Según el Acuerdo 004, artículo 5º, se exceptúa temporalmente el registro de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y de Compromisos. En el registro de contratos, se exceptúa el diligenciamiento del campo denominado CDP, cuando el contrato esté soportado en más de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Esta es una inquietud que tenemos todos y que aun no ha sido solucionada. A las Entidades con régimen especial de contratación les aplica el literal b) del artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, tal como parece en el Decreto 3512 de 2003. En virtud de la suspensión provisional del literal e) del artículo 18 del Decreto 3512 de 2003 existe la observación sobre inscribir todos los contratos sin importar su cuantía, con el fin de acatar el fallo del Consejo de Estado, ante lo cual se ha argentado que la excepción se refiere al Artículo 18 y no a los Artículo 13, 14 o 15, los cuales consideran independientes, argumento el cual se encuentra razonable. Este tema va a ser objeto de consulta ante el Comité Intersectorial de Contratación (CINCO) por parte de la Oficina Jurídica y muy pronto conoceremos el alcance de dicha norma.

No hay obligación de registrar CDPs ni compromisos. Se recomienda registrar los contratos sin asociar ningún número de CDP y/o compromiso. Este dato al registrar los contratos es opcional.

El sistema, en su etapa de implementación, será modificado de tal manera que a las Entidades con régimen especial de contratación no se le generará este tipo de alarma. Las alarmas correspondientes serán deshabilitadas en la actualidad.

Según el Acuerdo 004 de 2005, Artículo 5°, se exceptúa temporalmente el registro de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y de Compromisos (Registro Presupuestal). En el registro de contratos, se exceptúa el diligenciamiento del campo denominado CDP, cuando el contrato esté soportado en más de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

No registre ni CDP ni Compromiso y al momento de registrar los respectivos contratos no asocie ningún número de CDP ni de compromiso. Acuerdo 004 de 2005, Artículo 5º hasta nuevo pronunciamiento del Comité para la Operación del SICE.

Efectivamente en el módulo de CDPS no existe actualmente la opción para eliminar la totalidad de un CDP, sin embargo por la opción "Operaciones sobre CDPS" el SICE permite adicionar, eliminar o modificar cualquiera de los registros del formulario de detalle.

Los procesos contractuales se rigen por la normatividad del SICE, una vez la Entidad se encuentra obligada a incorporarse al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal de acuerdo al Plan de Ingreso Progresivo que determine el Comité de Operación del SICE. Según el artículo 14, literal b, del decreto 3512, la obligación del registro de contratos es a partir del mes siguiente a su inscripción. En este caso, al momento de abrir la licitación la Entidad no estaba obligada aún a registrarse, por consiguiente a este proceso contractual no le aplica la normatividad SICE.

Mediante el Acuerdo 004, Artículo 4, Literal c se establece una excepción temporal para los "Procesos contractuales cuyas condiciones de precio o cantidad son variables y el proceso de la negociación se fundamente en valores estimados, previa aprobación de la Gerencia del SICE";. Sin embargo, una vez ejecutados estos contratos la Entidad debe proceder a registrarlos en el SICE.

No es necesario. El Decreto 3512, Artículo13, literal e, establece que se deben registrar los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, en los cinco primeros días hábiles de cada mes.

Cuando vaya a registrar los contratos elija la Moneda de Pago correspondiente, diligencie los campos que considere teniendo en cuenta que aquellos que tienen la flecha (>) son obligatorios.

Según el Acuerdo 004 de 2005, artículo 5, se exceptúa temporalmente el registro de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y de Compromisos (Registro Presupuestal). En el registro de contratos, se exceptúa el diligenciamiento del campo denominado CDP, cuando el contrato esté soportado en más de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

Según se establece en el Acuerdo 0004 de 2005, Artículo 6°, en los Procesos contractuales que incluyan Obra Pública donde se determine el AIU (Administración, Imprevistos y Utilidades), la Gerencia del SICE determinará la fecha en la cual se ingresará la información correspondiente al AIU, según instrucciones publicadas por el Operador en el Portal.

En el parágrafo presente en este artículo, establece que la información requerida de los procesos contractuales que incluyan Obra Pública, diferente a la del AIU, debe ser ingresada en el Portal del SICE, de conformidad con lo establecido por el Decreto 3512 de diciembre 5 de 2005.

Esta obligación es aplicable a todas las compras sin importar la cuantía, así se desprende de la Fase 1 de la Directiva Presidencial que establece claramente como obligación de las Entidades "Colocar en línea, con una anticipación no menor a quince (15) días toda la información referente a proyectos de normatividad a expedir, planes y programas de acción futuros y términos de referencia de cualquier tipo de contratación a realizar, permitiendo el acceso abierto a los Entidads a dicha información y solicitando comentarios y sugerencias. La información relativa a contratación directa, deberá colocarse en línea con una anticipación no menor a cinco (5) días, cuando así lo amerite para obtener el mayor número de ofertas";.

Según lo establecido en el artículo 1º del Decreto Ley 2170 de 2002 "Las Entidades publicarán los proyectos de pliegos de condiciones o términos de referencia de los procesos de licitación o concurso público, con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones al contenido de los documentos antes mencionados.

Los proyectos de pliegos de condiciones o de términos de referencia, en los casos de licitación o concurso público, se publicarán en la página web de la Entidad cuando menos con diez (10) días calendario de antelación a la fecha del acto que ordena la apertura del proceso de selección correspondiente. En el evento en que el proceso de selección sea de contratación directa, este término será de cinco (5) días calendario.";

Con las políticas establecidas para el nuevo portal del SICE, las Entidades del Estado que se hayan registrado en el SICE, que hayan registrado en el mismo la información de la dirección del portal de su Entidad (de la URL), y que hayan publicado en sus portales la información de pliegos de condiciones y términos de referencia no tienen la obligación de enviar la misma información (de pliegos de condiciones y términos de referencia) al SICE.

Según el Decreto 3512, artículo 13, literal f " Publicación de Contratos, la publicación de los contratos, realizada por las Entidades de acuerdo a las disposiciones legales que rigen la materia, deberá contener los precios unitarios y los códigos de acuerdo al CUBS. La obligación de registro de contratos se entenderá cumplida cuando se publiquen en la Imprenta Nacional y otros medios de publicación estatales. En caso de que los mecanismos para la publicación de los contratos estatales ordenada por la ley, no permitan publicar los precios unitarios y los códigos de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra adquiridos de conformidad con el CUBS, esta información se registrará directamente en el Portal del SICE".

Quiere decir lo anterior, que en la actualidad, todo contrato obligado en el SICE, debe registrarse en dicho portal, sin defecto de que en la actualidad implique el reporte en otras instancias. Solo el registro en Imprenta, con los respectivos códigos CUBS surte la obligación en SICE. Las Contralorías Departamentales tienen acceso a la información registrada en el SICE mediante usuarios de control diseñados para tal fin, por lo cual es de esperarse que las mismas determinen que el registro en SICE surte la obligación ante esas instancias. En el caso de la CGR, la información reportada en el SICE no debe reportarse de nuevo en la rendición, excepto el formato de pagos que aún no se ha unificado.

A las compras y adquisiciones que hacen las Entidades por Caja Menor, les aplica la excepción de cumplir con la normatividad del SICE en razón a que los planes de compra obedecen a un proceso de planeación realizado por la Entidad para adquirir los bienes y servicios que requiere para una vigencia determinada; por el contrario, las cajas menores fueron establecidas para adquirir bienes y servicios de acuerdo con el valor del elemento y su necesidad inmediata para la Entidad, lo que no permite abrir espacios para que los proveedores interesados se registren y cumplan las obligaciones en los plazos en los que la norma permite ejecutar recursos de caja menor. Por su parte, la consulta de precios indicativos es una herramienta siempre útil para obtener un criterio adicional sobre el comportamiento de precios en el mercado.

"El artículo 4 del Decreto 3512 de 2003, al señalar los FINES DEl SICE, estableció entre otros: "a) Reducir real y significativamente los costos actuales de la contratación de la administración pública y de los particulares o Entidades que manejan recursos públicos";. Lo anterior debe interpretarse en el sentido que el legislador se refirió expresamente a los procesos contractuales realizados por la administración pública para adquisición de bienes y servicios; esta finalidad de la ley nos permite inferir que las compras de mínima cuantía realizadas por caja menor, no estarían sujetas a la normatividad del SICE.

Lo anterior debe armonizarse con el artículo 6 del Decreto 3512 de 2003 que reglamenta la consulta de precios o condiciones del mercado, norma que claramente se refiere a los PROCESOS DE SELECCIÓN, consulta que debe surtirse a través del Registro Único de Precios de Referencia (RUPR-SICE) para el caso de los bienes o servicios allí registrados. Lo anterior significa que el espíritu del legislador al expedir la Ley 598 de 2000 y sus decretos reglamentarios, fue establecer unos parámetros o pautas que a tener en cuenta por las Entidades del Estado para adquirir sus bienes y servicios a través de sus diferentes procesos de selección; en consecuencia y por vía de interpretación legal, podemos afirmar que es factible que a las compras que se efectúen por caja menor no se les aplique en estricto sentido las normas del SICE, aunque si es pertinente que las Entidades consulten los precios indicativos registrados en el sistema, en cumplimiento del principio de economía.

De igual manera, el artículo 20 del Decreto 855 de 1.994 que reglamentó la contratación directa, estableció que en los eventos de mínima cuantía el contrato se podrá celebrar tomando en cuenta los precios de mercado (subrayo) y sin que sea necesario obtener previamente ofertas o publicar avisos de invitación a contratar. Esta norma confirma que las Entidades del Estado si gozan de autonomía para adquirir libremente bienes o servicios que por su cuantía, no afectan la transparencia y demás principios de la contratación pública.

En síntesis podemos concluir, que existen fundamentos legales para exceptuar de la aplicación de las normas del SICE, las compras o adquisiciones que realizan las Entidades del Estado con recursos de caja menor, reiterando que si les asiste la obligación de consultar los precios de referencia registrados en el sistema";. CJ: fbolanos.

"De acuerdo con el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, "Los contratos financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales Entidades en todo lo relacionado con procedimientos de formación y adjudicación y cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pago y ajustes.";.

Del texto legal trascrito, se desprende que las Entidades estatales que celebran esta clase de contratos, tienen la potestad de ajustarlos a las normas de dichos organismos internacionales en los aspectos que expresamente autoriza la Ley. En lo relacionado con las normas de la Ley 80 de 1993, estas se aplican atendiendo la naturaleza jurídica de la Entidad contratante, según la clasificación de Entidades estatales que establece el artículo 2 del Estatuto de Contratación Pública.

Con base en lo anterior, el ordenador del gasto de la Entidad estatal deberá indagar sobre la posible existencia de reglas especialmente previstas en el Estatuto de Contratación Pública para cada contrato en particular y luego definir si al mismo le aplica el Estatuto Contractual Estatal o por el contrario, le aplica el Derecho Privado.

En materia de aplicación del SICE, debe precisarse que el artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, se refiere puntualmente a las Entidades CON REGIMEN ESPECIAL DE CONTRATACION, es decir, aquellas a las que el legislador les permitió darse su propio régimen de contratación, diferente de la Ley 80 de 1993, de lo cual se infiere que para efectos del SICE, LO ESPECIAL ES EL RÉGIMEN DE CONTRATACION Y NO EL CONTRATO EN SI MISMO (Banca Multilateral). Visto de otro modo, el precitado artículo 14 reglamentó la aplicación del SICE teniendo en cuenta la naturaleza de la Entidad contratante Y NO LA NATURALEZA DEL CONTRATO CELEBRADO.

Por consiguiente y salvo mejor criterio, a los contratos financiados con recursos de organismos multilaterales, celebrados por Entidades del Estado que tengan un régimen de contratación ESPECIAL, se les aplica el SICE en los términos del artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, es decir, que tienen la obligación inscribirse en el SICE y registrar los contratos de acuerdo con la cuantía establecida por la norma.

En caso contrario, si la Entidad estatal no tiene régimen especial de contratación, debe cumplir con todos los requisitos exigidos por el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003.

En cuanto a la aplicación de la Ley de Garantías Electorales respecto a procesos de contratación con recursos del banco mundial, es necesario precisar que la norma prohíbe expresamente la CONTRATACION DIRECTA, de lo cual se desprende que los casos de licitación pública no quedaron cobijados por la prohibición. De igual manera debe analizarse el objeto de cada contrato en particular, por cuanto el artículo 33 de Ley 906 de 2005, prohibió por regla general la contratación directa, pero estableció los siguientes casos excepcionales en los que si se permite la contratación directa: "Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las Entidades sanitarias y hospitalarias."; Corresponde a la Entidad estudiar la clase de contratación y el contrato específico a celebrar, para saber si está incurso o no en la prohibición de la Ley de Garantías";. CJ: fbolanos.

Para el SICE es indiferente este sistema de redondeo, debido a que actualmente tiene su propia técnica para calcular la sumatoria, esto es, acepta dos (2) decimales en los campos cantidad y valor, al igual que en el cálculo para comparar con el encabezado, es decir en el campo Total, dicho cálculo se realiza internamente utilizando tres (3) dígitos.

Ante esta situación, verifique que la conversión para enviar el archivo por lotes se esté haciendo a un archivo .txt delimitado por tabulaciones y no en archivo .csv delimitado por comas como se hacía anteriormente. En cuanto a los errores, esto puede deberse a que se han realizado modificaciones al formato de registro de contratos. A este formato no se le pueden ampliar ni reducir campos, resaltar títulos, borrar filas y/o columnas, etc.; es decir, no se debe hacer maquillaje al formato que se baja para hacer el respectivo registro.

Para verificar el registro de contratos de las Entidades se debe hacer la consulta de los mismos en el sistema por la opción MENU SICE/Contratos/Consulta de Contratos. En caso que los mismos se hayan registrado y por alguna razón técnica el sistema no los presente, es importante conservar la impresión de las pantallas o comunicaciones que genera el sistema en el momento de haber realizado el registro para ser usadas como soporte o justificación en el momento que así se requiera.

Si después de haber realizado la respectiva consulta y comprobar que ésta es la situación que se está presentando en la Entidad, es necesario que envíe a sice@contraloriagen.gov.co el (los) número(s) de contrato(s) que se encuentra(n) en la situación antes planteada, con el propósito de realizar las verificaciones técnicas del caso y asimismo determinar los aspectos técnicos que hayan generado esa situación.

El código se debe registrar en el formato del contrato de la siguiente manera: Se tiene un código de departamento AB y un Código de Municipio XYZ, al registrar la información del Municipio debe tener en cuenta el código del departamento, el cual quedaría como ABXYZ. Solo para Bogotá existe una excepción por ser esta Distrito Capital. Para este caso el código del Departamento (Cundinamarca) es 25, pero el Código del Municipio (Bogotá D. C.) es 11001.

Es necesario hacer una verificación en el Sistema para identificar lo que está ocurriendo. Sin embargo, en ocasiones el aviso de registro no exitoso puede generarse al diligenciamiento errado de un campo de registro, lo cual es informado en una notificación automática que envía el Sistema al Sistema de Notificaciones que aparece en el menú principal de cada usuario.

Como consecuencia, le recomendamos intentar el registro pasado unos minutos, revisar que los campos estén bien diligenciados, revisar su sistema de notificaciones, guardar copia de los documentos y en lo posible de las pantallas previas al registro para soportar alguna consulta de auditoría. Si el Sistema ha presentado alguna falla, obtendremos el reporte correspondiente del Operador Telecom y ello se tendrá en cuenta en el proceso auditor.

Las dos únicas modalidades de contratación como son la licitación y la contratación directa, derivan algunos contratos sin las formalidades, es decir sin que se incluyan las cláusulas que en el derecho civil y comercial se llaman de la esencia, de la naturaleza y las cláusulas accidentales, permitiendo que se celebren las llamadas órdenes de compra o servicio que son verdaderos contratos pero que son mas simples; dependiendo del presupuesto que maneje una Entidad dichos contratos pueden ser fruto de un proceso de contratación directa o de un proceso licitatorio. Es decir que los procesos de selección son la licitación y la contratación directa y la forma de los contratos es la que se define como sin o con formalidades plenas. Este tema es extenso, por lo que se recomienda mirarlo a la luz de los artículos 39 de Ley 80 y 25 del Decreto 679 de 1994.

Los contratos deben registrarse en su totalidad, menos aquellos que se encuentren dentro de las excepciones del artículo 18 del decreto 3512, obviamente teniendo en cuenta que el literal e del mencionado artículo ha sido suspendido provisionalmente por el consejo de Estado.

Dado que las órdenes de compra y de servicios, también son contratos, deben ser registrados, y únicamente tener en cuenta, que las fechas de cierre y adjudicación serán la misma que la fecha de firma del contrato.

Actualmente se encuentran exentos de registro en plan de compras y en contratos las adquisiciones realizadas por Caja Menor.

Con respecto a la información que debe reportarse durante el proceso de registro de contratos, también se están produciendo las adecuaciones necesarias pues son muy distintos los procedimientos que aplican las empresas de servicios públicos y por ejemplo las universidades públicas, aun cuando ambas poseen regímenes especiales de contratación. Por el momento deben escoger en el sistema la opción que más se aproximé a las características de la contratación a registrar.

No. La información enviada por cualquier medio diferente al portal del SICE no podrá tramitarse por funcionario alguno en nombre de la Entidad obligada y no dará cumplimiento a lo establecido en los Artículos 13 y 14 del Decreto 3512. De acuerdo a las obligaciones establecidas en dicho Decreto, para las Entidades de Régimen de Contratación Especial y para Ley 80, este registro lo debe hacer el funcionario de la Entidad a quien se le ha asignado esta tarea y con la clave del perfil para ese fin. El no registro por causas consideradas de fuerza mayor, tendrán por sí mismas una justificación válida ante cualquier proceso auditor.

Esta modificación en el sistema se tendrá en cuenta próximamente, pues se requiere un desarrollo para que en el formato de registro de contratos, al lado de la opción de proveedor o contratista se cuente con la opción "Consorcio" o "Unión Temporal"; al seleccionar cualquiera de las dos deben desplegarse campos para poner dos o más nombres y sus respectivos NIT. En la actualidad el sistema no diferencia entre tipos de personas jurídicas.

Para las Entidades del Estado o particulares que administran recursos públicos, en aplicación del artículo 13 o 14 del Decreto 3512 de 2003, la Entidad debe tener en cuenta lo siguiente para el registro contratos:

1) Ingresar los números de registro de precios de referencia ya sea los suministrados por el Consorcio o por las personas jurídicas o naturales que forman la Unión Temporal.

2) En el encabezado del contrato se incluye el nombre y el NIT de la persona natural o jurídica que tenga un mayor porcentaje de representatividad y si la participación es idéntica, puede diligenciar el campo con el NIT de cualquiera de los consorciados o unidos.

El tema de las modalidades de contratación se encuentra en el estatuto de contratación administrativa, pues el artículo 30 de la Ley 80 describe con detalle todo el proceso licitatorio. Con respecto a la contratación directa que regulaba el decreto 855 fue modificada por el decreto 2170 de 2000 y hoy se adelanta con unos requisitos de publicidad en la página web que le permite a todo el interesado ofertar. Las dos únicas modalidades de contratación son la licitación y la contratación directa, otra cosa son los contratos que de allí se derivan. La ley permite que las Entidades celebren algunos contratos sin las formalidades, es decir, sin que se incluyan las cláusulas que en el derecho civil y comercial se llaman de la esencia, de la naturaleza y las cláusulas accidentales y entonces permite que se celebren las llamadas órdenes de compra o servicio que son verdaderos contratos pero que son más simples, pero dependiendo del presupuesto que maneje una Entidad dichos contratos pueden ser fruto de un proceso de contratación directa o de un proceso licitatorio. Es decir los procesos de selección son la licitación y la contratación directa y la forma de los contratos es la que se define como sin o con formalidades plenas. Este tema es un poco extenso por lo que se recomienda míralo a la luz de los artículos 39 de le 80 y 25 del Decreto 679 de 1994. CJ: gltorres, 07/10/04.

De acuerdo con lo previsto en el Parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1.993, los contratos estatales no se pueden adicionar en más de un 50% de su valor inicial. Esto nos indica que un contrato adicional es el que se celebra para complementar o ajustar el valor de un contrato celebrado inicialmente y que por causas plenamente justificadas, es necesario para dar cumplimiento a los fines de la contratación estatal o satisfacer a plenitud un servicio público.

El artículo 24 de la Ley 80 de 1993, numeral 1, estableció como regla general que todos los contratos de la administración deben realizarse mediante licitación o concurso público, a excepción de algunos casos en que procede la contratación directa, es decir que solo en dichos eventos no hay necesidad de acudir a licitación, sino que se permite contratarlo directamente por expresa autorización legal.

Ahora bien, dentro de los eventos de contratación directa, esta puede ser con o sin formalidades plenas, de acuerdo con el valor a contratar y la forma del contrato estatal. Así tenemos que el artículo 39 de la Ley 80 de 1.993 distingue entre la contratación CON FORMALIDADES PLENAS y le asigna unos requisitos, entre ellos, que deben constar por escrito, además de los topes legales establecidos en el artículo 24 de la Ley 80 de 1.993; dicho artículo 39 ibidem, se refiere a los contratos SIN FORMALIDADES PLENAS y les fija unas cuantías. La diferencia radica en los documentos necesarios para su legalización y la cuantía; ejemplo: los de menor cuantía siempre deben constar por escrito y se debe cumplir con el requisito de obtener mínimo dos cotizaciones del valor del producto, en tanto que en los de mínima cuantía se pueden celebrar con solo una orden de trabajo y el precio se puede obtener con base en los precios del mercado.

Por otro lado consideramos que a las empresas con régimen especial de contratación que no se rigen por la Ley 80 de 1.993, no se les aplica estos conceptos, salvo cuando dicho estatuto especial así lo contemple. No obstante lo anterior, estas empresas deben tener en cuenta los fines de la contratación estatal, es decir, que sus contratos apunten al cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con las Entidades del Estado en la consecución de dichos fines.

De igual manera es necesario tener en cuenta que si se trata de una sociedad de economía mixta en donde el capital del Estado corresponda a un 50% o mayor, si les aplica el SICE de acuerdo con lo establecido en el Decreto 3512 de 2003 y las obligaciones de la Entidad dependerán del régimen de contratación aplicable, bien sea la Ley 80 de 1.993 o un régimen especial de contratación.

El artículo 24, numeral 1, literal m) estableció para algunos contratos que celebran las empresas industriales y comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta, una excepción a la licitación pública en los siguientes términos: "Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales estatales y de las sociedades de economía mixta, con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el artículo 32 de esta ley.";

Lo anterior en concordancia con el Decreto 855 de 1.994, artículo 1º que estableció: "Las Entidades estatales podrán contratar directamente, en los casos expresamente señalados en la Ley 80 de 1993, y deberán ceñirse a lo establecido en este reglamento, sin perjuicio de lo previsto en el Decreto 2681 de 1.993 y disposiciones complementarias.";

Cuando los servicios involucrados en un proceso contractual determinado, no se encuentren codificados en su totalidad hasta nivel de ítem en el Catálogo Unico de Bienes y Servicios (CUBS), aplicando lo establecido en el Decreto 3512, artículo 18 y Acuerdo 004, artículo 4, literal b.

Respecto al tema del manejo contractual de las instituciones educativas, es necesario precisar que el artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, reglamenta las obligaciones del SICE aplicables a las Entidades públicas con régimen especial de contratación, es decir, aquellas a las que el legislador les permitió darse su propio régimen contractual. En tales condiciones, el literal b) del artículo 14 antes citado les fijaba una cuantía mínima a las Entidades para el registro de los contratos, cuantía que fue suspendida provisionalmente por decisión del H. Consejo de Estado. En consecuencia, las Entidades públicas tienen la obligación de registrar todos los contratos que celebren en el portal del SICE, sin interesar su cuantía.

En relación con la excepción del Acuerdo 005 de 2005 referente a los contratos cuyo valor no supere el 10% de la menor cuantía de la Entidad, esta se aplica a las Entidades que se rigen por la Ley 80 de 1.993, con lo cual podemos afirmar que las Entidades con régimen especial de contratación no le aplica dicha obligación; esto hasta tanto se conozca el pronunciamiento definitivo del H. Consejo de Estado sobre la materia. CJ: fbolanos.

El régimen especial de contratación de las Entidades que manejan recursos públicos lo establece la Ley y en ningún caso el monto de la contratación. Por lo anterior, si las Entidades educativas tienen por expresa disposición legal un régimen especial de contratación, para efectos del SICE les es aplicable el artículo 14 del Decreto 3512 de 2003. CJ: fbolanos.

"Para efectos de la consulta, debe hacerse la distinción entre la naturaleza del contrato y la naturaleza jurídica de la Entidad que celebre los contratos, pues se trata de conceptos diferentes y pueden prestarse a confusión para efectos de la aplicación del SICE. Para el caso planteado, las Loterías Departamentales están organizadas por regla general como Empresas Industriales y Comerciales del Departamento; en tal virtud, corresponde analizar cual es el régimen de contratación aplicable, bien sea la Ley 80 de 1993 o puede ocurrir que tenga un régimen especial de contratación.

Es necesario precisar que el artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, se refiere a las Entidades con Régimen Especial de Contratación, es decir, aquellas a las que el legislador les permitió darse su propio régimen contractual, diferente de la Ley 80 de 1993, de lo cual se infiere que para efectos del SICE, LO ESPECIAL ES EL REGIMEN DE CONTRATACION Y NO EL CONTRATO EN SI MISMO (concesión), tal y como se evidencia de la lectura de las normas referenciadas.

Por lo anterior, podemos concluir que en principio, los contratos de concesión para la explotación del juego del chance, celebrados por las Loterías Departamentales que no tengan régimen especial de contratación, deben cumplir para efectos del SICE, con todos los requisitos exigidos por el artículo 13 del Decreto 3512 de 2003. En caso contrario, si tienen régimen de contratación ESPECIAL, se les aplica el artículo 14 del Decreto 3512 de 2003, es decir, que tienen la obligación inscribirse en el SICE y registrar los contratos de acuerdo con la cuantía establecida por la norma.

Los contratos para la explotación del juego de chance, son contratos típicos de concesión y por su naturaleza no tienen un tratamiento especial frente a las obligaciones del SICE. Sin embargo, es importante tener en cuenta la excepción contenida en el artículo 18, literal a) del Decreto 3512, por cuanto si las actividades objeto del contrato de concesión no están codificadas en el CUBS hasta el quinto nivel, estarían temporalmente exceptuados del cumplimiento de las obligaciones del SICE.

Respecto a la emisión de los billetes de lotería y si puede ser considerada como un bien o un servicio, podemos afirmar que se trata de un servicio, por cuanto el objeto del contrato (billetes de lotería) exige unas características muy especiales, diferentes a un contrato normal de este tipo. En estos casos la Beneficencia no contrata cualquier impresión, sino una que exige parámetros muy especiales, razón por la cual este objeto contractual se convierte en un servicio para la Entidad.

Este concepto se emite en los términos del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo. CJ: fbolanos

";En primer lugar la NULIDAD DEL CONTRATO es una potestad que tienen la justicia contencioso administrativa y las Entidades públicas de extinguir el vínculo jurídico existente respecto del contratista, cuando se presenta una causal de violación de las que contempla el ordenamiento jurídico por la trasgresión de las normas superiores a las que está sometido el contrato. La aplicación del artículo 45 de la Ley 80 de 1993, tienen como consecuencia la de privar de eficacia jurídica los contratos estatales, por violación de normas de jerarquía superior, en los siguientes casos:

• Celebración con personas incursas en causales de inhabilidad e incompatibilidad previstas en la Constitución o en la Ley.
• Celebración contra expresa prohibición Constitucional o Legal.
• Declaratoria de Nulidad de los actos administrativos en que se funden los contratos.

En los eventos anteriores, la administración debe proceder mediante acto administrativo motivado, a dar por terminado el contrato, previa la verificación de los vicios que sirven de fundamento a esta decisión. A partir de la ejecutoria del acto administrativo mediante el cual se ordena la terminación del contrato, se extinguen los derechos y obligaciones a cargo de las partes y es necesario proceder a la liquidación final del mismo en el estado en que se encuentre.

Por lo tanto, es importante que los Jefes o Representantes Legales de las Entidades, tengan en cuenta que sólo en el momento de la ejecutoria del acto administrativo que pone fin al contrato o la ejecutoria de la sentencia judicial que así lo declara, se puede hacer uso en el SICE la opción de Anulación relacionada con los CONTRATOS ANULADOS, para efectos de su eliminación en el sistema. CJ: fbolanos 16/05/06.

Al hacer su consulta tenga en cuenta que en tipo de contrato por defecto está tomando la opción de Adicional, corrija y elija la opción Todos. Si, por alguna razón continúa presentándose esa situación, le recomendamos enviar una comunicación a sice@contraloriagen.gov.co, con los soportes necesarios para hacer el respectivo análisis.

No necesariamente. De conformidad con lo establecido en los literales e y f del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, sólo cuando la publicación realizada en Imprenta Nacional, cuente con la información sobre precios unitarios y códigos CUBS, se entenderá surtido de manera automática el registro de contratos en el SICE. Por consiguiente, hasta tanto no se exija en la publicación del Diario Oficial esta información, se debe realizar el registro de contratos en el SICE, en los términos estipulados en el literal e) del citado artículo.

En efecto, la obligación de registrar los contratos en el SICE, se puede cumplir una vez perfeccionado y legalizado cada contrato. La expresión "dentro de los cinco primeros días de cada mes"; establecida en los artículos 13 y 14 del Decreto 3512 de 2003, se refiere al plazo máximo para el registro de los contratos celebrados por la Entidad en el mes anterior, pero nada impide que los registren antes de esa fecha. Este tema fue objeto de reglamentación del Acuerdo 009 de 2006 aprobado por el Comité para la Operación del SICE el 24 de agosto de 2006.

De acuerdo al Decreto 3512 de 2003, para las Entidades o particulares que manejen recursos públicos, las obligaciones del Artículo 13, Literal e, implican que se en general se deben registrar los contratos a partir del mes siguiente a su inscripción siguiendo las instrucciones dadas en el portal. Igualmente, y sin defecto del régimen contractual que apliquen, las Entidades deben registrar a mas tardar el quinto día hábil de cada mes los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior. Sin embargo, los Acuerdos del Comité para la Operación del SICE, mediante los cuales se determinan los ingresos, definen las fechas a partir de las cuales deben cumplirse las obligaciones de las que tratan los Artículos 13 y 14 del Decreto en mención.