Una entidad, bien sea que maneje recursos públicos o que sus recursos sean de origen privado, debe inscribirse en el SICE como Proveedor cuando ofrezca bienes, servicios u obra pública a una Entidad del Estado que esté obligada a registrarse en el SICE, siempre y cuando los procesos contractuales en los que vaya a participar no se encuentren dentro de las excepciones temporales del cumplimiento de la normatividad SICE, establecidas en los literales a, b, c, d, f y g en el artículo 18 del Decreto 3512, artículo 18 y las del Acuerdo 004 de 2005.

En consecuencia, aún cuando esté registrado en el SICE como entidad contratante, debe crearse en el sistema como proveedor, cuando espera participar como contratista.

No. En el parágrafo del Decreto 3512, Artículo 15 donde se enuncian las obligaciones de los Proveedores, se establece que "Los proveedores cumplirán las obligaciones a que se refiere este artículo, sólo cuando participen en procesos contractuales realizados por aquellas entidades que hayan ingresado al SICE", en consecuencia la entidad solamente podrá hacer esta exigencia al proveedor cuando mediante Acuerdo sea establecido su ingreso al SICE y cuando los procesos contractuales en los que este participe no se encuentren exceptuados, según lo establecido en el Artículo 18, literales a, b, c, d, f y g (el literal e fue suspendido provisionalmente por el consejo de estado, el 2 de febrero de 2005).

El solicitar al proveedor el certificado de inscripción en el SICE no es una obligación contemplada en el Decreto 3512 de 2003, el cual reglamenta la organización, funcionamiento y operación del SICE. Igualmente, Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP, ni la Contraloría General de la República (CGR) suministran certificaciones de inscripción de proveedores debido a que la obligación establecida en el Decreto 3512, Artículo 13, las entidades que contratan con sujeción a la Ley 80, debe solicitar a los proveedores el número del Certificado de Registro de Precios del bien, servicio u obra pública que va a ofrecer. Igualmente, en el artículo 15 del mismo decreto se establecen las obligaciones del proveedor y entre ellas la de informar el número de certificado antes mencionado a la Entidad del Estado que lo exija. Los números de certificado mencionados, son el resultado del registro de precios de proveedores registrados y activos en el sistema. En ningún caso una certificación de inscripción remplazaría el número del certificado de registro de precios. Es deber de la entidad del Estado consultar en el sistema los respectivos números de certificados suministrados por los proveedores que participarán en sus procesos de licitación, para comprobar su validez y veracidad.

Se le recomienda solicitar en la entidad en la que va a participar, le certifiquen o le informen si los servicios u obra pública que se van a contratar se encuentran hasta el nivel de ítem y a la vez, que le suministren el código o los códigos relacionados con su consulta. La lógica es que las entidades definan en sus términos de referencia, los códigos y las obligaciones.

Siempre y cuando los procesos contractuales no se encuentren dentro de las excepciones del cumplimiento de la normatividad del SICE establecidas en el Decreto 3512 de 2003, artículo 18, literales a, b, c, d, f y g (el literal e fue suspendido provisionalmente por el consejo de estado, el 2 de febrero de 2005), las obligaciones son: Inscribirse, registrar precios de referencia, informar a la entidad el número de certificado de registro de precios y abstenerse de introducir información falsa o registrar precios artificiales con el fin de distorsionarlos.

Considerando las obligaciones de las entidades con régimen de contratación especial, para verificar el registro del proveedor en el SICE, se les recomienda consultar el NIT del mismo por el menú de Oferta, opción Bienes y Servicios Ofrecidos.

La obligación de exigir el certificado de Registro de Precios al proveedor aplica para todos los procesos contractuales que se rigen por ley 80 y que no se encuentren temporalmente exceptuados del cumplimiento de la normatividad del SICE, como se establece en el Decreto 3512 de 2003, Artículo 18, literales a, b, c, d, f y g (el literal e fue suspendido provisionalmente por el consejo de estado, el 2 de febrero de 2005). Por esta razón el Comité para la Operación del SICE emitió el Acuerdo 0005 de 2005, en el que es facultativo del Ordenador del Gasto exigir el Número de Certificado de Registro de Precios para aquellos procesos contractuales que se encuentren por debajo del 10% de la menor cuantía de la entidad, ya que en los que sean iguales o superiores a esa cuantía deben exigir el número de certificado de registro de precios.

Avenida 19 No. 114-65 Primer piso en Bogotá, teléfonos 6500875 y si es fuera de Bogotá enviarlos por correo certificado a esa misma dirección. El horario de atención es de 8:00 a 6:00 p.m.

Aun cuando es obligación de los proveedores, cumplir con lo establecido en el Artículo 15 del Decreto 3512 de 2003, dicha norma no hace alusión a la obligación de exigir a los proveedores que certifiquen su registro con documento diferente al propio Número de Certificado de Registro de precios de referencia. Se recomienda a las entidades que se rigen por Ley 80 de 1993 que en las ofertas exijan dicho número para cumplir con la obligación definida en la norma, y para a través de dicho número constatar que el proveedor se registró. Es un hecho que ningún proveedor podrá presentar un número de certificado de registro de precio, sin estar registrado en el sistema.

Se reitera que la normatividad para proveedores y entidades aplica siempre y cuando los procesos contractuales en los que participe un proveedor no se encuentren exceptuados temporalmente del cumplimiento de la normatividad SICE, establecidas en los literales a, b, c, d, f y g (el literal e fue suspendido provisionalmente por el consejo de estado, el 2 de febrero de 2005) del artículo 18, Decreto 3512 y las del Acuerdo 004 de 2005.

Las entidades de régimen especial de contratación, de conformidad con el Artículo 14 del Decreto en mención, no tienen la obligación de verificar los números de certificado de registro de precios de los proveedores. Sin embargo si en un proceso contractual obligado a cumplir normas SICE, la entidad con régimen especial desea verificar que el proveedor está registrado, puede ingresar por opción del menú principal Oferta/Bienes y Servidos Ofrecidos y consulta el NIT del Proveedor. Si no está registrado el sistema le envía el respectivo mensaje.

En concusión, la obligación exigir el número de certificado de registro de precios le aplica a las entidades que se rigen por Ley 80 de 1993 de manera exclusiva. En el caso de bienes no codificados hasta el nivel de ítem (propiedades y especificaciones) es válido el número de certificado de registro de precios temporal. Solamente se podrá exigir el número de Certificado de Registro de Precios, cuando los procesos contractuales en los que vaya a participar el proveedor no se encuentran exceptuados temporalmente del cumplimiento de la normatividad del SICE.

Según lo ha establecido en el literal c, del artículo 15 del Decreto 3512 del 5 de diciembre de 2003, todo proveedor que desee contratar con entidades que manejen recursos públicos, deben suministrar a la entidad los números de certificado de registro de precios del bien, servicio u obra pública a ofrecer. Para el caso de bienes, la excepción presentada en el literal a, del artículo 18 del mismo decreto no aplica, debido a que si el proveedor no encuentra el Código del bien ofrecido hasta el nivel de ítem, puede generar un registro de precios temporal, el cual tiene la misma validez que un registro definitivo de precios, en cualquiera de los dos casos el aplicativo suministra un número de certificado de registro de precios, el cual el proveedor está en la obligación de suministrar a la entidad. Para conocer el procedimiento a seguir se le recomienda ingresar al portal del SICE www.sice-cgr.gov.co y por la opción Proveedor, en la barra de menú Ayudas/Manuales/Solicitud de nuevo producto a nivel de grupo o a nivel de subclase.

Se le recomienda solicitar a la entidad el código del servicio o de la obra pública que va a contratar y tener en cuenta si está obligada o no obligado según el Decreto 3512, artículo 18, literal a, en el cual se establece que si no se encuentra codificado, el proceso contractual que incluya ese servicio u obra pública se encuentra exceptuado del cumplimiento de las normas del SICE. Esta excepción también aplica para el proveedor.

Para mayor claridad se publicó en el instructivo de Capacitación el 19 de noviembre de 2004 en el portal en Noticias de Interés lo siguiente:

“Lineamiento para consultas sobre el Articulo 18, Literal a) del Decreto 3512 de 2003

Dado el alto nivel de consultas y solicitudes de clarificación sobre la excepción del Articulo 18, Literal a), se ha determinado que los contratos que incluyan servicios y obras públicas no codificadas en su totalidad hasta el nivel de ítem, están exentos del cumplimiento de las obligaciones definidas mediante el Decreto 3512 de 2003. El Comité para la Operación del SICE informará oportunamente sobre las adecuaciones que se le realicen al aplicativo y sobre el poblamiento al CUBS, para que la temporalidad a la que se refiere el mencionado Artículo culmine.

Dado que los contratos se consideran de manera integral, cuando para un contrato se demanden servicios u obras no codificadas, y servicios u obras que si están codificadas, de manera simultánea, se considerarán como contratos cuyos servicios u obras No están codificados (en su totalidad). En otros términos, solo están obligados los contratos, cuando todos los servicios u obras de los que estén compuestos, están codificados.

Para el caso de contratos de bienes, no aplica la excepción del Artículo 18 del Decreto 3512. En el caso en que un contrato esté compuesto por bienes, y por servicios u obra pública, estarán obligados cuando todos los servicios u obras están codificados”.

1º. Registrarse en el SICE ingresando a www.sice-cgr.gov.co, haciendo clic sobre el ícono de Proveedor, en el formulario “Acceso rápido al sistema” elija la opción Cree Nuevo Usuario elija el Tipo de Usuario y proceda a llenar los campos que se presentan en el formulario que aparece en la pantalla. Es importante que tenga en cuenta que los campos que tienen un pequeño triángulo son obligatorios.

2º Imprima el Contrato de Telecomunicaciones, por la opción Proveedor, barra de menú Presentación/Contrato de Telecomunicaciones.

3º Cancele el valor indicado en el Contrato, recuerde incluirle el IVA del 16%.

4º Reúna la documentación solicitada y llévela a la Avenida 19 No. 114-65 Primer piso en Bogotá. Si su entidad se encuentra fuera de la ciudad es indispensable que la envíe por correo certificado.

5º Espere la aprobación de su inscripción, para que le sea enviada por correo el link para activar la clave que le permitirá ingresar al aplicativo del SICE.

Si el usuario ya está validado debe ingresar como Proveedor y en el MENU SICE elegir Opciones/Actualizar datos. Si el error cometido fue al ingresar el NIT, envíe al buzón del SICE sicecontraloria@etb.com.co el nombre de la entidad, el NIT y la razón por la cual solicita modificación. Si aún no se han validado en el sistema se deben comunicar a la línea 6500875 para que considerar volver a tramitar la inscripción. Entiéndase por validación de información la labor realizada en el Call Center para confrontar la información registrada en el sistema por el proveedor con la documentación enviada por el mismo.

Las entidades sólo podrán considerar como válidos los Números de Certificado de Registro de Precios o los Números de Reporte de Certificados de Registro de Precios, ya que éstos demuestran que los proveedores han alimentado el sistema con precios que el software aplicativo utiliza para calcular el precio indicativo. El Ordenador del Gasto consulta en el sistema los Números de Certificado de Registro de Precios o el Número de Reporte de Certificado de Registro de Precios para verificar su validez.

Le recomendamos ingresar a la página www.sice-cgr.gov.co, hacer clic en el ícono de Proveedor, en la barra de menú a la opción Ayuda/Instructivos donde encontrará el procedimiento a seguir para registrarse. Por el mismo ícono, barra de menú opción Presentación/Contrato de Telecomunicaciones puede bajar el respectivo contrato. Es importante que un Contador les suministre una carta de certificación de ingresos. Si están recién creados deben suministrar un balance inicial. En consecuencia, para el respectivo pago, aplica la tarifa mínima establecida.

No es necesario que un mismo proveedor, se registre varias veces en el SICE por cada una de las ciudades en las cuales tenga sedes, puesto que el sistema le permite una sola inscripción para registrar los precios según la ciudad donde ofrezca los bienes que provee. El proveedor podrá registrar los precios de referencia de acuerdo a: Precio Nacional que comprende el ofrecimiento de los bienes, servicios u obra pública a un precio único nacional abarcando todos los departamentos y municipios del país; Precio Departamental que comprende el ofrecimiento de los bienes, servicios u obra pública con precios diferenciales en los departamentos que indique el proveedor y Precio Municipal que comprende el ofrecimiento de los bienes, servicios u obra pública con precios diferenciales en los municipios o distritos que indique el proveedor.

Si. La Contraloría General de la República, en virtud de lo dispuesto en el artículo 4 de la Ley 598 de 2000, celebró el convenio con la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP la cual se encuentra facultada para señalar las tarifas de conectividad para la utilización del Software del SICE, en su calidad de operador técnico del sistema. Es indispensable señalar que si el proveedor no suscribe el contrato de comunicaciones con Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá S.A. ESP en su calidad de operador técnico, no obtendrá la clave de acceso para ingresar al Sistema y, en consecuencia, no podrá obtener el número del certificado de registro de precios del que habla la ley.