|
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
PROVEEDORES ¿Adónde
se deben llevar los documentos para inscribirse en el SICE? ¿Cómo se pueden modificar los datos de una inscripción cuando se fueron errados? ¿El valor a pagar es único por proveedor o se debe realizar un pago por cada sede?
¿Una Entidad del Estado debe registrarse como proveedor cuando ofrece servicios a otra Entidad del Estado? Una entidad, bien
sea que maneje recursos públicos o que sus recursos sean de origen
privado, debe inscribirse en el SICE como Proveedor cuando ofrezca bienes,
servicios u obra pública a una Entidad del Estado que esté obligada a
registrarse en el SICE, siempre
y cuando los procesos contractuales en los que vaya a participar no se
encuentren dentro de las excepciones temporales
del cumplimiento de la normatividad SICE,
establecidas en los literales a, b, c, d, f y g en el artículo 18
del Decreto 3512, artículo
18 y las del Acuerdo 004 de
2005. En consecuencia,
aún cuando esté registrado en el SICE como entidad contratante,
debe crearse en el sistema como proveedor, cuando espera participar como
contratista. ¿Una entidad que no se encuentra obligada a ingresar en el SICE, puede exigir la inscripción a los proveedores que quieran contratar con ella? No. En el parágrafo
del Decreto 3512, Artículo 15 donde se enuncian las obligaciones de los
Proveedores, se establece que "Los proveedores cumplirán las
obligaciones a que se refiere este artículo, sólo cuando participen en
procesos contractuales realizados por aquellas entidades que hayan
ingresado al SICE", en consecuencia la entidad solamente podrá hacer
esta exigencia al proveedor cuando mediante Acuerdo sea establecido su
ingreso al SICE y cuando los procesos contractuales en los que este
participe no se encuentren exceptuados, según lo establecido en el Artículo
18, literales a, b, c, d, f y g (el literal e fue suspendido
provisionalmente por el consejo de estado, el 2 de febrero de 2005).
¿A quién se
debe acudir para solicitar una certificación en la que conste que se está
inscrito en el SICE? Dicha certificación la piden a través de diferentes
licitaciones.
El solicitar al proveedor el certificado de inscripción en el SICE no es una obligación contemplada en el Decreto 3512 de 2003, el cual reglamenta la organización, funcionamiento y operación del SICE. Igualmente, ni la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP, ni la Contraloría General de la República (CGR) suministran certificaciones de inscripción de proveedores debido a que la obligación establecida en el Decreto 3512, Artículo 13, las entidades que contratan con sujeción a la Ley 80, debe solicitar a los proveedores el número del Certificado de Registro de Precios del bien, servicio u obra pública que va a ofrecer. Igualmente, en el artículo 15 del mismo decreto se establecen las obligaciones del proveedor y entre ellas la de informar el número de certificado antes mencionado a la Entidad del Estado que lo exija. Los números de certificado mencionados, son el resultado del registro de precios de proveedores registrados y activos en el sistema. En ningún caso una certificación de inscripción remplazaría el número del certificado de registro de precios. Es deber de la entidad del Estado consultar en el sistema los respectivos números de certificados suministrados por los proveedores que participarán en sus procesos de licitación, para comprobar su validez y veracidad. ¿Qué se debe
hacer para solicitar certificación en la que conste que un servicio u
obra pública determinado se encuentra codificado hasta su último nivel?
Se le recomienda
solicitar en la entidad en la que va a participar, le certifiquen o le
informen si los servicios u obra pública que se van a contratar se
encuentran hasta el nivel de ítem y a la vez, que le suministren el código
o los códigos relacionados con su consulta. La lógica es que las
entidades definan en sus términos de referencia, los códigos y las
obligaciones. ¿Cuáles son
las obligaciones en el Sistema de Información para la Vigilancia de la
Contratación Estatal (SICE), como proveedor que desea contratar con
entidades del estado ya sean bienes, servicios u obra pública? Siempre y cuando
los procesos contractuales no se encuentren dentro de las excepciones del
cumplimiento de la normatividad del SICE establecidas en el Decreto 3512
de 2003, artículo 18, literales a, b, c, d, f y g (el literal e fue
suspendido provisionalmente por el consejo de estado, el 2 de febrero de
2005), las obligaciones son: Inscribirse, registrar precios de referencia,
informar a la entidad el número de certificado de registro de precios y
abstenerse de introducir información falsa o registrar precios
artificiales con el fin de distorsionarlos.
¿Cómo puede verificar una Entidad del Estado con régimen de contratación especial, que un proveedor con el que se va a contratar se encuentra inscrito en el SICE? Considerando las
obligaciones de las entidades con régimen de contratación especial, para
verificar el registro del proveedor en el SICE, se les recomienda
consultar el NIT del mismo por el menú de Oferta, opción
Bienes y Servicios Ofrecidos.
¿La obligación de exigir certificados de Registro de Precios al proveedor se debe cumplir en todos los procesos contractuales? La obligación de
exigir el certificado de Registro de Precios al proveedor aplica para
todos los procesos contractuales que se rigen por ley 80 y que no se
encuentren temporalmente exceptuados del cumplimiento de la normatividad
del SICE, como se establece en el Decreto 3512 de 2003, Artículo 18,
literales a, b, c, d, f y g (el literal e fue suspendido
provisionalmente por el consejo de estado, el 2 de febrero de 2005). Por
esta razón el Comité para la Operación del SICE emitió el Acuerdo 0005
de 2005, en el que es facultativo del Ordenador del Gasto exigir el Número
de Certificado de Registro de Precios para aquellos procesos contractuales
que se encuentren por debajo del 10% de la menor cuantía de la entidad,
ya que en los que sean iguales o superiores a esa
cuantía deben exigir el número de certificado de registro de
precios. ¿Adónde se
deben llevar los documentos para inscribirse en el SICE?
A la Avenida 19 No. 114-65 Primer piso en Bogotá, teléfonos 6400541, 6400529 o 2144356(FAX) y si es fuera de Bogotá enviarlos por correo certificado a esa misma dirección. El horario de atención es de Lunes a viernes de 8 a.m. a 6 p.m. en jornada continua. Los sábados se atiende telefónicamente de 9 a.m. a 12 m. ¿Como entidad del estado obligada a ingresar al SICE se debe exigir a todos los proveedores que quieran contratar con la misma, que estén registrados en el SICE? Aun cuando es
obligación de los proveedores, cumplir con lo establecido en el Artículo
15 del Decreto 3512 de 2003, dicha norma no hace alusión a la obligación
de exigir a los proveedores que certifiquen su registro con documento
diferente al propio Número de Certificado de Registro de precios de
referencia. Se recomienda a las entidades que se rigen por Ley 80 de 1993
que en las ofertas exijan dicho número para cumplir con la obligación
definida en la norma, y para a través de dicho número constatar que el
proveedor se registró. Es un hecho que ningún proveedor podrá presentar
un número de certificado de registro de precio, sin estar registrado en
el sistema. Se reitera que la
normatividad para proveedores y entidades aplica siempre y cuando los
procesos contractuales en los que participe un proveedor no se encuentren
exceptuados temporalmente del cumplimiento de la normatividad SICE,
establecidas en los literales a, b, c, d, f y g (el literal e fue
suspendido provisionalmente por el consejo de estado, el 2 de febrero de
2005) del artículo 18, Decreto 3512 y las del Acuerdo 004 de 2005. Las entidades de régimen
especial de contratación, de conformidad con el Artículo 14 del Decreto
en mención, no tienen la obligación de verificar los números de
certificado de registro de precios de los proveedores. Sin embargo si en
un proceso contractual obligado a cumplir normas SICE, la entidad con régimen
especial desea verificar que el proveedor está registrado, puede ingresar
por opción del menú principal Oferta/Bienes y Servidos Ofrecidos
y consulta el NIT del Proveedor. Si no está registrado el sistema le envía
el respectivo mensaje. En concusión, la
obligación exigir el número de certificado de registro de precios le
aplica a las entidades que se rigen por Ley 80 de 1993 de manera
exclusiva. En el caso de bienes no codificados hasta el nivel de ítem
(propiedades y especificaciones) es válido el número de certificado de
registro de precios temporal. Solamente se podrá exigir el número de
Certificado de Registro de Precios, cuando los procesos contractuales en
los que vaya a participar el proveedor no se encuentran exceptuados
temporalmente del cumplimiento de la normatividad del SICE. ¿Qué debe hacer un proveedor cuando no
encuentra el código de un bien, o lo encuentra hasta nivel de subclase o
de grupo? Según lo ha
establecido en el literal c, del artículo 15 del Decreto 3512 del 5 de
diciembre de 2003, todo proveedor que desee contratar con entidades que
manejen recursos públicos, deben suministrar a la entidad los números de
certificado de registro de precios del bien, servicio u obra pública a
ofrecer. Para el caso de bienes, la excepción presentada en el literal a,
del artículo 18 del mismo decreto no aplica, debido a que si el proveedor
no encuentra el Código del bien ofrecido hasta el nivel de ítem, puede
generar un registro de precios temporal, el cual tiene la misma validez
que un registro definitivo de precios, en cualquiera de los dos casos el
aplicativo suministra un número de certificado de registro de precios, el
cual el proveedor está en la obligación de suministrar a la entidad.
Para conocer el procedimiento a seguir se le recomienda ingresar al portal
del SICE www.sice-cgr.gov.co y por la opción Proveedor, en
la barra de menú Ayudas/Manuales/Solicitud de nuevo producto a nivel
de grupo o a nivel de subclase. ¿Qué debe
hacer un proveedor si la entidad le obliga a registrarse en el SICE en un
proceso contractual de servicios u obra pública no codificados hasta
nivel de ítem? Se le recomienda
solicitar a la entidad el código del servicio o de la obra pública que
va a contratar y tener en cuenta si está obligada o no obligado según el
Decreto 3512, artículo 18, literal a, en el cual se establece que si no
se encuentra codificado, el proceso contractual que incluya ese servicio u
obra pública se encuentra exceptuado del cumplimiento de las normas del
SICE. Esta excepción también aplica para el proveedor. Para mayor
claridad se publicó en el instructivo de Capacitación el 19 de noviembre
de 2004 en el portal en Noticias de Interés lo siguiente: “Lineamiento
para consultas sobre el Articulo 18, Literal a) del Decreto 3512 de 2003 Dado el alto nivel
de consultas y solicitudes de clarificación sobre la excepción del
Articulo 18, Literal a), se ha determinado que los contratos que incluyan
servicios y obras públicas no codificadas en su totalidad hasta el nivel
de ítem, están exentos del cumplimiento de las obligaciones definidas
mediante el Decreto 3512 de 2003. El Comité para la Operación del SICE
informará oportunamente sobre las adecuaciones que se le realicen al
aplicativo y sobre el poblamiento al CUBS, para que la temporalidad a la
que se refiere el mencionado Artículo culmine. Dado que los
contratos se consideran de manera integral, cuando para un contrato se
demanden servicios u obras no codificadas, y servicios u obras que si están
codificadas, de manera simultánea, se considerarán como contratos cuyos
servicios u obras No están codificados (en su totalidad). En otros términos,
solo están obligados los contratos, cuando todos los servicios u obras de
los que estén compuestos, están codificados. Para el caso de
contratos de bienes, no aplica la excepción del Artículo 18 del Decreto
3512. En el caso en que un contrato esté compuesto por bienes, y por
servicios u obra pública, estarán obligados cuando todos los servicios u
obras están codificados”. ¿Cuál es el
procedimiento para inscribirse cómo Proveedor cuando se está obligado a
cumplir con la normatividad del SICE? 1º. Registrarse
en el SICE ingresando a www.sice-cgr.gov.co, haciendo clic sobre el
ícono de Proveedor, en el formulario “Acceso rápido al
sistema” elija la opción Cree Nuevo Usuario elija el Tipo
de Usuario y proceda a llenar los campos que se presentan en el
formulario que aparece en la pantalla. Es importante que tenga en cuenta
que los campos que tienen un pequeño triángulo son obligatorios. 2º Imprima el
Contrato de Telecomunicaciones, por la opción Proveedor, barra de
menú Presentación/Contrato de Telecomunicaciones. 3º Cancele el
valor indicado en el Contrato, recuerde incluirle el IVA del 16%. 4º Reúna la documentación solicitada y llévela a la Diagonal 109 No. 17-15 en Bogotá. Si su entidad se encuentra fuera de la ciudad es indispensable que la envíe por correo certificado. 5º Espere la
aprobación de su inscripción, para que le sea enviada por correo el link
para activar la clave que le permitirá ingresar al aplicativo del SICE. ¿Cómo se pueden modificar los datos de una inscripción cuando se fueron errados? Si el usuario ya está validado debe ingresar como Proveedor y en el MENU SICE elegir Opciones/Actualizar datos. Si el error cometido fue al ingresar el NIT, envíe al buzón del SICE sicecontraloria@telecom.net.co el nombre de la entidad, el NIT y la razón por la cual solicita modificación. Si aún no se han validado en el sistema se deben comunicar a la línea 6500875 para que considerar volver a tramitar la inscripción. Entiéndase por validación de información la labor realizada en el Call Center para confrontar la información registrada en el sistema por el proveedor con la documentación enviada por el mismo. ¿Qué debe hacer una entidad del Estado, cuando
un Proveedor suministra el listado que se genera al hacer la búsqueda de
los números de certificados de registro de Precios, que lleva por título
Resultados de la Búsqueda y no el informe REPORTE DE CERTIFICADOS DE
REGISTRO DE PRECIOS, el cual se identifica por un número de reporte? Las entidades sólo
podrán considerar como válidos los Números de Certificado de Registro
de Precios o los Números de Reporte de Certificados de Registro de
Precios, ya que éstos demuestran que los proveedores han alimentado el
sistema con precios que el software aplicativo utiliza para calcular el
precio indicativo. El Ordenador del Gasto consulta en el sistema los Números
de Certificado de Registro de Precios o el Número de Reporte de
Certificado de Registro de Precios para verificar su validez. ¿Cuándo
un Proveedor nunca ha llevado contabilidad, qué se debe presentar en la
documentación exigida? Le
recomendamos ingresar a la página www.sice-cgr.gov.co, hacer clic en el
ícono de Proveedor, en la barra de menú a la opción Ayuda/Instructivos
donde encontrará el procedimiento a seguir para registrarse. Por el
mismo ícono, barra de menú opción Presentación/Contrato de
Telecomunicaciones puede bajar el respectivo contrato. Es importante
que un Contador les suministre una carta de certificación de ingresos. Si están recién creados deben suministrar un balance
inicial. En consecuencia, para el respectivo pago, aplica la tarifa mínima
establecida. ¿El
valor a pagar es único por proveedor o se debe realizar un pago por cada
sede? No
es necesario que un mismo proveedor, se registre varias veces en el SICE
por cada una de las ciudades en las cuales tenga sedes, puesto que el
sistema le permite una sola inscripción para registrar los precios
según la ciudad donde ofrezca los bienes que provee. El proveedor podrá
registrar los precios de referencia de acuerdo a: Precio Nacional que
comprende el ofrecimiento de los bienes, servicios u obra pública a un
precio único nacional abarcando todos los departamentos y municipios del
país; Precio Departamental que
comprende el ofrecimiento de los bienes, servicios u obra pública con
precios diferenciales en los departamentos que indique el proveedor y
Precio Municipal que comprende el ofrecimiento de los bienes, servicios u
obra pública con precios diferenciales en los municipios o distritos que
indique el proveedor. ¿Es obligatoria la suscripción del contrato de comunicaciones
para el registro de proveedores en el SICE? Si.
La Contraloría General de la República, en virtud de lo dispuesto en el
artículo 4 de la Ley 598 de 2000, celebró el convenio con la Empresa de
Telecomunicaciones de Colombia (TELECOM) la cual se encuentra facultada
para señalar las tarifas de conectividad para la utilización del
Software del SICE, en su calidad de operador técnico del sistema. Es indispensable señalar que si el proveedor no suscribe el
contrato de comunicaciones con TELECOM
en su calidad de operador técnico, no obtendrá la clave de acceso
para ingresar al Sistema y, en consecuencia, no podrá obtener el número
del certificado de registro de precios del que habla la ley.
|
||||||||||||||||||||||||||||||
Preguntas Frecuentes 
