Entidad
¿Qué debo hacer como Proveedor para consultar los códigos del Catálogo Unico de Bienes y Servicios (CUBS)?
Ingrese por el ícono de Ciudadano, en la barra de menú elija Ayudas/Consulta CUBS y descargue los códigos según sean bienes (1), Servicios (2) u Obra Pública (3).
¿Si un bien no se encuentra codificado en el CUBS en quinto nivel y no le aplica ninguna de las excepciones establecidas en artículo 18 del decreto 3512 de 2003, se podría entender que el decreto no aplica?
En el caso de bienes, a diferencia de servicios y obra pública, la excepción del artículo 18, literal a, no aplica, debido a que los proveedores podrán crear un registro temporal de precios con códigos hasta nivel de subclase o grupo. Para ello puede ayudarse con los manuales existentes en la página web del SICE www.sice-cgr.gov.co, en la barra de menú, opción Ayuda/Manuales/Solicitud de nuevos códigos para bienes y servicios, para crear nuevos códigos.
¿Los oferentes dentro de un proceso de licitación cuyo objeto es contratar el servicio de vigilancia fija y móvil con armas para sus instalaciones, están obligados a inscribirse en el SICE y a hacer registro de precios temporal?
Se recomienda revisar las condiciones del mencionado proceso frente a las obligaciones y excepciones que establece el Decreto 3512 de 2003 y los Acuerdos 0004 y 0005 del Comité para la Operación del SICE. Una vez efectuado este análisis, si se llega al resultado que el proceso contractual no está exceptuado y dado que verificando en el Catálogo Unico de Bienes y Servicios (CUBS) el código para el servicio solicitado se encuentra que está a nivel de ítem, se debe exigir el registro de precio de referencia DEFINITIVO y NO se debe aceptar un registro de precios de referencia temporal por parte de los proveedores.
Los números de certificado de registro de precio temporal están reservados de manera exclusiva a los procesos contractuales de bienes que no se encuentran codificados hasta el nivel quinto de desagregación (ítem).
¿Qué debe hacer una entidad que no registró en su plan de compras la obra pública por la imposibilidad de registrarla a nivel de clase como lo determinó el Acuerdo 004/05 artículo 2º?
Considerando que la imposibilidad técnica para ello se encuentra superada a partir del 2 de mayo del 2006, fecha en la que se subió el nuevo portal del SICE, todas las entidades que se rigen por Ley 80 deben hacer las respectivas modificaciones incluyendo la obra pública a nivel de clase, es decir, segundo nivel a partir la fecha que para ese efecto adopte la Gerencia del SICE, sin que la misma supera el 31 de enero de 2007.
¿Qué debe hacer un proveedor cuando no encuentra el código de un bien, o lo encuentra hasta nivel de subclase o de grupo?
Según lo ha establecido en el literal c, del artículo 15 del Decreto 3512 del 5 de diciembre de 2003, todo proveedor que desee contratar con entidades que manejen recursos públicos, deben suministrar a la entidad los números de certificado de registro de precios del bien, servicio u obra pública a ofrecer. Para el caso de bienes, la excepción presentada en el literal a, del artículo 18 del mismo decreto no aplica, debido a que si el proveedor no encuentra el Código del bien ofrecido hasta el nivel de ítem, puede generar un registro de precios temporal, el cual tiene la misma validez que un registro definitivo de precios, en cualquiera de los dos casos el aplicativo suministra un número de certificado de registro de precios, el cual el proveedor está en la obligación de suministrar a la entidad. Para conocer el procedimiento a seguir se le recomienda ingresar al portal del SICE www.sice-cgr.gov.co y por la opción Proveedor, en la barra de menú Ayudas/Manuales/Solicitud de nuevo producto a nivel de grupo o a nivel de subclase.
Para dar cumplimiento a los requerimientos del Sistema de Información Financiera SIIF, donde para la expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, se debe tener el código CUBS del SICE hasta el quinto nivel, surge una inquietud, en los casos en que la desagregación del bien o servicio se da solamente hasta nivel de subclase o tercer nivel. ¿Qué procedimiento se debe seguir?
Esta consulta no se refiere a definiciones del SICE o a líneas que deba dictar la CGR. Los procedimientos del SIIF son los que definen la necesidad de registrar información del CUBS (SICE-CGR), hasta nivel 5. Actualmente existen ítems en el Catálogo Unico de Bienes y Servicios CUBS diseñado por la CGR, que no se encuentran hasta su último nivel de desagregación, por consiguiente el propio SIIF será quien deba darle una definición. Se ha solicitado un espacio de estudio con el Ministerio de Hacienda para concertar los sistemas, por tanto se recomienda asesorarse en dicho Ministerio.
¿Quisiera saber si una entidad del Estado o particular que maneja recursos públicos con régimen especial de contratación, está obligada a consultar el Catálogo Unico de Bienes y Servicios (CUBS)?
Aunque los campos “Código CUBS Elemento” y “No. de Certificado de Registro de Precios” son opcionales, se recomienda a las entidades con régimen especial de contratación, incluir el código CUBS cuando estos existan al registrar los contratos que no se encuentren dentro de las excepciones temporales establecidas en del Decreto 3512.