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PLANES
DE COMPRA ¿Porqué razón, después de haber realizado las
correcciones a los errores presentados al momento de enviar el
Plan de Compras y al reenviarlo nuevamente con la mismas, a la
fecha no se ha recibido notificación alguna? ¿Qué se debe incluir en el Plan de Compras?
Al registrar el Plan de Compras se han presentado algunas fallas.
¿Qué se debe hacer? ¿Qué se debe hacer para solicitar una prórroga para el registro
del Plan de Compras? ¿Se deben incluir los mismos códigos que se registraron en el
Plan de Compras al registrar los Contratos, o se deben incluir los
que se presentan en el Certificado de Registro de Precios? ¿Cuál
es el procedimiento para modificar el Plan de Compras? ¿Cuál
es el alcance del término Plan de Compras en el SICE? ¿Cuál es el fundamento legal que estipula el 31
de enero de 2006 como el plazo para registrar el Plan de Compras?
¿Actualmente puede una Entidad
registrar obra pública en el Plan de Compras a nivel de
clase, es decir, segundo
nivel, según lo establecido en el Acuerdo 0004? ¿Las Entidades con Régimen Especial de Contratación
deben registrar planes de compra? ¿Cómo
se controlará la ejecución de los planes de compra?
¿Ha
sido imposible registrar las modificaciones del Plan de Compras
del año anterior, pues el sistema arroja un mensaje de error en
el año fiscal?
Las
modificaciones de un Plan de Compras de un año fiscal determinado
deben realizarse antes de finalizar el respectivo año y a más
tardar el 31 de diciembre del mismo. ¿Porqué razón, después de haber realizado las
correcciones a los errores presentados al momento de enviar el
Plan de Compras y al reenviarlo nuevamente con la mismas, a la
fecha no se ha recibido notificación alguna? Antes
de pasar a responder la inquietud, es necesario
recordarles la importancia de guardar una copia del archivo
plano para hacer reenvío del Plan o de sus modificaciones. Dando
respuesta a su consulta, el usuario creado para ser Administrador
Plan de Compras de su entidad, tiene la opción de revisar en su
sistema de notificaciones si el registro del Plan fue exitoso o
no. De igual manera, de haber registrado exitosamente el Plan, el
mismo podrá consultarse bajo la opción "Demanda" del
menú de este usuario. Esta opción la tiene también el
Representante Legal y el Administrador SICE Entidad. Los
manuales de usuario dispuestos en el portal www.sice-cgr.gov.co
contienen instrucciones al respecto. Si
aún así no soluciona la dificultad se sugiere ponerse en
contacto con el Call Center, en el 6500875 en la ciudad de Bogotá
o al 019003317770
23 fuera de Bogotá, en donde se le dará
instrucción sobre lo sucedido o de cómo realizar este tipo de
consultas de información que arroja el sistema automáticamente. ¿Qué se debe incluir en el Plan de Compras?
Considerando que el Artículo
1º del Acuerdo 004 de 2005 fija
el alcance del término “Plan de Compras” en el SICE,
como: “Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública
de las entidades y particulares que manejan recursos públicos,
independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de
funcionamiento o de inversión.”, en el Plan
de Compras debe incluir todo lo que cumpla con los
siguientes requisitos: Adquisición, compra o contratación de algún bien o
servicio u obra civil. Para los bienes o servicios, debe
encontrarse el código en el CUBS, al menos hasta el nivel
de subclase (nivel 3 de desagregación).
Según el Acuerdo 0002 de 2005 en su artículo 2,
el registro para la Obra Pública será obligatorio en el
segundo nivel de desagregación (nivel de Clase), sin embargo, por
limitaciones técnicas, el aplicativo no permite aun el registro
hasta este nivel, por lo tanto la obra pública que no pueda
identificarse mínimo a nivel 3 de desagregación no está
obligada a registrarse en el Plan de Compras. Importante:
No se registra en el Plan de compras Caja Menor, Nómina y Servicios Públicos. Las Entidades deben cargar sus Planes de
Compras, registrando la totalidad de los bienes, servicios y obras
públicas, que se ejecutan contra partidas presupuestales
correspondientes a los gastos de operación y/o funcionamiento,
según el caso y la
adquisición de bienes o servicios que se financien contra las
partidas incluidas en la Ley anual del presupuesto, en el capítulo
de gastos de inversión, que debe reflejar el Plan Operativo Anual
de Inversiones, de que trata el artículo 8° del Decreto 111 de
1996, en concordancia con las Leyes Orgánicas del Presupuesto y
de conformidad con el artículo 5° de la Ley 598 de 2000. Al registrar el Plan de Compras se han presentado algunas fallas.
¿Qué se debe hacer? Estas son las posibles causas a las fallas
presentadas: ·
Cuando el sistema reporta que no
es posible enviar el Plan por error en la versión, es que por
alguna razón se modificó un campo oculto del archivo que se
encuentra en la celda A1, o se borro la columna A o la fila
1. ·
Otro error común, es
cuando se modifican las características de la hoja electrónica,
dándole formato a las celdas, filas o columnas; como centrado,
tipo de letra, resaltado, etc. Debe evitarse siempre maquillar la
hoja, es decir, se debe dejar el formato en Excel exactamente
igual a como se descargó originalmente. La entidad, lo único que
debe hacer, es registrar en la hoja, los datos
requeridos teniendo presentes las indicaciones para su
diligenciamiento. ·
Se debe evitar la edición o
modificación de la columna del código CUBS, pues al
hacerlo en algunos códigos, los puntos se distribuyen
erradamente, razón por la cual no se valida el código como
existente. ·
Al realizar modificaciones
al Plan de Compras, se debe utilizar siempre el archivo que se ha
guardado en formato Excel, y no el que tiene formato TXT
(Delimitado por tabulaciones). El cambio a formato TXT es previo
al envío del SICE, de no ser así se varía todo el formato
y se pierde el control sobre estas modificaciones (Ver, 7). Otro error común, es cuando se modifican las
características de la hoja electrónica, dándole formato a las
celdas, filas o columnas; como centrado, tipo de letra, resaltado,
etc. Debe evitarse siempre maquillar la hoja, es decir, se debe
dejar el formato en Excel exactamente igual a como se descargó
originalmente. Todo Plan de
compras deberá contener como mínimo la siguiente información: a)
Nombre
de la Entidad. b)
Nit de la Entidad. c)
Identificación de funcionarios responsables de la elaboración del Plan
de Compras. d)
Código del bien,
servicio u obra pública, hasta el máximo nivel de especificidad
y desagregación disponible en el Catálogo Único de Bienes y
Servicios (CUBS), según el tipo, la clase, subclase y el grupo al
que pertenece. e)
Cantidades
a adquirir. f)
Precio presupuestado de
los bienes y servicios que se pretenden contratar.
g)
Modalidad
de contratación. h)
Mes
proyectado de adquisición o compra. i) Presupuesto de la cantidad total de cada
bien, servicio u obra pública (cantidad multiplicada por precio
unitario). j)
Valor total del plan de
compras. ¿En el Plan de Compras se debe incluir lo referente a servicios y
mantenimientos, o por el contrario, la entidad se puede acoger a
la normatividad del artículo 18? Las excepciones
establecidas en el Decreto 3512, artículo 18 aplican únicamente
para los procesos contractuales y no para los Planes de Compras,
pues en el caso de la codificación en el Plan de Compras, si no
se encuentran los bienes, servicios y obra pública hasta el nivel
de ítem, se deben dejar a nivel de subclase o de grupo.
¿Qué se debe hacer para solicitar una prórroga para el registro
del Plan de Compras? Conforme lo
planteado en el Decreto 3512 de 2003, el actor competente para
considerar y conceder prórrogas es el Comité para la Operación
del SICE, conformado por el gobierno y la CGR. En sesión de
agosto de 2004, se pronunció sobre las solicitudes de prórroga,
negando otorgar
ninguna de ellas. En efecto los argumentos presentados por las
entidades serán tomados en cuenta previa apertura de los procesos
auditores, con lo cual, el ente de control correspondiente,
definirá si encuentra justificación de los mismos para proceder
o no con el auto. Se recomienda registrar la información que se
tenga a la fecha e ir actualizándola en la medida de lo posible y
de manera diligente, conforme la capacidad de la entidad. ¿Se deben incluir los mismos códigos que se registraron en el
Plan de Compras al registrar los Contratos, o se deben incluir los
que se presentan en el Certificado de Registro de Precios? El Plan de Compras
es actualmente una base, sin embargo, en este se deben incluir los
códigos CUBS que existan al momento de registrar los contratos,
hasta ítem, cuando se encuentre hasta este nivel. De no ser
así debe incluir en el Plan de Compras los códigos hasta nivel
de subclase (tercer nivel) o hasta el nivel de grupo (cuarto
nivel). Si inicialmente hizo el registro de unos códigos y
al momento de contratar tuvo en cuenta otros, debe hacerse las
modificaciones respectivas en el Plan de Compras. ¿Cuál
es el procedimiento para modificar el Plan de Compras? Para
modificar el Plan de Compras se debe tomar el archivo inicial que
se guardó en formato Excel, el cual antes de ser enviado se
grabó en formato TXT (Delimitado por tabulaciones). Una vez
hagan las modificaciones sobre el archivo de Excel, se repite el
procedimiento para guardar como TXT (delimitado por
tabulaciones) y se procede a enviarlo. Para mayor claridad les
sugerimos ingresar como Entidad y en la barra de menú por la opción
Ayudas/Manuales/ Modificación Plan de Compras. Es
importante que durante el año fiscal se conserve el archivo de
Excel, debido a que sobre este siempre se realizan las
modificaciones para ser convertidas a formato TXT. Cuando
una entidad hace modificaciones al Plan de Compras, el aplicativo
lleva un histórico de las modificaciones, el cual puede ser
consultado en cualquier oportunidad. ¿Cuál
es el alcance del término Plan de Compras en el SICE? El
artículo 1º del Acuerdo número 0004 de 2005 del Comité para la
Operación del SICE, fijó el alcance del Plan de Compras en el
SICE, en los siguientes términos: “Plan de adquisiciones de
bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares
que manejan recursos públicos, independientemente del rubro
presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión”. ¿Se
deben registrar en el SICE las compras que se realizan por Caja
Menor en Contratos y en el Plan de Compras de una entidad? A
las compras y adquisiciones que hacen las entidades por Caja
Menor, les aplica la excepción de cumplir con la normatividad del
SICE en razón a que los planes de compra obedecen a un proceso de
planeación realizado por la entidad para adquirir los bienes y
servicios que requiere para una vigencia determinada; por el
contrario, las cajas menores fueron establecidas para adquirir
bienes y servicios de acuerdo con el valor del elemento y su
necesidad inmediata para la entidad, lo que no permite abrir
espacios para que los proveedores interesados se registren y
cumplan las obligaciones en los plazos en los que la norma permite
ejecutar recursos de caja menor. Por su parte, la consulta de
precios indicativos es una herramienta siempre útil para obtener
un criterio adicional sobre el comportamiento de precios en el
mercado. “El
artículo 4 del Decreto 3512 de 2003, al señalar los FINES DEl
SICE, estableció entre otros: “a) Reducir real y
significativamente los costos actuales de la contratación de la
administración pública y de los particulares o entidades que
manejan recursos públicos”. Lo anterior debe interpretarse
en el sentido que el legislador se refirió expresamente a los procesos
contractuales realizados por la administración pública para
adquisición de bienes y servicios; esta finalidad de la ley nos
permite inferir que las compras de mínima cuantía realizadas por
caja menor, no estarían sujetas a la normatividad del SICE. Lo
anterior debe armonizarse con el artículo 6 del Decreto 3512 de
2003 que reglamenta la consulta de precios o condiciones del
mercado, norma que claramente se refiere a los PROCESOS DE SELECCIÓN,
consulta que debe surtirse a través del Registro Único de
Precios de Referencia (RUPR-SICE) para el caso de los bienes o
servicios allí registrados. Lo anterior significa que el espíritu
del legislador al expedir la Ley 598 de 2000 y sus decretos
reglamentarios, fue establecer unos parámetros o pautas que a
tener en cuenta por las entidades del Estado para adquirir sus
bienes y servicios a través de sus diferentes procesos de selección;
en consecuencia y por vía de interpretación legal, podemos
afirmar que es factible que a las compras que se efectúen por
caja menor no se les aplique en estricto sentido las normas del
SICE, aunque si es pertinente que las entidades consulten los
precios indicativos registrados en el sistema, en cumplimiento del
principio de economía. De
igual manera, el artículo 20 del Decreto 855 de 1.994 que
reglamentó la contratación directa, estableció que en los
eventos de mínima cuantía el contrato se podrá celebrar tomando
en cuenta los precios de mercado (subrayo) y sin que sea
necesario obtener previamente ofertas o publicar avisos de
invitación a contratar. Esta norma confirma que las entidades del
Estado si gozan de autonomía para adquirir libremente bienes o
servicios que por su cuantía, no afectan la transparencia y demás
principios de la contratación pública. En
síntesis podemos concluir, que existen fundamentos legales para
exceptuar de la aplicación de las normas del SICE, las compras o
adquisiciones que realizan las entidades del Estado con recursos
de caja menor, reiterando que si les asiste la obligación de
consultar los precios de referencia registrados en el sistema”.
CJ: fbolanos. ¿Cuál es el fundamento legal que estipula el 31
de enero de 2006 como el plazo para registrar el Plan de Compras? Considerando la Sentencia C-384/03 proferida por la Corte
Constitucional de la República de Colombia, que declaró
inexequibles los artículos 1º, 3º y 5º de la Ley
598 de 2000, surgió el decreto 3512 de 5 de diciembre de 2003, el
cual reglamenta la organización, funcionamiento y operación del
Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación
Estatal (SICE). Antes del pronunciamiento de la Corte Constitucional, bajo la
resolución 5313 de 2002, en el Artículo 27 se estableció como
fecha límite para entrega del plan de compras el 31 de enero de
cada año fiscal.
Teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 3512 de
diciembre 5 de 2003, se derogan únicamente las
disposiciones que le sean contrarias. En el instructivo "Plan de Capacitación e
Instructivo para entidades a ingresar en diciembre 5 de 2004,
procesos contractuales obligados a partir de esa fecha", publicado
en la página del SICE en Noticias de Interés el 19 de noviembre
de 2004, se dan los siguientes lineamientos: 1.
"Para ese efecto, a partir del 31 de enero de 2005,
con el fin de establecer una fecha única y un solo procedimiento
para todas las entidades ingresadas, las seccionales,
dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos
distribuidos a través de asignaciones internas de las entidades
ya ingresadas al SICE, deberán:
Entidades
que se rigen por Ley 80: §
Registrar Plan de
Compras...." De
igual manera, a partir de los Acuerdos 0006, 0007 y 0008 se define
la obligación de las entidades de registrar sus planes a mas
tardar el 31 de enero de la vigencia correspondiente. ¿Actualmente puede una Entidad
registrar obra pública en el Plan de Compras a nivel de
clase, es decir, segundo
nivel, según lo establecido en el Acuerdo 0004? Si, a partir del 2 de mayo de 2006 es posible registrar obra
pública a nivel de Clase, es
decir a nivel dos (2). En esa oportunidad se envío
notificación a través del SICE a las Entidades del Estado. Es
oportuno reiterar que
la fecha máxima para el registro de Planes de Compras es el 31 de
enero de cada vigencia". ¿Las
personerías y concejos que no manejan presupuesto y que están
obligados a cumplir con la normatividad del SICE, deben registrar planes de compras? Los Planes de Compra de las Entidades involucran la totalidad de
los recursos financieros, ya sea de funcionamiento o de inversión,
exceptuando las compras realizadas por Caja Menor, sobre los
cuales tenga potestad y autonomía de ordenación cada entidad,
sin defecto de las especificidades de la destinación o
beneficiario final de las adquisiciones o contratos suscritos. En
la actualidad, el sistema no diferencia la destinación cuando el
beneficiario final es una Personería o Consejo como es el caso de
algunas Alcaldías que compran los suministros o contratan para
facultar el funcionamiento de esos otros entes. Por su parte, si
un Concejo o Personería no tiene recursos para ejecutar de manera
autónoma, procederá a registrarse como entidad y mantener sus
usuarios actualizados, y no tendrá obligaciones adicionales
mientras no maneje recursos. Considerando
que la imposibilidad técnica para ello se encuentra superada a
partir del 2 de mayo del 2006, fecha en la que se subió el nuevo
portal del SICE, todas las entidades que se rigen por Ley 80 deben
hacer las respectivas modificaciones incluyendo la obra pública a
nivel de clase, es decir, segundo nivel a partir la fecha que para
ese efecto adopte la Gerencia del SICE, sin que la misma supera el
31 de enero de 2007. ¿Deben incluirse en el Plan de Compras del
Municipio, los recursos asignados a los resguardos indígenas?
“El
municipio de Santander de Quilichao, al administrar los recursos
asignados a los Resguardos Indígenas, provenientes del Sistema
General de Participaciones (SGP), y que no están incorporados en
el presupuesto municipal, considero que no deben estar incluidos
dentro del plan de compras del municipio, puesto que tales
recursos no pertenecen al ente territorial, sino que estos dineros
tienen un manejo especial reglado por la Ley 715 de 2001. Lo
anterior porque al momento de revisar la ejecución de dicho plan,
este arrojaría un resultado de mas del 100%, lo que no es lógico
ni favorable para el municipio, porque no se trata de recursos
municipales sino especiales. Por lo anterior, considero que frente
a las obligaciones del SICE, en este tema existen dos
posibilidades: -
Si el municipio celebra contratos con recursos del SGP (Ley 715 de
2001) asignados a los Resguardos Indígenas de su jurisdicción,
esta clase de contratación se rige por la Ley 80 de 1993 y sus
decretos reglamentarios y en consecuencia, le corresponde al ente
territorial el cumplimiento de todas las obligaciones del SICE que
trata el artículo 13 del Decreto 03512 de 2003. En este caso
considero que el municipio debe registrar el Plan de Compras
elaborado y/o concertado con las autoridades del Resguardo Indígena,
haciendo la salvedad que dicho plan corresponde a la entidad
territorial indígena y no al municipio. -
Si por el contrario, el Resguardo Indígena es quien celebra los
contratos con dichos recursos, es necesario tener en cuenta que
estos tienen un Régimen Especial de Contratación y por
consiguiente, se les debe exigir el cumplimiento de las
obligaciones del SICE en los términos del artículo 14 del
Decreto 03512 de 2003, es decir, inscribirse en el sistema y
registrar los contratos que celebren. En cuanto a la duda
sobre algunos rubros especiales que manejan los Resguardos Indígenas,
está definido que los bienes o servicios que no estén
codificados en el CUBS hasta el 5 nivel del ítem, están
temporalmente exceptuados, por disposición del literal a) del artículo
18 del Decreto 3512 de 2003”. CJ: fbolanos. ¿Qué debe hacer una Entidad del Estado cuando al registrar su
Plan de Compras, este supera la capacidad de la hoja Excel? Para solucionar esta dificultad técnica, la Entidad debe realizar
el siguiente procedimiento: 1. Grabe el archivo como .txt (Ej: Archivo1.txt) 2. Una vez guardado el archivo, tome la información faltante y
cree un nuevo archivo Excel, teniendo en cuenta de crearlo sin encabezados, solamente las columnas con sus
datos, grábelo archivo
como .txt y con un nuevo nombre (Archivo2.txt). 3. Creados los dos o más archivos .txt, según el caso, se
deben unir los dos o más archivos. Para ello se recomienda lo
siguiente:
¿Cómo se controlará la ejecución de los planes de compra?
La
ejecución de los planes de compra será controlada por la
Contraloría General de la República a través de los procesos de
auditoría que realice a los diferentes organismos, sujetos del Control Fiscal en ejercicio del
control posterior, a que alude el artículo 267 de la Constitución
Política y la Ley 42 de 1993.
En el sistema la ejecución del plan de compras se realiza de acuerdo a los contratos que han sido registrados. Por tanto en dicha ejecución incide el no registro de contratos que se encuentran exceptuados de acuerdo con la normatividad del SICE.
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Preguntas Frecuentes 
