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CONTRATOS, CDPS Y COMPROMISOS ¿Qué
se debe hacer cuando en una Entidad al registrar un CDP se
presentan inconsistencias porque el valor total del CDP no coincide con el
valor de los ítems registrados?
¿Cuáles
contratos debe registrar una Entidad con Régimen de Contratación
Especial? ¿Cómo
debe registrar un contrato una entidad con Régimen de Contratación
Especial, según lo establece el artículo 14 del Decreto 3512 cuando
tienen el inconveniente que al ingresar la información en el SICE
a través de Internet les pide el CDP, el cual por la naturaleza y
característica de la entidad no se tiene? ¿Si
no hay contratos para registrar se debe enviar alguna comunicación
informando de ello? ¿Mediante
qué norma se exceptúa el registro de CDPS? Al registrar un contrato ¿cómo se puede diferenciar si es Unión Temporal o Consorcio? ¿Cuáles son las modalidades de contratación? ¿Qué es un contrato adicional? ¿Cuándo un contrato relacionado con Seguros, no se registra en el SICE? ¿Para las Instituciones Educativas con Régimen Especial de Contratación, cuál es la cuantía mínima para registro de Contratos? ¿El monto de la contratación determina el régimen de contratación de una Entidad? ¿Están obligados a registrarse en el SICE los contratos de Concesión de Loterías Departamentales? ¿La opción anulación de contratos a la cual se puede acceder en el SICE, siguiendo la ruta CONTRATOS/ ANULACIÓN DE CONTRATOS, corresponde al concepto jurídico de lo que define el Código Civil Art. 1740 y 1742 sobre anulación de contratos? ¿Al consultar los contratos registrados estos no aparecen?
¿Qué
se debe hacer cuando en
una Entidad al
registrar un CDP se presentan inconsistencias porque el valor total
del CDP no coincide con el valor de los ítems registrados? Según
el Acuerdo 004, artículo 5º, se exceptúa temporalmente el registro de
Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y de Compromisos. En el
registro de contratos, se exceptúa el diligenciamiento del campo
denominado CDP, cuando el contrato esté soportado en más de un
Certificado de Disponibilidad Presupuestal. ¿Cuáles contratos debe registrar una Entidad con
Régimen de Contratación Especial?
Esta es una inquietud que tenemos
todos y que aun no ha sido solucionada. A las entidades con régimen
especial de contratación les aplica el literal b) del artículo 14 del
Decreto 3512 de 2003, tal como parece en el Decreto 3512 de 2003. En
virtud de la suspensión provisional del literal e) del artículo 18 del
Decreto 3512 de 2003 existe la observación sobre inscribir todos los
contratos sin importar su cuantía, con el fin de acatar el fallo del
Consejo de Estado, ante lo cual se ha argentado que la excepción se
refiere al Artículo 18 y no a los Artículo 13, 14 o 15, los cuales
consideran independientes, argumento el cual se encuentra razonable. Este
tema va a ser objeto de consulta ante el Comité Intersectorial de
Contratación (CINCO) por parte de la Oficina Jurídica y muy pronto
conoceremos el alcance de dicha norma.
¿Cómo debe registrar un contrato una entidad con Régimen de
Contratación Especial, según lo establece el artículo 14 del Decreto
3512 cuando tienen el inconveniente que al
ingresar la información en el SICE
a través de Internet les pide el CDP, el cual por la naturaleza y
característica de la entidad no se tiene? No
hay obligación de registrar CDPs ni compromisos. Se
recomienda registrar los contratos sin asociar ningún número de
CDP y/o compromiso. Este dato al registrar los contratos es opcional. El
sistema, en su etapa de implementación, será modificado de
tal manera que a las entidades con régimen especial de
contratación no se le generará este tipo de alarma. Las alarmas
correspondientes serán deshabilitadas en la actualidad. Al registrar un contrato por un valor X, el cual
tiene como soporte dos o más certificados de disponibilidad y dos o más
registros presupuestales, al ingresar la información
da opción para ingresar solamente un
CDP y un CRP.
¿Qué se hace en este caso? Según
el Acuerdo 004 de 2005, Artículo 5°, se exceptúa temporalmente el
registro de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y de
Compromisos (Registro Presupuestal). En el registro de contratos, se
exceptúa el diligenciamiento del campo denominado CDP, cuando el contrato
esté soportado en más de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Un
CDP que afecta contratos de procesos contractuales exceptuados del SICE
¿debe ser codificado totalmente ítem por ítem con el CUBS, y cómo
se hace para registrarlo cuando no existe código ya que el sistema no
permite pasar y por lo tanto no es posible registrar los compromisos
asociados a estos contratos?
No
registre ni CDP ni Compromiso y al momento de registrar los respectivos
contratos no asocie ningún número de CDP ni de compromiso. Acuerdo
004 de 2005, Artículo 5º hasta nuevo pronunciamiento del Comité para la
Operación del SICE. Cuando por alguna razón se registra mal un CDP, ¿cómo se hace
para cancelar ese registro? En
el sistema no se encuentran opciones
para su eliminación. Efectivamente
en el módulo de CDPS no existe actualmente la opción para eliminar la
totalidad de un CDP, sin embargo por la opción "Operaciones sobre
CDPS" el SICE permite adicionar, eliminar o modificar
cualquiera de los registros del formulario de detalle. ¿Qué se debe hacer cuando una entidad antes de estar obligada a
ingresar al SICE había convocado un proceso licitatorio y a
la firma del contrato ya se había establecido su ingreso mediante
Acuerdo, según el Plan Progresivo de Ingreso? En este caso ¿se debe
registrar el contrato teniendo en cuenta que no se exigió registro de
precios al proveedor que le adjudicaron? Los
procesos contractuales se rigen por la normatividad del SICE, una vez la
entidad se encuentra obligada a incorporarse al Sistema de Información
para la Vigilancia de la Contratación Estatal de acuerdo al
Plan de Ingreso Progresivo que determine el Comité de Operación del
SICE. Según el artículo 14, literal b, del decreto 3512, la obligación
del registro de contratos es a partir del mes siguiente a su inscripción.
En este caso, al momento de abrir la licitación la entidad no
estaba obligada aún a registrarse, por consiguiente a este proceso
contractual no le aplica la normatividad SICE. ¿Cómo se registran los contratos de suministro en los cuales se
establece un valor global y el listado de elementos con valores unitarios,
pero las cantidades se definen en los pedidos parciales de acuerdo a
necesidades?
Mediante el Acuerdo 004, Artículo 4,
Literal c se establece una excepción temporal para los “Procesos contractuales cuyas condiciones de precio o cantidad son
variables y el proceso de la negociación se fundamente en valores
estimados, previa aprobación de la Gerencia del SICE”. Sin embargo, una
vez ejecutados estos contratos la entidad debe proceder a registrarlos en
el SICE. ¿Si no hay contratos para registrar se debe enviar alguna
comunicación informando de ello? No
es necesario. El Decreto 3512, Artículo13, literal e, establece que se
deben registrar los contratos perfeccionados y legalizados en el mes
inmediatamente anterior, en los cinco primeros días hábiles de cada
mes. ¿Qué se debe tener en cuenta para registrar los contratos
que involucren precios en moneda extranjera? Cuando
vaya a registrar los contratos elija la Moneda de Pago
correspondiente, diligencie los campos que considere teniendo en cuenta
que aquellos que tienen la flecha (>) son obligatorios. ¿Mediante qué
norma se exceptúa el registro de CDPS? Según el Acuerdo
004 de 2005, artículo 5, se exceptúa temporalmente el registro de
Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y de Compromisos
(Registro Presupuestal). En el registro de contratos, se exceptúa el
diligenciamiento del campo denominado CDP, cuando el contrato esté
soportado en más de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal. ¿Cuáles son los parámetros a seguir en los procesos
contractuales que involucran Administración,
Imprevistos y Utilidades (AIU)? Según
se establece en el Acuerdo 0004 de 2005, Artículo 6°, en los Procesos
contractuales que incluyan Obra Pública donde se determine el AIU
(Administración, Imprevistos y Utilidades), la Gerencia del SICE
determinará la fecha en la cual se ingresará la información
correspondiente al AIU, según instrucciones publicadas por el Operador en
el Portal. En el
parágrafo presente en este artículo, establece que la información
requerida de los procesos contractuales que incluyan Obra Pública,
diferente a la del AIU, debe ser ingresada en el Portal del SICE, de
conformidad con lo establecido por el Decreto 3512 de diciembre 5 de 2005. ¿La
obligación de publicar en la página Web los pliegos de condiciones y términos
de referencia aplica a todo tipo de contrato? Esta
obligación es aplicable a todas las compras sin importar la cuantía, así
se desprende de la Fase 1 de la Directiva Presidencial que establece
claramente como obligación de las Entidades “Colocar en línea, con una
anticipación no menor a quince (15) días toda la información referente
a proyectos de normatividad a expedir, planes y programas de acción
futuros y términos de referencia de cualquier tipo de contratación a
realizar, permitiendo el acceso abierto a los ciudadanos a dicha información
y solicitando comentarios y sugerencias. La información relativa a
contratación directa, deberá colocarse en línea con una anticipación
no menor a cinco (5) días, cuando así lo amerite para obtener el mayor número
de ofertas”. Según
lo establecido en el artículo 1º
del Decreto Ley 2170 de 2002 “Las
entidades publicarán los proyectos de pliegos de condiciones o términos
de referencia de los procesos de licitación o concurso público, con el
propósito de suministrar al público en general la información que le
permita formular observaciones al contenido de los documentos antes
mencionados. Los
proyectos de pliegos de condiciones o de términos de referencia, en los
casos de licitación o concurso público, se publicarán en la página web
de la entidad cuando menos con diez (10) días calendario de antelación a
la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección
correspondiente. En el evento en que el proceso de selección sea de
contratación directa, este término será de cinco (5) días calendario.” Con
las políticas establecidas para el nuevo portal del SICE, las Entidades
del Estado que se hayan registrado en el SICE, que hayan registrado en el
mismo la información de la dirección del portal de su entidad (de la
URL), y que hayan publicado en sus portales la información de pliegos de
condiciones y términos de referencia no tienen la obligación de enviar
la misma información (de pliegos de condiciones y términos de
referencia) al SICE. ¿Se
deben registrar en el SICE los contratos del mes anterior, teniendo en
cuenta que ya se reportaron a la Contraloría Departamental en los
formatos especialmente creados para tal fin? Según
el Decreto 3512, artículo 13, literal f " Publicación de Contratos,
la publicación de los contratos, realizada por las entidades de acuerdo a
las disposiciones legales que rigen la materia, deberá contener los
precios unitarios y los códigos de acuerdo al CUBS. La obligación de
registro de contratos se entenderá cumplida cuando se publiquen en la
Imprenta Nacional y otros medios de publicación estatales. En caso
de que los mecanismos para la publicación de los contratos estatales
ordenada por la ley, no permitan publicar los precios unitarios y los códigos
de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra
adquiridos de conformidad con el CUBS, esta información se registrará
directamente en el Portal del SICE". Quiere
decir lo anterior, que en la actualidad, todo contrato obligado en el
SICE, debe registrarse en dicho portal, sin defecto de que en la
actualidad implique el reporte en otras instancias. Solo el registro en
Imprenta, con los respectivos códigos CUBS surte la obligación en SICE.
Las Contralorías Departamentales tienen acceso a la información
registrada en el SICE mediante usuarios de control diseñados para tal
fin, por lo cual es de esperarse que las mismas determinen que el registro
en SICE surte la obligación ante esas instancias. En el caso de la CGR,
la información reportada en el SICE no debe reportarse de nuevo en la
rendición, excepto el formato de pagos que aún no se ha unificado. ¿Se
deben registrar en el SICE las compras que se realizan por Caja Menor en
Contratos y en el Plan de Compras de una entidad? A
las compras y adquisiciones que hacen las entidades por Caja Menor, les
aplica la excepción de cumplir con la normatividad del SICE en razón a
que los planes de compra obedecen a un proceso de planeación realizado
por la entidad para adquirir los bienes y servicios que requiere para una
vigencia determinada; por el contrario, las cajas menores fueron
establecidas para adquirir bienes y servicios de acuerdo con el valor del
elemento y su necesidad inmediata para la entidad, lo que no permite abrir
espacios para que los proveedores interesados se registren y cumplan las
obligaciones en los plazos en los que la norma permite ejecutar recursos
de caja menor. Por su parte, la consulta de precios indicativos es una
herramienta siempre útil para obtener un criterio adicional sobre el
comportamiento de precios en el mercado. “El
artículo 4 del Decreto 3512 de 2003, al señalar los FINES DEl SICE,
estableció entre otros: “a) Reducir real y significativamente los
costos actuales de la contratación de la administración pública y de
los particulares o entidades que manejan recursos públicos”. Lo
anterior debe interpretarse en el sentido que el legislador se refirió
expresamente a los procesos contractuales realizados por la
administración pública para adquisición de bienes y servicios; esta
finalidad de la ley nos permite inferir que las compras de mínima cuantía
realizadas por caja menor, no estarían sujetas a la normatividad del
SICE. Lo
anterior debe armonizarse con el artículo 6 del Decreto 3512 de 2003 que
reglamenta la consulta de precios o condiciones del mercado, norma que
claramente se refiere a los PROCESOS DE SELECCIÓN, consulta que debe
surtirse a través del Registro Único de Precios de Referencia
(RUPR-SICE) para el caso de los bienes o servicios allí registrados. Lo
anterior significa que el espíritu del legislador al expedir la Ley 598
de 2000 y sus decretos reglamentarios, fue establecer unos parámetros o
pautas que a tener en cuenta por las entidades del Estado para adquirir
sus bienes y servicios a través de sus diferentes procesos de selección;
en consecuencia y por vía de interpretación legal, podemos afirmar que
es factible que a las compras que se efectúen por caja menor no se les
aplique en estricto sentido las normas del SICE, aunque si es pertinente
que las entidades consulten los precios indicativos registrados en el
sistema, en cumplimiento del principio de economía. De
igual manera, el artículo 20 del Decreto 855 de 1.994 que reglamentó la
contratación directa, estableció que en los eventos de mínima cuantía
el contrato se podrá celebrar tomando en cuenta los precios de mercado
(subrayo) y sin que sea necesario obtener previamente ofertas o publicar
avisos de invitación a contratar. Esta norma confirma que las entidades
del Estado si gozan de autonomía para adquirir libremente bienes o
servicios que por su cuantía, no afectan la transparencia y demás
principios de la contratación pública. En
síntesis podemos concluir, que existen fundamentos legales para exceptuar
de la aplicación de las normas del SICE, las compras o adquisiciones que
realizan las entidades del Estado con recursos de caja menor, reiterando
que si les asiste la obligación de consultar los precios de referencia
registrados en el sistema”. CJ: fbolanos. ¿Los
procesos de contratación que se adelantan con recursos de la Banca
Multilateral, deben cumplir con la normatividad del SICE? “De
acuerdo con el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, “Los contratos
financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o
celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de
cooperación, asistencia o ayuda internacionales, podrán someterse a los
reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos
de formación y adjudicación y cláusulas especiales de ejecución,
cumplimiento, pago y ajustes.”. Del
texto legal trascrito, se desprende que las entidades estatales que
celebran esta clase de contratos, tienen la potestad de ajustarlos a las
normas de dichos organismos internacionales en los aspectos que
expresamente autoriza la Ley. En lo relacionado con las normas de la Ley
80 de 1993, estas se aplican atendiendo la naturaleza jurídica de la
entidad contratante, según la clasificación de entidades estatales que
establece el artículo 2 del Estatuto de Contratación Pública. Con
base en lo anterior, el ordenador del gasto de la entidad estatal deberá
indagar sobre la posible existencia de reglas especialmente previstas en
el Estatuto de Contratación Pública para cada contrato en particular y
luego definir si al mismo le aplica el Estatuto Contractual Estatal o por
el contrario, le aplica el Derecho Privado. En
materia de aplicación del SICE, debe precisarse que el artículo 14 del
Decreto 3512 de 2003, se refiere puntualmente a las entidades CON REGIMEN
ESPECIAL DE CONTRATACION, es decir, aquellas a las que el legislador les
permitió darse su propio régimen de contratación, diferente de la Ley
80 de 1993, de lo cual se infiere que para efectos del SICE, LO ESPECIAL
ES EL RÉGIMEN DE CONTRATACION Y NO EL CONTRATO EN SI MISMO (Banca
Multilateral). Visto de otro modo, el precitado artículo 14 reglamentó
la aplicación del SICE teniendo en cuenta la naturaleza de la entidad
contratante Y NO LA NATURALEZA DEL CONTRATO CELEBRADO. Por
consiguiente y salvo mejor criterio, a los contratos financiados con
recursos de organismos multilaterales, celebrados por entidades del Estado
que tengan un régimen de contratación ESPECIAL, se les aplica el SICE en
los términos del artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, es decir, que
tienen la obligación inscribirse en el SICE y registrar los contratos de
acuerdo con la cuantía establecida por la norma. En
caso contrario, si la entidad estatal no tiene régimen especial de
contratación, debe cumplir con todos los requisitos exigidos por el
artículo 13 del Decreto 3512 de 2003. En
cuanto a la aplicación de la Ley de Garantías Electorales respecto a
procesos de contratación con recursos del banco mundial, es necesario
precisar que la norma prohíbe expresamente la CONTRATACION DIRECTA, de lo
cual se desprende que los casos de licitación pública no quedaron
cobijados por la prohibición. De igual manera debe analizarse el objeto
de cada contrato en particular, por cuanto el artículo 33 de Ley 906 de
2005, prohibió por regla general la contratación directa, pero estableció
los siguientes casos excepcionales en los que si se permite la contratación
directa: “Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del
Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las
emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los
utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras,
infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido
objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de
fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y
hospitalarias.” Corresponde a la entidad estudiar la clase de
contratación y el contrato específico a celebrar, para saber si está
incurso o no en la prohibición de la Ley de Garantías”. CJ: fbolanos. ¿De
qué manera se ajusta la suma de valores unitarios de un contrato con el
valor general del mismo, cuando el sistema integrado que maneja la
Entidad, redondea al entero el valor del contrato? Para
el SICE es indiferente este sistema de redondeo, debido a que actualmente
tiene su propia técnica para calcular la sumatoria, esto es, acepta dos
(2) decimales en los campos cantidad y valor, al igual que en el cálculo
para comparar con el encabezado, es decir en el campo Total, dicho cálculo
se realiza internamente utilizando tres (3) dígitos. ¿Qué
se debe hacer cuando al registrar contratos por lotes, el sistema nos envía
algunos mensajes de error, o nos envía mensaje de que se han registrado
espere notificación pero al consultarlo no aparece? Ante
esta situación, verifique que la conversión para enviar el archivo por
lotes se esté haciendo a un archivo .txt delimitado por
tabulaciones y no en archivo .csv
delimitado por comas como se hacía anteriormente. En cuanto a los
errores, esto puede deberse a que se han realizado modificaciones al
formato de registro de contratos. A este formato no se le pueden ampliar
ni reducir campos, resaltar títulos, borrar filas y/o columnas, etc.; es
decir, no se debe hacer maquillaje al formato que se baja para hacer el
respectivo registro. ¿Qué
se debe hacer para visualizar los contratos registrados durante el mes
anterior, que no se encontraron al
consultar Alarmas, a pesar de contar con los soportes de impresión del
registro de dichos contratos? Para
verificar el registro de contratos de las entidades se debe hacer la
consulta de los mismos en el sistema por la opción MENU
SICE/Contratos/Consulta de Contratos. En caso que los mismos se hayan
registrado y por alguna razón técnica el sistema no los presente,
es importante conservar la
impresión de las pantallas o
comunicaciones que genera el sistema en el momento de haber realizado el
registro para ser usadas como soporte o justificación en el momento que
así se requiera. Si
después de haber realizado la
respectiva consulta y comprobar que ésta es la situación que se está
presentando en la Entidad, es necesario que envíe a sice@contraloriagen.gov.co
el (los) número(s) de contrato(s) que se encuentra(n) en la situación
antes planteada, con el propósito de realizar las verificaciones técnicas del
caso y asimismo determinar los aspectos técnicos que hayan generado esa
situación. El sistema de validación
está reportando inconsistencias en el Código del Municipio, el cual se
ha revisado y está bien. ¿Qué se debe hacer? El código se debe registrar en el formato del
contrato de la siguiente manera: Se tiene un código de departamento AB y
un Código de Municipio XYZ, al registrar la información del Municipio
debe tener en cuenta el código del departamento, el cual quedaría como
ABXYZ. Solo para Bogotá existe una excepción por ser esta Distrito
Capital. Para este caso el código del Departamento (Cundinamarca) es 25,
pero el Código del Municipio (Bogotá D. C.) es 11001. ¿Desde el cambio de versión del portal del SICE se están
generando algunas fallas al registrar contratos, qué se debe hacer?
Es necesario hacer una verificación en el
Sistema para identificar lo que está ocurriendo. Sin embargo, en ocasiones el aviso de registro no exitoso
puede generarse al diligenciamiento errado de un campo de registro, lo
cual es informado en una notificación automática que envía el Sistema
al Sistema de Notificaciones que aparece en el menú principal de cada
usuario. Como consecuencia, le recomendamos intentar el
registro pasado unos minutos, revisar que los campos estén bien
diligenciados, revisar su sistema de notificaciones, guardar copia de los
documentos y en lo posible de las pantallas previas al registro para
soportar alguna consulta de auditoría. Si el Sistema ha presentado alguna
falla, obtendremos el reporte correspondiente del Operador Telecom y ello
se tendrá en cuenta en el proceso auditor. ¿Se deben registrar todos los contratos después
del pronunciamiento del Consejo de Estado, al igual que las Ordenes de
Compras? Las dos únicas modalidades de contratación como
son la licitación y la contratación directa, derivan algunos contratos
sin las formalidades, es decir sin que se incluyan las cláusulas que en
el derecho civil y comercial se llaman de la esencia, de la naturaleza y
las cláusulas accidentales, permitiendo que se celebren las llamadas órdenes
de compra o servicio que son verdaderos contratos pero que son mas
simples; dependiendo del
presupuesto que maneje una entidad dichos contratos pueden ser fruto de un
proceso de contratación directa o de un proceso licitatorio. Es
decir que los procesos de selección son la licitación y la contratación
directa y la forma de los contratos es la que se define como sin o con
formalidades plenas. Este tema es extenso, por lo que se recomienda
mirarlo a la luz de los artículos 39 de Ley 80 y 25 del Decreto 679 de
1994. Los
contratos deben registrarse en su totalidad, menos aquellos que se
encuentren dentro de las excepciones del artículo 18 del decreto 3512,
obviamente teniendo en cuenta que el literal e del mencionado artículo
ha sido suspendido provisionalmente por el consejo de Estado. Dado
que las órdenes de compra y de servicios, también son contratos, deben
ser registrados, y únicamente tener en cuenta, que las fechas de cierre y
adjudicación serán la misma que la fecha de firma del contrato. Actualmente
se encuentran exentos de registro en plan de compras y en contratos las
adquisiciones realizadas por Caja Menor. ¿Con relación a la modalidad del
contrato, que opción debe seleccionar una entidad con Régimen de
Contratación especial si la modalidad de la contratación no aparece en
las opciones que presenta el sistema? Con respecto a la información que debe
reportarse durante el proceso de registro de contratos, también se están
produciendo las adecuaciones necesarias pues son muy distintos los
procedimientos que aplican las empresas de servicios públicos y por
ejemplo las universidades públicas, aun cuando ambas poseen regímenes
especiales de contratación. Por el momento deben escoger en el sistema la
opción que más se aproximé a las características de la contratación a
registrar. Cuando a una entidad se le han presentado muchas
dificultades para registrar sus contratos en el SICE, ¿estos se pueden
enviar a través de correo electrónico o certificado para cumplir con su
obligación? No.
La información enviada por cualquier medio diferente al portal del SICE
no podrá tramitarse por funcionario alguno en nombre de la Entidad
obligada y no dará cumplimiento a lo establecido en los Artículos 13 y
14 del Decreto 3512. De acuerdo a las obligaciones establecidas en dicho Decreto, para
las entidades de Régimen de Contratación Especial y para Ley 80, este
registro lo debe hacer el funcionario de la entidad a quien se le ha
asignado esta tarea y con la clave del perfil para ese fin. El no registro
por causas consideradas de fuerza mayor, tendrán por sí mismas una
justificación válida ante cualquier proceso auditor. Al registrar un contrato ¿cómo se puede diferenciar
si es Unión Temporal o Consorcio? Esta
modificación en el sistema se tendrá en cuenta próximamente, pues se
requiere un desarrollo para que en el formato de registro de contratos, al
lado de la opción de proveedor o contratista se cuente con la opción
"Consorcio" o "Unión Temporal"; al seleccionar
cualquiera de las dos deben desplegarse campos para poner dos o más
nombres y sus respectivos NIT. En la actualidad el sistema no diferencia
entre tipos de personas jurídicas. Cuando se contrata con una Unión Temporal,
conformada por dos empresas con sus respectivo NIT y ambas registradas
ante el SICE, al momento de registrar el contrato ¿cuál se coloca,
dado que la ley no obliga a las uniones temporales a identificarse
con un NIT independiente? Para
las Entidades del Estado o particulares que administran recursos públicos,
en aplicación del artículo 13 o 14 del Decreto 3512 de 2003, la entidad
debe tener en cuenta lo siguiente para el registro contratos: 1)Ingresar
los números de registro de precios de referencia ya sea los suministrados
por el Consorcio o por las personas jurídicas o naturales que forman la
Unión Temporal. 2)
En el encabezado del contrato se incluye
el nombre y el NIT de la persona natural o jurídica que tenga un
mayor porcentaje de representatividad y si la participación es idéntica,
puede diligenciar el campo con el NIT de cualquiera de los consorciados o
unidos. ¿Cuáles son las modalidades de contratación?
El tema de las modalidades de contratación se
encuentra en el estatuto de contratación administrativa, pues el artículo
30 de la Ley 80 describe con detalle todo el proceso licitatorio.
Con respecto a la contratación directa que regulaba el decreto 855 fue
modificada por el decreto 2170 de 2000 y hoy se adelanta con unos
requisitos de publicidad en la página web que le permite a todo el
interesado ofertar. Las dos únicas modalidades de contratación son la
licitación y la contratación directa, otra cosa son los contratos que de
allí se derivan. La ley permite que las entidades celebren algunos
contratos sin las formalidades, es decir, sin que se incluyan las cláusulas
que en el derecho civil y comercial se llaman de la esencia, de la
naturaleza y las cláusulas accidentales y entonces permite que se
celebren las llamadas órdenes de compra o servicio que son verdaderos
contratos pero que son más simples, pero dependiendo del presupuesto que
maneje una entidad dichos contratos pueden ser fruto de un proceso de
contratación directa o de un proceso licitatorio. Es decir los
procesos de selección son la licitación y la contratación directa y la
forma de los contratos es la que se define como sin o con formalidades
plenas. Este tema es un poco extenso por lo que se recomienda
míralo a la luz de los artículos 39 de le 80 y 25 del Decreto 679
de 1994.
CJ: gltorres, 07/10/04. ¿Qué es un contrato
adicional? De acuerdo con lo previsto
en el Parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1.993, los contratos
estatales no se pueden adicionar en más de un 50% de su valor inicial.
Esto nos indica que un contrato adicional es el que se celebra para
complementar o ajustar el valor de un contrato celebrado inicialmente y
que por causas plenamente justificadas, es necesario para dar cumplimiento
a los fines de la contratación estatal o satisfacer a plenitud un
servicio público. En los tipos de modalidad
de contrato, qué significan las expresiones contratación directa con y
sin formalidades plenas. ¿Qué requisitos deben cumplir cada una de
ellas? ¿Las empresas de servicios públicos privadas que manejan un régimen
especial de contratación, deben tener en cuenta esos conceptos? El artículo 24 de la Ley
80 de 1993, numeral 1, estableció como regla general que todos los contratos de la administración deben realizarse mediante
licitación o concurso público, a
excepción de algunos casos en que procede la contratación directa,
es decir que solo en dichos eventos no hay necesidad de acudir a licitación,
sino que se permite contratarlo directamente por expresa autorización
legal. Ahora bien, dentro de los
eventos de contratación directa, esta puede ser con o sin formalidades
plenas, de acuerdo con el valor a contratar y la forma del contrato
estatal. Así tenemos que el artículo 39 de la Ley 80 de 1.993 distingue
entre la contratación CON FORMALIDADES PLENAS y le asigna unos
requisitos, entre ellos, que deben constar por escrito, además de los
topes legales establecidos en el artículo 24 de la Ley 80 de 1.993; dicho
artículo 39 ibidem, se refiere a los contratos SIN FORMALIDADES PLENAS y
les fija unas cuantías. La diferencia radica en los documentos necesarios
para su legalización y la cuantía; ejemplo: los de menor cuantía
siempre deben constar por escrito y se debe cumplir con el requisito de
obtener mínimo dos cotizaciones del valor del producto, en tanto que en
los de mínima cuantía se pueden celebrar con solo una orden de trabajo y
el precio se puede obtener con base en los precios del mercado. Por otro lado consideramos
que a las empresas con régimen especial de contratación que no se rigen
por la Ley 80 de 1.993, no se les aplica estos conceptos, salvo cuando
dicho estatuto especial así lo contemple. No obstante lo anterior, estas
empresas deben tener en cuenta los fines de la contratación estatal, es decir, que
sus contratos apunten al cumplimiento de los fines estatales, la continua
y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los
derechos e intereses de los administrados que colaboran con las entidades
del Estado en la consecución de dichos fines. De igual manera es
necesario tener en cuenta que si se trata de una sociedad de economía
mixta en donde el capital del Estado corresponda a un 50% o mayor, si les
aplica el SICE de acuerdo con lo establecido en el Decreto 3512 de 2003 y
las obligaciones de la entidad dependerán del régimen de contratación
aplicable, bien sea la Ley 80 de 1.993 o un régimen especial de
contratación. El artículo 24, numeral 1, literal m) estableció
para algunos contratos que celebran las empresas industriales y
comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta, una excepción a
la licitación pública en los siguientes términos: “Los
actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades
comerciales e industriales propias de las empresas industriales y
comerciales estatales y de las sociedades de economía mixta, con excepción
de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de
esta ley.” Lo anterior en concordancia con el Decreto 855 de 1.994, artículo 1º
que estableció: “Las entidades
estatales podrán contratar directamente, en los casos expresamente señalados
en la Ley 80 de 1993, y deberán ceñirse a lo establecido en este
reglamento, sin perjuicio de lo previsto en el Decreto 2681 de 1.993 y
disposiciones complementarias.” ¿Cuándo un contrato relacionado con
Seguros, no se registra en el SICE?
Cuando los servicios involucrados en un proceso
contractual determinado, no se encuentren codificados en su totalidad
hasta nivel de ítem en el Catálogo Unico de Bienes y Servicios (CUBS),
aplicando lo establecido en el Decreto 3512, artículo 18 y Acuerdo 004,
artículo 4, literal b. ¿Para las
Instituciones Educativas con
Régimen Especial de Contratación, cuál es la cuantía mínima para
registro de Contratos? Respecto al tema
del manejo contractual de las instituciones educativas, es necesario
precisar que el artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, reglamenta las obligaciones del
SICE aplicables a las entidades públicas con régimen especial de
contratación, es decir, aquellas a las que el legislador les permitió
darse su propio régimen contractual.
En tales condiciones, el literal b) del artículo 14 antes citado
les fijaba una cuantía mínima a las entidades para el registro de los
contratos, cuantía que fue suspendida provisionalmente por decisión del
H. Consejo de Estado. En consecuencia, las entidades públicas tienen la
obligación de registrar todos los contratos que celebren en el portal del
SICE, sin interesar su cuantía. En relación con la excepción del Acuerdo 005 de 2005 referente a los
contratos cuyo valor no supere el
10% de la menor cuantía de la entidad, esta se aplica a las entidades
que se rigen por la Ley 80 de 1.993, con lo cual podemos afirmar que
las entidades con régimen especial
de contratación no le aplica dicha obligación; esto hasta tanto se
conozca el pronunciamiento definitivo del H. Consejo de Estado sobre la
materia. CJ: fbolanos. ¿El monto de la contratación determina
el régimen de contratación de una Entidad? El régimen
especial de contratación de las entidades que manejan recursos públicos
lo establece la Ley y en ningún caso el monto de la contratación. Por lo
anterior, si las entidades educativas tienen por expresa disposición
legal un régimen especial de contratación, para efectos del SICE les es
aplicable el artículo 14 del
Decreto 3512 de 2003. CJ: fbolanos. ¿Están
obligados a registrarse en el SICE los contratos de Concesión de Loterías
Departamentales?
“Para efectos de
la consulta, debe hacerse la distinción entre la naturaleza del contrato
y la naturaleza jurídica de la entidad que celebre los contratos, pues se
trata de conceptos diferentes y pueden prestarse a confusión para efectos
de la aplicación del SICE. Para el caso planteado, las Loterías
Departamentales están organizadas por regla general como Empresas
Industriales y Comerciales del Departamento; en tal virtud, corresponde
analizar cual es el régimen de contratación aplicable, bien sea la Ley
80 de 1993 o puede ocurrir que tenga un régimen especial de contratación.
Es necesario
precisar que el artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, se refiere a las
entidades con Régimen Especial de Contratación, es decir, aquellas a las
que el legislador les permitió darse su propio régimen contractual,
diferente de la Ley 80 de 1993, de lo cual se infiere que para efectos del
SICE, LO ESPECIAL ES EL REGIMEN DE CONTRATACION Y NO EL CONTRATO EN SI
MISMO (concesión), tal y como se evidencia de la lectura de las
normas referenciadas. Por lo anterior,
podemos concluir que en principio, los contratos de concesión para la
explotación del juego del chance, celebrados por las Loterías
Departamentales que no tengan régimen especial de contratación, deben
cumplir para efectos del SICE, con todos los requisitos exigidos por el
artículo 13 del Decreto 3512 de 2003. En caso contrario, si tienen régimen
de contratación ESPECIAL, se les aplica el artículo 14 del Decreto 3512
de 2003, es decir, que tienen la obligación inscribirse en el SICE y
registrar los contratos de acuerdo con la cuantía establecida por la
norma. Los contratos para la explotación del juego de
chance, son contratos típicos de concesión y por su naturaleza no tienen
un tratamiento especial frente a las obligaciones del SICE. Sin embargo,
es importante tener en cuenta la excepción
contenida en el artículo 18, literal a) del Decreto 3512, por cuanto si
las actividades objeto del contrato de concesión no están codificadas en
el CUBS hasta el quinto nivel, estarían temporalmente exceptuados del
cumplimiento de las obligaciones del SICE. Respecto a
la emisión de los billetes de lotería y si puede ser considerada
como un bien o un servicio, podemos afirmar que se trata de un servicio,
por cuanto el objeto del contrato (billetes de lotería) exige unas
características muy especiales, diferentes a un contrato normal de este
tipo. En estos casos la Beneficencia no contrata cualquier impresión,
sino una que exige parámetros muy especiales, razón por la cual este
objeto contractual se convierte en un servicio para la entidad.
Este concepto se
emite en los términos del artículo 25 del Código Contencioso
Administrativo. CJ: fbolanos ¿La
opción anulación de contratos a la cual se puede acceder en el SICE,
siguiendo la ruta CONTRATOS/ ANULACIÓN DE CONTRATOS, corresponde al
concepto jurídico de lo que define
el Código Civil Art. 1740 y 1742 sobre anulación de contratos? ”En
primer lugar la NULIDAD DEL CONTRATO es una potestad que tienen la
justicia contencioso administrativa y las entidades públicas de extinguir
el vínculo jurídico existente respecto del contratista, cuando se
presenta una causal de violación de las que contempla el ordenamiento jurídico
por la trasgresión de las normas superiores a las que está sometido el
contrato. La aplicación del artículo 45 de la Ley 80 de 1993, tienen
como consecuencia la de privar de eficacia jurídica los contratos
estatales, por violación de normas de jerarquía superior, en los
siguientes casos: - Celebración con personas incursas en
causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución o
en la Ley. - Celebración contra expresa prohibición
Constitucional o Legal. - Declaratoria de Nulidad de los actos
administrativos en que se funden los contratos. En los eventos anteriores, la administración
debe proceder mediante acto administrativo motivado, a dar por terminado
el contrato, previa la verificación de los vicios que sirven de
fundamento a esta decisión. A partir de la ejecutoria del acto
administrativo mediante el cual se ordena la terminación del contrato, se
extinguen los derechos y obligaciones a cargo de las partes y es necesario
proceder a la liquidación final del mismo en el estado en que se
encuentre. Por lo tanto, es importante que los Jefes o
Representantes Legales de las entidades, tengan en cuenta que sólo en
el momento de la ejecutoria del acto administrativo que pone fin al
contrato o la ejecutoria de la sentencia judicial que así lo declara,
se puede hacer uso en el SICE la opción de Anulación relacionada con los
CONTRATOS ANULADOS, para efectos de su eliminación en el sistema.
CJ: fbolanos 16/05/06. ¿Al
consultar los contratos registrados estos no aparecen? Al hacer su consulta tenga en cuenta que en tipo de contrato
por defecto está tomando la opción de Adicional, corrija y elija
la opción Todos. Si, por alguna razón continúa presentándose
esa situación, le recomendamos enviar una comunicación a sice@contraloriagen.gov.co,
con los soportes necesarios para hacer el respectivo análisis. ¿La obligación de registro de contratos en el SICE se cumple con
la publicación del contrato en el Diario Oficial? No
necesariamente. De conformidad con lo establecido en los literales e y f
del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, sólo cuando la publicación
realizada en Imprenta Nacional, cuente con la información sobre precios
unitarios y códigos CUBS, se entenderá surtido de manera automática el
registro de contratos en el SICE. Por
consiguiente, hasta tanto no se exija en la publicación del Diario
Oficial esta información, se debe realizar el registro de contratos en el
SICE, en los términos estipulados en el literal e) del citado artículo. ¿Puede
una Entidad registrar sus contratos antes de los cinco días hábiles, que
establece el Decreto 3512, artículo 13, literal e? En efecto, la obligación de
registrar los contratos en el SICE, se puede cumplir una vez perfeccionado
y legalizado cada contrato. La expresión
“dentro de los cinco primeros días de cada mes” establecida en
los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003, se refiere
al plazo máximo para el registro de los contratos celebrados por
la entidad en el mes anterior, pero nada impide que los registren antes de
esa fecha. Este tema fue objeto de reglamentación del Acuerdo 009 de 2006
aprobado por el Comité para la Operación del SICE el 24 de agosto
de 2006. ¿Si a la fecha de obligación de ingreso al SICE, existen
procesos contractuales en los que aún no se ha realizado
la respectiva adjudicación, estos se deben registrar?
De acuerdo al Decreto 3512 de 2003, para las entidades o particulares que manejen recursos públicos, las obligaciones del Artículo 13, Literal e, implican que se en general se deben registrar los contratos a partir del mes siguiente a su inscripción siguiendo las instrucciones dadas en el portal. Igualmente, y sin defecto del régimen contractual que apliquen, las entidades deben registrar a mas tardar el quinto día hábil de cada mes los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior. Sin embargo, los Acuerdos del Comité para la Operación del SICE, mediante los cuales se determinan los ingresos, definen las fechas a partir de las cuales deben cumplirse las obligaciones de las que tratan los Artículos 13 y 14 del Decreto en mención.
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Preguntas Frecuentes 
