
artículo 33 de la Ley 996 de 2005, en el entendido que ningún ente del
Estado puede contratar directamente durante el período electoral para la
escogencia del Presidente de la República. De igual manera el caso
planteado se refiere a apoyo productivo a la apicultura, actividad que no
está contemplada dentro de las excepciones que consagra la precitada
norma”. CJ: fbolanos, 6/03/06.
¿Si una entidad se encuentra en el proceso de adquisición de equipos para cumplir con la Resolución 3500 emitida por Mintransporte y decide tomarlos mediante Leasing Financiero, debido a que la Ley de Garantías no permite la contratación directa y el Leasing es un contrato de arrendamiento, ¿se puede hacer esta operación? ¿Se puede hacer licitación para el leasing o se puede tomar como crédito público?
“El
leasing es una operación financiera que consiste en el alquiler de bienes
con opción a comprarlos al final del contrato de arrendamiento. Por la
naturaleza de esta operación, corresponde a un contrato y no podría
asimilarse a crédito público; en tal virtud, debe analizarse si por la
cuantía, se enmarca dentro de la contratación directa y siendo así las
cosas, este estaría incluido dentro de la prohibición del artículo 33
de la Ley 996 de 2005.
Por
otro lado es necesario precisar que el espíritu de la norma apunta a que
ningún ente del Estado puede contratar directamente durante el período
electoral para la escogencia del Presidente de la República, en
cumplimiento de los principios de la Función Administrativa contenidos en
el artículo 209 de la Constitución Nacional. Por lo anterior,
consideramos que en el asunto planteado no sería de buen recibo efectuar
licitación pública, en un contrato que por su cuantía puede celebrarse
por contratación directa, lo cual va en contra del principio de economía;
con dicho proceder se estaría contrariando el querer del legislador, además
de los principios de transparencia y responsabilidad establecidos en la
Ley 80 de 1993”. CJ: fbolanos.
¿Deben incluirse en el Plan de Compras del
Municipio, los recursos asignados a los resguardos indígenas?
“El
municipio de Santander de Quilichao, al administrar los recursos asignados
a los Resguardos Indígenas, provenientes del Sistema General de
Participaciones (SGP), y que no están incorporados en el presupuesto
municipal, considero que no deben estar incluidos dentro del plan de
compras del municipio, puesto que tales recursos no pertenecen al ente
territorial, sino que estos dineros tienen un manejo especial reglado por
la Ley 715 de 2001. Lo anterior porque al momento de revisar la ejecución
de dicho plan, este arrojaría un resultado de mas del 100%, lo que no es
lógico ni favorable para el municipio, porque no se trata de recursos
municipales sino especiales. Por lo anterior, considero que frente a las
obligaciones del SICE, en este tema existen dos posibilidades:
-
Si el municipio celebra contratos con recursos del SGP (Ley 715 de 2001)
asignados a los Resguardos Indígenas de su jurisdicción, esta clase de
contratación se rige por la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios
y en consecuencia, le corresponde al ente territorial el cumplimiento de
todas las obligaciones del SICE que trata el artículo 13 del Decreto
03512 de 2003. En este caso considero que el municipio debe registrar el
Plan de Compras elaborado y/o concertado con las autoridades del Resguardo
Indígena, haciendo la salvedad que dicho plan corresponde a la entidad
territorial indígena y no al municipio.
-
Si por el contrario, el Resguardo Indígena es quien celebra los contratos
con dichos recursos, es necesario tener en cuenta que estos tienen un Régimen
Especial de Contratación y por consiguiente, se les debe exigir el
cumplimiento de las obligaciones del SICE en los términos del artículo
14 del Decreto 03512 de 2003, es decir, inscribirse en el sistema y
registrar los contratos que celebren.
En
cuanto a la duda sobre algunos rubros especiales que manejan los
Resguardos Indígenas, está definido que los bienes o servicios que no
estén codificados en el CUBS hasta el 5 nivel del ítem, están
temporalmente exceptuados, por disposición del literal a) del artículo
18 del Decreto 3512 de 2003”. CJ: fbolanos.
¿Las
empresas de servicios públicos privadas sin participación del Estado,
están obligadas a cumplir con la normatividad del SICE?
Respecto
a las Empresas de Servicios Públicos Privadas sin participación del
Estado, es claro que por disposición del artículo 1 de la Ley 598 de
2000, el SICE se creó para la vigilancia de la gestión fiscal de la
administración y de los particulares o entidades QUE MANEJAN RECURSOS
PUBLICOS (subrayo). De igual manera, el Acuerdo 008 de 2005, artículo 1,
solamente incluyó como obligadas a inscribirse en el SICE a las Empresas
de Servicios Públicos oficiales, mixtas y PRIVADAS CON PARTICIPACION DEL
ESTADO (subrayo). En consecuencia, las ESP que no tienen recursos del
Estado a ningún título, no tienen que inscribirse en el SICE ni cumplir
las demás obligaciones del sistema, en razón a que el artículo 1 de la
citada norma expresamente las excluyó, dada la naturaleza totalmente
privada de las mismas. El hecho de no tener participación alguna del
Estado es una circunstancia excluyente de las obligaciones del SICE, ya
que su régimen de contratación es absolutamente del Derecho Privado. No
obstante sí deben hacerlo como proveedores o contratistas, en el caso que
le suministren bienes o servicios a entidades del Estado.
¿Considerando
que el Fondo Cuenta de Impuestos al Consumo de Productos Extranjeros que
administra la Federación Nacional de Departamentos no ejecuta ningún
tipo de contratos, está obligado a cumplir con la normatividad del SICE?
“El
SICE es un sistema de información que integra todos los datos relevantes
de los procesos contractuales que se adelantan con fondos públicos, bien
sea que los mismos sean realizados por entidades del Estado o por
particulares y se integra institucionalmente al proceso de contratación,
como instrumento obligado para el registro y consulta de información
sobre la demanda, la oferta, y los precios de los bienes, servicios y
obras públicas que son requeridos por la administración.
El
Sistema, al integrar todos los datos relevantes de la contratación
estatal, permite identificar las distorsiones de los precios contratados
frente a los de mercado y construir mapas de riesgo de las entidades públicas,
para alcanzar una óptima vigilancia por parte de los organismos de
control, y así fiscalizar en línea y en tiempo real las adquisiciones de
bienes de uso común, servicios y obra pública efectuados con recursos públicos,
en otras palabras tener un adecuado control del gasto público.
Con
fundamento en lo establecido en la Ley 598 de 2000, y específicamente lo
estipulado en el artículo 7° del Decreto 3512 de 2003, que establece las
funciones del Comité para la Operación del SICE, se expidió el Acuerdo
0004 de 2005, en el cual se fija el alcance del término ''Plan de
Compras" en el SICE, como plan de adquisiciones de bienes, servicios
y obra pública de las entidades y particulares que manejen recursos públicos,
independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de
funcionamiento o de inversión.
En
estas condiciones, y para efectos del control fiscal a través del Sistema
de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal SICE,
anualmente, todos los actores públicos tienen la obligación de registrar
en la Central de Información sus planes de compras. Estos planes deben
estar expresados en códigos CUBS, es decir, en los códigos únicos que
identifican los productos que forman parte del universo de bienes,
servicios y obra pública que está en capacidad de adquirir el Estado.
Dada
la situación particular del Fondo Cuenta de Impuestos al Consumo de
Productos Extranjeros que administra la Federación Nacional de
Departamentos, en cuanto a que no ejecuta ningún tipo de contratos, es
claro que dicho Fondo no tendría un Plan de Compras para registrar y en
consecuencia, estaría por fuera del alcance de la obligación de
registrar dicho plan de compras, en estas circunstancias.
No
obstante lo anterior, en caso que el Fondo Cuenta realice algunas de las
actividades contenidas en el artículo 1 del Acuerdo 0004 de 2005 o
proyecte celebrar contratos o adquisiciones en el desarrollo de su objeto
social, dada su naturaleza jurídica, deberá inscribir en el SICE su Plan
de Compras, tal como lo ordena el precitado Acuerdo del Comité para la
Operación del SICE” y cumplir con las demás obligaciones aplicables.
CJ: fbolanos.
¿El certificado del SICE requerido a los oferentes es o no subsanable?
“En
relación con la consulta de si el certificado del SICE requerido a los
oferentes en los procesos de contratación que adelantan las entidades del
Estado, es o no subsanable, me permito informarle lo siguiente:
1.
El SICE es un sistema de información que pretende garantizar la
transparencia, objetividad y moralidad de la función contractual y en él
pueden participar todos los ciudadanos que aspiran a ser contratistas del
Estado. Para el efectivo cumplimiento de las actuaciones de la
administración pública, se estableció el principio de Economía, cuya
base constitucional la encontramos en el artículo 209 de la Constitución
Política que ordena la aplicación de este principio en la función
administrativa, la que debe estar al servicio de los intereses generales.
2.
El principio de Economía tiene significativa importancia dentro del
proceso de contratación estatal y en desarrollo del mismo, el numeral 15
del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, estableció: "Las
autoridades no exigirán sellos, autenticaciones, documentos originales o
autenticados, reconocimientos de firmas, traducciones oficiales ni
cualquier otra clase de formalidades o exigencias rituales, salvo cuando
en forma perentoria y expresa lo exijan leyes especiales.
La
ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura
contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de
propuestas, no servirá de título suficiente para el rechazo de los
ofrecimientos hechos".
3.
En cuanto a la exigencia de requisitos no esenciales para la comparación
de las propuestas presentadas en una licitación pública, el Parágrafo
del Artículo 4o. del Decreto 2170 de 2002, prescribe: "En
desarrollo de lo previsto en el artículo 2o. del numeral 15 del artículo
25 de la Ley 80 de 1993, los documentos y requisitos allí relacionados
podrán ser solicitados por las entidades en cualquier momento, hasta la
adjudicación".
Al
respecto, la H. Corte Constitucional, mediante Sentencia C-716 de
septiembre 3 de 2002, estableció que: “....Ni los listados de bienes
y servicios ni las bases de datos de los proveedores, mas los precios
ofrecidos por estos constituyen condicionamiento alguno para la celebración
del contrato. Aquellos operan como catálogo, guía o referencia cruzada
que permite escoger la opción más favorable a las necesidades de la
negociación.
Evidentemente
que la obligación que tienen los actores públicos de consultar las bases
de datos del SICE implica un deber adicional de responsabilidad para con
el manejo de los dineros públicos, que eventualmente repercutirá en los
procesos de revisoría fiscal realizados por la Contraloría. No obstante,
mientras esa consulta se realice y las entidades públicas verifiquen las
condiciones económicas y financieras mas favorables al contrato por
realizarse, que, dicho sea de paso, es su obligación, aquellas conservan
plena autonomía y libertad en la celebración de sus contratos....”
De
acuerdo con lo anterior, se puede concluir que el documento que certifique
la inscripción del proveedor en el Registro Único de Precios de
Referencia, RUPR, o la indicación en su oferta del número de registro
del proveedor para que pueda ser verificado por la entidad cuando revise
el cumplimiento de los requisitos exigidos en el Pliego de Condiciones o
en las Condiciones Mínimas, no es requisito de la esencia del contrato
y en consecuencia, este puede ser subsanado durante el período de
evaluación de las propuestas que realiza la entidad antes de la
adjudicación”. CJ: fbolanos.
¿La
Persona Jurídicas de Derecho Privado que administran recursos del Régimen
Subsidiado en Salud, tienen la obligación de inscribirse en el SICE?
“Respecto
a las Personas Jurídicas de Derecho Privado que administran recursos del
Régimen Subsidiado en Salud, si tienen la obligación de inscribirse en
el SICE, con fundamento en el artículo 1 de la Ley 598 de 2000 y el artículo
1 de decreto 3512 de 2003. Esta última norma establece que: “El
sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal,
SICE, se aplica a los organismos que conforman la administración pública,
a los particulares o entidades QUE MANEJAN RECURSOS PUBLICOS, .......” (subrayo).
Lo anterior, en el entendido que a pesar de la naturaleza privada de estas
personas jurídicas, el hecho de administrar recursos públicos (Régimen
Subsidiado de Salud), es la circunstancia determinante que las vincula con
el cumplimiento de algunas de las obligaciones del SICE” por lo cual el
criterio que describe su naturaleza o características o el listado de algún
Acuerdo adoptado por el Comité para la Operación del SICE, debe
incluirlas.
“En
relación con dichas obligaciones, es claro que se trata de las contenidas
en el artículo 14 del Decreto 03512 de 2003, que reglamenta las
obligaciones de las entidades y PARTICULARES QUE MANEJAN RECURSOS PUBLICOS
CON REGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACION (subrayo), es decir, inscribirse en
el SICE y registrar los contratos que celebren con los dineros del Régimen
Subsidiado en Salud.
En
cuanto al fundamento para la inscripción de dichas personas jurídicas
privadas en el SICE, el mismo lo encontramos en el artículo 4 del Decreto
3512 de 2003 que trata de los FINES DEL SICE, entre ellos, reducir los
costos de la contratación de la administración pública y de los
particulares o entidades que manejan recursos públicos. (subrayo),
como también garantizar el efectivo cumplimiento de los principios
constitucionales y legales de igualdad, moralidad, eficacia, economía,
celeridad, imparcialidad, publicidad, eficiencia, equidad, transparencia,
responsabilidad y control social. Lo anterior teniendo en cuenta que se
trata de RECURSOS PÚBLICOS que a pesar de estar administrados por
particulares, tienen una vigilancia especial del Estado, por estar
involucrados los intereses superiores de la colectividad”. CJ: fbolanos.
¿Los fondos rotatorios deben registrarse
en el SICE?
Según el concepto jurídico 2005EE20971 del 20
de abril de 2005, Los Fondos Rotatorios por su especial objeto legal,
pueden tener varios roles en la contratación que celebran. Cuando son
ejecutores de su propio plan de compras y adquisiciones, como cualquier
entidad pública debe cumplir con las obligaciones de que trata el artículo
13 del Decreto 3512 de 2003. (Si los procesos contractuales no se
encuentran exceptuados según el Artículo 18, del mismo decreto o en el
artículo 4 del Acuerdo 004 de 2005).
También pueden tener la calidad de ejecutor de
recursos de otras entidades públicas para las cuales compra y adquiere
bienes, y en este evento debe exigir a los proveedores el cumplimiento de
las obligaciones con el SICE e igualmente cuando sea procedente, reportar
al SICE, toda la información sobre dicha contratación, producto de los
acuerdos que celebra mediante contratos interadministrativos con otras
entidades públicas.
De otra parte, el Fondo Rotatorio puede también
tener la calidad de proveedor, cuando presenta oferta a otras entidades
para suministrarle bienes o servicios y en este caso, debe como cualquier
oferente cumplir con las obligaciones frente al sistema, en términos del
artículo 15 del decreto 3512 de 2003. (Siempre y cuando los procesos
contractuales en los que participe no se encuentre dentro de las
excepciones establecidas en el Decreto 3512, artículo 18 y en el Acuerdo
004 de 2005).
En cuanto a los contratos interadministrativos
que celebra el Fondo con otras entidades públicas, dichos contratos deben
ser registrados por dichas entidades.
¿Están obligados
a registrarse en el SICE los Convenios
Interadministrativos?
Actualmente no existen excepciones del
cumplimiento de la normatividad del SICE para ellos. Sin embargo, por
limitaciones en las definiciones normativas relacionadas y reflejadas
actualmente en el aplicativo, los convenios Interadministrativos o
Interinstitucionales de Cooperación que no impliquen erogaciones o
desembolsos de las partes contractuales no son posible registrar.
Es importante tener en cuenta las excepciones del
artículo 18 del decreto 3512 y las establecidas en el Acuerdo 004 de
2005, con el fin de determinar si el proceso contractual como tal se
encuentra o no dentro de las mismas. De no estar dentro de éstas
excepciones y en el caso que
una de las partes desembolse dinero y la otra ofrezca un bien, servicio u
obra pública, la primera (que desembolsa dinero) debe cumplir sus
obligaciones SICE y registrar el contrato con el monto desembolsado.
Cuando
una Entidad entrega recursos a otra para la adquisición de unos bienes;
la entidad que los suministra presta un servicio de intermediación, y si
este se encuentra codificado a nivel de ítem, el proceso contractual debe
registrarse en el SICE y la entidad que presta dicho servicio debe
registrarse como proveedor. Si el servicio no se encuentra codificado, se
encontraría exento del cumplimiento de la normatividad SICE. En los casos
de compra de bienes, el beneficiario de los recursos destinados mediante
un convenio o contrato interadministrativo, o la entidad que maneja esos
recursos públicos y que en última instancia actúa como contratante, le
corresponde registrar el contrato de compraventa de dichos bienes en el
SICE.
En cuanto a los procesos contractuales que se
generen para el cumplimiento del convenio,
cada
entidad debe registrar en el SICE aquellos contratos que no
se encuentren exentos del cumplimiento de la normatividad del SICE.
De
encontrar inquietudes frente a convenios que no cumplen con las características
mencionadas y aclaradas, se sugiere elevar la consulta correspondiente a sice@contraloriagen.gov.co.
Con relación a
los planes de compra, cada una de las entidades que participen en
el convenio deben reflejar en su plan de compras todas aquellas
adquisiciones de bienes, servicios
u obra pública que requieran para el cumplimiento del mismo.
¿En cuál plan de compras de las entidades involucradas en un
convenio interadministrativo, se deben
reflejar las adquisiciones para cumplir con el mismo?
Con
relación a los planes de
compra, cada una de las entidades que participen en un convenio
Interadministrativo, deben reflejar en su plan de compras todas aquellas
adquisiciones de bienes, servicios
u obra pública que requieran para el cumplimiento del mismo y para los
cuales se ha reservado un presupuesto, debido a que para ello las
entidades involucradas realizarán sus
propios contratos.
Teniendo en cuenta que somos una empresa
de servicios públicos conformada como Empresa Industrial y Comercial del
Estado, y que por disposición de la Ley 142 de 1994 nuestro régimen
de contratación es especial, el correspondiente al derecho común o
privado y no nos aplica la Ley 80 de 1993 ¿cuáles son las obligaciones
especificas que nos corresponden frente al SICE?
En razón del régimen especial de contratación
que poseen las empresas de servicios públicos domiciliarios, sus
obligaciones se concretan de conformidad con el artículo 14 del decreto
3512, en la inscripción de la entidad y el reporte durante los primeros
cinco días de cada mes, de los contratos celebrados en el mes
inmediatamente anterior.
Es
claro que las empresas de servicios públicos domiciliarios no están
obligadas a verificar el cumplimiento del registro de los proveedores en
el Sistema, pero esa circunstancia, no exonera de dicho registro a los
proveedores, cuando los procesos contractuales en los que
participen no se encuentren exentos del cumplimiento de la normatividad
del SICE, y su obligación se encuentra establecida en el decreto 3512 de
2003, Artículo 15, y adicionalmente debe tenerse en cuenta que deviene de
la Ley 598 de 2000.
¿Qué obligaciones SICE tienen los Fondos Parafiscales?
Los fondos no son entidades, sino mecanismos
mediante los cuales una entidad privada, por ejemplo una Federación
Nacional, maneja y administra recursos públicos denominados
“Parafiscales” que se obtienen de un impuesto o contribución
obligatoria del sector y cuya
destinación especifica es la reinversión en el sector. Como dichos
fondos no son personas jurídicas se manejan a través de particulares.
Para el caso la Federación contrata con los
recursos de esa cuenta: Fondo Nacional; corresponde a la Entidad Privada,
es decir, a la Federación que es la persona jurídica, inscribirse, pero
entendiendo que lo hace para cumplir sus obligaciones con el SICE en
relación con el manejo del Fondo, pues sus otras actividades son como
entidad particular que es. El registro será de la Federación y de la
información de la Federación, pero sólo en lo que respecta al Fondo.
En consecuencia, para el ejemplo, la
Federación sí debe inscribirse en el SICE, la Federación
Nacional-Fondo Nacional y sus obligaciones con el SICE se circunscriben a
los contratos que ejecuten los recursos del Fondo. CJ: gltorres, 8/09/04.
¿Es aplicable
el SICE a las empresas de servicios públicos domiciliarios,
teniendo en cuenta que su régimen de contratación es el del derecho
privado y no el estatuto de la contratación pública?
El SICE aplica
a toda entidad que maneja recursos públicos sin importar su régimen
contractual, la negligencia en el suministro de información requerida por
la CGR, conlleva a las correspondientes sanciones y las consultas
realizadas no se constituyen en causal de excepción para no adelantar los
correspondientes autos de requerimientos por eventual incumplimiento de la
normatividad vigente.
¿A partir de cuándo
se puede hacer contratación directa en una entidad, si no hubo segunda
vuelta para elección presidencial?
De acuerdo con la interpretación de la Ley 996
de 2005 y teniendo en cuenta que la elección presidencial se dio de
manera definitiva el 28 de mayo de 2006, sin necesidad de segunda vuelta,
se toma como punto de partida para levantar la prohibición de la
contratación directa el día hábil inmediatamente siguiente a la elección,
es decir, el 30 de mayo de 2006.
¿Cuáles son las obligaciones de las Empresas
Industriales y Comerciales del Estado que se rigen por el Estatuto de
Contratación Pública?
En materia de SICE, le corresponde cumplir todas las
obligaciones de que trata el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, entre
ellas la de registrar en el aplicativo dentro de los cinco primeros días
hábiles de cada mes, los contratos perfeccionados y legalizados en el mes
inmediatamente anterior y que no se encuentren dentro de las excepciones
establecidas en el artículo 18 del decreto antes mencionado, ni en el
Acuerdo 004 de 2005. CJ: 2006IE6986, fbolanos.
¿A
los resguardos indígenas les aplica el SICE?
“Los Resguardos
Indígenas al tenor del artículo 286 de la Constitución Nacional, fueron
considerados como entidades territoriales y por ende, sujetos de derechos
y obligaciones. Por su parte la Ley 715 de 2001 que reglamentó el manejo
de los recursos del Sistema General de Participaciones (SGP), en su artículo
83 hizo una importante precisión, en el sentido que los recursos del SGP
asignados a los resguardos indígenas, serán administrados por el
municipio en el que se encuentra el resguardo indígena y solo en el
evento en que los resguardos se constituyan como Entidades Territoriales
Indígenas, sus autoridades recibirán y administrarán directamente la
transferencia, situación que aun no se ha reglamentado.
Teniendo en cuenta que la norma estableció que
el municipio administrará los recursos del Sistema General de
Participaciones asignados a los Resguardos Indígenas, este aspecto ha
originado una doble interpretación. La primera consiste en que el
municipio por expresa facultad legal tiene la competencia para administrar
y contratar con dichos recursos; por lo tanto, debe ser el municipio quien
celebre los contratos necesarios para cumplir con los propósitos de la
Ley, situación que se aplica en algunas zonas del país. Este argumento
cobra importancia si se tiene en cuenta que el legislador aun no ha
reglamentado la constitución de las Entidades Territoriales Indígenas.
La segunda posición es alegada por las
organizaciones indígenas, quienes haciendo una interpretación
restrictiva de la norma, consideran que el municipio simplemente
administra los recursos y el Resguardo es quien debe ejecutar los mismos y
por consiguiente, pueden celebrar contratos, tal y como viene sucediendo
en varias regiones del país. Actualmente los municipios colombianos
vienen delegando en los Resguardos Indígenas la función de celebrar los
contratos que se ejecutan con esta clase de recursos, mediante la firma de
un convenio. En derecho esta situación equivale a una desconcentración
de las funciones que legalmente le corresponden al municipio.
Con base en lo anterior y para efectos de la
aplicación de la normatividad del SICE, podemos formular dos precisiones:
1.
Si
el municipio celebra contratos con recursos del SGP (Ley 715 de 2001)
asignados a los Resguardos Indígenas de su jurisdicción, esta clase de
contratación se rige por la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios
y en consecuencia, le corresponde al ente territorial el cumplimiento de
todas las obligaciones del SICE que trata el artículo 13 del Decreto
03512 de 2003.
2.
Si
por el contrario, el Resguardo Indígena es quien celebra los contratos
con dichos recursos, es necesario tener en cuenta que estos tienen un Régimen
Especial de Contratación y por consiguiente, se les debe exigir el
cumplimiento de las obligaciones del SICE en los términos del artículo
14 del Decreto 03512 de 2003, es decir, inscribirse en el sistema y
registrar los contratos que celebren” CJ: fbolanos,
que no se encuentren dentro de las excepciones establecidas en
el artículo 18 del mismo decreto.
¿Las contrataciones por Urgencia Manifiesta, se
encuentran obligados a cumplir con la normatividad del SICE?
Atendiendo su consulta, me permito informarle que las
contrataciones amparadas por la Urgencia Manifiesta, actualmente se
encuentran exentas de cumplir con las obligaciones del SICE, no obstante
es importante que se tengan los soportes necesarios para comprobar dicha
condición, cuando sean requeridos y una vez ejecutado el contrato debe
ser registrado en el SICE.
¿Dentro de la
contratación estatal, al ejecutar Vigencias Futuras, las entidades se
encuentran obligadas a cancelar algún porcentaje por concepto de
intereses remuneratorios o en su defecto intereses moratorios o si este
pago está sujeto a las políticas propias de cada entidad?
“Aunque
la consulta es un poco confusa, se procede a conceptuar en los siguientes
términos:
El
contenido del contrato administrativo, es el conjunto de derechos,
obligaciones y potestades públicas, plasmado de manera escrita, además
de los pliegos de condiciones y teniendo en cuenta la regulación legal
consagrada en el Estatuto de Contratación Estatal (Ley 80 de 1993 y
reglamentarios). Lo anterior significa que el contrato es Ley para las
partes y todo lo allí consignado obliga tanto al Estado como a los
particulares que contratan con las diferentes entidades.
Para
el caso de pagos con vigencias futuras, es claro que en el texto del
contrato se puede incluir una cláusula en donde se pacte que el pago de
una parte o la totalidad del contrato se efectuará con esta clase de
vigencias, siempre y cuando el contratista lo acepte. De igual manera es
posible pactar el pago de intereses remuneratorios o moratorios, ya que
todo depende de los acuerdos establecidos entre las partes;
una vez firmado el contrato, su contenido se convierte en Ley para
las partes y en consecuencia, sus cláusulas serán de imperativo
cumplimiento.
Concluyendo, en principio, no es obligatorio que
la entidad estatal deba cancelar esta clase de intereses, pero una vez
pactados, la entidad tiene la obligación de pagarlos, pues como repito,
el contrato es ley para las partes que lo suscriben”. CJ: fbolaños.
¿A los contratos de empréstito les aplica
el SICE?
Sobre la
consulta de aplicación del SICE a los contratos de empréstito celebrados
por algunas entidades del Estado, me permito precisarle lo siguiente:
El artículo 24,
numeral 1, literal b) de la Ley 80 de 1.993, establece que la escogencia
del contratista se efectuará siempre a través de licitación o concurso
público, salvo en los casos en que autoriza de manera expresa que se
puede contratar directamente, tal como ocurre con el literal b) referente
a los empréstitos.
Por su parte el Decreto 2681 del 29 de diciembre
de 1993, artículo 7º, define los Contratos de empréstito, de la
siguiente forma: “Son contratos de empréstito los que tienen por objeto
proveer a la entidad estatal contratante de recursos en moneda nacional o
extranjera con plazo para su pago.
Los empréstitos se contratarán en forma
directa, sin someterse al procedimiento de licitación o concurso de méritos.
Su celebración se sujetará a lo dispuesto en los artículos siguientes.
Aclarado Decreto 620 de 1994 Operaciones de Crédito Público.”
(Aclarado por el Decreto Nacional 620 de 1994).
Quiere decir lo anterior que los contratos de empréstito, por expresa
disposición legal están EXENTOS DE LICITACION O CONCURSO PUBLICOS,
teniendo en cuenta que por su naturaleza, tienen unas connotaciones
especiales, entre otras, que su celebración depende de la voluntad y
condiciones del organismo nacional o internacional que le va a suministrar
recursos a determinada entidad estatal. Para efectos de la consulta, debe
distinguirse entre la naturaleza del contrato y la naturaleza jurídica de
la entidad que va a manejar los recursos del empréstito, que son dos
cosas diferentes y que pueden prestarse a confusión para efectos de la
aplicación del SICE.
Al respecto es necesario precisar que el artículo 14 del Decreto 3512 de
2003, se refiere es a las entidades CON REGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACION,
es decir, aquellas a las que el legislador les permitió darse su propio régimen
de contratación, diferente de la Ley 80 de 1.993, de lo cual se infiere
que para efectos del SICE, LO ESPECIAL ES EL RÉGIMEN DE CONTRATACION Y NO
EL CONTRATO EN SI MISMO (empréstito), tal y como se evidencia de la
lectura de las normas referenciadas.
De lo anterior se concluye que a los contratos financiados con recursos de
empréstito de organismos multilaterales, celebrados por entidades del
Estado que tengan un régimen de contratación ESPECIAL, se les aplica el
SICE en los términos del artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, es decir,
que tienen la obligación inscribirse en el SICE y registrar los contratos
de acuerdo con la cuantía establecida por la norma.
La Sentencia C-249 de 2004, de la Corte Constitucional y el Decreto 2166
de 2004, ratifican nuestra posición, en el sentido que si bien es cierto
existe la posibilidad de aplicar algunas normas de los organismos
multilaterales de crédito a los procedimientos contractuales cuando los
recursos que se ejecuten provengan de empréstito o donación o se trate
de recursos del Presupuesto General de la Nación que tenga la calidad de
contrapartida, también lo es que esta clase de operaciones no desvirtúan
la naturaleza jurídica de la entidad que accede a recursos bajo la
modalidad de empréstito y en consecuencia, si la entidad tiene régimen
especial de contratación, debe cumplir con los requisitos exigidos por el
precitado artículo 14 del Decreto 3512 de 2003.
¿Qué se debe hacer para registrarse en el SICE cuando
un Concejo y una Personería tienen el mimo NIT?
Las entidades como Personerías o Concejos Municipales
que tienen el mismo NIT de la Alcaldía respectiva, se pueden registrar
ante el SICE con dicho número, haciendo claridad que son un ente
independiente y el sistema los acepta sin problema.
¿Qué diferencias existen entre un Consorcio y la Unión Temporal?
La
Ley 80 diferencia entre Consorcio y Unión Temporal como personas jurídicas
independientes que no crean una nueva y por ello cada una tiene su NIT,
pero el Código del Comercio permite que empresas se denominen Consorcios.
Esas tienen un NIT y se llaman así no porque sea la unión de dos o más
personas, sino por que en principio se creó una empresa con el objetivo
de atender una demanda temporal y para ello pudieron reunirse varios
actores, incluso personas naturales y jurídicas pero creando una nueva
persona.
Los
Consorcios responden solidariamente ante cualquier sanción, mientras que
en las Uniones Temporales, la responsabilidad de cada miembro está
definida por el porcentaje de su aporte.
¿Las Empresas Sociales del Estado
(ESES) con régimen de contratación privado, que prestan sus servicios a
entidades públicas y privadas, tienen la obligación de Registrarse en el
SICE?
En cuanto a las
Empresas Sociales del Estado con régimen de contratación privado, que
prestan sus servicios a entidades públicas y privadas, es claro que si
tienen la obligación de registrarse en el SICE por las siguientes
razones:
De conformidad con el
numeral 6 del artículo 195 de la Ley 100 de 1993, las Empresas Sociales
del Estado tienen un régimen especial de contratación, para el
cumplimiento de su objeto legal, como lo es la prestación de los
servicios de salud. Pero por tratarse de entidades públicas, si llegaren
a aplicar las normas contenidas en la Ley 80 de 1993 y sus Decretos
Reglamentarios. Al tenor de la norma citadas, las Empresas Sociales del
Estado deben cumplir con las obligaciones definidas en el Artículo 14 del
Decreto 341 de 2003 cuando adelanten procesos que rigen por el Derecho
Privado, y cumplir con las obligaciones del Artículo 13 cuando adelanten
procesos que se rigen por la Ley 80 de 1993.
¿Cuál
es el procedimiento de registro para las Unidades Ejecutivas Locales (UEL)
del DAMA?
Según Acuerdo de Gestión celebrado entre la Contraloría
General de la República y la Secretaría de Gobierno de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, se definió la forma de cómo registrarse en el SICE las
UEL de las Secretarías y Departamentos Administrativos de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, dada su conformación administrativa y las dificultades
que se presentan en el momento de intentar registrar sus usuarios y
claves.
Para el registro es necesario que tengan presentes las
siguientes consideraciones:
1. Utilice la opción del SICE Cree nuevo
Usuario/Entidades del Estado.
2. En el formulario que presenta para ello el sistema,
debe tenerse en cuenta especialmente
los campos Nombre de Entidad,
LOGIN, NIT y Nombre Representante Legal, de la siguiente forma:
-
Nombre de la entidad: Escriba DAMA – Nombre de la UEL.
-
Logín: Debe escribirse por ejemplo UEL_DAMA, es decir UEL y el nombre de la Secretaría o Departamento administrativo.
-
NIT: El NIT corresponde al de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
-
Representante Legal: Debe escribirse el Nombre del Director de la Secretaría o Departamento Administrativo.
-
Identificación: Debe registrarse la identificación del Representante Legal que se registró.
Los demás campos se diligencian de igual forma como se hizo para el Departamento o Secretaría. Para esto, puede apoyarse en el Administrador SICE de ese Departamento o Secretaría.
Una vez se registren en el sistema, ETB debe validar este usuario como un Representante Legal de una Entidad del Estado y la UEL debe continuar con los pasos siguientes para la activación de la clave.
Nota:
Las UEL deben crear los usuarios que normalmente registran las entidades
del Estado, es decir, Administrador del SICE, Ordenador del Gasto,
Administrador Plan de Compras y Usuario de Control Interno.
¿Se rigen por el SICE los contratos celebrados en el exterior por
entidades estatales? CASOS ESPECIALES
El artículo 13 del Estatuto Contractual, Ley 80 de 1993, dispone: “ Los contratos celebrados en el exterior se podrán regir en su ejecución por las reglas del país en donde se hayan suscrito, a menos que deban cumplirse en Colombia”. Así las cosas, cuando la entidad adelante la adquisición de bienes en el exterior con destino a sus sedes o dependencias fuera del país, el proceso contractual se podrá regir por la normatividad vigente en el país, en el cual se celebre el contrato y estará excluido del procedimiento establecido en el Estatuto Contractual y en el Decreto 3512 de 2003.
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