Las modificaciones de un Plan de Compras de un año fiscal determinado deben realizarse antes de finalizar el respectivo año y a más tardar el 31 de diciembre del mismo.

Antes de pasar a responder la inquietud, es necesario recordarles la importancia de guardar una copia del archivo plano para hacer reenvío del Plan o de sus modificaciones.

Dando respuesta a su consulta, el usuario creado para ser Administrador Plan de Compras de su entidad, tiene la opción de revisar en su sistema de notificaciones si el registro del Plan fue exitoso o no. De igual manera, de haber registrado exitosamente el Plan, el mismo podrá consultarse bajo la opción "Demanda" del menú de este usuario. Esta opción la tiene también el Representante Legal y el Administrador SICE Entidad.

Los manuales de usuario dispuestos en el portal www.sice-cgr.gov.co contienen instrucciones al respecto.

Si aún así no soluciona la dificultad se sugiere ponerse en contacto con el Call Center, en el 6500875 en la ciudad de Bogotá o al 019003317770 fuera de Bogotá, en donde se le dará instrucción sobre lo sucedido o de cómo realizar este tipo de consultas de información que arroja el sistema automáticamente.

Considerando que el Artículo 1º del Acuerdo 004 de 2005 fija el alcance del término “Plan de Compras” en el SICE, como: “Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión.”, en el Plan de Compras debe incluir todo lo que cumpla con los siguientes requisitos:

Adquisición, compra o contratación de algún bien o servicio u obra civil. Para los bienes o servicios, debe encontrarse el código en el CUBS, al menos hasta el nivel de subclase (nivel 3 de desagregación). Según el Acuerdo 0002 de 2005 en su artículo 2, el registro para la Obra Pública será obligatorio en el segundo nivel de desagregación (nivel de Clase), sin embargo, por limitaciones técnicas, el aplicativo no permite aun el registro hasta este nivel, por lo tanto la obra pública que no pueda identificarse mínimo a nivel 3 de desagregación no está obligada a registrarse en el Plan de Compras.

Importante: No se registra en el Plan de compras Caja Menor, Nómina y Servicios Públicos.

Las Entidades deben cargar sus Planes de Compras, registrando la totalidad de los bienes, servicios y obras públicas, que se ejecutan contra partidas presupuestales correspondientes a los gastos de operación y/o funcionamiento, según el caso y la adquisición de bienes o servicios que se financien contra las partidas incluidas en la Ley anual del presupuesto, en el capítulo de gastos de inversión, que debe reflejar el Plan Operativo Anual de Inversiones, de que trata el artículo 8° del Decreto 111 de 1996, en concordancia con las Leyes Orgánicas del Presupuesto y de conformidad con el artículo 5° de la Ley 598 de 2000.

Estas son las posibles causas a las fallas presentadas:

• Cuando el sistema reporta que no es posible enviar el Plan por error en la versión, es que por alguna razón se modificó un campo oculto del archivo que se encuentra en la celda A1, o se borro la columna A o la fila 1.
• Otro error común, es cuando se modifican las características de la hoja electrónica, dándole formato a las celdas, filas o columnas; como centrado, tipo de letra, resaltado, etc. Debe evitarse siempre maquillar la hoja, es decir, se debe dejar el formato en Excel exactamente igual a como se descargó originalmente. La entidad, lo único que debe hacer, es registrar en la hoja, los datos requeridos teniendo presentes las indicaciones para su diligenciamiento.
• Se debe evitar la edición o modificación de la columna del código CUBS, pues al hacerlo en algunos códigos, los puntos se distribuyen erradamente, razón por la cual no se valida el código como existente.
• Al realizar modificaciones al Plan de Compras, se debe utilizar siempre el archivo que se ha guardado en formato Excel, y no el que tiene formato TXT (Delimitado por tabulaciones). El cambio a formato TXT es previo al envío del SICE, de no ser así se varía todo el formato y se pierde el control sobre estas modificaciones (Ver, 7).

Otro error común, es cuando se modifican las características de la hoja electrónica, dándole formato a las celdas, filas o columnas; como centrado, tipo de letra, resaltado, etc. Debe evitarse siempre maquillar la hoja, es decir, se debe dejar el formato en Excel exactamente igual a como se descargó originalmente.

Todo Plan de compras deberá contener como mínimo la siguiente información:

1. Nombre de la Entidad.
2. Nit de la Entidad.
3. Identificación de funcionarios responsables de la elaboración del Plan de Compras.
4. Código del bien, servicio u obra pública, hasta el máximo nivel de especificidad y desagregación disponible en el Catálogo Único de Bienes y Servicios (CUBS), según el tipo, la clase, subclase y el grupo al que pertenece.
5. Cantidades a adquirir.
6. Precio presupuestado de los bienes y servicios que se pretenden contratar.
7. Modalidad de contratación.
8. Mes proyectado de adquisición o compra.
9. Presupuesto de la cantidad total de cada bien, servicio u obra pública (cantidad multiplicada por precio unitario).
10. Valor total del plan de compras.

Las excepciones establecidas en el Decreto 3512, artículo 18 aplican únicamente para los procesos contractuales y no para los Planes de Compras, pues en el caso de la codificación en el Plan de Compras, si no se encuentran los bienes, servicios y obra pública hasta el nivel de ítem, se deben dejar a nivel de subclase o de grupo.

Conforme lo planteado en el Decreto 3512 de 2003, el actor competente para considerar y conceder prórrogas es el Comité para la Operación del SICE, conformado por el gobierno y la CGR. En sesión de agosto de 2004, se pronunció sobre las solicitudes de prórroga, negando otorgar ninguna de ellas. En efecto los argumentos presentados por las entidades serán tomados en cuenta previa apertura de los procesos auditores, con lo cual, el ente de control correspondiente, definirá si encuentra justificación de los mismos para proceder o no con el auto. Se recomienda registrar la información que se tenga a la fecha e ir actualizándola en la medida de lo posible y de manera diligente, conforme la capacidad de la entidad.

El Plan de Compras es actualmente una base, sin embargo, en este se deben incluir los códigos CUBS que existan al momento de registrar los contratos, hasta ítem, cuando se encuentre hasta este nivel. De no ser así debe incluir en el Plan de Compras los códigos hasta nivel de subclase (tercer nivel) o hasta el nivel de grupo (cuarto nivel). Si inicialmente hizo el registro de unos códigos y al momento de contratar tuvo en cuenta otros, debe hacerse las modificaciones respectivas en el Plan de Compras.

Para modificar el Plan de Compras se debe tomar el archivo inicial que se guardó en formato Excel, el cual antes de ser enviado se grabó en formato TXT (Delimitado por tabulaciones). Una vez hagan las modificaciones sobre el archivo de Excel, se repite el procedimiento para guardar como TXT (delimitado por tabulaciones) y se procede a enviarlo. Para mayor claridad les sugerimos ingresar como Entidad y en la barra de menú por la opción Ayudas/Manuales/ Modificación Plan de Compras. Es importante que durante el año fiscal se conserve el archivo de Excel, debido a que sobre este siempre se realizan las modificaciones para ser convertidas a formato TXT.

Cuando una entidad hace modificaciones al Plan de Compras, el aplicativo lleva un histórico de las modificaciones, el cual puede ser consultado en cualquier oportunidad.

El artículo 1º del Acuerdo número 0004 de 2005 del Comité para la Operación del SICE, fijó el alcance del Plan de Compras en el SICE, en los siguientes términos: “Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión”.

A las compras y adquisiciones que hacen las entidades por Caja Menor, les aplica la excepción de cumplir con la normatividad del SICE en razón a que los planes de compra obedecen a un proceso de planeación realizado por la entidad para adquirir los bienes y servicios que requiere para una vigencia determinada; por el contrario, las cajas menores fueron establecidas para adquirir bienes y servicios de acuerdo con el valor del elemento y su necesidad inmediata para la entidad, lo que no permite abrir espacios para que los proveedores interesados se registren y cumplan las obligaciones en los plazos en los que la norma permite ejecutar recursos de caja menor. Por su parte, la consulta de precios indicativos es una herramienta siempre útil para obtener un criterio adicional sobre el comportamiento de precios en el mercado.

“El artículo 4 del Decreto 3512 de 2003, al señalar los FINES DEl SICE, estableció entre otros: “a) Reducir real y significativamente los costos actuales de la contratación de la administración pública y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos”. Lo anterior debe interpretarse en el sentido que el legislador se refirió expresamente a los procesos contractuales realizados por la administración pública para adquisición de bienes y servicios; esta finalidad de la ley nos permite inferir que las compras de mínima cuantía realizadas por caja menor, no estarían sujetas a la normatividad del SICE.

Lo anterior debe armonizarse con el artículo 6 del Decreto 3512 de 2003 que reglamenta la consulta de precios o condiciones del mercado, norma que claramente se refiere a los PROCESOS DE SELECCIÓN, consulta que debe surtirse a través del Registro Único de Precios de Referencia (RUPR-SICE) para el caso de los bienes o servicios allí registrados. Lo anterior significa que el espíritu del legislador al expedir la Ley 598 de 2000 y sus decretos reglamentarios, fue establecer unos parámetros o pautas que a tener en cuenta por las entidades del Estado para adquirir sus bienes y servicios a través de sus diferentes procesos de selección; en consecuencia y por vía de interpretación legal, podemos afirmar que es factible que a las compras que se efectúen por caja menor no se les aplique en estricto sentido las normas del SICE, aunque si es pertinente que las entidades consulten los precios indicativos registrados en el sistema, en cumplimiento del principio de economía.

De igual manera, el artículo 20 del Decreto 855 de 1.994 que reglamentó la contratación directa, estableció que en los eventos de mínima cuantía el contrato se podrá celebrar tomando en cuenta los precios de mercado (subrayo) y sin que sea necesario obtener previamente ofertas o publicar avisos de invitación a contratar. Esta norma confirma que las entidades del Estado si gozan de autonomía para adquirir libremente bienes o servicios que por su cuantía, no afectan la transparencia y demás principios de la contratación pública.

En síntesis podemos concluir, que existen fundamentos legales para exceptuar de la aplicación de las normas del SICE, las compras o adquisiciones que realizan las entidades del Estado con recursos de caja menor, reiterando que si les asiste la obligación de consultar los precios de referencia registrados en el sistema”. CJ: fbolanos.

Considerando la Sentencia C-384/03 proferida por la Corte Constitucional de la República de Colombia, que declaró inexequibles los artículos 1º, 3º y 5º de la Ley 598 de 2000, surgió el decreto 3512 de 5 de diciembre de 2003, el cual reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE).

Antes del pronunciamiento de la Corte Constitucional, bajo la resolución 5313 de 2002, en el Artículo 27 se estableció como fecha límite para entrega del plan de compras el 31 de enero de cada año fiscal.

Teniendo en cuenta lo establecido en el Decreto 3512 de diciembre 5 de 2003, se derogan únicamente las disposiciones que le sean contrarias.

En el instructivo "Plan de Capacitación e Instructivo para entidades a ingresar en diciembre 5 de 2004, procesos contractuales obligados a partir de esa fecha", publicado en la página del SICE en Noticias de Interés el 19 de noviembre de 2004, se dan los siguientes lineamientos:

1. "Para ese efecto, a partir del 31 de enero de 2005, con el fin de establecer una fecha única y un solo procedimiento para todas las entidades ingresadas, las seccionales, dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos distribuidos a través de asignaciones internas de las entidades ya ingresadas al SICE, deberán:

Entidades que se rigen por Ley 80:

§ Registrar Plan de Compras...."

De igual manera, a partir de los Acuerdos 0006, 0007 y 0008 se define la obligación de las entidades de registrar sus planes a mas tardar el 31 de enero de la vigencia correspondiente.

Si, a partir del 2 de mayo de 2006 es posible registrar obra pública a nivel de Clase, es decir a nivel dos (2). En esa oportunidad se envío notificación a través del SICE a las Entidades del Estado. Es oportuno reiterar que la fecha máxima para el registro de Planes de Compras es el 31 de enero de cada vigencia".

Los Planes de Compra de las Entidades involucran la totalidad de los recursos financieros, ya sea de funcionamiento o de inversión, exceptuando las compras realizadas por Caja Menor, sobre los cuales tenga potestad y autonomía de ordenación cada entidad, sin defecto de las especificidades de la destinación o beneficiario final de las adquisiciones o contratos suscritos. En la actualidad, el sistema no diferencia la destinación cuando el beneficiario final es una Personería o Consejo como es el caso de algunas Alcaldías que compran los suministros o contratan para facultar el funcionamiento de esos otros entes. Por su parte, si un Concejo o Personería no tiene recursos para ejecutar de manera autónoma, procederá a registrarse como entidad y mantener sus usuarios actualizados, y no tendrá obligaciones adicionales mientras no maneje recursos.

Considerando que la imposibilidad técnica para ello se encuentra superada a partir del 2 de mayo del 2006, fecha en la que se subió el nuevo portal del SICE, todas las entidades que se rigen por Ley 80 deben hacer las respectivas modificaciones incluyendo la obra pública a nivel de clase, es decir, segundo nivel a partir la fecha que para ese efecto adopte la Gerencia del SICE, sin que la misma supera el 31 de enero de 2007.

“El municipio de Santander de Quilichao, al administrar los recursos asignados a los Resguardos Indígenas, provenientes del Sistema General de Participaciones (SGP), y que no están incorporados en el presupuesto municipal, considero que no deben estar incluidos dentro del plan de compras del municipio, puesto que tales recursos no pertenecen al ente territorial, sino que estos dineros tienen un manejo especial reglado por la Ley 715 de 2001. Lo anterior porque al momento de revisar la ejecución de dicho plan, este arrojaría un resultado de mas del 100%, lo que no es lógico ni favorable para el municipio, porque no se trata de recursos municipales sino especiales. Por lo anterior, considero que frente a las obligaciones del SICE, en este tema existen dos posibilidades:

- Si el municipio celebra contratos con recursos del SGP (Ley 715 de 2001) asignados a los Resguardos Indígenas de su jurisdicción, esta clase de contratación se rige por la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios y en consecuencia, le corresponde al ente territorial el cumplimiento de todas las obligaciones del SICE que trata el artículo 13 del Decreto 03512 de 2003. En este caso considero que el municipio debe registrar el Plan de Compras elaborado y/o concertado con las autoridades del Resguardo Indígena, haciendo la salvedad que dicho plan corresponde a la entidad territorial indígena y no al municipio.

- Si por el contrario, el Resguardo Indígena es quien celebra los contratos con dichos recursos, es necesario tener en cuenta que estos tienen un Régimen Especial de Contratación y por consiguiente, se les debe exigir el cumplimiento de las obligaciones del SICE en los términos del artículo 14 del Decreto 03512 de 2003, es decir, inscribirse en el sistema y registrar los contratos que celebren.

En cuanto a la duda sobre algunos rubros especiales que manejan los Resguardos Indígenas, está definido que los bienes o servicios que no estén codificados en el CUBS hasta el 5 nivel del ítem, están temporalmente exceptuados, por disposición del literal a) del artículo 18 del Decreto 3512 de 2003”. CJ: fbolanos.

“El artículo 5 del Acuerdo 008 de 2005, al hablar del registro del Plan de Compras, se refiere a las entidades o empresas que se rigen por la Ley 80 de 1.993, de lo cual y por vía de interpretación legal se puede deducir que aquellas que tienen régimen especial de contratación, solo tendrán a cargo las obligaciones de que trata el artículo 14 del Decreto 3512 de 2003. Con fundamento en el régimen de contratación por el que se rigen las empresas de servicios públicos, el artículo 14 de la precitada norma les impuso unas obligaciones precisas, que no pueden ser adicionadas en virtud de un acuerdo que es una norma de inferior jerarquía y por lo tanto, el artículo 5 del Acuerdo 008 de 2005 no tiene el alcance que plantea. En consecuencia, dichas empresas no tienen la obligación de registrar los planes de compras en el SICE”. CJ: fbolanos.

Para solucionar esta dificultad técnica, la Entidad debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Grabe el archivo como .txt (Ej: Archivo1.txt)

2. Una vez guardado el archivo, tome la información faltante y cree un nuevo archivo Excel, teniendo en cuenta de crearlo sin encabezados, solamente las columnas con sus datos, grábelo archivo como .txt y con un nuevo nombre (Archivo2.txt).

3. Creados los dos o más archivos .txt, según el caso, se deben unir los dos o más archivos. Para ello se recomienda lo siguiente:

• Abra el primer archivo (Archivo1.txt) con Word Pad.
• Abra el segundo archivo (Archivo2.txt) con Word Pad y así sucesivamente según el caso.
• Resalte la información del segundo archivo (Archivo2) y cópiela en el primer archivo (Archivo1), repita este paso con los demás archivos (Archivo3...) según el caso, copiando siempre en el primer archivo (Archivo1).
• Una vez finalizada la copia, grabe el primer archivo (Archivo1) desde Word Pad como .txt.
• Ingrese a la página del SICE y en el Menú SICE, registrar Plan de Compras, examine, localice y envíe el archivo grabado (Archivo1.txt)

La ejecución de los planes de compra será controlada por la Contraloría General de la República a través de los procesos de auditoría que realice a los diferentes organismos, sujetos del Control Fiscal en ejercicio del control posterior, a que alude el artículo 267 de la Constitución Política y la Ley 42 de 1993.

En el sistema la ejecución del plan de compras se realiza de acuerdo a los contratos que han sido registrados. Por tanto en dicha ejecución incide el no registro de contratos que se encuentran exceptuados de acuerdo con la normatividad del SICE.