Ciudadano
¿Cuáles son las funciones de los diferentes roles existentes en el Sistema de Vigilancia para la Contratación Estatal SICE?
De acuerdo a los perfiles establecidos para el SICE, se encuentran el Representante Legal, el Administrador SICE de la Entidad, el Ordenador del Gasto, el Administrador del Plan de compras, la persona encargada de Control Interno y adicionalmente para el caso de las regionales, seccionales y dependencias obligadas que reciben recursos por asignaciones internas, se debe crear el Usuario de Consulta o de Apoyo a la gestión de Registro del Plan de Compras:
El Representante Legal: Crea al Administrador SICE de la Entidad, con el fin de que este último cree los diferentes perfiles del SICE en la Entidad.
El Administrador SICE Entidad: Generalmente es uno (1) en la Entidad y se recomienda para este rol preferiblemente que sea del nivel directivo competente para brindar soporte informático. Este servidor público es el soporte para la correcta utilización del aplicativo y para todos los servidores públicos de su entidad que tienen acceso al mismo. Tiene la facultad de crear, habilitar y deshabilitar usuarios dentro de la entidad y de las seccionales, dependencias, regionales o de las Secretarías y Departamentos Administrativos que le correspondan.
Para entidades que se rigen por Ley 80: Creará al Administrador Plan de Compras, al (a los) Ordenador(es) del Gasto y al (a los) servidor(es) público(s) de Control Interno.
Para entidades con régimen especial de contratación: Creará al (a los) Ordenador(es) del Gasto y al (a los) servidor(es) público(s) de Control Interno.
Para las seccionales, regionales o dependencias que manejan recursos distribuidos, creará al Usuario de Consulta. Una vez creados los diferentes roles, deberá entregar o enviar el Logín y la clave a cada usuario creado, y solicitarles la activación para que puedan ingresar al aplicativo del SICE.
El Administrador SICE Entidad, es convocado a curso-taller en aulas informáticas en donde se desarrollarán prácticas y ejercicios sobre las funcionalidades de la aplicación, con el fin de que se convierta en multiplicador al interior de su entidad.
Para el caso de las seccionales, regionales o dependencias que manejan recursos distribuidos, el administrador del SICE debe crear el usuario de Consulta.
El Ordenador del Gasto: Según la organización interna de la Entidad el número de ordenadores varía. Generalmente los ordenadores del gasto de las Entidades son servidores públicos del nivel Directivo que reciben por delegación la facultad de ser los que ordenan el gasto. Tienen responsabilidad sobre: Consulta de precios indicativos, generación de certificados de consulta obligatoria, consulta de certificados de registro de precios y registro de contratos entre otros. Se recomienda que si el propio ordenador no es quién asiste a los cursos taller, designe el servidor público de su confianza que operará el Sistema con este perfil y que el Ordenador asista con el Representante Legal a los eventos masivos de información.
Estos usuarios serán los responsables en el SICE del cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los procesos contractuales.
El Administrador Plan de Compras: Servidor público con responsabilidad sobre la administración del Plan de Compras de la Entidad. Para una Entidad pequeña, la función puede concentrarse en el mismo ordenador del gasto con rol de Administrador Plan de Compras
Para el caso de las seccionales, regionales o dependencias que manejan recursos distribuidos, el Administrador Plan de Compras deberá definir el plazo para el envió del formato, con el fin de consolidar y enviar a tiempo el Plan de Compras de la Entidad, según la estructura y tamaño de la Entidad e igualmente consultar la complejidad, monto y número de ítems de cada dependencia, regional o seccional con el fin de cumplir oportunamente con sus obligaciones en el SICE.
Una vez recibidos los planes de compras de cada seccional u organismo, regional, dependencia, secretaría de despacho o departamento administrativo, consolida y envía el Plan de Compras del nivel central.
El SICE desarrollará la funcionalidad para que las regionales, seccionales u organismos, o Secretarías de Despacho y Departamentos Administrativos puedan registrar su Plan de Compras en línea y el sistema pueda consolidarlos automáticamente. Se informará a los usuarios sobre la disponibilidad de ésta funcionalidad de manera oportuna.
Control Interno: Pueden ser varios en la entidad. Este perfil corresponde a los servidores públicos del área de Control Interno de la Entidad. El Sistema les permitirá consultar las alarmas generadas al momento de registrar contratos, alarmas que contribuirán con el trabajo de auditoría interna.
Usuario de Consulta: Usuario creado por el Administrador SICE de la Entidad, para efectos de consolidar el Plan de Compras de la misma, cuando incluya la información de las regionales, seccionales o dependencias que reciben recursos por asignaciones internas. Este usuario apoyará la gestión del registro de plan de compras de la entidad, diligenciará el formato de Plan de Compras que se le ha sido enviado desde el nivel central, diligenciando el campo de Nombre de la Entidad, junto con la definición de la Seccional, Regional, o Dependencia. De igual manera, deberá consultar los códigos CUBS para los bienes, servicios u obras públicas que dicho órgano planee adquirir. Podrá consultar en el Plan de compras de su entidad (cuando esté disponible) los códigos de bienes, servicios u obras que se planean adquirir en el nivel central de la misma. Guardará una copia de seguridad de los formatos diligenciados y los enviará al Administrador del Plan de Compras de la entidad del nivel central.
La entidad es autónoma para asignar estos perfiles, sin embargo cada uno de ellos lleva consigo un alto grado de responsabilidad.
¿Para los diferentes perfiles de usuarios como Administrador SICE, Ordenador del Gasto, Administrador Plan de Compras, Control Interno y el Usuario de Consulta, la responsabilidad puede recaer en servidores públicos que no sean del nivel directivo?
La responsabilidad es del usuario creado y las actuaciones del mismo se sustentan con la información que genera el sistema. En el aplicativo del SICE se registra el logín y la clave del usuario sin importar quien use ese logín y esa clave. Si hay alguna delegación no podría definirse el grado de solidaridad en dicha responsabilidad.
¿Qué se debe hacer si la Entidad o el Proveedor se registró antes del 22 de noviembre y nunca le llegó la clave?
Envíe al buzón sice@contraloriagen.gov.co la siguiente información: Nombre de entidad, NIT, Fecha de Registro y Dirección de Correo Electrónico, verificando que es la correcta. Espere en esa dirección un correo del SICE donde se le envía un link para activar su clave.
Ha sido imposible entrar al aplicativo del SICE con la clave remitida a través de correo certificado. ¿Qué se debe hacer?
El motivo por el cual ha tenido dificultad para activar su clave, es que el sistema a partir del 22 de noviembre de 2005, cambió el procedimiento para enviar sus claves, lo que originó cambio en la activación de la misma, aspecto este que incidió en su caso.
Para solucionar su problema, envíe al buzón sice@contraloriagen.gov.co la siguiente información: Nombre de entidad, NIT, Fecha de Registro y Dirección de Correo Electrónico, verificando que es la correcta. Espere en esa dirección un correo del SICE donde se le envía un link para activar su clave.
¿Cuál es el procedimiento a seguir para modificar la clave?
1. Entre al sistema con
su logín y su clave.
2. Entre al menú
principal y elija Opciones /Cambiar Clave
3. Suministre la
siguiente información:
- Clave Actual: ____________ (Esta es la clave con la que ingresa al sistema)
- Clave Nueva: ____________ (Aquí deben escribir una clave que solamente conozca usted y/o la persona de confianza en la que se delegan responsabilidades del SICE)
- Confirmación: ____________ (Aquí deben repetir la "Clave Nueva" para confirmar que se escribió correctamente).
Una vez realizado este procedimiento, haga el envío, salga del aplicativo e ingrese de nuevo al sistema con la nueva clave.
¿Se tiene un rol dentro del SICE pero se ha presentado un problema y es que con la clave no se ha podido tener acceso a las tareas relacionadas con ese rol, porque al ingresar no aparecen las opciones de consulta en el menú principal?
Lo que puede haber ocurrido es que al crear los diferentes perfiles no se asignaron los roles correspondientes. Al momento de crear al Administrador de SICE se le deben asignar los roles de Administrador SICE Entidad, de Ordenador de Gasto, de Control Interno y de Administrador Plan de Compras. Luego el Administrador del SICE, creará los demás perfiles y dependiendo de cada uno asigna los roles o permisos necesarios.
La persona de la entidad, encargada de solucionar esta dificultad es el Representante Legal de la Entidad ante el SICE o en su defecto y principalmente el Administrador SICE de la Entidad, por esta razón se les recomienda acudir a él para que revise los roles asignados a cada perfil.
¿Qué se debe hacer cuando la clave se olvidó?
Para el caso del Representante Legal de una entidad o de un Proveedor, este debe ingresar al portal del SICE www.sice-cgr.gov.co, por el ícono de Ciudadano, Entidad o Proveedor dependiendo del caso y en el formulario Acceso rápido al sistema, elija la opción "Solicite nueva clave". A continuación introduzca el logín y la cédula y luego seleccione "Enviar"; le aparecerá la pregunta secreta a la cual se debe dar respuesta y de contestar adecuadamente la respuesta que había diligenciado al registrarse, finalmente le aparecerán los campos para anotar su nueva clave y su confirmación. Al enviar aparecerá el mensaje "... espere un mensaje en su correo electrónico con instrucciones para la activación de su cuenta". Una vez le llegue el correo proceda a activar su clave.
Cuando se trate del Administrador SICE entidad, debe solicitarle al Representante Legal asignarle nueva clave y una vez recibida entrar al sistema y por Opciones/Cambiar Clave, proceder a hacer la respectiva modificación por seguridad.
Cuando se trate de los demás roles, debe solicitársele al Administrador SICE Entidad asignar nueva clave y una vez recibida ingresar al sistema y por Opciones/Cambiar Clave, proceder a hacer la respectiva modificación por seguridad.
¿Qué se debe hacer para cambiar al Representante Legal?
Ingrese con la clave de Administrador SICE Entidad y en el Menú SICE elija la opción Usuarios/Consultar Entidad y haga clic en el botón Cambiar Representante Legal, diligencie el formulario que aparece en pantalla, envíe la información. Una vez realizado este procedimiento espere el link de activación en la dirección de correo que ingreso para el Representante Legal.
¿Qué roles puede manejar un Proveedor?
El sistema permite la creación de Proveedor Natural, Proveedor Jurídico y Registrador de Precios. Las claves del propietario del Proveedor Natural como del Representante Legal del Proveedor Jurídico son dadas automáticamente por el sistema cuando se crea el nuevo usuario. Estos a su vez, pueden crear al usuario Registrador de Precios, asignándole las consultas o permisos según sus necesidades, como son CUBS, Demanda, Notificaciones, Oferta y Usuarios en la que puede cambiar la clave y actualizar datos.