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CATALOGO UNICO DE BIENES Y SERVICIOS (CUBS)
¿Qué
debe hacer una entidad que no registró en su plan de compras la obra pública
por la imposibilidad de registrarla a nivel de clase como lo determinó el
Acuerdo 004/05 artículo 2º?
¿Qué
debo hacer como Proveedor para consultar los códigos del Catálogo Unico
de Bienes y Servicios (CUBS)? Ingrese
por el ícono de Ciudadano, en la barra de menú elija Ayudas/Consulta
CUBS y descargue los códigos según sean bienes (1), Servicios (2) u
Obra Pública (3). ¿Si
un bien no se encuentra codificado en el CUBS en quinto nivel y no
le aplica ninguna de las excepciones establecidas en artículo 18 del
decreto 3512 de 2003, se podría entender que el decreto no aplica? En
el caso de bienes, a diferencia de servicios y obra pública, la excepción
del artículo 18, literal a, no aplica, debido a que los proveedores podrán
crear un registro temporal de precios con códigos hasta nivel de subclase
o grupo. Para ello puede ayudarse con los manuales existentes en la
página web del SICE www.sice-cgr.gov.co, en la barra de menú,
opción Ayuda/Manuales/Solicitud de nuevos códigos para bienes y
servicios, para crear nuevos códigos. ¿Los
oferentes dentro de un proceso de licitación cuyo objeto es contratar el
servicio de vigilancia fija y móvil con armas para sus instalaciones, están
obligados a inscribirse en el SICE y a hacer registro de precios temporal? Se
recomienda revisar las condiciones del mencionado proceso frente a las
obligaciones y excepciones que establece el Decreto 3512 de 2003 y los
Acuerdos 0004 y 0005 del Comité para la Operación del SICE. Una vez
efectuado este análisis, si se llega al resultado que el proceso
contractual no está exceptuado y dado que verificando en el Catálogo
Unico de Bienes y Servicios (CUBS) el código para el servicio solicitado
se encuentra que está a nivel de ítem, se debe exigir el registro de
precio de referencia DEFINITIVO y NO se debe aceptar un registro de
precios de referencia temporal por parte de los proveedores. Los
números de certificado de registro de precio temporal están reservados
de manera exclusiva a los procesos contractuales de bienes que no se
encuentran codificados hasta el nivel quinto de desagregación (ítem). ¿Qué debe
hacer una entidad que no registró en su plan de compras la obra pública
por la imposibilidad de registrarla a nivel de clase como lo determinó el
Acuerdo 004/05 artículo 2º? Considerando
que la imposibilidad técnica para ello se encuentra superada a partir del
2 de mayo del 2006, fecha en la que se subió el nuevo portal del SICE,
todas las entidades que se rigen por Ley 80 deben hacer las respectivas
modificaciones incluyendo la obra pública a nivel de clase, es decir,
segundo nivel a partir la fecha que para ese efecto adopte la Gerencia del
SICE, sin que la misma supera el 31 de enero de 2007. ¿Qué debe hacer un proveedor
cuando no encuentra el código de un bien, o lo encuentra hasta nivel de
subclase o de grupo? Según lo ha
establecido en el literal c, del artículo 15 del Decreto 3512 del 5 de
diciembre de 2003, todo proveedor que desee contratar con entidades que
manejen recursos públicos, deben suministrar a la entidad los números de
certificado de registro de precios del bien, servicio u obra pública a
ofrecer. Para el caso de bienes, la excepción presentada en el literal a,
del artículo 18 del mismo decreto no aplica, debido a que si el proveedor
no encuentra el Código del bien ofrecido hasta el nivel de ítem, puede
generar un registro de precios temporal, el cual tiene la misma validez
que un registro definitivo de precios, en cualquiera de los dos casos el
aplicativo suministra un número de certificado de registro de precios, el
cual el proveedor está en la obligación de suministrar a la entidad.
Para conocer el procedimiento a seguir se le recomienda ingresar al portal
del SICE www.sice-cgr.gov.co y por la opción Proveedor, en
la barra de menú Ayudas/Manuales/Solicitud de nuevo producto a nivel
de grupo o a nivel de subclase. Para dar cumplimiento a los requerimientos del
Sistema de Información Financiera SIIF, donde para la expedición de los
Certificados de Disponibilidad Presupuestal, se debe tener el código CUBS
del SICE hasta el quinto nivel, surge una inquietud, en los casos en que
la desagregación del bien o servicio se da solamente hasta nivel de
subclase o tercer nivel. ¿Qué procedimiento se debe
seguir? Esta consulta no se refiere a definiciones del SICE o a líneas que
deba dictar la CGR. Los procedimientos del SIIF son los que definen la
necesidad de registrar información del CUBS (SICE-CGR), hasta nivel 5.
Actualmente existen ítems en el Catálogo Unico de Bienes y Servicios
CUBS diseñado por la CGR, que no se encuentran hasta su último
nivel de desagregación, por consiguiente el propio SIIF será quien
deba darle una definición. Se ha solicitado un espacio de estudio con el
Ministerio de Hacienda para concertar los sistemas, por tanto se
recomienda asesorarse en dicho Ministerio.
¿Quisiera saber si una entidad del Estado o particular que maneja recursos públicos con régimen especial de contratación, está obligada a consultar el Catálogo Unico de Bienes y Servicios (CUBS)? Aunque los campos “Código CUBS Elemento” y “No. de Certificado de Registro de Precios” son opcionales, se recomienda a las entidades con régimen especial de contratación, incluir el código CUBS cuando estos existan al registrar los contratos que no se encuentren dentro de las excepciones temporales establecidas en del Decreto 3512.
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Preguntas Frecuentes 
