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RESOLUCIÓN ORGÁNICA 5772 (5
de julio de 2006)
“Por la cual se adopta el Sistema de información
para la Vigilancia de la Contratación Estatal
-SICE- en el Proceso Auditor”.
EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
En ejercicio de sus facultades constitucionales
y legales; y,
C O N S I D E R A N D O:
Que el artículo 267 de la Constitución Política de Colombia señala: “El control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación”.
Que el artículo 268 de la Constitución Política de Colombia, numeral 12 faculta al Contralor General de la República para dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades públicas del orden nacional y territorial.
Que el Decreto Ley 267 de 2000, en su artículo 35 numeral 7º, faculta al Contralor General de la República para “Dictar las normas tendientes a la armonización de los sistemas en materia de vigilancia de la gestión fiscal y los controles y modalidades que corresponda, las que serán de obligatorio cumplimiento y adopción por las contralorías territoriales”.
Que la Ley 42 de enero 26 de 1993, mediante la cual se organiza el sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen, consagra en su Título I, Capítulo I, los principios, sistemas y procedimientos técnicos del control fiscal, determinando en el artículo 19 que dichos sistemas de control, podrán aplicarse en forma individual, combinada o total.
Que la Ley 598 de Julio 18 de 2000 creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal “SICE”, el Catálogo Único de Bienes y Servicios “CUBS”, y el Registro Único de Precios de Referencia, “RUPR”, de los bienes y servicios de uso común en la Administración Pública, para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
Que el Decreto 3512 de diciembre 5 de 2003 en su Artículo 6°, estableció que para la operación del SICE, se creara un Comité, y el Contralor General de la República lo integrará con funcionarios de la Contraloría General de la República. En consecuencia, el Comité para la operación del SICE es el órgano competente encargado de administrar el SICE en la Contraloría General de la República.
Que el Artículo 7° del Decreto 3512 de diciembre 5 de 2003, consagra que el Comité para la Operación del SICE, tendrá como funciones: a) Fijar lineamientos para el funcionamiento del SICE. b) Emitir conceptos en relación con la operación del SICE. c) Determinar el Plan de Ingreso Progresivo del SICE, de las entidades que conforman la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos. d) Determinar los procesos contractuales especiales que se exceptúan del cumplimiento de las obligaciones del SICE, para efectos de la eficiencia en la vigilancia fiscal. e) Fijar los parámetros o condiciones de los precios de referencia para efectos del ejercicio del control fiscal. f) Definir los lineamientos para el poblamiento y la actualización del CUBS.
Que el Comité para la Operación del SICE, en sesión de fecha 15 de abril de 2004 ordenó el ingreso al Sistema de las entidades sujetos de control de la Contraloría General de la República y de las Contralorías Territoriales, y con fundamento en ello se expidieron los Acuerdos Nos 0001 de 2004, 0002 de 2004; 003, 004, 005, 006, 007 y 008 de 2005.
Que el Comité para la Operación del SICE, mediante el Acuerdo No. 002 de 2004, en sesión de fecha 10 de septiembre de 2004, ordenó el ingreso al Sistema de las seccionales, dependencias, regionales, y demás que se ejecutan con recursos distribuidos a través de asignaciones internas de las entidades ya ingresadas al SICE, atendiendo al artículo 19, del Decreto 3512 de diciembre 5 de 2003.
Que el SICE es una herramienta básica para el ejercicio de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral y para la vigilancia de la gestión contractual de las entidades vigiladas por la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales.
Que la Honorable Corte Constitucional, mediante la Sentencia C-384 de 2003, destacó la importancia del SICE en los siguientes términos: “(...) para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y reviste vital importancia por cuanto su finalidad es ofrecer información integral, especialmente al órgano de control fiscal, relacionada con todos los datos relevantes en el proceso de contratación estatal, facilitándole de tal manera el ejercicio de su función constitucional, y constituyéndose en una herramienta para el fortalecimiento y garantía del ejercicio del control posterior y selectivo, proporcionando además soportes a la rendición de cuentas por parte del Estado (...)”.
Que “la contratación pública es una de las formas de gestión administrativa que busca, con la colaboración de los particulares, lograr los fines estatales. Teniendo en cuenta lo anterior la contratación estatal deberá tener como objetivo primordial garantizar el interés general, y el logro de los deberes estatales y por ello deberá seleccionarse la propuesta que más se ajuste o convenga para obtener dicho logro, sin vulnerar el derecho a la igualdad dentro del proceso de selección, así como garantizar un correcto ejercicio de la función pública y de la colaboración durante la ejecución contractual para no incurrir en deterioro de los intereses patrimoniales del Estado, puesto que la prestación deficiente de la gestión administrativa en contra del interés público genera un desgaste en todas y cada una de las etapas del contrato, y por ende retrasos y sobrecostos”. (Revista Economía Colombiana No. 298 de 2003, Pág. 144).
Que “el ejercicio de la vigilancia de la gestión fiscal se realiza a partir del sistema de control de rendición de cuenta, en razón a que éste constituye el eje de todos los sistemas de control, porque conlleva el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario, durante un período de tiempo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia y la eficiencia de sus actuaciones (...)”. (Revista Economía Colombiana No. 298 de 2003, Pág. 138).
Que según la sentencia de la Honorable Corte Constitucional C-840 de agosto 9 de 2001, se analiza el concepto de Gestión Fiscal así: “(...) Universo fiscal dentro del cual transitan como potenciales destinatarios, entre otros, los directivos y personas de las entidades que profieran decisiones determinantes de gestión fiscal, así como quienes desempeñen funciones de ordenación, control, dirección y coordinación, contratistas y particulares que causen perjuicios a los ingresos y bienes del Estado, siempre y cuando se sitúen dentro de la órbita de la gestión fiscal en razón de sus poderes y deberes fiscales”.
Que se hace necesario reglamentar a plenitud las condiciones y procedimientos para la evaluación del cumplimiento de los sujetos de control fiscal de la Contraloría General de la República y de las Contralorías Territoriales, de las obligaciones que tienen para con el SICE y su uso como sistema de vigilancia para la gestión contractual de los gestores oficiales o particulares que manejen recursos públicos, dentro del ejercicio del Proceso Auditor Micro.
En mérito de lo expuesto;
R E S U E L V E:
ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar el Sistema de información para la Vigilancia de la Contratación Estatal -SICE- en el Proceso Auditor en la Contraloría General de la República; con el fin de establecer los lineamientos y directrices para los usuarios involucrados en el proceso auditor; bajo los siguientes parámetros:
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL - SICE –
El SICE es un sistema de información, ordenación y control a cargo de la Contraloría General de la República, que integra todas las cifras del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en línea y en tiempo real con los precios de referencia que posee la central de información. El Sistema de Información para la Contratación Estatal “SICE”, es una herramienta, que provee a las Contralorías Delegadas Sectoriales y específicamente a los equipos de auditoría de la Contraloría General de la República, la información para que los auditores conozcan de manera básica los datos más relevantes de cada uno de los procesos de contratación, cubriendo aspectos relacionados con la entidad contratante; sus sistemas de contratación; los proveedores; bienes y servicios; y precios indicativos.
1. OBLIGACIONES DE LOS USUARIOS DEL SISTEMA
1.1. OBLIGACIONES DE LA OFICINA DE PLANEACIÓN
El administrador del SICE y el Jefe de la Oficina de Planeación, deberá crear los perfiles de los usuarios, Contralores Delegados Sectoriales y Gerentes Departamentales en el Sistema.
1.2. OBLIGACIONES DEL CONTRALOR DELEGADO SECTORIAL
1.2.1. Activar la Clave. Una vez le haya sido entregada la clave por el sistema al Contralor Delegado Sectorial, debe activarla para ingresar al sistema.
1.2.2. Seleccionar a los funcionarios de la Contraloría Delegada Sectorial, que tendrán acceso como usuarios del Sistema y definir las opciones que tiene cada uno, de acuerdo a las posibilidades planteadas en el rol de Contralor Delegado Sectorial.
1.2.3. Crear los perfiles de los usuarios a los funcionarios seleccionados y asignarles la respectiva clave con las opciones del sistema necesarias para cumplir con las funciones asignadas a cada uno de ellos.
a) Director de Vigilancia Fiscal.
b) Responsable de Subsector.
c) Responsable de Entidad.
d) Líderes de Auditoría.
e) Auditores.
f) Asesores de Gestión.
g) Director de Estudios Sectoriales
h) Profesionales de la Dirección de Estudios Sectoriales
g) Funcionarios a los cuales les sea asignada la revisión de la información en el Sistema.
1.3 OBLIGACIONES DEL GERENTE DEPARTAMENTAL
1.3.1 Activar la Clave. Una vez le haya sido entregada la clave al Gerente Departamental, debe activarla para ingresar al sistema.
1.3.2. Crear como perfiles de los usuarios a los funcionarios seleccionados y asignarles la respectiva clave con las opciones del sistema necesarias para cumplir con las funciones designadas a cada uno de ellos.
a) Coordinador de Gestión.
b) Líder de Auditoría.
c) Auditores.
d) Funcionario de Enlace SICE.
e) Otros usuarios.
1.4 OBLIGACIONES DEL FUNCIONARIO DE ENLACE SICE
1.4.1 FUNCIONARIO DE ENLACE SICE EN EL NIVEL CENTRAL
a) El Funcionario de Enlace de cada Contraloría Delegada Sectorial se encarga de mantener informado de las nuevas funcionalidades al Contralor Delegado Sectorial y a los usuarios actualizados en el sistema, dentro de su dependencia.
b) El Funcionario de Enlace, será quien maneje la clave del Contralor Delegado Sectorial.
c) El funcionario recibirá las inquietudes de los auditores generadas con respecto al SICE dentro del proceso auditor, las cuales deberá tramitar ante quien corresponda.
d) Informará a los usuarios del sistema de la dependencia respectiva, los cambios en las funcionalidades, y nuevos procedimientos del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE.
e) El Funcionario de Enlace, asistirá y participará activamente en las reuniones que convoque el Líder de Grupo de Apoyo al Control Fiscal y rendirá un informe mensual al Contralor Delegado Sectorial respectivo.
1.4.2 FUNCIONARIO DE ENLACE EN EL NIVEL DESCONCENTRADO
a) Informar al Gerente Departamental sobre los nuevos cambios y actualizaciones en el sistema, y mantener a los usuarios actualizados en el sistema.
b) El funcionario de Enlace de la Gerencia, será quien maneje la clave del Gerente Departamental.
c) Recibirá las inquietudes de los funcionarios de la Gerencia generadas con respecto al SICE dentro del proceso auditor.
d) Informar a los usuarios del sistema en la Gerencia Departamental, sobre los cambios en las funcionalidades, y nuevos procedimientos del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE.
e) Participar dinámicamente, en las actividades que convoque el Líder de Grupo de Apoyo al Control Fiscal y rendirá mensualmente un informe al Gerente Departamental.
1.5. OBLIGACIONES DE LOS AUDITORES
1.5.1. Una vez el auditor reciba el usuario y clave asignados, procederá a realizar la activación para ingresar a cumplir sus obligaciones.
1.5.2. El auditor para efectos de verificar el cumplimiento de obligaciones, aplicará los procedimientos que para tal fin ha suministrado el Sistema.
Nota: El Responsable de la Entidad en el nivel central y el Coordinador de Gestión en el nivel desconcentrado, supervisará el cumplimiento de las obligaciones de los auditores con respecto al SICE, hecho que se reflejará en el documento Ayuda Memoria del proceso auditor.
2. APLICACIÓN Y ROLES DEL SICE EN EL PROCESO AUDITOR
2.1. NIVELES DE APLICACIÓN
El control al cumplimiento de las obligaciones SICE, se efectuará con base en la siguiente categorización:
a) Entidades incluidas en el PGA.
La verificación de las entidades incluidas dentro del PGA, se hará dentro del proceso auditor, como complemento a la línea de contratación, el Equipo Auditor aplicará el programa completo, es decir, la verificación del cumplimiento de obligaciones y las alarmas generadas desde el inicio de la Auditoría en la fase de planeación y ejecución de la auditoría.
b) Entidades no incluidas en el PGA.
Cuando la entidad no esté programada dentro del PGA vigente y el sistema esté reportando alarmas, el Contralor Delegado Sectorial o el Gerente Departamental, según sea el caso, designará al funcionario que considere pertinente, para que una vez revisadas las alarmas a través del sistema, se desplace a la entidad para confrontar la información y proponer la desactivación de las alarmas, o señale las medidas pertinentes sobre el tema. En este caso, solo se aplicará la parte pertinente a control de alarmas, de acuerdo al procedimiento propuesto en esta Resolución.
2.2. ROLES Y ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA EN EL NIVEL CENTRAL
2.2.1 ROL DE LOS CONTRALORES DELEGADOS SECTORIALES
a) Desactivación de alarmas: El Contralor Delegado Sectorial con base en el documento aprobado por el Comité de Evaluación Sectorial, procederá a desactivar las alarmas tanto de los sujetos como de los puntos de control.
b) Configurar listas de distribución de las alarmas entre usuarios (funcionarios de la Contraloría Delegada Sectorial).
2.2.2 ROL DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN SECTORIAL
El Comité de Evaluación Sectorial, es el que decide finalmente el contenido del programa de desactivación de alarmas y los demás procedimientos que se deben realizar.
2.2.3 ROL DEL DIRECTOR DE VIGILANCIA FISCAL
a) Proponer ante el Comité de Evaluación Sectorial, el programa de desactivación de alarmas consolidado por sujetos de control, integrando la información de los puntos de control.
b) Definir el programa de verificación en las entidades no incluidas en el PGA.
c) Conjuntamente con los responsables de subsector, dirigir el seguimiento en la verificación de alarmas.
e) Argumentar la desactivación o no de las alarmas, ante el Comité de Evaluación Sectorial, y proponer los pasos a seguir, en los casos en que se plantee la no desactivación de las alarmas.
f) Escoger a los funcionarios que van a adelantar las visitas fiscales para la verificación de alarmas.
g) Vigilar que en la conformación de mapas de riesgo del subsector o sujeto de control se tenga en cuenta la información generada por el SICE.
h) Dar el respectivo trámite a las quejas o denuncias ciudadanas formuladas con base en la información suministrada por el SICE, diferente a las alarmas que se encuentren activadas, provenientes de la Contraloría Delegada para Participación Ciudadana.
2.2.4 ROL DEL RESPONSABLE DEL SUBSECTOR
a) Seguimiento de la labor realizada por el responsable de la Entidad, revisar el programa propuesto y definir conjuntamente con el responsable de la entidad, el programa definitivo de propuesta de desactivación de alarmas.
b) Coordinar los programas de revisión y verificación de alarmas generadas en la entidad del subsector.
c) Presentar a la Dirección de Vigilancia Fiscal, la propuesta del programa de desactivación de alarmas, incluyendo la información suministrada por las gerencias, en cuanto a los sujetos y puntos de control.
d) Presentar los reportes al Contralor Delegado sobre el estado del cumplimiento de SICE de las entidades del Subsector.
e) Seguimiento a la utilización de la información generada por el sistema, para la conformación del mapa de riesgos de las entidades del Subsector, en lo que respecta al tema de contratación.
f) Dirigir la atención de las peticiones, denuncias o quejas referentes al SICE y su respectiva Contratación, que hayan sido recepcionadas por la Oficina de Participación Ciudadana, y remitidas al equipo auditor para ser tramitada durante la etapa de ejecución de la Auditoria.
2.2.5 ROL RESPONSABLE DE ENTIDAD
a) El responsable de la entidad recibe el informe presentado por el grupo auditor, lo revisará para proponer al responsable de subsector la desactivación de alarmas. Cuando se trate de entidades con puntos de control, integrará la información para presentar un informe consolidado por entidad.
b) Seguimiento al equipo auditor sobre la aplicación del programa de Auditoría para verificar el cumplimiento SICE.
c) Utilizar la información generada por el sistema para la conformación del mapa de riesgos de las entidades de su responsabilidad, en lo que respecta al tema de contratación.
d) Seguimiento a la atención de peticiones quejas o denuncias formuladas por la ciudadanía que deban ser tramitadas dentro del proceso auditor, en lo que respecta al SICE y su respectiva contratación.
2.2.6 ROL DEL EQUIPO AUDITOR
a) Verificar el cumplimiento de obligaciones, así como la revisión de alarmas y presentar el informe de propuesta para la desactivación de alarmas.
b) Apoyar en la conformación de mapas de riesgos.
c) Dar trámite a las quejas o denuncias presentadas por la ciudadanía, que hayan sido remitidas por la Contraloría Delegada para Participación Ciudadana con respecto al tema de SICE y su respectiva contratación durante la etapa de ejecución de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, y proyectar la respuesta de fondo al ciudadano, de acuerdo al procedimiento de Orientación, Recepción, Traslado, Seguimiento, Actualización, Respuesta y Archivo de las denuncias o Quejas, versión adoptado por la Contraloría General de la República mediante la Resolución Orgánica No. 5589 de Junio 10 de 2004.
c) Presentar el Informe de la verificación de las alarmas al Responsable de la Entidad en el Nivel Central o al Coordinador de Gestión en el Nivel Desconcentrado.
d) Tramitar los hallazgos que se identifiquen en el desarrollo de la auditoria, teniendo en cuenta el procedimiento previsto en la Guía de Auditoría con Enfoque Integral - “Audite”, con fundamento en el incumplimiento a las obligaciones establecidas en la Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003, y los Acuerdos expedidos por el Comité para la Operación del SICE.
Nota: El hallazgo fiscal no se produce por la simple generación de la alarma, cada situación será valorada por el equipo auditor, con base en las pruebas de auditoria aplicables a cada caso en particular.
e) Dar traslado de los hechos que pueden dar origen a un posible Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal, con ocasión al incumplimiento de las obligaciones que establece la Ley 598 de 2000, Decreto 3512 de 2003, y demás normas que regulen la materia, según lo establece la Resolución Orgánica 5712 de enero 26 de 2006.
En el caso de las entidades del orden nacional con sede en la ciudad de Bogotá D. C., la competencia es de la Contraloría Delegada Sectorial que tenga la función de vigilancia y control fiscal del respectivo sujeto. Para las entidades territoriales con sede en la ciudad de Bogotá y en el Departamento de Cundinamarca, será competente en primera instancia la Contraloría Delegada de Gestión Pública e Instituciones Financieras. La Oficina Jurídica continuará conociendo en segunda instancia, las actuaciones que decidan las dependencias de la Contraloría General de la República de que trata el artículo primero y su parágrafo 2° la Resolución Orgánica 5712 de 26 de enero de 2006.
El incumplimiento del deber fiscal que consagra el artículo 2o de la Ley 598 de 2000, es causal para el inicio de un proceso sancionatorio, de conformidad con lo establecido en la Resolución Orgánica No. 5554 de marzo 11 de 2004 en su artículo 4o, numeral 2°, Literal i,: “No cumplan con las obligaciones fiscales diferentes a las señaladas en este artículo”. (...).
Para efectos de la aplicación del literal i) del presente Artículo, se entiende por obligaciones fiscales únicamente las señaladas en las leyes que regulan aspectos relacionados con el control fiscal, tales como las establecidas en la Ley 42 de 1993, el Artículo 43 de la Ley 80 de 1993, Artículo 4° de la Ley 106 de 1993, Artículos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994 modificados por la Ley 756 de 2002, Artículo 44 del Decreto 111 de 1996, Artículo 2° de la Ley 598 de 2000, Artículo 81 de la Ley 617 de 2000, Artículo 89 de la Ley 715 de 2001, y las demás que determine la Ley.
En la Guía - Manual para el Desarrollo del Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal versión 2.0, adoptada mediante la Resolución Orgánica No. 5707 de diciembre 30 de 2005, en el numeral 1.4.4. expresamente señala la facultad que la Contraloría General de la República tiene para imponer multas por incumplimiento de otros deberes fiscales entendiéndose como tales, entre otros, el establecido en Artículo 2o de la Ley 598 de 2000, sobre el SICE.
- De conformidad con la Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003 y los Acuerdos proferidos por el Comité para la Operación del Sistema, el SICE, aplica para todas los organismos que conforman la administración públicas cualquiera fuera el orden al que pertenezcan, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000 en los términos que reglamenta el Decreto 3512 de 2003.
- Los procesos sancionatorios por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 598 de 2000 son de competencia de la Contraloría General de la República, por mandato del legislador, al asignar a este ente control fiscal su administración.
- Los procesos sancionatorios que con ocasión al incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003 y los Acuerdos proferidos por el Comité para la Operación del SICE, y demás normas que regulen la materia, que se tramiten en la Contraloría General de la República, se adelantarán con observancia de las siguientes reglas:
a) Seguirán el procedimiento establecido en los artículos 100 y 101 Ley 42 de 1993, Resolución Orgánica No. 5554 de marzo 11 de 2004, Resolución Orgánica No. 5707 de diciembre 30 de 2005, y demás normas que reglamenten la materia.
b) Para los sujetos pasivos de las obligaciones que impone el SICE, se impondrá una sanción por cada incumplimiento, durante la vigencia del 1o de enero al 31 de diciembre de cada año.
Corresponde al Grupo Auditor acompañar el material probatorio que sea pertinente y conducente, entre ellos, las referentes consultas realizadas al aplicativo del SICE, para soportar la solicitud del eventual proceso sancionatorio que se adelante.
2.2.7 ROL DEL DIRECTOR DE ESTUDIOS SECTORIALES
El Director de Estudios Sectoriales, deberá velar porque se utilice la información contenida en las bases de datos del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, cuando se estén realizando estudios o trabajos relacionados con la Contratación Estatal, de un sector, subsector o entidad.
2.2.8 ROL DE LOS FUNCIONARIOS DE LA DIRECCIÓN DE ESTUDIOS SECTORIALES
Los funcionarios de la Dirección de Estudios Sectoriales, deberán consultar la información contenida en las bases de datos del Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal, para todo tipo de estudios y análisis relacionados con la contratación estatal, especialmente para:
a) Conformar mapas de riesgo.
b) Establecer indicadores.
c) Realizar análisis del sector o subsector correspondiente.
2.3 ROLES Y ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA EN EL NIVEL DESCONCENTRADO
2.3.1 ROL DEL GERENTE DEPARTAMENTAL
a) Informar a los Contralores Delegados Sectoriales respectivos, el resultado de la aplicación del procedimiento y la propuesta de desactivación de alarmas.
b) b) Definir el programa de verificación en las entidades no incluidas en el PGA.
c) Designar funcionarios que adelanten las visitas fiscales para la verificación de alarmas.
c) Vigilar que en la conformación de mapas de riesgo de los sujetos de control la gerencia tenga en cuenta la información generada por el SICE.
d) Realizar seguimiento a las quejas o denuncias presenta por la ciudadanía, que hayan sido remitidas por la Oficina de Participación Ciudadana con respecto al tema de SICE y su respectiva contratación mediante el observatorio de denuncia o queja.
2.3.2 ROL DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN DEPARTAMENTAL
El Comité de Evaluación Departamental, es el que verifica y aprueba el contenido del programa de desactivación de alarmas propuesto por el Coordinador de Gestión, y los demás procedimientos que se deben realizar y autoriza su remisión al Contralor Delegado Sectorial.
2.3.3 ROL DEL COORDINADOR DE GESTIÓN
a) Revisar el Informe de la verificación de las alarmas presentado por el Auditor o Auditores, proyectar el documento que sustente la desactivación de las alarmas, y proponer el programa de desactivación de alarmas al Comité de Evaluación Departamental, fundamentado en los resultados de la visita fiscal de verificación, tanto de los sujetos, como de los puntos de control.
b) Monitorear las alarmas presentadas en los puntos de control de su jurisdicción y proponer las visitas fiscales de verificación.
c) Utilizar la información generada por el sistema para la conformación del mapa de riesgos de los sujetos de control con sede en la Gerencia, en lo que respecta al tema de contratación.
d) Seguimiento y supervisión al tramite de las quejas y denuncias formuladas por la ciudadanía en lo que respecta al SICE y su respectiva contratación, que hayan sido remitidas por la Oficina de Participación Ciudadana.
2.3.4 ROL DEL GRUPO AUDITOR.
a) Aplicar todo el programa de auditoría propuesto en esta norma, si el sujeto de control tiene su sede principal en ese departamento, de lo contrario se remitirá sólo a la verificación de las alarmas y de los contratos relacionados con las mismas, cuando se traté de puntos de control, en ambos casos se deberá incluir los resultados en el informe final de la auditoría.
Nota: Para efectos de la presente resolución, se entiende por visita fiscal, la asignación de funciones, de verificación de cumplimiento de obligaciones con el SICE, que realizará el auditor asignado, en la entidad estatal o entidades particulares que administren recursos del públicos.
b) Verificar el cumplimiento de obligaciones, así como la revisión de alarmas y presentar el informe de propuesta para la desactivación de alarmas.
c) Apoyar en la conformación de mapas de riesgos
d) Dar trámite a las quejas o denuncias presenta por la ciudadanía, que hayan sido remitidas por la Contraloría Delegada para Participación Ciudadana con respecto al tema de SICE y su respectiva contratación durante la etapa de ejecución de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, y proyectar la respuesta de fondo al ciudadano, de acuerdo al procedimiento de Orientación, Recepción, Traslado, Seguimiento, Actualización, Respuesta y Archivo de las denuncias o Quejas, versión adoptado por la Contraloría General de la República mediante la Resolución orgánica No. 5589 de Junio 10 de 2004.
e) Presentar el Informe de la verificación de las alarmas al Coordinador de Gestión en el nivel desconcentrado.
f) Tramitar los hallazgos que se identifiquen en el desarrollo de la auditoria, teniendo en cuenta el procedimiento previsto en la Guía de Auditoría con Enfoque Integral - “Audite”, con fundamento en el incumplimiento a las obligaciones establecidas en la Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003, y los Acuerdos expedidos por el Comité para la Operación del SICE.
Nota: El hallazgo fiscal no se produce por la simple generación de la alarma, cada situación será valorada por el equipo auditor, con base en las pruebas de auditoria aplicables a cada caso en particular.
g) Dar traslado de los hechos que pueden dar origen a un posible Proceso Administrativo
Sancionatorio Fiscal, con ocasión al incumplimiento de las obligaciones que establece la Ley 598 de 2000, Decreto 3512 de 2003, y demás normas que regulen la materia, según lo establece la Resolución Orgánica 5712 de enero 26 de 2006.
Las Gerencias Departamentales de la Contraloría General de la República, son competentes para conocer por el factor territorial, de los procesos administrativos sancionatorios que se adelanten, con ocasión del incumplimiento de las obligaciones de carácter fiscal derivadas de la aplicación de la Ley 598 de 2000, contra los gestores fiscales del Nivel Territorial del país, domiciliados o con sede en el respectivo Departamento, Distrito o Municipio de la Gerencia.
En el caso de las entidades del orden nacional con sede en la ciudad de Bogotá D. C., la
competencia es de la Contraloría Delegada Sectorial que tenga la función de vigilancia y control fiscal del respectivo sujeto. Para las entidades territoriales con sede en la ciudad de Bogotá y en el Departamento de Cundinamarca, será competente en primera instancia la Contraloría Delegada de Gestión Pública e Instituciones Financieras. La Oficina Jurídica continuará conociendo en segunda instancia, las actuaciones que decidan las dependencias de la Contraloría General de la República de que trata el artículo primero y su parágrafo 2° la Resolución Orgánica 5712 de 26 de enero de 2006.
El incumplimiento del deber fiscal que consagra el artículo 2o de la Ley 598 de 2000 es causal para el inicio de un proceso sancionatorio, de conformidad con lo establecido en la Resolución Orgánica No. 5554 de marzo 11 de 2004 en su Artículo 4o, numeral 2) Literal (i): “No cumplan con las obligaciones fiscales diferentes a las señaladas en este artículo”. (...)
Para efectos de la aplicación del literal i) del presente Artículo, se entiende por obligaciones fiscales únicamente las señaladas en las leyes que regulan aspectos relacionados con el control fiscal, tales como las establecidas en la Ley 42 de 1993, el Artículo 43 de la Ley 80 de 1993, Artículo 4° de la Ley 106 de 1993, Artículos 14 y 15 de la Ley 141 de 1994 modificados por la Ley 756 de 2002, Artículo 44 del Decreto 111 de 1996, Artículo 2° de la Ley 598 de 2000, Artículo 81 de la Ley 617 de 2000, Artículo 89 de la Ley 715 de 2001, y las demás que determine la Ley.
En la Guía - Manual para el Desarrollo del Proceso Administrativo Sancionatorio Fiscal versión 2.0, adoptada mediante la Resolución Orgánica No. 5707 de diciembre 30 de 2005, en el numeral 1.4.4. expresamente señala la facultad que la Contraloría General de la República tiene para imponer multas por incumplimiento de otros deberes fiscales entendiéndose como tales, entre otros, el establecido en Artículo 2o de la Ley 598 de 2000, sobre el SICE.
- De conformidad con la Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003 y los Acuerdos proferidos por el Comité para la Operación del Sistema, el SICE, aplica para todas los organismos que conforman la administración públicas cualquiera fuera el orden al que pertenezcan, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad con la Ley 598 de 2000 en los términos que reglamenta el Decreto 3512 de 2003.
- Los procesos sancionatorios por incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 598 de 2000 son de competencia de la Contraloría General de la República, por mandato del legislador, al asignar a este ente control fiscal su administración.
- Los procesos sancionatorios que con ocasión al incumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 598 de 2000, el Decreto 3512 de 2003 y los Acuerdos proferidos por el Comité para la Operación del SICE, y demás normas que regulen la materia, que se tramiten en la Contraloría General de la República, se adelantarán con observancia de las siguientes reglas:
a) Seguirán el procedimiento establecido en los artículos 100 y 101 Ley 42 de 1993, Resolución Orgánica No. 5554 de marzo 11 de 2004, Resolución Orgánica No. 5707 de diciembre 30 de 2005, y demás normas que reglamenten la materia.
b) Para los sujetos pasivos de las obligaciones que impone el SICE, se impondrá una sanción por cada incumplimiento, durante la vigencia del 1o de enero al 31 de diciembre de cada año.
- Corresponde al Grupo Auditor acompañar el material probatorio que sea pertinente y conducente, entre ellos, las referentes consultas realizadas al aplicativo del SICE, para soportar la solicitud del eventual proceso sancionatorio que se adelante.
3. PROGRAMA DE AUDITORÍA
3.1 PROPÓSITO
Verificar que las entidades del Estado y particulares que contraten con el Estado hallan cumplido en forma oportuna y correcta con las obligaciones que le impone el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE.
Permite ejercer en tiempo real, el control fiscal a los procesos de contratación que llevan a cabo las entidades públicas y particulares que manejen recursos públicos.
3.2 OBJETIVOS
3.2.1 OBJETIVO GENERAL
Establecer el cumplimiento de las obligaciones que tienen las entidades del Estado que aplican en sus procesos de contratación la Ley 80 de 1993, entidades y particulares que manejan recursos públicos con régimen especial de contratación; y los proveedores que ofrezcan sus servicios al Estado, con respecto al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal -SICE.
3.2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3.2.2.1 Entidades que aplican la Ley 80 de 1993
a) Verificar el estado de la entidad, el cual puede ser: Inscrita, activa, pendiente de aprobación o no inscrita en el SICE.
b) Verificar la actualización en el sistema de los usuarios del SICE y confrontar la información con los cargos que desempeñan en la entidad.
c) Verificar en el SICE, si el plan de compras ha sido registrado, si está dentro de los plazos establecidos en la normatividad, y si los bienes, servicios y obra pública están codificados de acuerdo con el CUBS.
d) Verificar que la entidad antes de contratar con determinado proveedor, haya exigido el número de registro de precio, para cada bien ofertado.
e) Comprobar si la entidad cumplió con la consulta del precio indicativo antes de adjudicar.
f) Constatar el registro de los contratos y su oportunidad. Comprobar que la publicación de los contratos se haya realizado.
3.2.2.2 Entidades y particulares que manejan recursos públicos con régimen especial de contratación
a) Comprobar la inscripción de la entidad en el SICE.
b) Verificar el registro de los contratos en el SICE.
3.2.2.3 Proveedores
a) Inscribirse en el SICE.
b) Registrar sus precios de referencia en el SICE.
c) Informar el número del Certificado de Registro expedido por el SICE.
3.3 FUENTES DE CRITERIO
La evaluación se realizará con base en lo establecido en las siguientes normas:
Ley 80 de 1993.
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Ley 598 de 2000.
Por la cual se crean el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, “SICE”; el Catálogo Único de Bienes y Servicios, “CUBS”; y el Registro Único de Precios de Referencia, “RUPR”, de los bienes y servicios de uso común en la administración pública y se dictan otras disposiciones.
Sentencia C-892 de 2001 Honorable Corte Constitucional M.P. DR. Rodrigo Escobar Gil. Demanda de inconstitucionalidad contra el parágrafo del Art. 6 de la Ley 598 de 2000. Se declaró inexequible la expresión transcurrido 90 días de la fecha establecida para los pagos, contenida en el parágrafo único de la norma mencionada.
Sentencia C-716 de 2002 Honorable Corte Constitucional M.P. Dr. Marco Gerardo Monroy C.
Demanda de inconstitucionalidad de la Ley 598 de 2000, para los pagos, días de fecha establecida contenida en el parágrafo único de la norma mencionada.
Sentencia C-384 de 2003 Honorable Corte Constitucional M. P. Dra. Clara Inés Vargas Hernández, mediante la cual:
“Se declaró la exequibilidad de la expresión “los proveedores deberán registrar, en el registro único de precios de referencia RUPR, lo precios de los bienes y servicios de uso común en contratos de obra”.
Declarar inexequible la expresión, “los cuales serán establecidos por el Contralor General de la República” contenida en el artículo 1º de la Ley 598 de 2000.
Declarar inexequible la expresión “de acuerdo con los términos y condiciones que determine el Contralor General de la República” contenida en el artículo 5º de la ley 598 de 2000.
Declarar inexequible la expresión “los proveedores deberán registrar, en el registro único de precios de referencia; RUPR, los precios de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que estén en capacidad de ofrecer a la administración pública y a los particulares o entidades que manejan recursos públicos”, del Artículo 3 de la Ley 598 del 2000, por no violar la libertad económica”.
Declarar inexequible la expresión “de acuerdo con los términos y condiciones que determine el Contralor General de la República” contenida en el artículo 5 de la Ley 598 de 2000.
Declarar inexequible la expresión “la publicación de los contratos estatales ordenada por la ley, deberá contener los precios unitarios y los códigos de bienes y servicios, adquiridos de conformidad con el catálogo único de bienes y servicios, CUBS” contenida en el artículo 6 de la Ley 598 de 2000, por no violar el principio de unidad de materia”.
Decreto 2170 de septiembre de 2002 de 30 de septiembre de 2002
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999.
Decreto 3512 del 5 de diciembre de 2003.
Por el cual se reglamenta la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, “SICE”, creado mediante la Ley 598 de 2000, y se dictan otras disposiciones.
Honorable Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Tercera. Consejero Ponente: Alier E. Hernández Enríquez. Radicación número: 1001032600020040004400, fecha febrero 2 de 2005. Por medio de la cual se decretó la suspensión provisional del literal e) del artículo 18 del Decreto 3512 de 2003.
Resolución Orgánica No. 5604 de Agosto 31 de 2004.
Por la cual se crean grupos de trabajo para apoyar la operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, “SICE” en el ámbito de la vigilancia fiscal y se asignan funciones a dependencias de la Contraloría General de la República.
Resolución No. 5546 de febrero 4 de 2004.
Comité para la Operación del SICE”. Por la cual se integra el Comité para la operación del Sistema de Información para la vigilancia de la Contratación Estatal - SICE.
Resolución Orgánica No. 5447 de diciembre 26 de 2002.
Por la cual se subrogan los artículos 9 y 59 de la Resolución 05313 de febrero 28 de 2002, que establecen la organización de las entidades públicas y su ingreso escalonado al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE.
Resolución Orgánica No. 5373 de julio 19 de 2002.
Por la cual se modifica la Resolución 05313 de febrero 28 de 2002.
Resolución Orgánica No. 5339 de mayo 8 de 2002.
Por la cual se modifican las Resoluciones 05313 y 05314 de febrero 28 de 2002.
Resolución No. 5314 de febrero 28 de 2002.
Por la cual se adopta el Catálogo Único de Bienes y Servicios, “CUBS”, como elemento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE-, y se reglamenta el funcionamiento del Comité para la Administración del CUBS.
Resolución No. 5313 de febrero 28 de 2002.
Por la cual se establece la organización y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, “SICE”, el Catálogo Único de Bienes y Servicios, “CUBS”, y el Registro Único de Precios de Referencia, “RUPR”.
Acuerdo No. 0001 de mayo 18 de expedido por el Comité para la Operación del SICE.
Por el cual se determina el Ingreso de Entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE.
Acuerdo No. 0002 de septiembre 10 de 2004 expedido por el Comité para la Operación del SICE. Por el cual se determina el Ingreso de Entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal -SICE”.
Acuerdo No. 0003 de Abril 21 de 2005 proferido por el Comité para la Operación del SICE.
Por el cual se determina el Ingreso de Entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE.
Acuerdo No. 0004 de Abril 21 de 2005 proferido por el Comité para la Operación del SICE.
Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento y se establecen excepciones temporales del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE.
Acuerdo No. 0005 de Mayo 18 de 2005 expedido por el Comité para la Operación del SICE.
Por el cual se fijan lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal.
Acuerdo No. 0006 de septiembre 21 de 2005 del Comité para la Operación del SICE.
Por el cual se determina el ingreso de entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal.
Acuerdo No. 0007 de septiembre 21 de 2005 del Comité para la Operación del SICE.
Por el cual se determina el ingreso de entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal.
Acuerdo No. 0008 de septiembre 21 de 2005 del Comité para la Operación del SICE.
Por el cual se determina el ingreso de entidades al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal.
Circular 001 de agosto 2 de 2005 de la Gerencia del SICE. Dirigida a las Contralorías
Departamentales, Distritales y Municipales, sobre el cumplimiento de las obligaciones de las entidades públicas y particulares que ingresaron al SICE mediante el Acuerdo 0003 de abril 21 de 2005 expedido por el Comité para la Operación del SICE.
Circular 002 de agosto 2 de 2005 de la Gerencia del SICE. Dirigida a Entidades públicas y
particulares que ingresaron al SICE mediante el Acuerdo 0003 de abril 21 de 2005 del Comité para la Operación del SICE.
Circular 003 de diciembre 6 de 2005. Sobre Lineamientos para el ingreso de las entidades señaladas en el Acuerdo 0008 de 2005.
3.4 CRITERIOS
3.4.1 OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES
3.4.1.1 Entidades que se rigen por la Ley 80 de 1993.
El ingreso al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal “SICE”, de las Entidades del Estado, se ha dado en varias etapas, y las responsabilidades de cada una dependen de su naturaleza jurídica.
Las entidades que ingresaron al SICE y se rigen por la Ley 80 de 1993, tienen las siguientes obligaciones:
a) Inscribir la entidad: Las entidades tienen la obligación de inscribirse en el SICE, conforme al Acuerdo 0001 del 18 de mayo de 2004 y a las instrucciones publicadas en el Portal SICE.
b) Elaborar y enviar el plan de compras: A partir de la fecha de ingreso de las entidades al SICE, éstas deben elaborar, registrar y actualizar sus respectivos planes de compras en el Portal del SICE, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas.
c) Consultar el CUBS y el precio indicativo. Los representantes legales de las entidades con el fin de conocer los precios indicativos de los bienes y servicios codificados hasta el nivel de ítem en el CUBS, y evitar los sobrecostos en la contratación, deberán consultar el CUBS y los precios indicativos, como requisito previo a la adjudicación. Esta obligación se aplica para los procesos contractuales cuya cuantía sea superior a 50 SMLV. (Consultar el Acuerdo No. 005 de 2005 del Comité para la Operación del SICE donde de dicta directrices al respecto).
d) Exigir el número de registro de precio: Las entidades deberán exigir en los procesos contractuales de cuantía superior a 50 SMMLV, que el proveedor referencie en su oferta el número de certificado de registro de bien o servicio ofrecido, generado por el Portal del SICE. Adicionalmente, las entidades deberán verificar dicho registro mediante la respectiva consulta en el Portal. (Consultar el Acuerdo No. 005 de 2005 del Comité para la Operación del SICE donde de dicta directrices al respecto).
e) Registrar los contratos: Las entidades deben registrar en el Portal del SICE, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía sea superior a 50 SMMLV. Esta obligación deberá cumplirse por parte de las entidades a partir del mes siguiente a su inscripción. La entidad deberá registrar, en el Portal del SICE, la información básica de las compras efectuadas, diligenciando el formato que se encuentra disponible para tal efecto.
Para el cumplimiento de esta obligación, se considera perfeccionado un contrato de conformidad con lo establecido en el Artículo 41 de la Ley 80 de 1993: “Los contratos del Estado se perfeccionan cuando se logre acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de la disponibilidad presupuestal correspondiente, salvo que se trate de la contratación de recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de Presupuesto (...)”.
f) Publicar los contratos: La publicación de los contratos, realizada por las entidades de acuerdo a las disposiciones legales que rigen la materia, deberá contener los precios unitarios y los códigos de acuerdo al Catálogo Único de Bienes y Servicios “CUBS”. La obligación de registro de contratos se entenderá cumplida cuando se publiquen en el Diario Oficial o Gaceta Oficial u otros medios de publicación estatales. En caso de que los mecanismos para la publicación de contratos estatales ordenada por la ley, no permitan publicar los precios unitarios y los códigos de bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra adquiridos de conformidad con el Catálogo Único de Bienes y Servicios “CUBS”, esta información se registrará directamente en el Portal del SICE.
El Acuerdo No. 005 de 2005 expedido por el Comité para la Operación del SICE estableció los siguientes parámetros a tenerse en cuenta en las entidades que se rigen por la Ley 80 de 1993, en los procesos contractuales:
a) Para los procesos contractuales cuyo valor sea igual o supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, de conformidad el literal a), del numeral 1°, del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, exigirán el Certificado de Registro y realizarán la Consulta del Catálogo Único de Bienes y Servicios -CUBS- y del Precio Indicativo, de que trata los literales c) y d) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003.
b) Para los procesos contractuales cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, de conformidad con el literal a), del numeral 1°, del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 en consonancia con el Decreto 2170 de 2002 artículos 1º, 2º y 6°, deberá surtir la consulta de precios de mercado en el SICE, a través del Registro Único de Precios de Referencia -RUPR-, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, servicios u obra pública a contratar. Para los procesos contractuales previstos en el presente literal, la acreditación del Certificado de Registro al proveedor se realizará en los casos que se estime pertinente por el respectivo ordenador del gasto.
3.4.1.2 Entidades y particulares que manejan recursos públicos con régimen especial de contratación.
a) Inscribir la entidad: Las entidades y particulares se vincularán al SICE, conforme al Acuerdo No 0001 del 18 de mayo de 2002, expedido por el Comité para la Administración del SICE y a las instrucciones publicadas en el Portal del SICE.
b) Registrar los contratos: Las entidades y particulares deberán registrar en el Portal del SICE, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas. Los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, cuya cuantía sea superior a 50 SMLV. Esta obligación, deberá cumplirse por parte de las entidades y particulares, a partir del mes siguiente a su inscripción. (Consultar el Acuerdo No. 005 de 2005 expedido por el Comité para la Operación del SICE, donde de dicta directrices al respecto e Instructivo).
3.4.2 OBLIGACIONES DE LOS PROVEEDORES.
a) Inscripción: Los proveedores se vincularán al SICE de acuerdo con las instrucciones publicadas en el Portal. Surtido este trámite, el operador entregará al representante legal del proveedor, el password.
b) Registrar precios de referencia: Los proveedores deberán registrar en el “RUPR”, los precios de referencia de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, que estén en capacidad de ofrecer a la administración pública, a los particulares o entidades que manejan recursos públicos, en los términos y condiciones establecidos en el Portal del SICE.
La inscripción en el registro único de precios de referencia, “RUPR”, tendrá vigencia de un(1) año, los proveedores podrán solicitar la actualización, modificación o cancelación de los precios registrados, cada vez que lo estimen conveniente. Los precios registrados que no se actualicen o modifiquen en el término de un (1) año, contado a partir de la fecha de inscripción o de su última actualización carecerán de vigencia y en consecuencia no serán certificados.
c) Informar el Número del Certificado de Registro: Los proveedores deberán referenciar en sus ofertas, en los procesos contractuales de cuantía superior a 50 SMMLV, el número del certificado de Registro en el RUPR de cada bien o servicio de uso común o de uso en contratos de obra, el cual es generado por el SICE. (Auto del Honorable Consejo de Estado, de fecha 2 de febrero de 2005, suspende lit e), Art. 18 del Decreto 3512 de 2003).
d) Abstenerse de introducir información falsa o registrar precios artificiales, con el fin de distorsionar los precios de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra y, en general, evitar cualquier conducta que tienda a alterar el sistema.
3.4.3 EXCEPCIONES AL CUMPLIMIENTO DEL SICE
Los procesos contractuales para la adquisición de los siguientes bienes y servicios se encuentran temporalmente exentos del cumplimiento de las normas SICE:
a) La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS.
b) Los bienes y servicios que se requieren para la Defensa y Seguridad Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1, literal i), del Artículo 24 de la Ley 80 de 1993.
c) La compraventa y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles.
d) Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos.
e) Todos los procesos contractuales en cuantía inferior a 50 SMMLV. (Auto del Honorable de 2 febrero de 2005, Consejo de Estado, suspende lit e), Art. 18 del Decreto 3512 de 2003).
f) Los productos con precios regulados por el Gobierno.
g) Los procesos contractuales para la adquisición de repuestos.
3.5 PROCEDIMIENTOS
3.5.1 Inscripción de la entidad.
a) Verificar en los Acuerdos expedidos por el Comité de Operación para el SICE, que la entidad sujeto de control tenga la obligación de inscribirse en el SICE.
b) Si la entidad está obligada, se deben aplicar los procedimientos incluidos en los Anexos 28 y 29 de esta Resolución. Si como resultado de la aplicación del procedimiento anterior se determina que la entidad está inscrita, el Auditor deberá continuar verificando el cumplimiento de las obligaciones del SICE.
c) En caso de que la entidad no se haya registrado, el equipo auditor debe indagar acerca de las razones por las cuales no lo han hecho, una vez se haya obtenido la respuesta, evaluará el incumplimiento en mesa de trabajo y debe proponer hallazgo administrativo o proceso administrativo sancionatorio fiscal.
d) 3.5.2 Registro de Usuarios.
Mediante la aplicación del procedimiento del Anexo 28 de esta Resolución, se debe verificar que los usuarios creados en el sistema son:
3.5.2.1 Para las entidades que se rigen por la Ley 80 de 1993:
a) Representante legal.
b) Administrador SICE - Entidad.
c) Administrador Plan de compras.
d) Ordenador (es) del Gasto: El o los cuales deben estar delegados mediante acto administrativo.
e) Uno o varios funcionarios de control interno o quien haga sus veces.
Verifique que los usuarios ordenadores del gasto creados en el sistema, sean los mismos que se registran en la firma de los contratos.
3.5.2.2 Para las entidades que se rigen por régimen especial o de derecho privado.
a) Administrador del sistema.
b) Ordenadores del Gasto si los hay, y
c) Funcionarios de control interno o quien haga sus veces, o revisoría fiscal.
3.5.3 Registro de los Planes de Compras.
Mediante la aplicación de los procedimientos de los Anexos 14 y 15 de esta Resolución, se obtiene el listado de entidades que han incorporado el plan de compras en el sistema, y el listado de entidades que no han registrado su plan de compras, respectivamente. Si el plan está registrado en el Sistema, solicite copia a la entidad y realice las siguientes actividades:
a) Confronte la información registrada en el sistema (Anexo 11 de esta Resolución) con el plan de compras de la entidad.
b) Verifique la inclusión de bienes, servicios y obra pública debidamente codificados, ingresando al aplicativo.
c) Si la entidad no ha registrado el plan de compras indague las razones y solicite respuesta por escrito a la entidad, valide el hallazgo y la pertinencia del proceso sancionatorio en mesa de trabajo e informe al responsable de Subsector.
3.5.4 Exigencia del número de Certificado de Registro de Precio .
Identifique en el contrato sujeto a revisión si el certificado de registro de precio ofrecido por el proveedor es definitivo o temporal y, a través del Sistema, valide el número de certificado de registro de precio, mediante el procedimiento del Anexo 3 de esta Resolución, para los certificados de registro de precios definitivos, y el Anexo 4 para los certificados de registro de precios temporales.
Para el cumplimiento de ésta obligación se definen dos (2) clases de certificados:
Certificado Definitivo: son aquellos generados en el momento del registro de precio de un ítem existente en el catálogo (CUBS).
Certificado Temporal: son aquellos generados en el momento de la solicitud de un nuevo producto, cuando no se encuentra el ítem en el catálogo (CUBS).
3.5.5 Consulta de los Precios Indicativos y el CUBS.
Verifique que la entidad haya realizado la consulta obligada de precios. Para lo cual el auditor validará que los bienes, servicios y obra pública adquiridos en los contratos tengan el registro de la consulta obligada utilizando dos opciones de validación.
Consulte los certificados de consulta de los precios indicativos de los bienes que la entidad ha adquirido, mediante la aplicación del procedimiento que encuentra en el Anexo 8 de esta Resolución.
Verifique que el usuario que realiza el registro de contratos, es el mismo que realizó la consulta obligatoria del precio indicativo, (ordenador de gasto) mediante el procedimiento del Anexo 8 de esta Resolución, opción ordenadores de gasto.
Tenga en cuenta que si no existe precio indicativo del bien o servicio adquirido, la entidad cumple la obligación solamente de consultar el Sistema.
3.5.6 Registro de Contratos.
a) Solicite a la entidad el listado de contratos perfeccionados (legalizados), y verifique su registro en el sistema mediante la aplicación del procedimiento del Anexo 19 de la presente Resolución.
b) Revise si fueron registrados dentro de los cinco (5) primeros días del mes siguiente al perfeccionamiento y la legalización.
c) Establezca la veracidad y coherencia de la información registrada en los contratos en relación con la registrada en el sistema, haga una selección, si lo considera pertinente.
3.5.7 Registro de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Compromisos.
Verifique la información suministrada al sistema, aplicando los procedimientos de los Anexos 17 y 18 de la presente Resolución y confronte la información con los documentos.
3.6 UTILIZACIÓN DE LAS ALARMAS EN EL CONTROL FISCAL MICRO
3.6.1 OBJETIVO
El objetivo es conocer, revisar y resolver las alarmas generadas por el sistema y realizar los procedimientos necesarios, según el caso.
3.6.2 DEFINICIÓN Y APLICACIÓN DE LAS ALARMAS
El sistema genera las siguientes alarmas, definido el término de alarma como el aviso o llamado de atención para revisar algún aspecto detectado por el sistema, que debe ser utilizado por el Auditor, para complementar el desarrollo de la línea de auditoría de contratación.
3.6.2.1 ALARMAS QUE APLICAN PARA ENTIDADES QUE SE RIGEN POR LA LEY 80 DE 1993
a) Compras fuera del umbral: Esta alarma le permite ver los bienes, servicios y obras públicas contratados en las entidades, por debajo y por encima del umbral de precios.
b) Consulta obligada no realizada (complementa la verificación del cumplimiento): Esta alarma pretende advertir al Auditor del incumplimiento por parte del ordenador del gasto, de realizar la consulta de precio indicativo después del cierre de ofertas y antes de adjudicar.
El uso de esta alarma ya está incluida en el procedimiento que debe realizar el Auditor (debe establecer a qué período corresponden las alarmas que va a revisar).
c) Registro de precio no realizado: El objeto de esta alarma es informar qué entidades han contratado bienes y servicios que tienen registrado su precio de referencia en el sistema, ya que todas las entidades del Estado están en la obligación de exigir el número de certificado de registro de precio por el proveedor.
d) Código CUBS registrado en contratos y en planes de compra inexistentes en el Catálogo: Las entidades han incluido códigos CUBS que no es posible encontrarlos en el CUBS, como por ejemplo un bien codificado con 1.81.2.3.2, en bienes sólo existe hasta la clase 71.
e) El ordenador del gasto del contrato adicional no pertenece a la entidad: Informa que entidades han realizado contratos adicionales con la participación de ordenadores de gasto que no son de la entidad contratante.
f) No existe el certificado de registro de precio por parte del proveedor del sistema (verifica dentro del proceso auditor, complementa la revisión del cumplimiento): El objeto de esta alarma es informar qué entidades han contratado bienes y servicios qué tienen registrado su precio de referencia en el sistema, debido a que todas las entidades del Estado están obligadas a exigir el número de certificado de registro de precio por el proveedor.
g) El precio registrado está vencido: Informa qué entidades han contratado bienes y servicios con precio vencido.
h) El certificado de registro de precio está vencido: Informar qué entidades de control y qué entidades han contratado bienes y servicios con el certificado de registro de precio vencido.
i) El proveedor ha superado su capacidad de contratación: Informar qué proveedores han vendido al Estado bienes y servicios superando su capacidad de contratación.
j) La fecha de firma de un contrato adicional es anterior a la fecha del contrato principal: El objeto de esta alarma es encontrar la práctica de procedimientos irregulares en la contratación del Estado e informar a las entidades de control en tiempo real.
El objeto de esta alarma es informar a las entidades de control cuales entidades han contratado bienes y servicios con proveedores que no tienen certificado de registro de precio.
k) La fecha de cierre es posterior a la fecha de adjudicación: El objeto de esta alarma es informar la práctica de procedimientos irregulares en la contratación del Estado en tiempo real.
l) El valor del contrato adicional es superior al 50% del valor del contrato principal: Pretende informar en tiempo real a las entidades de control de la práctica de procedimientos irregulares en la contratación del Estado, ya que el valor de los contratos adicionales no debe ser superior al 50% del valor del contrato principal.
ll) La fecha de ingreso del contrato es mayor a la fecha del ingreso del compromiso: El objeto de esta alarma es verificar que el ingreso de los contratos en el sistema es oportuno.
m) No existe compromiso asociado al contrato: Verifica que la entidad haya registrado en el Sistema el respectivo registro presupuestal o compromiso.
n) No existe Certificado de Disponibilidad Presupuestal asociado al contrato: Verifica que la entidad haya registrado a través del Sistema, el certificado de disponibilidad presupuestal asociado al contrato.
3.6.2.2 ALARMAS QUE APLICAN PARA ENTIDADES Y PARTICULARES QUE SE RIGEN POR EL DERECHO PRIVADO O RÉGIMEN ESPECIAL
Las siguientes son las alarmas que aplican a entidades y particulares que se rigen por el Derecho Privado o régimen especial:
a) Código CUBS registrado en contratos inexistentes en el Catálogo: Las entidades han incluido códigos CUBS que no es posible encontrarlos en el CUBS, como por ejemplo un bien codificado con 1.81.2.3.2, en bienes sólo existe hasta la clase 71.
b) Desfase en el sector: Informa a las entidades de control qué entidades han contratado bienes, servicios y obra pública, que no corresponden al sector o subsector al que pertenece.
c) El ordenador de gasto del contrato principal y del contrato adicional no esta registrado en el sistema: El sistema informa a las entidades de control que ha realizado contratos con la participación de ordenadores de gasto que no están registrados en el Sistema.
d) El proveedor ha superado su capacidad de contratación: Informar qué proveedores han vendido al Estado bienes y servicios superando su capacidad de contratación, esto con la intención de evitar la subcontratación.
e) La fecha de firma de un contrato adicional es anterior a la fecha del contrato principal: El objeto de esta alarma, es encontrar la práctica de procedimientos irregulares en la contratación del estado e informar a las entidades de control en tiempo real.
3.6.3 PROCEDIMIENTO PARA LAS ALARMAS
Para verificar las alarmas aplique el procedimiento del Anexo 24 de esta Resolución, y realice las siguientes actividades:
a) Liste las alarmas de la entidad o personas sujeto de control.
b) Verifique las alarmas que se han generado.
c) Indague con el funcionario competente las causas del incumplimiento.
d) Rinda informe al Responsable de la Entidad en el nivel central de la Contraloría General de la República y al Coordinador de Gestión en el nivel desconcentrado, para la respectiva desactivación, cuando sea pertinente.
3.7 OPCIONES DE LOS USUARIOS EN EL SISTEMA
3.7.1 OPCIONES DEL CONTRALOR DELEGADO PARA LA VIGILANCIA SECTORIAL EN EL SISTEMA
Las siguientes son las opciones que el sistema le ofrece al Contralor Delegado.
3.7.1.1 CUBS: Permite conocer el código CUBS de los diferentes bienes, servicios y obra pública que contratan las entidades del Estado.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 1 2.1 Motor de Búsqueda de Bienes y servicios en el CUBS.
Anexo 2 2.2 Búsqueda jerárquica a través de la estructura CUBS.
3.7.1.2 OFERTA: Permite a través de consultas en línea, determinar el cumplimiento de las obligaciones de las entidades de exigir el número de certificado de registro de precio y la consulta del precio indicativo.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 3 1.1.1 Consulta de certificado de registro de precio definitivo.
Anexo 4 1.1.2 Consulta de certificado de registro de precio temporal.
Anexo 5 1.5.1 Consulta de reportes de certificado de registro de precio.
Anexo 6 Consulta del precio indicativo entidades del Estado.
Anexo 7 1.4.1 Consultar umbral de precio.
Anexo 8 1.4.2 Certificado de consulta de precio indicativo - todos.
Anexo 9 1.3.1 Bienes y servicios ofrecidos - todos.
Anexo 10 1.5.2 Reporte de registro temporal.
3.7.1.3 DEMANDA: Permite consultar si las entidades han registrado su plan de compras, observar el nivel de ejecución del mismo, las diferentes versiones que han registrado las entidades, es decir los cambios del plan de compras a través del tiempo.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 11 2.1.1 Consulta de la demanda del Estado.
Anexo 12 2.1.5 Histórico del Plan de compras de toda las entidades.
Anexo 13 2.1.6 Nivel de ejecución del plan de compras de todas las entidades.
Anexo 14 2.1.2 Estado del plan de compras por entidad.
Anexo 15 2.1.3 Entidades sin registrar plan de compras.
Anexo 16 2.1.4 Consolidado Plan de Compras Estado.
3.7.1.4 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Da la opción de verificar la información de los Certificado de Disponibilidad Presupuestal registrados en el sistema.
El anexo que a continuación se enuncia hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 17 3.2.1 Consultar Certificado de Disponibilidad Presupuestal de todas las entidades.
3.7.1.5 COMPROMISOS: Da la opción de verificar la información de los Certificado de Disponibilidad Presupuestal registrados en el sistema.
El anexo que a continuación se enuncia hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 18 3.3.1 Consulta de compromisos de todas las entidades.
3.7.1.6 CONTRATOS: A partir de la aplicación de este instructivo, es posible ver la contratación de cada entidad o sujeto de control.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 19 3.1.1 Consulta de contratos de todas las entidades.
Anexo 20 3.1.2 Consulta de las compras de todas las entidades del Estado
Anexo 21 3.1.3 Información del contrato principal.
Anexo 22 3.1.4 Informe general del estado del contrato.
3.7.1.7 CONTROL BÁSICO: Estos instructivos permiten determinar qué funcionarios deben recibir las diferentes notificaciones que el sistema produce.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 23 4.1.2 Creación lista de distribución.
Anexo 24 4.2.2 Asignación de alarmas a lista de distribución.
Anexo 25 4.2.3 Configuración de notificaciones.
Anexo 26 4.1.1 Consultar alarmas de todas las entidades.
3.7.1.8 REPORTES Y ESTADÍSTICAS: Utilizando estas opciones se pueden ver reportes consolidados de información.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 27 5.1 Consolidado de Usuarios SICE.
Anexo 28 5.2 Reporte usuarios y entidades registradas.
Anexo 29 5.3 Información general por entidad.
Anexo 30 5.4 Productos con umbral de precio.
Anexo 31 5.5 Consolidado de Ítems y nuevos productos registrados.
3.7.1.9 USUARIOS: Estas opciones permiten la creación y consulta de los usuarios, que se requieren en el sistema.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 32 1.3.1 Creación de usuarios.
Anexo 33 1.3.2 Consultar de usuario propios.
3.7.1.10 OPCIONES: Permite realizar cambios necesarios en cuanto a los datos del usuario.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 34 1.2.1, 1.2.2 Actualización de datos propios.
Anexo 35 1.1.1, 1.1.2 Cambio de clave de acceso propia y cambio de clave de usuario propio.
3.7.2 OPCIONES ADICIONALES PARA EL AUDITOR EN EL SISTEMA
Los Auditores además de las opciones ya planteadas dentro del desarrollo de la auditoría, tienen las siguientes:
3.7.2.1 CÓDIGO ÚNICO DE BIENES Y SERVICIOS “CUBS”.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 1 2.1 Motor de Búsqueda de bienes y servicios en el CUBS
Anexo 2 2.2 Búsqueda de códigos a través de la estructura CUBS
3.7.2.2 OFERTA.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 3 1.1.1 Consulta de certificados de registro de precio definitivo- todos.
Anexo 4 1.1.2 Consulta de certificado de registro de precio temporal - todos.
Anexo 5 1.5.1 Consulta de reportes de certificado de registro de precio - todos.
Anexo 6 Consulta del precio indicativo para entidades del Estado.
Anexo 7 1.4.1 Consultar umbral de precios.
Anexo 8 1.4.2 Certificado de consulta de precio indicativo - todos.
Anexo 9 1.3.1 Consulta de bienes y servicios ofrecidos - todos.
Anexo 10 5.2 Reporte de registros de precio temporal.
Anexo 11 2.1.1 Consulta de la demanda del Estado.
Anexo 12 2.1.5 Histórico del Plan de compras de todas las entidades.
3.7.2.3 DEMANDA.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 13 2.1.6 Nivel de ejecución del plan de compras de todas las entidades.
Anexo 14 2.1.2 Estado del plan de compras por entidad.
Anexo 15 2.1.3 Entidades sin registrar plan de compras. .
Anexo 16 2.1.4 Consolidado del plan de Compras del Estado.
3.7.2.4 CONTRATOS.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 19 3.1.1 Consulta de contratos de todas las entidades.
Anexo 20 3.1.2 Consulta de las compras de todas las entidades del Estado.
Anexo 21 3.1.3 Información del contrato principal.
Anexo 22 3.1.4 Informe general del estado del contrato.
3.7.2.5 CONTROL BÁSICO.
El anexo que a continuación se enuncia hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 26 4.1.1 Consulta de alarmas de todas las entidades.
3.7.2.6 REPORTES Y ESTADÍSTICAS.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 27 5.1 Consolidado de usuarios SICE.
Anexo 28 5.2 Reporte de usuarios y entidades registradas.
Anexo 29 5.3 Información general por entidad.
Anexo 30 5.4 Productos con umbral de precio.
3.7.2.7 OPCIONES.
Los anexos que a continuación se enuncian hacen parte integral de la presente Resolución.
Anexo 34 1.2.1 Actualización de datos propios.
Anexo 35 1.1.1 Cambio de clave de acceso propia.
ARTÍCULO SEGUNDO. La Contraloría General de la República a partir de la vigencia 2006 diseñará, un sistema estándar de indicadores para la evaluación de la Contratación Pública, labor que será coordinada por las Oficinas de Planeación y Jurídica con la participación de los Contralores Delegados Sectoriales, La Gerencia Administrativa y Financiera, y la Gerencia del SICE.
ARTÍCULO TERCERO. Adopción al Sistema de Gestión de Calidad. En un período no mayor a diez (10) meses, contados a partir de la publicación de la presente Resolución Orgánica, la Oficina de Planeación, adelantará los trámites pertinentes, para estandarizar dentro del Sistema de Gestión de Calidad, el procedimiento contenido en esta Resolución y la incorporación en la Guía de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral.
ARTÍCULO CUARTO: Los Treinta y Cinco (35) anexos impresos en Ciento Setenta y Cuatro (174) folios útiles de esta Resolución referentes a la utilización del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal “SICE” hacen parte integral de la presente Resolución.
ARTÍCULO QUINTO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá, D. C., a los julio 5 de 2006
(Original Firmado)
ANTONIO HERNÁNDEZ GAMARRA
Contralor General de la República
Publicada en el Diario Oficial N° __________ de _________
Radicación: 2005IE45069, 2006IE12731, 2006IE17905.
Proyectó: Irma Y. Mojica Perico. Líder Grupo Apoyo Control Fiscal
Revisó: Wilson Herrera Moreno. Gerente SICE
Marceliano Acosta Pérez. Gerente SICE
Revisión Técnica: José Miguel Zambrano. Oficina de Planeación
Revisión Jurídica: Lidia Corro Molina. Profesional Universitario. Oficina Jurídica
Álvaro Barragán Ramírez, Coordinador de Gestión . Oficina Jurídica
Iván Darío Gómez Lee. Director Oficina Jurídica